Как написать рекомендательное письмо помощника по административным вопросам (с шаблоном и примером)

22 апреля 2021 г.

Способствовать чьему-то карьерному успеху, написав рекомендательное письмо, может быть как увлекательно, так и сложно. Написание соответствующего рекомендательного письма на должность административного помощника может включать в себя некоторые уникальные элементы по сравнению с общим рекомендательным письмом. Понимание того, какие элементы следует включить в рекомендательное письмо вашего помощника по административным вопросам, может гарантировать, что вы создадите хорошо написанный документ, который поможет вашему бывшему сотруднику в его будущих возможностях. В этой статье мы объясним части рекомендательного письма помощника по административным вопросам, прежде чем показать шаблон и пример, которые вы можете использовать для создания своего.

Почему рекомендательное письмо важно?

Рекомендательное письмо важно, потому что оно может помочь соискателю подать заявку на должность. В письме откровенно рассказывается о рабочей этике, отношении, стиле работы и общих результатах работы соискателей. В то время как резюме важно для понимания истории работы, а собеседование важно для более сложного понимания кандидата, рекомендательное письмо объединяет важные аспекты как качеств собеседования, так и резюме: предоставление истории работы и контекста.

Что такое рекомендательное письмо для административных помощников?

Рекомендательное письмо для помощников по административным вопросам — это документ, который подтверждает навыки людей, претендующих на должности административной поддержки, такие как регистраторы, помощники руководителей и помощники по административным вопросам. Помощники по административным вопросам часто выполняют организационные или канцелярские обязанности в отделе, и кандидаты должны демонстрировать способности и навыки в этих областях. Если работодатель на должность получает хорошо написанное рекомендательное письмо от кого-то, кто имеет квалификацию, то он может рассматривать кандидата более благосклонно и повысить свою заинтересованность в найме этого человека.

Прежде чем писать рекомендательное письмо на должность административного помощника, сначала определите, имеете ли вы право поручиться за конкретную должность и человека. Те, кто пишет рекомендательные письма в любом контексте, должны хорошо знать заявителя, видеть работу заявителя и полностью понимать аспекты работы, которую заявитель выполнял под их руководством.

Ваша должность должна быть как минимум равна или выше должности помощника по административным вопросам. Работодатели могут придавать большее значение рекомендательным письмам, если они исходят от высококвалифицированных специалистов, которые понимают должностные обязанности и хорошо знают кандидата.

Как написать рекомендательное письмо административному помощнику

Написание рекомендательного письма административного помощника немного отличается от написания стандартного рекомендательного письма. Как квалифицированный и пользующийся доверием коллега, ваше знание как должности, так и кандидата может помочь в написании информативного и лаконичного письма работодателю. Письмо может помочь работодателю понять, соответствует ли кандидат требованиям для данной должности и способен ли он помочь в достижении административных целей компании.

1. Представьтесь и расскажите о своей должности

Начните с написания краткого введения, указав свою позицию и то, как она связана с той, на которую претендует ваш кандидат. Кратко расскажите о своей работе, своем опыте работы в отрасли, откуда вы знаете человека, которого рекомендуете, и как долго вы работаете вместе. После того, как вы объясните свои отраслевые знания и отношение к кандидату, сделайте свое введение кратким, чтобы вы могли сосредоточиться на достижениях кандидата, а не на своих собственных.

2. Опишите важные аспекты кандидата

Как только работодатель узнает, кто вы такой, и доверится вам как ресурсу благодаря вдумчивому представлению, опишите лучшие качества кандидата и объясните, как он проявлял эти качества во время вашего взаимодействия. Это включает в себя множество элементов, таких как:

• Положительные черты характера, связанные с работой

• Как долго вы работали с ними

• Почему вы наняли их

• Трудовая этика

• Привычки на рабочем месте

• Ваш опыт в период обучения кандидата

• Скорость и точность работы или задачи

Честно рассказывайте о работе кандидата и сосредоточьтесь на положительных моментах, когда он откладывал решение сложных ситуаций или преодолевал препятствия. Заполните основной раздел письма несколькими абзацами, упомянув о любом влиянии кандидата на отдел или компанию в целом. Подчеркните любую информацию, связанную с должностными обязанностями помощника по административным вопросам, в том числе:

• Как кандидат проявляет организаторские способности на рабочем месте

• Как кандидат работает с другими, как с коллегами, так и с клиентами/клиентами

• Как кандидат работает под давлением

• Как кандидат справляется с делопроизводством

3. Свяжите кандидата и работодателя

Прежде чем закрыть письмо, свяжите кандидата с работодателем или компанией. Если возможно, проиллюстрируйте, как работодатель может извлечь особую пользу из положительного аспекта кандидата, или упомяните конкретные потребности компании, которые ваш кандидат мог бы удовлетворить. Упомяните достижения кандидата, связанные с управлением и решением проблем, подчеркнув их способность преуспеть в качестве административного помощника в отрасли этой компании.

