Как написать рекомендательное письмо для продвижения по службе (с примером)
25 ноября 2021 г.
Как менеджеру вам, возможно, придется написать рекомендательное письмо для членов вашей команды, чтобы они могли продвинуться в компании. Рекомендательное письмо может повысить шансы сотрудника на продвижение по службе. Если вам нужно написать письмо с рекомендацией члену вашей команды получить повышение, это может помочь понять, какую информацию вам нужно включить. В этой статье мы рассмотрим, как написать рекомендательное письмо для продвижения по службе, и предложим советы, как повысить эффективность вашего письма.
Что такое рекомендательное письмо?
Рекомендательное письмо — это официальное письмо, которое вы пишете от имени человека, с которым у вас есть профессиональный опыт, чтобы подтвердить его способности. Вы можете написать рекомендательные письма для кого-либо для программ зачисления в школу, работы в другой компании, особого внимания к наградам и продвижения по службе. Когда вы пишете рекомендательное письмо специально для продвижения по службе, вы обычно пишете сотруднику своей компании, рекомендуя члена вашей команды.
Подробнее: Что такое рекомендательное письмо?
Причины рекомендовать сотрудника для продвижения по службе
Вот несколько причин, по которым вы можете рекомендовать сотрудника для продвижения по службе:
Рабочая культура: Член команды воплощает в себе черты, которые ценятся в вашей рабочей культуре.
Рост: они демонстрируют признаки личностного роста и стремятся к самосовершенствованию.
Навыки решения проблем: член команды решает проблемы на рабочем месте.
Опыт работы: они имеют опыт работы с определенным навыком или набором навыков.
Лидерство: они демонстрируют лидерские качества во время работы.
Самомотивация: член команды может уложиться в сроки, работая самостоятельно, и практиковать самодисциплину.
Сотрудничество: член команды помогает другим сотрудникам в их работе.
Как написать рекомендательное письмо для продвижения по службе
Рассмотрите следующие шаги, чтобы написать рекомендательное письмо для того, кто просит о повышении:
1. Решите, имеете ли вы право написать письмо
Рекомендательные письма наиболее эффективны, когда вы знаете сотрудника достаточно хорошо, чтобы сделать личные выводы. Если кто-то просит у вас рекомендательное письмо для продвижения по службе, подумайте, как долго вы работали с ним напрямую и на руководящей должности. Старайтесь писать рекомендательные письма в основном для членов команды, с которыми вы тесно сотрудничаете и хорошо знаете их навыки и стиль работы.
2. Обращайтесь к получателю по имени и титулу
Узнайте, кто отвечает за продвижение члена вашей команды, и адресуйте письмо именно им. Включите их имя и должность в начале письма, а затем снова во вступительном приветствии. Персонализация вашего рекомендательного письма для человека, читающего его, свидетельствует о профессионализме и внимании к деталям, что может повысить эффективность вашего письма.
3. Включите ключевую информацию
Постарайтесь включить всю информацию, которая может понадобиться менеджеру для принятия решения о повышении. В рекомендательном письме может быть указано ваше имя, ваша должность в компании, имя и должность сотрудника в компании, на какое повышение имеет право этот сотрудник и как долго сотрудник проработал в компании. Упоминание этой информации дает читателю контекст и позволяет ему связаться с вами для любых разъяснений.
4. Расскажите о своей квалификации.
Упомяните свою должность в компании и почему вы имеете право рекомендовать этого сотрудника для продвижения по службе. Это может включать время, когда вы руководили ими, годы, когда вы знали сотрудника, или проекты, над которыми вы работали вместе. Вы также можете записать любую общую квалификацию, которая у вас может быть, например, управленческий опыт или знание того, как компания принимает решения о продвижении по службе.
5. Объясните, почему ваш сотрудник заслуживает повышения
Используйте тело письма, чтобы подробно описать навыки члена вашей команды. Постарайтесь подробно описать любые их качества, которые может ценить ваша компания, такие как технический опыт, социальные навыки или положительные черты характера. Используйте конкретные примеры того, как сотрудник проявлял эти качества в рабочей обстановке.
6. Закончи письмо
Когда вы закончите объяснять, почему вы рекомендуете члена вашей команды для продвижения по службе, завершите свое рекомендательное письмо кратким абзацем. Попробуйте пригласить получателя связаться с вами, повторите ключевые моменты вашего письма и закончите профессиональным приветствием, отражающим отношения между вами и получателем письма. Эффективное окончание может повысить профессионализм письма и усилить ваши очки.
Образец рекомендательного письма
Это шаблон рекомендательного письма, который вы можете настроить, указав свои личные данные:
[Your name]
[Your job position]
[Your phone number]
[Your email address]
[Date]
[Contact name]
[Job position]
дорогая [Name],
[The opening line is where you state the purpose of your letter and introduce yourself and the employee you’re recommending for a promotion. Mention your employee’s name, what position they are eligible for and a few key skills that you believe make them qualified for a promotion.]
