Как написать сертификационное письмо

15 апреля 2021 г.

Убедиться, что информация верна, всегда может быть важно, особенно когда эта информация передается другим людям. Одним из распространенных способов публичной проверки информации является использование удостоверяющего письма, подтверждающего достоверность конкретной информации или объявления. Вам может быть полезно знать, как написать письмо о сертификации, если вы работаете в бизнесе, отделе кадров или в другой сфере, где часто используются письменные заявления для передачи информации. В этой статье мы рассмотрим, что такое сертификационное письмо и как его использовать, а также рассмотрим список шагов, как написать сертификационное письмо.

Что такое сертификационное письмо?

Сертификационное письмо — это письменное подтверждение того, что конкретная информация верна. Письмо о сертификации может включать такие детали, как даты, должности и имена всех, кто участвует в сертифицируемом взаимодействии. Сертификационные письма могут быть полезны почти во всех отраслях, особенно в тех, в которых часто происходят изменения, принимаются и пересматриваются заявки и делаются публичные объявления. Это связано с тем, что сертификационное письмо может сообщить аудитории, что объявление, которое они слышат, является правдой, независимо от того, являются ли они внутренними сотрудниками компании или потребителями из публики.

Например, если сотрудники компании узнают, что у них может быть новый менеджер, они могут дождаться удостоверяющего письма, в котором будет объявлено имя и должность их нового менеджера.

Использование для сертификационного письма

Кто-то может использовать сертификационное письмо по разным причинам. Одним из наиболее распространенных способов использования сертификационного письма является проверка информации о материалах, представленных вместе с заявкой. Например, когда кандидат на новую работу указывает своего предыдущего работодателя в качестве рекомендации, удостоверяющее письмо может подтвердить компанию, в которой он работал, и то, что он знает работодателя. Удостоверяющие письма также могут быть полезны, когда люди обращаются за визами, такими как туристические визы или иммиграционные визы, поскольку они могут подтвердить имя человека, адрес и личную информацию.

В бизнесе профессионалы могут использовать сертификационное письмо, чтобы объявить о новом владельце в компании или о найме нового сотрудника.

Как написать письмо о сертификации

Вот несколько шагов для написания сертификационного письма:

1. Используйте конкретные детали

Учитывайте все важные детали при определении того, что следует включить в ваше письмо о сертификации. Поскольку подтверждающее письмо используется для проверки информации, может быть очень важно убедиться, что письмо является полным и содержит все необходимые сведения для подтверждения фактической информации, которую оно содержит. Сертификационное письмо обычно включает подробности того, что происходит, например, кого-то нанимают или смену владельца, соответствующие даты, должности и имена.

Например, если кто-то хочет написать сертификационное письмо, подтверждающее, что он работал в определенной компании, он может указать название компании, в которой он работал, должность, которую он занимал, имя своего непосредственного начальника, дату начала работы. работы там и дату, когда они покинули свою должность.

2. Включите подтверждающие документы

Приложите любые документы, которые могут быть использованы в качестве доказательства, к вашему письму-подтверждению. Поскольку целью сертификационного письма является проверка информации, всегда может быть полезно иметь доказательства, подтверждающие сообщаемую информацию. Особенно в случае деловых операций или смены владельца компании наличие подтверждающих документов с письмом может повысить доверие к ней за счет предоставления фактических данных, на которые могут ссылаться читатели. Подтверждающие документы, которые можно использовать в качестве доказательства, могут включать квитанции, финансовые отчеты, документы, удостоверяющие личность, контракты и многое другое.

3. Пишите в официальном тоне

Используйте формальный тон при написании аттестационного письма. Это может помочь вашему письму звучать профессионально и вызывать доверие, используя точный, объективный и доступный язык. Поскольку подтверждающие письма часто используются в бизнес-индустрии, также может быть полезно учитывать правила делового письма, такие как использование основного языка, наличие четкой цели и подтверждение любых пунктов доказательствами и соответствующими деталями.

Чтобы попрактиковаться в написании в официальном тоне, вы можете стараться, чтобы ваши предложения были краткими и четкими, использовать основные слова с прозрачными значениями и включать только ту информацию, которая относится к вашему общему сообщению.

4. Просмотрите свое письмо перед отправкой

Прочтите свое письмо и убедитесь, что оно точное, прежде чем публиковать или отправлять его своей аудитории. Особенно важно убедиться, что сертификационное письмо является полным и точным, чтобы любой член аудитории, который его читает, мог понять представленную информацию. Письма-подтверждения могут содержать большой объем информации и иногда обсуждать сложные темы, поэтому просмотр письма перед отправкой может помочь вам убедиться, что ваше письмо содержит всю информацию, которую вы хотите передать.

При просмотре вашего письма о сертификации вы можете попросить коллегу прочитать ваше письмо и дать вам конструктивный отзыв, поскольку наличие более чем одной точки зрения может определить области для улучшения, которые вы, возможно, не заметили, и сообщить о любых изменениях, которые вы можете внести.

Советы по написанию сертификационного письма

Вот несколько советов, которые вы можете использовать при написании сертификационного письма:

Будьте кратки

Постарайтесь, чтобы ваше письмо о сертификации было как можно короче. Это может облегчить чтение для членов аудитории и гарантировать, что вы включаете только детали, которые имеют отношение к информации, которую вы хотите доказать как точную. Эффективное сертификационное письмо часто может состоять из двух или трех абзацев и помещаться на одной странице.

Учитывайте свою аудиторию

Подумайте о своей аудитории, прежде чем составлять письмо о сертификации. Поскольку сертификационные письма могут использоваться в различных областях по разным причинам, знание вашей аудитории может помочь вам определить язык, который вы используете, и детали, которые вы включаете. Например, если вы пишете аттестационное письмо, чтобы сообщить кому-то, что хотите нанять его на новую должность, вы можете использовать более личный язык, чем в аттестационном письме, предназначенном для широкой публики.

Приглашайте вопросы, если применимо

Используйте раздел своего сертификационного письма, чтобы побудить читателей обращаться к вам, если у них есть вопросы. Хотя в некоторых письмах о сертификации этот раздел может не понадобиться, он может быть полезен в тех случаях, когда письмо содержит информацию, применимую ко многим разным людям. Это может привести к тому, что у некоторых читателей возникнут вопросы, поэтому подтверждение того, что задавать вам вопросы приемлемо, может идентифицировать вас как заслуживающего доверия и предложить дополнительную поддержку вашей аудитории.