Как написать приветственное письмо новому сотруднику (с шаблонами и примерами)

25 февраля 2021 г.

Одним из наиболее важных элементов найма новых сотрудников является их радушный прием. Лично адресованное приветственное письмо от их нового начальника или начальника может помочь новому сотруднику сформировать хорошее впечатление о своей новой работе и коллегах. Если вы участвуете в процессе найма на своем рабочем месте, вам обязательно нужно знать, как написать эффективное приветственное письмо. В этой статье мы обсудим, почему важны приветственные письма для новых сотрудников, как написать электронное письмо и рассмотрим примеры того, как выглядит успешное приветственное письмо для нового сотрудника.

Подробнее: Начало новой работы

Почему важно приветственное письмо новому сотруднику?

Приветственные электронные письма новым сотрудникам помогают новым сотрудникам чувствовать себя уверенно и с энтузиазмом относиться к своей новой работе. Эти электронные письма часто являются первым официальным сообщением после того, как они соглашаются заполнить вакансию, поэтому электронные письма часто задают тон рабочему опыту сотрудника. Хорошее приветственное письмо заставляет нового сотрудника чувствовать, что его ценят и ценят. Он также предоставляет важную информацию о том, чего им ожидать в первый день.

Приветственные письма влияют на мнение нового сотрудника о культуре и атмосфере компании, поэтому важно, чтобы ваши письма точно отображали индивидуальный стиль рабочего места. Тон электронного письма, эффективность общения и тип предоставленной информации — все это влияет на впечатление найма об их новом работодателе. Если электронное письмо нового сотрудника позитивное, информативное и доброжелательное, новый сотрудник, скорее всего, будет чувствовать себя на новом рабочем месте как дома.

Что включить в приветственное письмо новому сотруднику

Несколько важных элементов составляют успешное приветственное письмо сотрудника. Электронное письмо не должно быть слишком длинным или сложным, но есть некоторые важные моменты, которые вы обязательно должны включить. Наиболее важными элементами являются:

• Персональное приветствие

• Ожидаемая дата начала

• Краткий план их первого дня

• Требования к дресс-коду (галстук, юбка, удобная обувь и т. д.)

• Что они должны принести (официальные документы, обед, инструменты, защитное снаряжение и т. д.)

• Инструкции по прибытию (как добраться до офиса, кого спросить, где припарковаться и т. д.)

• Контактная информация для их нового руководителя

• Информация о любых мероприятиях первого дня (адаптация, обучение, экскурсия по офису, приветственный обед и т. д.)

• Брифинг в комнате отдыха (местоположение кофе, закусок или воды и информация по этикету)

• Открытое приглашение задать любые вопросы, которые могут у них возникнуть

Вы можете сохранить подробные обсуждения таких вещей, как поведенческие стандарты, запросы на отгулы или обзоры производительности, до тех пор, пока сотрудник не начнет обучение в офисе. Тем не менее, им может быть полезно иметь письменную копию этой информации, к которой они могут обращаться во время своих вводных сессий. Убедитесь, что у нового сотрудника есть прямая линия связи с кем-то, кому он может доверять, кто может ответить на любые дополнительные вопросы.

Как создать приветственное письмо для нового сотрудника

Есть несколько ключевых шагов, которые следует помнить, когда вы пишете приветственное письмо новому сотруднику. Вот основные моменты:

Сделайте это личным.

Используйте имя нового сотрудника в письме, чтобы помочь ему увидеть в вас настоящего человека. Дайте им понять, что вы сочувствуете им, так как они могут испытывать опасения или нервничать по поводу своего первого дня. Если они переезжают в новый город, чтобы устроиться на работу, убедитесь, что они умеют обращаться к вам за советом или рекомендациями относительно местных школ или районов. Прежде всего, сделайте все возможное, чтобы адаптировать электронную почту к конкретным новым сотрудникам и их потребностям.

Следите за своим тоном.

Сохраняйте позитивный тон на протяжении всей электронной почты, так как новый сотрудник может ориентироваться на вас. Начните свое электронное письмо с рассказа новому сотруднику о том, как вы искренне рады видеть его в качестве нового члена команды. Объясните, почему вы считаете, что они будут полезны для компании, и сообщите им, что команда с нетерпением ждет встречи с ними. Найдите здоровый баланс между профессионализмом и дружелюбием и обязательно подумайте, какой тон будет наиболее аутентичным в вашей организации.

Общайтесь эффективно.

