Как справляться с проблемами на рабочем месте (с советами и примерами)

29 апреля 2021 г.

Управление проблемами — это процесс выявления и устранения проблем на рабочем месте. Проблемы на рабочем месте включают в себя все, от сбоев связи членов команды до технических сбоев, и если вы разработаете надежную систему управления проблемами, это может помочь вам избежать этих потенциальных проблем и поддерживать прогресс вашего текущего проекта. Если вы отвечаете за решение проблем на рабочем месте или заинтересованы в управлении проблемами, подумайте о том, чтобы узнать, что это такое и как использовать его на своем рабочем месте.

В этой статье мы обсуждаем, что такое управление проблемами, объясняем, как выявлять и устранять проблемы, перечисляем некоторые примеры проблем на рабочем месте и способы их решения, а также изучаем советы по управлению проблемами.

Что такое управление проблемами?

Управление проблемами включает в себя планирование и выполнение протокола для решения проблем, когда они возникают на рабочем месте. Этот процесс важен для обеспечения того, чтобы ваша команда могла эффективно и удовлетворительно устранять проблемы, чтобы поддерживать прогресс в работе, а также свое здоровье и счастье. Проблемы на рабочем месте могут включать технические проблемы, проблемы с оборудованием, персоналом и коммуникацией. Решение проблем — важный навык для любого сотрудника, и разработка эффективных процессов управления проблемами может помочь укрепить эти способности решения проблем.

Управление проблемами также помогает избежать проблем в будущем. Конечно, некоторые проблемы на рабочем месте неизбежны, например, заболевание члена команды или неисправность системы, но других проблем легче избежать, таких как сбой связи и проблемы с безопасностью на рабочем месте. Участие в управлении проблемами при их возникновении облегчает предотвращение этой проблемы в будущем и позволяет разработать более эффективные планы по управлению ею, когда она возникнет снова.

Как выявлять проблемы и управлять ими

Важно разработать систему управления проблемами, которая эффективно работает на вашем рабочем месте и в профессиональной команде. При разработке системы управления проблемами учитывайте обстановку на рабочем месте, характер вашей работы, размер вашей команды и любые потенциальные риски. Следующие шаги составляют базовую систему управления проблемами, которую вы можете использовать на своем рабочем месте:

1. Определите проблему

Первым шагом в эффективном управлении проблемами является определение проблемы, которую вы пытаетесь решить. Проблема может заключаться в самых разных вещах, таких как беспокойство члена команды, недопонимание, технический сбой или отсутствие надлежащего оборудования. Важно точно понять, в чем заключается проблема, чтобы вы могли сформировать план ее решения как можно быстрее и эффективнее.

2. Поймите влияние

После того, как вы определили проблему, изучите ее, чтобы понять ее влияние на систему. В зависимости от того, в чем заключается проблема, она может иметь различные уровни последствий. Например, сбой интернет-сети в технической компании или школе может быть очень ограниченным, в то время как отсутствие руководителя в течение дня на фабрике или строительной площадке может иметь минимальные последствия. Зная, насколько серьезной или легкой является помеха и как она может повлиять на рабочее место, вы сможете выделить соответствующие ресурсы для ее устранения.

3. Расставьте приоритеты в решении проблем

В зависимости от проблемы возможно, что это может немного снизить или полностью остановить производительность на вашем рабочем месте. На этом этапе процесса управления проблемами важно измерить проблему и определить, сколько времени и энергии вам потребуется для ее решения. Например, вам может потребоваться попросить всю команду сосредоточиться на устранении проблемы, прежде чем вернуться к своим обычным делам. Хотя существует много аспектов, связанных с поддержанием прогресса проекта, может быть более эффективным с точки зрения времени и затрат решить проблему, прежде чем переходить к другим задачам.

4. Определите возможные решения

В зависимости от серьезности вашей проблемы, подумайте о том, чтобы собрать команду лидеров и мыслителей на своем рабочем месте, чтобы помочь вам найти возможные решения. Лучше всего разработать несколько вариантов решения вопроса, чтобы вы могли выбрать план, наиболее подходящий для конкретной проблемы. Обсуждение с вашей командой не только позволяет вам полагаться на различные уровни опыта и области знаний, но также может помочь вам наладить отношения на рабочем месте и укрепить навыки решения проблем вашей команды.

5. Примите меры для решения проблемы

После того, как вы определили проблему и рассмотрели возможные решения, вы можете предпринять действия для ее решения. Это может означать назначение временного руководителя группы на время отсутствия супервайзера или создание экспресс-заказа на замену оборудования. Хотя существует множество форм управления проблемами в различных отраслях и организациях, процесс всегда направлен на быстрое и эффективное решение текущей проблемы с минимальным снижением производительности.

6. Соберите информацию и просмотрите

После того, как вы и ваша команда решили проблему и производительность на рабочем месте нормализуется, полезно создать подробный отчет о проблеме. В этом отчете обязательно укажите сведения о том, кто из членов команды сообщил о проблеме, влиянии, шагах, предпринятых для решения проблемы, когда и как она возникла, а также обо всех сотрудниках, участвовавших в решении проблемы. Создание таких отчетов после управления проблемами позволяет вам разрабатывать планы, чтобы избежать подобных проблем в будущем.

