Как написать официальное письмо с шаблоном и примером

22 февраля 2021 г.

Лучший способ выразить свое мнение или предоставить важную информацию другим – это официальное письмо. Это профессиональный способ объясниться, используя простые и лаконичные предложения, чтобы не занимать время читателя. Официальные письма имеют определенную структуру или формат, который должен сохраняться на протяжении всего документа.

В этой статье мы объясним, что такое официальное письмо, как написать официальное письмо, и предоставим шаблон и пример официального письма.

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо, также известное как «официальное письмо», представляет собой документ, профессионально написанный для другой компании или бизнес-профессионала. Их можно использовать при приеме на работу, подаче жалобы, выражении заинтересованности в вакансии или благодарности кому-либо. Официальные письма часто пишутся простыми и прямыми предложениями с официальным приветствием и подписью. Написание официального письма обычно требует очень структурированного и конкретного формата.

Как написать официальное письмо

Создание краткого и четкого официального письма может помочь объяснить ваши намерения и цель таким образом, чтобы ваша аудитория могла легко понять. Следуйте инструкциям ниже, чтобы узнать, как написать официальное письмо.

1. Настройте шрифт и поля.

2. Создайте свой заголовок.

3. Напишите приветствие.

4. Используйте абзацы основного текста, чтобы указать причины, по которым вы написали.

5. Добавьте заключительный абзац основного текста и подпись.

6. Упомяните и добавьте свои вложения.

7. Проверьте и отправьте письмо.

1. Настройте шрифт и поля

Прежде чем начать, убедитесь, что ваше письмо не только легко понять, но и легко прочитать. Чтобы ваше письмо было чистым и профессиональным, вы должны установить поля в один дюйм с каждой стороны документа. Использование простых шрифтов, таких как Verdana, Arial, Calibri или Times New Roman с размером 12 пунктов, также придаст вашему официальному письму чистый вид.

2. Создайте свой заголовок

Как только ваши шрифты установлены, вы можете начать адресовать свое письмо. Сначала напишите свое имя в верхнем левом углу страницы. Укажите свое имя, адрес и текущую дату. Вы также можете указать свой номер телефона и адрес электронной почты, если вы запрашиваете дальнейшие контакты.

Теперь вы можете ввести информацию об адресе получателя прямо под своим. Напишите их имя, название их организации, если они ее представляют, а затем адрес. Проверьте имя и адрес вашего получателя несколько раз, чтобы убедиться, что вы написали правильный адрес и правильно написали его имя.

3. Напишите приветствие

Теперь вы можете профессионально приветствовать своего читателя. Обычное приветствие, используемое в официальных письмах, звучит так: «Уважаемая мисс или мистер Фамилия». Если вы знаете их имя или фамилию, вы можете указать это в приветствии. Например, вы можете написать «Дорогой Алекс Смит». Если вы знаете их пол, вы можете написать «Уважаемый г-н Алекс Смит» или «Уважаемый г-жа Алекс Смит». Если вы не знаете имени получателя, вы можете написать «Уважаемый господин или госпожа».

4. Используйте абзацы основного текста, чтобы указать причины, по которым вы пишете

В основных абзацах вы можете зафиксировать основные моменты и профессионально объяснить получателю свои опасения, мнения или другую информацию. Вы можете кратко представиться и начать с объяснения причины, по которой вы написали это письмо. Вы можете использовать словоблудие, например: «Я пишу вам сегодня, потому что…».

После того, как вы объясните, что будет читать получатель, вы можете продолжить следующий абзац. Включите детали, подтверждающие ваше первое утверждение. Например, если вы пишете рекомендательное письмо, вы можете расширить навыки человека, которого вы рекомендуете, сказав: «Тайм-менеджмент и организаторские способности Эйвери повысили эффективность моего бизнеса на 12 % с начала квартала. “

Вы можете продолжать приводить примеры до тех пор, пока не поверите, что читатель ясно понял вашу точку зрения. Ваши предложения должны быть короткими, простыми и легкими для понимания читателем.

5. Добавьте заключительный абзац и подпись

Чтобы завершить свое письмо, вы можете написать заключительный абзац. Этот абзац может быть коротким и завершит документ, повторив основную мысль, объяснив любые возможные следующие шаги или поблагодарив получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать ваше письмо.

После закрытия письма вы можете поставить свою заключительную подпись в конце документа. Примеры распространенных подписей на письмах:

• Искренне

• Искренне Ваш

• С признательностью

• Спасибо

• С уважением

• С уважением

• С уважением

Выберите заключительную подпись и напишите свое имя внизу письма.

6. Упомяните и добавьте свои вложения

Вложения — это дополнительные материалы, добавляемые к вашему письму для поддержки вашего документа, аналогично тому, как вы прикрепляете файл к электронному письму. Если вы прикрепляете документ в дополнение к своему письму, вы должны указать его в конце письма. Чтобы сообщить читателю, что прилагается дополнительный документ, вы можете включить слово «вложение» в конце письма после вашего имени. Вы также можете сократить слово, написав «encl».

7. Проверьте и отправьте письмо

После того, как вы закончите писать, вы можете прочитать письмо, чтобы найти грамматические или орфографические ошибки. Вы также можете просмотреть его, чтобы убедиться, что он имеет смысл и достаточно ясен для получателя. После проверки вы можете отправить письмо получателю. Выберите простой белый, квадратный или прямоугольный конверт. Сложите письмо так, чтобы оно поместилось в конверте.

Напишите свое имя и адрес в верхнем левом углу конверта, а затем имя и адрес получателя в середине. Поставьте штамп в правом углу и отправьте письмо нужному получателю.