Эссе на пять страниц, как правило, не лучший формат, когда речь идет о приветствии нового сотрудника. В идеале вы хотите, чтобы ваш контакт с новым сотрудником был дружелюбным, кратким и информативным. Чтобы достичь этого, пусть ваша электронная почта будет относительно краткой, но насыщенной информацией. Чтобы ваша электронная почта была легко читаемой, вы можете использовать маркеры или нумерованные списки при описании важных шагов. Будьте представительны, но оставайтесь на задаче. Будет достаточно времени, чтобы познакомиться с сотрудником, когда он прибудет в офис.

Новый шаблон электронной почты сотрудника

При написании приветственного письма новому сотруднику вы захотите адаптировать его содержимое к получателю. Тем не менее, все же может быть полезно следовать рекомендуемому шаблону. Наше предложение выглядит так:

Привет и добро пожаловать в [company name]!

Мы очень рады, что вы присоединились к нашей команде. Я надеюсь, что вы также с нетерпением ждете начала работы на новой должности и встречи со своими новыми коллегами. Мы запланировали, чтобы вы начали [insert start date]. Мы будем ожидать вас в [insert appropriate time] в [insert appropriate address]. В первый день можно парковаться на любых открытых площадках. Мы предоставим вам собственное пространство как можно скорее.

Мы составили расписание на ваш первый день, чтобы помочь вам быстро освоиться. Сначала мы остановимся в кафе-баре, чтобы выпить или перекусить, и познакомим вас с кухней. Затем мы перейдем в кабинет генерального директора, чтобы вы могли сдать кое-какие документы. Принеси, пожалуйста:

• Ваш ID

• Копия трудового договора (подписанного)

• Ваша карта социального страхования

После того, как это будет завершено, мы покажем вам ваш новый офис и подключим вас к нашим компьютерным и офисным коммуникационным системам.

После этого состоится короткая встреча с вашим непосредственным руководителем. [supervisor’s name], который познакомит вас с нашей политикой, культурой и видением. Затем у вас будет возможность встретиться с вашим офис-менеджером, который будет отвечать за обучение вас новой должности в компании.

Наш дресс-код для сотрудников [insert appropriate style]. Подумайте о том, чтобы одеться слоями, так как днем ​​в офисе может быть прохладно.

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать. Любые вопросы о политике компании можно направлять мне по адресу [insert your email address] или по телефону в [insert your phone number]. На любые вопросы, связанные с вашими должностными обязанностями, может ответить ваш менеджер по телефону [manager email] или [manager phone number].

Еще раз поздравляем с новой должностью! Мы искренне рады, что вы есть в команде, и мы надеемся, что вам понравится ваше время в [company name].

Ждем встречи с Вами,

[your name]

Пример приветственного письма новому сотруднику

Вот наш пример электронного письма на основе приведенного выше шаблона:

Дорогой Джексон Снид,

Добро пожаловать в Griffith Music Group — мы очень рады видеть вас в нашей команде, и мы рады видеть вас в день начала работы, в понедельник, 8 ноября. Как я уже упоминал во время вашего телефонного интервью, мы работаем с 8:30 утра. до 17:30 с понедельника по четверг. Тем не менее, мы хотели бы, чтобы вы прибыли к 8 утра 8 ноября, чтобы мы могли провести для вас экскурсию по офису и познакомить вас с командой перед инструктажем.

Каждое парковочное место на стоянке доступно для вас, кроме тех, которые помечены как «Удобства». Когда вы впервые войдете в здание, пожалуйста, представьтесь Эмили на стойке регистрации. Она даст вам временную табличку с именем и направит вас в офис в номере 225. Когда вы приедете в наш офис, я буду там, чтобы поприветствовать вас вместе с вашим руководителем, Лизой Кейси.

Вот что мы думаем о вашем расписании первого дня:

• 8–8:30: Экскурсия по офису и знакомство с командой

• 8:30–10:30: Вводная сессия с директором по персоналу Джеймсом Стоуном / Ориентация с супервайзером Лизой Кейси

• 10:45–12: Групповой бранч (местоположение: зал для завтраков Olive на 53-й улице)

• 12:30–1:30: Техническая ориентация с ИТ-менеджером Эдди Джонсом.

• 1:30– 5:30: Практика с менеджером Китом Лейном

Немного важной информации:

Кухня здания и комната отдыха расположены справа от лифтов на первом этаже. Мы обеспечиваем его здоровыми закусками и разнообразными напитками. Кофемашина доступна в любое время, а свою кружку можно поставить в кофейник.

Пожалуйста, принесите форму удостоверения личности с фотографией и карту социального обеспечения в первый день для наших записей.

Офисный дресс-код — деловой кэжуал.

Если у вас есть какие-либо вопросы до следующего понедельника, напишите мне по электронной почте или позвоните по телефону 826-499-0000.

Добро пожаловать снова! Мы с нетерпением ждем встречи с вами 8 ноября и очень рады видеть вас в нашей команде.

Искренне,
Джеймс Стоун