Руководство по планам управления коммуникациями

5 декабря 2021 г.

Улучшение коммуникации — общая цель для всех, кто работает в команде. Один из способов сделать это — определить, как, когда и почему все должны общаться друг с другом, создав комплексный план управления коммуникациями. В этом руководстве мы определяем план управления коммуникациями и объясняем компоненты и информацию, которые должны быть включены в ваш план.

Что такое план управления коммуникациями?

План управления коммуникациями — это документ, в котором подробно описывается, как все, кто работает над проектом, должны общаться друг с другом. Это улучшает понимание и эффективность за счет создания лучших практик и стандартов для общения. Планы управления коммуникациями предоставляются всем заинтересованным сторонам, чтобы они могли узнать, как лучше всего связаться с кем-то еще в команде, когда им следует общаться с другими членами команды и с кем им нужно общаться для конкретных целей.

Что включить в план управления коммуникациями

Комплексный план управления коммуникациями будет охватывать все аспекты коммуникации в рамках проекта. Подробный план коммуникаций должен включать:

Категории необходимой информации

Начните с определения того, какая информация должна передаваться на протяжении всего проекта. Это может включать обновления проекта, данные, совместное использование файлов, заметки о встречах или групповые обсуждения. Установление и классификация типов необходимой информации для вашего проекта позволяет вам устанавливать стандарты для каждого сообщения. Это обеспечивает большую ясность для всех участников и устраняет пробелы в информации.

Каналы связи

Определите различные способы передачи информации. Некоторые возможности включают в себя:

• Личные встречи

• Виртуальные встречи

• Телефонные звонки

• Онлайн групповые чаты

• Эл. адрес

• Письменная почта

• Комментарии к документу

После определения различных методов связи определите, когда использовать эти различные методы. Например, еженедельные обновления проекта могут происходить посредством виртуальных встреч, а вопросы о требованиях к проекту могут передаваться по электронной почте или в групповом онлайн-чате. Всякий раз, когда кому-то нужно общаться с кем-то еще, они должны иметь возможность обратиться к вашему плану управления коммуникациями, чтобы найти наилучший способ для этого.

Технологические инструменты

После того, как вы определились с каналом связи для каждого типа сообщения, вы должны указать, какие инструменты должны использовать члены команды. Например, если вы используете программное обеспечение для группового чата, вы захотите предоставить информацию и инструкции. Некоторые примеры технологий, которые вы можете использовать для общения, включают:

• Программное обеспечение для группового чата

• Программное обеспечение электронной почты

• Инструменты управления проектами

• Текстовых сообщений

• Программное обеспечение для обработки текстов

Ответственные лица

В большинстве проектов за разные типы коммуникаций отвечают разные люди. Например, в обязанности менеджера проекта может входить сообщение обновлений проекта в портфолио. В вашем плане управления коммуникациями вы должны определить, кто отвечает за различные типы коммуникаций. Перечислите обязанности каждого, начиная с верхней части структуры проекта до нижней.

Сроки и частота общения

Опишите, когда ожидается общение и как часто. Например, у вас могут быть определенные сроки, когда должны быть обновлены проекты, или некоторым членам команды может потребоваться ежедневное общение. Чем более конкретно вы можете указать, когда и как часто ожидается общение, тем больше вероятность того, что ваша команда сообщит обо всем вовремя.

Обработка конфиденциальной информации

Если проект включает конфиденциальную или иную секретную информацию, определите, как заинтересованные стороны будут обращаться с этими данными. Это должно включать в себя то, как информация передается и кто имеет доступ к информации. Вы также можете указать, какие виды шифрования или другие меры безопасности используются для защиты этой информации. Определение того, как обращаться с конфиденциальной информацией, поможет гарантировать, что ваша важная информация не будет раскрыта.

Формат и стандарты коммуникаций

Для обеспечения большей ясности в проектных коммуникациях должен быть установлен стандарт или формат для каждого типа коммуникации. Например, представление всех ежедневных списков задач в одном формате поможет избежать путаницы среди членов команды, особенно при адаптации новых сотрудников или делегировании некоторых аспектов проекта. Предоставьте шаблоны и примеры того, как вы ожидаете доставки различных сообщений, где это возможно.

Процесс внедрения изменений

Ваш план управления коммуникациями должен также включать инструкции о том, как будут реализованы будущие изменения в требованиях к коммуникациям. Подробно опишите, кто несет ответственность за внесение изменений в план коммуникации, как эти изменения будут доведены до сведения заинтересованных сторон и сроки реализации изменений.

Роли в плане управления коммуникациями

Определение различных ролей в вашем плане управления коммуникациями позволяет проекту выполняться в срок и в соответствии с бюджетом, а обязанности возлагаются на соответствующего человека. Ключевые роли, которые необходимо установить, включают следующее.

Менеджер портфеля

Менеджер портфеля наблюдает за несколькими проектами и гарантирует, что результаты работают вместе для достижения целей компании. Этот человек обычно отвечает за отслеживание финансовой осуществимости проектов и корректировку подхода по мере изменения стратегических целей организации. Большинство портфельных менеджеров в первую очередь занимаются долгосрочными проблемами, а не повседневными задачами.

Руководитель проекта

Менеджер проекта курирует индивидуальный проект. Этот человек может отчитываться перед портфельным менеджером и, скорее всего, у него будет команда, которой он управляет сам. Руководители проектов несут ответственность за руководство проектом от концепции до завершения, обеспечивая достижение всех сроков и целей проекта.

Члены команды

Необходимые члены команды будут варьироваться от проекта к проекту. Некоторые типы членов команды включают в себя:

• Сотрудники отдела продаж

• Маркетологи в социальных сетях

• Аналитики данных

• Креативное развитие

• Писатели

• Служба поддержки

Для каждого типа членов команды в вашем проекте определите их конкретную роль. Включите типы проектов, над которыми они работают, и как общаться с этим человеком, когда и почему. Например, если у вас есть кто-то, ответственный за ответы на электронные письма с запросами клиентов, вы должны включить это описание вместе с адресом электронной почты или номером телефона, чтобы связаться с этим человеком.

Клиенты и клиенты

Определите лучший способ общения с покупателем или клиентом и когда это делать. Вы также должны указать, кто отвечает за общение с клиентом. Например, у маркетолога в социальных сетях может возникнуть вопрос о стратегии в социальных сетях. Вместо того, чтобы обращаться к клиенту напрямую, им может потребоваться обратиться к менеджеру проекта.

Основные заинтересованные стороны

Эта универсальная категория — любой, кто имеет определенную роль в организации, но не обязательно соответствует какой-либо другой роли, которую вы определили. Например, руководитель может быть заинтересован в получении обновлений о ходе проекта, но не может принимать непосредственное участие в его завершении. Определите, кто эти люди, когда с ними можно связаться и как лучше всего это сделать.

ИТ поддержка

Включите информацию о том, как общаться с вашим персоналом службы поддержки информационных технологий. Когда членам вашей команды нужна техническая поддержка, они должны легко знать, к кому обращаться по различным вопросам.