Примеры проблем на рабочем месте

Если вы отвечаете за управление проблемами на своем рабочем месте, вы можете просмотреть несколько примеров управления проблемами, чтобы лучше понять, как работает этот процесс, и разработать собственную процедуру решения проблем:

Снижение мотивации сотрудников

Менеджер по персоналу небольшой инвестиционной фирмы получает первый отчет об удовлетворенности сотрудников за год и обнаруживает, что мотивация сотрудников значительно снизилась. Они сообщают эту информацию руководству, и команда менеджеров проводит несколько интервью и опросов, чтобы выявить причину снижения.

Руководство узнает, что многие сотрудники чувствуют себя переутомленными, и, рассмотрев возможные способы поднятия морального духа, решают ввести гибкий летний график, чтобы сотрудники могли наслаждаться приятной погодой и проводить больше времени с семьей. Три месяца спустя менеджер по персоналу с радостью сообщает, что отчет об удовлетворенности сотрудников показывает значительный рост мотивации сотрудников.

Важный сбой оборудования

Работники прачечной в доме престарелых сообщают управляющему сестринским уходом, что стиральные машины неисправны, но ремонтники не могут приехать в течение недели. В доме престарелых большой оборот белья для стирки, и у многих постояльцев не хватает одежды, чтобы продержаться еще неделю.

Это первоочередная задача, потому что жильцы должны иметь чистую одежду и простыни, чтобы оставаться гигиеничными и здоровыми, поэтому менеджер по уходу беседует с персоналом и составляет план назначения дополнительного помощника по уходу на каждую смену, который может отнести важное белье в ближайшую прачечная. Предпринимая эти шаги, команда медсестер поддерживает комфорт и гигиену жильцов, пока их собственная прачечная снова не заработает.

Отсутствие важного члена команды

Команда графического дизайна работает над рекламной кампанией для важного клиента. Когда они приближаются к крайнему сроку, разработчик фирменного стиля заболевает, и ему нужно оставаться дома больше недели, чтобы выздороветь.

Команде нужен их вклад, чтобы убедиться, что контент соответствует бренду клиента, поэтому креативный директор и другие соответствующие сотрудники встречаются для разработки возможных решений. Они решают инвестировать в программное обеспечение, которое позволяет им сотрудничать с разработчиком фирменного стиля над важными компонентами, пока они находятся вне офиса, что позволяет команде завершить проект вовремя.

Советы по эффективному управлению проблемами

Если вы заинтересованы в управлении проблемами на своем рабочем месте, примите во внимание следующие советы:

Разработайте надежный метод для сотрудников, чтобы сообщить о проблемах

Сотрудники часто замечают проблемы на рабочем месте раньше руководства. Поэтому важно создать надежную систему, в которой ваши сотрудники могут сообщать о своих вопросах или комментариях. Возможно, было бы неплохо создать систему, в которой члены команды могли бы озвучивать свои опасения и оставаться анонимными в деликатных ситуациях.

Делегируйте решение проблем способным людям

В зависимости от серьезности проблемы руководству может не потребоваться чрезмерное участие в процессе решения проблемы. Это может сэкономить время и усилия, если делегировать решение проблем способному члену команды, если его навыки и возможности хорошо подходят для конкретной ситуации. Это может быть отличной возможностью помочь вашим сотрудникам развить ответственность и лидерские качества, не отвлекая руководство от других важных задач.

Поддерживайте базу данных проблем, доступную для всех соответствующих сотрудников

Важно собирать информацию о проблемах, с которыми вы сталкиваетесь на рабочем месте. Предоставление части этой информации вашей команде может быть полезным, потому что это позволяет им увидеть, как проблемы решались на рабочем месте раньше. Это означает, что сотрудники могут попытаться решить проблему самостоятельно, прежде чем обращаться к руководству, что может привести к укреплению и повышению устойчивости рабочей силы и более эффективному процессу решения проблем.

Собирайте и записывайте текущие данные о ходе проектов

Вполне возможно, что проблема может остаться незамеченной, если вы не отслеживаете текущие данные о ходе выполнения ваших проектов. Это может означать ежедневное отслеживание производства, чтобы отслеживать значительные падения производительности и исследовать их причины. Собирая и записывая данные, вы можете связать замедление производства с определенными событиями и внедрить процедуры для поддержания производительности.

Поощряйте активное и открытое общение по вопросам

Важно разработать надежную систему, позволяющую сотрудникам сообщать о проблемах, но не менее важно побуждать вашу команду обращаться к вам со своими проблемами. Обеспечение анонимности или система вознаграждения за решение проблем может помочь мотивировать сотрудников сообщать руководству о потенциальных или текущих проблемах.

Когда они приходят к вам, важно выслушать все опасения, независимо от их серьезности, чтобы показать своим сотрудникам, что они могут обратиться к вам с любой проблемой, которая у них есть. Поощряя активное и открытое общение, вы создаете здоровую рабочую среду и можете выявлять проблемы до того, как они возникнут.