Как написать последующее электронное письмо после отправки предложения за 6 шагов

25 марта 2022 г.

Когда вы предлагаете кому-то предложение о продаже, партнерстве или в качестве запроса на финансирование, отправка дополнительной информации человеку, которому вы предлагаете предложение, может увеличить ваши шансы на его принятие. Последующее электронное письмо является наиболее распространенным способом сделать это. Понимание того, как создать последующее электронное письмо для предложения, может помочь вам эффективно написать его, что может повысить вероятность завершения вашего предложения. В этой статье мы рассмотрим важность написания последующего электронного письма, как его написать, а также шаблон и пример.

Почему важно написать последующее электронное письмо после отправки предложения

Написание дополнительного электронного письма после отправки предложения потенциальному клиенту важно, потому что оно может помочь напомнить получателю о предложении и, возможно, возобновить общение с этим человеком. Когда вы создаете последующие электронные письма, это может побудить их снова поговорить с вами и увеличить шансы на то, что они примут ваше предложение. Вы также можете использовать последующие электронные письма, чтобы прояснить что-то о своем предложении, попросить оставить отзыв или получить информацию о своем потенциальном клиенте.

Как написать последующее электронное письмо

Вот несколько шагов, которые помогут вам написать последующее электронное письмо после отправки предложения потенциальному клиенту:

1. Обратитесь к получателю

Отправляя последующее электронное письмо, попробуйте открыть письмо, обратившись к потенциальному клиенту по имени. Это может сделать электронное письмо более личным, что повысит шансы получателя ответить на него. Это также может звучать более профессионально, чем электронное письмо, которое не адресовано вашему получателю.

2. Напомните им о вашем предложении

Иногда клиент может не ответить на ваше первоначальное предложение, потому что он пропустил исходное электронное письмо или забыл о проекте. Если это произойдет, напомните им о вашем предложении и любых предыдущих встречах, которые вы проводили вместе. После быстрого приветствия попробуйте описать свой проект в одном-двух предложениях.

3. Проверить интерес

Как только вы напомните своему потенциальному клиенту о предложении, вы можете написать предложение, проверяющее интерес получателя. Это поможет вам указать цель электронного письма и может побудить клиента ответить вам, если ему понравится предложение. Постарайтесь, чтобы электронное письмо было кратким и используйте вежливый, нейтральный язык.

4. Задавайте вопросы

Вы можете использовать следующий раздел вашего электронного письма, чтобы задать получателю конкретные вопросы о вашем предложении. Это может включать в себя то, что им нравится в предложении, что, по их мнению, может потребовать улучшения, и любые вопросы, которые у них могут возникнуть к вам. Вопросы могут привлечь читателя и вдохновить его связаться с вами. Это также может помочь вам лучше понять, что им нравится или что они хотят изменить в вашем предложении.

5. Вставьте призыв к действию

Призыв к действию — это конкретный запрос аудитории на выполнение задачи. Некоторые призывы к действию могут включать в себя просьбу вашего потенциального контакта позвонить вам, назначить встречу, отправить изменения в предложение или предложить вам возможные даты, когда вы можете встретиться. Написание призыва к действию в электронном письме может убедить получателя выполнить это действие, что может дать вам представление об их мнении о предложении или увеличить ваши шансы на то, что они его примут.

6. Поблагодарите получателя и завершите письмо.

После вашего звонка, чтобы ответить, попробуйте поблагодарить их за уделенное время. Затем вы можете использовать профессиональное приветствие, например, искренне или с уважением, чтобы закончить электронное письмо. Если хотите, вы можете добавить второй призыв к действию, указав свою личную информацию где-то в конце письма.

Советы по написанию последующего электронного письма

Вот несколько советов, которые могут помочь вам при написании дополнительного электронного письма после отправки предложения:

Запланируйте последующие действия

Последующие электронные письма часто наиболее эффективны, если их отправляют через три-пять дней после отправки вашего предложения. Это потому, что это дает потенциальному клиенту достаточно времени, чтобы просмотреть предложение, прежде чем напомнить ему о нем и задать вопросы. Вы можете использовать календарь или программу планирования последующих писем, чтобы планировать свои электронные письма.

Пишите кратко

Когда вы пишете последующее электронное письмо, старайтесь, чтобы оно было коротким и прямым. Это позволяет получателю быстро и четко понять вашу цель. Среднее последующее электронное письмо состоит всего из нескольких абзацев.

Вовлеките своего читателя

Часто клиент с большей вероятностью ответит на предложение или последующее электронное письмо, если он лично заинтересован в предмете обсуждения. Увлекательное письмо также может помочь им запомнить электронное письмо, что еще больше повысит вероятность ответа. Вы можете увеличить шансы на то, что они ответят вам, задавая вопросы, проявляя интерес к их потребностям и мнениям и включая призывы к действию в своем электронном письме.

Персонализируйте электронную почту

Персонализация вашего электронного письма для человека, которому вы отправили предложение, может повысить эффективность ваших последующих действий, потому что получатель может чувствовать себя более связанным с электронным письмом. Это также может показать вашему потенциальному клиенту, что вы уделяете ему внимание и понимаете его индивидуальные потребности. При написании дополнительного электронного письма рассмотрите возможность использования информации, например о том, где они работают или почему они могут заинтересоваться вашим предложением, чтобы увеличить вовлеченность и углубить ваши профессиональные отношения с читателем.

Шаблон для последующего письма

Это шаблон для последующего электронного письма, которое вы можете использовать при регистрации после отправки предложения:

дорогая [ Recipient name],

я [name] и я только что представил предложение [detail about proposal] на [when you submitted it]. [One- to two-sentence summary of the project.] Я подумал, что это было прекрасное время, чтобы связаться с вами.

Я хотел проверить, интересует ли вас это предложение, и задать вам несколько вопросов. [List two to three questions.]

Я понимаю, что ты, вероятно, занят, но если у тебя есть время, [call to action]

Спасибо,
[Name]

Пример для последующего электронного письма

Вот пример электронного письма с предложением:

Уважаемый мистер Джонсон,

Меня зовут Алекса Винн, и я только что представила предложение от имени Atlas Napkins в прошлую пятницу. Как вы помните, Atlas Napkins готова предложить вам скидку на салфетки при условии, что вы согласитесь покупать их исключительно для своего ресторана. Я подумал, что это было прекрасное время, чтобы связаться с вами.

Я хотел проверить, интересует ли вас это предложение, и задать вам несколько вопросов. Мне интересно, считаете ли вы приемлемой скидку на наши салфетки. Кроме того, приемлем ли для вас двухлетний контракт, или вы бы предпочли более короткий или более длительный срок?

Я понимаю, что вы, вероятно, заняты, но если у вас есть время, вы можете позвонить мне по телефону (554) 558-5324, и мы можем договориться о встрече, на которой мы сможем снова поговорить.

Спасибо,

Алекса Винн