[Elaborate on your team member’s qualifications. Enter details of why this employee deserves a promotion, such as skills, job experience and attitude. Consider mentioning the employee’s work progress over time]
[Add any additional information that may convince the recipient to give the employee a promotion. Try to add specific achievements with numerical value. You may mention the names of some of the other people that work with the employee but be sure that you have permission to do so.]
[Invite the recipient of the letter to contact you for more information, and repeat the reason why you are recommending this team member for a promotion]
Искренне,
[Your name]
Пример рекомендательного письма
Вот пример рекомендательного письма для продвижения по службе:
Мартин Росс
Руководитель группы, отдел коммуникаций
(553) 515-5229
MRoss@focustech.com
14.04.22
Лидия Грейсон
Начальник отдела кадров
Уважаемая мисс Грейсон,
Меня зовут Мартин Росс, я руководитель отдела коммуникаций в Focus Technologies. Я пишу в поддержку Анджелины Цуй для рассмотрения вопроса о повышении до старшего специалиста по социальным сетям. Работа Анджелины в качестве ее руководителя в течение пяти лет впечатляет меня и вселяет в меня уверенность в том, что она готова к продвижению по службе. Я считаю, что ее опыт работы с социальными сетями, пристальное внимание к деталям и стремление к личностному росту позволяют ей получить эту должность.
Анджелина выросла в должности младшего специалиста по социальным сетям и теперь демонстрирует невероятные технические навыки на своей должности. Например, когда наша команда запустила кампанию «Сосредоточьтесь на семье», я поручил Анджелине провести одну из наших шести сессий вопросов и ответов. У ее сеанса уровень вовлеченности был на 15% выше, чем у других пяти сегментов.
Еще одна ее сильная сторона — внимание к деталям. В обязанности Анджелины входит вычитка и редактирование сообщений в социальных сетях. Ее работа неизменно свободна от ошибок и соответствует нашему руководству по стилю для социальных сетей. Иногда я просил Анджелину помочь другим членам нашей команды с их корректурой.
Наконец, Анджелина постоянно стремится совершенствоваться на работе. Когда она впервые начала работать в моей команде, она обнаружила, что количество постов в социальных сетях, которые ей нужно было редактировать, было сложным. Анджелина обратилась за советом к другим сотрудникам социальных сетей и спланировала стратегии, чтобы увеличить ее скорость. Теперь она один из моих более быстрых членов команды.
По этим причинам я рекомендую Анджелине Цуй получить повышение до старшего специалиста по социальным сетям. Если у вас есть какие-либо вопросы об Анджелине или ее работе в моей команде, пожалуйста, свяжитесь со мной.
Искренне,
Мартин Росс
Рекомендательное письмо с советами
Некоторые предложения о том, как создать качественное рекомендательное письмо для продвижения сотрудника, включают:
Составьте список положительных впечатлений
Прежде чем написать письмо, подумайте о том, что делает члена вашей команды особенно подходящим для продвижения по службе. Подумайте о том, чтобы составить список их достижений, мягких и сложных навыков, а также проектов, над которыми вы работали вместе. Создание списка квалификаций члена вашей команды может помочь вам решить, какие примеры использовать в рекомендательном письме.
Используйте числа
Приводя примеры навыков или квалификации человека, старайтесь использовать количественную информацию. Цифры помогают промоутеру понять масштаб действия и могут повысить его способность запоминать информацию. Например, если член вашей команды сделал предложение, которое повысило эффективность сборочной линии, вы можете написать что-то вроде «их отзыв увеличил производительность сборочной линии на 10%».
Детализация производительности с течением времени
Одна вещь, которую специалисты по персоналу ищут в сотруднике, — это то, насколько хорошо они улучшаются с течением времени. Объяснение того, как вырос член вашей команды за то время, что вы с ним работали, может подчеркнуть его способности и повысить его шансы на повышение. Попробуйте показать примеры достижений члена вашей команды в хронологическом порядке, чтобы продемонстрировать, как они улучшились.
Упомяните других руководителей
Включение положительного одобрения от других менеджеров или руководителей в компании может усилить требования в вашем рекомендательном письме и может помочь повысить шансы сотрудника на получение продвижения по службе. Подумайте о том, чтобы спросить других руководителей о вашем сотруднике и согласиться ли они на то, чтобы вы написали о них в своем письме. Если вы получите их разрешение, упомяните других людей в вашей компании, которые также считают, что сотрудник заслуживает повышения.
Приглашение к общению
В конце вашего рекомендательного письма предложите получателю письма связаться с вами по любым вопросам, которые у них могут возникнуть. Если у вашего контакта есть какие-либо комментарии или опасения по поводу сотрудника, он с большей вероятностью свяжется с вами. Это позволит вам прояснить любые недоразумения и может дать вам второй шанс защитить члена вашей команды.