Как написать рекомендательный отчет
Отчет с рекомендациями — это полезный профессиональный инструмент, который позволяет вам обсуждать возможные решения проблемы, а также рекомендовать решение, которое вы считаете наиболее эффективным. Включая вспомогательную информацию для каждого решения, вы можете помочь читателям принимать важные решения, которые могут повлиять на команды или организации. В этой статье мы определяем рекомендательный отчет, определяем, кто их использует, обсуждаем, как его написать, и даем советы по написанию.
Что такое рекомендательный отчет?
Отчет с рекомендациями, также называемый технико-экономическим обоснованием, представляет собой документ, в котором обсуждаются несколько решений проблемы, прежде чем дается рекомендация по выбору решения. Отчеты с рекомендациями являются одновременно информативными и убедительными документами, и они побуждают читателя прийти к определенному выводу относительно наиболее эффективного решения. В отчете также обсуждаются возможные решения проблемы с использованием последовательного набора критериев.
В заключение рекомендательного отчета автор рекомендует, какое решение выбрать на основе предлагаемых критериев. Профессионалы используют рекомендательные отчеты как в академической, так и в деловой среде.
Кто использует рекомендательные отчеты?
Отчет с рекомендациями полезен в любой ситуации, когда консультант или член команды проводит исследование для решения проблемы. Этот тип отчета распространен в области разработки продуктов, информационных технологий, розничной торговли и развития сообщества. Кроме того, многие организации используют рекомендательные отчеты для обмена справочной информацией и рекомендациями по решениям с инвесторами или акционерами. Отчет с рекомендациями может также функционировать как часть процесса планирования проекта, если решение проблемы или задачи находится на ранней стадии проекта.
Как написать рекомендательный отчет
Вы можете написать рекомендательный отчет, выполнив следующие действия:
1. Выберите тему
Выберите тему для рекомендательного отчета. Если вы пишете рекомендательный отчет на рабочем месте, возможно, у вас уже есть проблема, которую нужно решить, которая служит вашей темой. Если вы пишете в академической среде, у вас может быть больше контроля над своей темой, но вы захотите выбрать что-то, что относится к вашей конкретной области исследования. Это также хорошее время, чтобы оценить вашу аудиторию, сосредоточившись на том, какая информация им нужна и какая справочная информация им может понадобиться.
2. Соберите исследования
Рекомендательные отчеты обычно основаны на фактических данных. Это означает, что важно подкреплять любые рекомендации надежными данными. Может быть полезно начать свой отчет со сбора достаточного количества исследований по теме с помощью:
Тематические исследования
Демографическая информация
Аналитика сайта
Фокус группы
Покупательские привычки клиентов
Опросы
Интервью
Публичные записи
Конкретный метод, который вы используете при сборе исследований для рекомендательного отчета, может различаться в зависимости от отрасли. Например, вы можете собрать информацию о покупательских привычках клиентов и аналитику веб-сайта, чтобы поддержать аргументы, которые вы приводите в рекомендательном отчете для розничного бизнеса.
3. Напишите резюме
Начните свой рекомендательный отчет с резюме, которое дает читателю краткий обзор документа. Он включает в себя цель автора и краткий обзор информации, содержащейся в отчете. В этом разделе также говорится, что отчет является рекомендательным и что в конце вы предоставляете читателю рекомендацию.
4. Напишите формулировку проблемы
Ваше заявление о проблеме предоставляет читателям справочную информацию о проблеме или задаче, которую решает ваш отчет. В этом абзаце предоставьте читателям краткое изложение проблемы и подчеркните, почему важно найти решение. Постарайтесь предоставить всю информацию, которая требуется читателям, чтобы понять необходимость решения и вашу рекомендацию.
5. Напишите абзацы решения
Ознакомившись с проблемой, вы можете приступить к поиску возможных решений. Рекомендуется стремиться к среднему из трех решений. Однако в вашем отчете может быть меньше или больше решений, в зависимости от масштаба проблемы или задачи, которую вы решаете.
Каждое решение в этом разделе состоит из одного или двух абзацев, в которых подробно обсуждается решение и приводятся подтверждающие его доказательства. Вы также можете включить соответствующую информацию о каждом решении, такую как стоимость, ресурсы, обучение или любые другие важные факторы.
6. Включите критерии оценки
В отчете с рекомендациями также указан ваш процесс оценки каждого решения, так как это помогает читателю понять, как вы пришли к своей рекомендации. Включите описание того, как можно применить каждое решение к обсуждаемой вами проблеме, а затем выдвиньте гипотезу о результатах. Этот процесс должен помочь вам определить для читателя одно решение, которое работает лучше всего. Вы также можете сравнить и сопоставить каждое решение, используя критерии оценки.
7. Обсудите вашу окончательную рекомендацию
В этом разделе обсуждаются ваши окончательные рекомендации с использованием критериев оценки и сравнения с другими решениями. Здесь вы можете включить информацию, которая обосновывает ваши доводы в пользу выбора решения и подробно описывает его реализацию.
Для сложных проблем можно рекомендовать более одного решения. Однако в этом случае полезно обсудить ситуации, в которых читатель применит каждое решение, поскольку некоторые решения могут благоприятствовать определенным условиям.
8. Скомпилируйте цитируемые вами работы
Скомпилируйте исследования, которые вы используете в отчете, на странице цитируемых работ. Включите все журналы, веб-сайты, книги или публикации, которые вы используете для подтверждения своих утверждений. Если ваша отрасль предпочитает определенный стиль цитирования, такой как MLA или APA, вы можете сделать свой отчет более профессиональным, придерживаясь формата, выбранного в вашей области.
Советы по написанию эффективного рекомендательного отчета
Вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы написать эффективный рекомендательный отчет:
Используйте призывы к действию: действенные слова, которые точно сообщают читателю, что вы планируете делать и как вы планируете это делать, могут помочь им представить доступные варианты.
Предоставьте релевантные детали: релевантные детали, которые предоставляют читателю больше информации, позволяют вашей аудитории легче оценить каждое потенциальное решение.
Отрепетируйте свой отчет: независимо от того, планируете ли вы представить свой рекомендательный отчет в устной форме, репетиция содержания может помочь вам вычитать его для ясности. Вы также можете попрактиковаться в представлении своего доклада перед зеркалом или попросить друга, которому вы доверяете, выслушать его.
Предоставьте результаты предыдущего кейса: вы можете дополнительно поддержать каждое из перечисленных вами решений, обратившись к соответствующему примеру в отрасли. Это может включать тематическое исследование или пример бизнеса, который использовал подобное решение.