Как написать заявление на отпуск в офисе (с примером)

3 декабря 2021 г.

Каждое рабочее место имеет свои собственные формальные требования для запроса отпуска, и одним из требований может быть подача заявления на отпуск или письма с просьбой об отпуске. Знание того, как написать стандартное заявление на отпуск, может лучше подготовить вас к тому, когда вам нужно будет составить его самостоятельно. В этой статье мы рассмотрим цель подачи заявления на отпуск в офисе, ситуации, в которых вам может потребоваться подать заявление на отпуск, и способы его написания, а также пример, который поможет вам.

Что такое заявление на отпуск в офисе?

Заявление на отпуск — это ваша официальная просьба к работодателю отпроситься с работы, например, на день или несколько недель. Это заявление часто представляет собой письмо, которое вы пишете, чтобы объяснить, почему вам нужно взять отпуск, как долго вы будете в отпуске и что вы делаете, чтобы подготовить свою компанию к вашему отсутствию. В некоторых случаях ваше заявление может также включать документы от врача или другие доказательства того, что вам необходимо взять отпуск определенной формы.

Это письмо-заявка может быть в форме печатного письма, сообщения электронной почты или того и другого. Выбранная вами форма может зависеть от рекомендаций вашего работодателя в отношении запросов на отпуск и тенденций коммуникации в вашей организации.

Когда писать заявление на отпуск?

Есть несколько типов отпусков, которые вы можете запросить, используя заявление на отпуск, в том числе:

• Ежегодный отпуск: это отпуск, когда вы берете длительный отпуск один раз в год, используя оплачиваемый отпуск, накопленный в течение года.

• Отпуск по беременности и родам или отцовству: Как будущая мать или отец, вы можете взять длительный отпуск, чтобы подготовиться к рождению или усыновлению ребенка и приспособиться к ним.

• Больничный: Если вы заболели или получили травму и не можете работать, вы можете взять краткосрочный отпуск по болезни.

• Отпуск по семейным обстоятельствам и болезни: если вы слишком больны или получили травму, которая влияет на вашу способность работать в течение длительного периода времени, вы можете запросить отпуск в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA). Вы также можете подать заявление на этот отпуск, если вам нужно взять длительный отпуск для ухода за больным или травмированным близким человеком, например, родителем, супругом или ребенком.

• Отпуск в связи с утратой: Если вы потеряли прямого родственника или близкого друга, вы можете запросить отпуск в связи с утратой, чтобы подготовиться к похоронам и присутствовать на них или побыть с семьей после утраты.

• Отпуск: когда вы планируете взять отпуск, вы можете запросить отпуск в соответствии с инструкциями вашего работодателя.

• Однодневный отпуск: этот тип отпуска предназначен для тех случаев, когда вам просто нужно запросить один выходной день заранее.

• Отпуск на полдня: вы можете запросить этот тип отпуска, если вам нужно всего несколько часов в рабочий день.

• Отпуск по личным обстоятельствам: Этот отпуск предназначен для различных мероприятий, для которых вам может понадобиться свободное время, например, для свадьбы.

Как написать заявление на отпуск

Выполните следующие действия, чтобы написать собственное заявление на отпуск:

1. Ознакомьтесь с политикой отпуска вашей организации

Прежде чем писать письмо с заявлением об отпуске, проверьте свой справочник сотрудника или проконсультируйтесь с отделом кадров, чтобы определить, какая информация им необходима для утверждения вашего запроса. Например, они могут потребовать документы FMLA или справку от врача для официального отпуска по болезни. Вы также можете спросить их, предпочитают ли они электронное письмо, официальное письмо, распечатанное и доставленное лично, или официальное письмо, доставленное по электронной почте.

У вашего работодателя также могут быть правила в отношении оплачиваемого и неоплачиваемого отгулов, в том числе о том, можете ли вы использовать отгулы до того, как вам придется брать неоплачиваемый отгул, и сколько отгулов и неоплачиваемого времени вам предоставляется каждый год. Знание всего этого перед написанием письма гарантирует, что вы включите всю необходимую информацию для получения одобрения.

2. Адресовать письмо соответствующему лицу

Консультируясь с отделом кадров или справочником для сотрудников, проверьте, существует ли политика о том, кто должен одобрять заявление на отпуск. Например, вам может потребоваться отправить письмо только в отдел кадров, в отдел кадров и вашему менеджеру или только вашему менеджеру или руководителю. Как только вы узнаете, кто одобряет ваш отпуск, направьте письмо им.