4. Завершите письмо

Включите краткое заключение в конце письма и предоставьте контактную информацию, если у потенциального работодателя есть какие-либо вопросы. Некоторые работодатели могут захотеть узнать больше о ситуациях, которые вы упомянули в своем письме, поэтому доступность для последующих действий может помочь кандидату в поиске работы даже после его первоначального заявления. После последнего абзаца тела включите следующие детали:

• Указание, что вы были рады написать это рекомендательное письмо для кандидата

• Благодарим работодателя за внимание

• Поощряйте их обращаться с любыми вопросами

• Контактная информация, с которой они могут быстро и легко связаться с вами

• Ваша подпись и должность

Образец рекомендательного письма административного помощника

Вы можете использовать следующий шаблон для составления собственного рекомендательного письма помощника по административным вопросам:

дорогая [Hiring manager],

Я имею честь рекомендовать [Applicant] на должность административного помощника в г. [Company name].

я [Your name]а [Your position] в [Company name]где я работал с [Applicant] как их [Relationship to applicant]. Мой опыт в [type of field] индустрии приходилось работать со многими профессиональными административными работниками, но, судя по тому, что я видел за время, проведенное вместе, [applicant name] является [positive qualities] в их подходе к своей работе, благодаря чему они выделяются как лучшие кандидаты на любую должность.

[Applicant**] проявил таланты в [relevant skill] которые напрямую поддерживали работу отдела и вносили свой вклад в команду. Они [relevant example of desirable work practice] очень хорошо в моем отделе и постоянно учился, как [administrative assistant skill] находясь в нашем офисе. По сравнению со сверстниками, [applicant name] проявил большие способности к [small list of skills or traits desired by an administrative assistant position].

[Insert a quick example as a story that emphasizes the applicant’s relevant skills, experience, and workplace habits.]

Не только [Applicant name]Методы компании выделяются для меня, но то, как они работают с коллегами и клиентами, помогает сделать день более гладким. Их [positive trait list] все они помогают поддерживать работу отдела, а также способствуют формированию позитивной корпоративной культуры. Я верю всем сердцем, что [Applicant name] отлично подойдет на должность в [company name]и удивят вас тем, как быстро они адаптируются и принесут успех вашей команде.

Рекомендательное письмо может сказать не так много, поэтому, если вы хотите связаться со мной, чтобы поговорить о чем-либо еще относительно [Applicant name] Пожалуйста, свяжитесь с нами, используя контактную информацию, которую я дал.

Всего наилучшего,

[Your name, Company, Title]

Образец рекомендательного письма административного помощника

Используя приведенный выше шаблон, вот как может выглядеть рекомендательное письмо административного помощника:

«Уважаемая мисс Гибсон,

Для меня большая честь рекомендовать Эйвери Мюррей на должность помощника по административным вопросам в MimiTech.

Я Эми Стил, менеджер по административным вопросам в компании Northway United, где я проработала более пятнадцати лет. Когда я начал работать с Avery, они сразу же произвели на меня впечатление своим тщательным и самоотверженным подходом к административной поддержке. Они выделяются как отличники, командные игроки и страстные молодые профессионалы с большим потенциалом для роста на административной должности.

Эйвери продемонстрировал таланты в эффективной канцелярской работе, что быстро сделало их одними из самых ценных членов нашей команды. Они очень хорошо справлялись с заданием в моем отделе и постоянно учились оставаться организованным, находясь в нашем офисе. По сравнению с коллегами Эйвери продемонстрировал большую способность к быстрой работе, расстановке приоритетов задач, решению проблем и хорошей работе с клиентами.

Один из моментов, которыми я больше всего горжусь, связанный с Эйвери, был, когда они работали в Northway United около месяца. Наш этап найма дал более длинный шорт-лист, чем мы ожидали. Чтобы помочь команде по найму, я поручил Эйвери организовать файлы для каждого кандидата во время собеседования.

Они не только отлично адаптировались к новой команде, но и завершили работу, на которую ушло бы полдня, за гораздо более короткий промежуток времени. Они даже разработали систему кодирования, которую мы позже внедрили как стандартную часть процесса найма. В результате отдел, которому мы помогали, начал работу раньше срока, когда ожидалось, что он закончит работу с опозданием. Эйвери всегда рада взять на себя дополнительную работу и выполнять различные повседневные задачи.

Для меня выделяются не только методы Эйвери, но и то, как они работают с коллегами и клиентами, помогает день проходить более гладко. Их оптимистичное и оппортунистическое отношение помогает поддерживать работу отдела, а также поддерживает всех в приподнятом настроении. Я искренне верю, что Эйвери отлично подойдет для должности в MimiTech и удивит вас тем, как быстро они акклиматизируются и в конечном итоге улучшаются.

Рекомендательное письмо может сказать не так много, поэтому, если вы хотите связаться со мной, чтобы поговорить о чем-то еще, касающемся Эйвери, свяжитесь с нами, используя контактную информацию, которую я дал.

Всего наилучшего,

Эми Стил, Northway United, административный менеджер”