Официальное письмо против неофициального письма

Поскольку и официальные, и неофициальные письма являются письменными документами, используемыми для отправки сообщений другим, их легко спутать.

Официальные письма часто бывают:

• Напечатано и никогда не писалось от руки

• Соблюдение строгих стандартных правил грамматики и английского языка

• Содержит короткие и лаконичные предложения

• Использование определенной профессиональной структуры

Неофициальные письма не имеют такой строгой структуры, как официальные письма. Вместо этого официальные письма содержат:

• Менее профессиональный и более случайный язык

• Слова, написанные от руки или напечатанные

• Нет определенного типа форматирования или структуры, которым они должны следовать.

Официальные типы писем

Люди могут писать официальные письма по разным причинам, включая профессиональное выражение своих интересов, опасений или разногласий. Общие типы официальных писем могут включать:

Заявления об увольнении

Когда сотрудник покидает свою текущую должность, он может отправить бриф заявление об отставке своему работодателю или менеджеру по найму, чтобы объяснить причину ухода и разработать план процесса перехода.

Сопроводительные письма

Написание сопроводительного письма является одним из наиболее распространенных способов использования официальных писем. Кандидаты могут писать сопроводительные письма при подаче заявления на новую работу, в программы грантов или образовательные программы.

Жалобы

Многие люди или компании могут использовать официальную структуру письма, чтобы выразить жалобу на продукт или услугу. Сотрудника могут попросить написать письмо-жалобу от имени компании, которая недовольна продуктом, используемым ее сотрудниками.

Профессиональные благодарственные письма

После собеседования соискатель может написать профессиональную благодарственную записку, чтобы выразить благодарность работодателю за встречу с ним и рассмотрение его кандидатуры на эту должность.

Письмо заинтересованности

Если кандидат заинтересован в работе в компании, но не видит объявлений о вакансиях на желаемую должность, он может написать письмо о заинтересованности заявив, что они хотели бы продолжить работу в компании, если будет возможность.

Рекомендательное письмо

Когда заявитель претендует на вакансию или образовательную программу, учреждение может запросить рекомендательное письмо. Человек, пишущий письмо, часто тесно сотрудничал с соискателем и ручается за его квалификацию для этой должности.

Деловое объявление

Компании, ожидающие значительных изменений, напишут бизнес-объявление, которое будет опубликовано для общественности. Это может быть объявление о новом продукте, заполнение руководящей должности или объяснение предстоящего мероприятия, которое они проводят или посещают.

Что включить в официальное письмо

Официальные письма часто пишутся с использованием профессионального тона и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма. Чтобы соблюдать надлежащий этикет официальных писем, вы должны включить следующие элементы:

• Заголовок, в котором указан ваш адрес и адрес получателя

• Официальное приветствие

• Один абзац с указанием причин написания письма

• Еще один абзац, расширяющий вступительный абзац.

• Заключительный абзац, завершающий письмо

• Подпись в заключительном письме

• Необходимые приложения для поддержки документа

Что нельзя включать в официальное письмо

Когда вы создаете официальное письмо для желаемой аудитории, профессиональные формулировки и тон должны быть одинаковыми во всем документе. Для этого при написании официального письма следует избегать следующих элементов:

• Фраза «мисс» в вашем приветствии

• Быть слишком формальным, чтобы ваше письмо звучало неясно, безлично и трудно для понимания

• схватки

• Неполные предложения

• Красочный шрифт или канцелярские принадлежности

• Длинные предложения или абзацы

Образец официального письма

Шаблон ниже покажет, как правильно написать официальное письмо.

[Your name]
[Your street name and number]
[City, state zip code]

[Company name]
[Company street name and number]
[City, state zip code]

[Current date]

[Recipient name]
[Recipient job title]

Дорогой [recipient name],

[The first sentence of your first paragraph is an introductionand explains your reasoning for writing to the recipient. You can use the next two to three sentences to further explain the topic of your letter. Try to refrain from giving details or examples until the second paragraph.]

[This second paragraph will describe your point further. You can use examples or other details to inform the reader of your opinion or important information. The second paragraph should remain around three to four sentences long, meaning your letter should be short, concise and straightforward.]

[This last paragraph should conclude the letter. You can thank them for their time reading this and can suggest any necessary follow-up steps.]

[Closing sign off],
[Your name]
[Signature]

Корпус: [the supporting document you’ve enclosed]

Образец официального письма

Ниже приведен пример официального письма. Вы можете использовать это в качестве справочного материала при написании собственного официального письма.

Эйвери Мэй
123 Канзас Лн
Канзас-Сити, Миссури 64105

Робертс Медиа Групп
334 Подсолнух Лн
Канзас-Сити, Миссури 64105

17 декабря 2019 г.

Кэмерон Джонс
Менеджер по работе с клиентами

Уважаемая г-жа Кэмерон Джонс,

Я пишу, чтобы сообщить вам о моем уходе из Roberts Media Group с поста координатора по работе с клиентами через две недели после текущей даты.

Я ценю всю поддержку, поощрение и мотивацию, которые я получил во время моего пребывания на этой должности. Я решил занять должность, на которой я смогу больше применять свои навыки построения команды и лидерские качества. В течение следующих двух недель я продолжу посвящать свое время завершению остальных своих проектов и проведу необходимое обучение, чтобы облегчить процесс перехода.

Еще раз спасибо за поддержку, которую вы мне оказали, и спасибо, что нашли время, чтобы прочитать это. Если вы хотите запланировать встречу для дальнейшего обсуждения этого вопроса, я буду рад поговорить, когда вы будете свободны.

Искренне,

Эйвери Мэй

Прилагается:
Список моих текущих проектов
Расписание, чтобы завершить их все