3. Используйте профессиональное приветствие

Обращаясь к письму, обязательно используйте профессиональное приветствие, а не неформальное приветствие, поскольку это письмо является официальной просьбой. Попробуйте профессиональное приветствие, такое как «Дорогой [recipient’s name]”, в отличие от неофициального типа “Здравствуйте! [recipient’s name].” Если вы хорошо знаете этого человека, возможно, вы сможете использовать его имя, но, возможно, лучше обращаться к нему как к господину, госпоже или госпоже.

4. Расскажите, почему вы пишете

В первом абзаце укажите конкретную причину, по которой вы пишете письмо, в том числе то, что вы просите отпуск, и по какой причине. Выполнение этого в первом абзаце позволяет получателю четко понять ваше намерение и лучше оценить информацию, которую вы предоставляете после.

5. Укажите дату начала и окончания вашего отпуска

Сообщив им, почему вам нужно уйти в отпуск, укажите день начала отпуска и день его окончания. Предоставление этих дат в начале письма дает получателю необходимую информацию как можно скорее.

Если у вас нет даты окончания или если вам может понадобиться продлить отпуск в будущем, вы также можете указать это. Например, если вы считаете, что вам потребуется только две недели отпуска, но может потребоваться дополнительная неделя, вы можете написать, что предоставите обновленную информацию, если вам потребуется продление.

6. Опишите шаги, которые вы предпринимаете, чтобы подготовиться к отпуску

Помощь вашей команде в подготовке к вашему отсутствию может гарантировать, что кто-то возьмет на себя ваши обязанности, ваши коллеги смогут приспособиться к новым задачам или сдвинутым срокам, а клиенты могут рассчитывать на то, что они будут общаться с кем-то еще, пока вы не вернетесь. Во втором абзаце вашего письма укажите различные задачи, которые вы собираетесь выполнить, прежде чем уйти, чтобы помочь другим приспособиться к вашему отсутствию. Некоторые пункты, которые вы можете охватить, включают:

• Выполнение задач до наступления дедлайнов

• Делегирование срочных и рутинных обязанностей

• Обучение коллег выполнению ваших задач

• Информирование клиентов о вашем отсутствии и о том, с кем им следует связаться

Вы также можете сообщить получателю, что готовы помочь с корректировкой любым другим способом, который ему нужен, например, ответив на вопросы в начале вашего отпуска или регулярно проверяя свою электронную почту в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

7. Предложите предоставить документацию по мере необходимости

Для некоторых форм отпуска ваш работодатель может потребовать официальную документацию, особенно если это отпуск, предоставленный через FMLA. Некоторые формы документации, которые вам могут понадобиться или которые вы можете предложить предоставить, включают:

• Записка доктора

• Формы FMLA, заполненные вашим врачом

• Некролог, в случае потери утраты отпуск

Даже если ваш работодатель не требует от вас предоставления каких-либо документов для вашего отпуска, предложение предоставить их им демонстрирует профессионализм и надежность.

8. Поблагодарите их за то, что они подумали о вашем уходе

Завершите письмо с заявлением об отпуске, поблагодарив получателя за уделенное время и понимание вашей ситуации. Эта профессиональная вежливость показывает, что вы уважаете их время и свою приверженность организации и команде.

9. Предоставьте свою личную контактную информацию

Вы также можете предоставить свою личную контактную информацию для быстрого доступа, если им потребуется связаться с вами во время вашего отпуска. Информация, которую вы можете предоставить, включает номер вашего домашнего телефона, номер мобильного телефона или действующий личный адрес электронной почты.

Оставить пример заявки

Используйте этот образец заявления на отпуск, чтобы помочь вам в написании собственного:

Уважаемая мисс Стивенсон,

Я пишу это письмо за несколько месяцев до отцовства, чтобы попросить отпуск по уходу за ребенком, так как мой партнер и я усыновляем ребенка, и мы хотели бы проводить время вместе, чтобы помочь нашей дочери приспособиться к жизни дома. Я хотел бы взять 30-дневный отпуск по уходу за ребенком, начиная с понедельника, 7 июня, и заканчивая пятницей, 16 июля. Я вернусь на работу в понедельник, 19 июля.

Прежде чем я уйду в отпуск, я планирую разделить своих шесть клиентов между тремя другими менеджерами по работе с клиентами и обучить их ежедневным задачам, которые я выполняю. У меня также будет актуальный календарь проектов, чтобы помочь им уложиться в установленные сроки. Кроме того, я готов ответить на любые вопросы в течение всего процесса и в первую неделю моего отпуска, чтобы помочь с этим временным переходом.

Вот моя личная контактная информация, если вам или кому-либо еще понадобится связаться со мной во время моего отпуска:

poconnell@email.com
456-621-2257

Пожалуйста, дайте мне знать, если есть какая-либо документация или другая информация, которую я могу вам предоставить, и большое спасибо за ваше понимание и внимание.

Лучший,
Пол О’Коннелл