Как написать компенсационное письмо: шаблон и примеры
Работая в отделе кадров или занимая руководящую должность, важно понимать, как определить вознаграждение сотрудников. Компенсационные письма помогают сотрудникам отдела кадров и менеджерам организовать условия компенсации для сотрудников. Изучив больше о компенсационных письмах, о том, когда их использовать и как их написать, вы сможете применить свои знания в ситуациях на рабочем месте. В этой статье мы рассмотрим, что такое компенсационные письма, рассмотрим, почему они важны, обсудим, как написать компенсационное письмо, и предоставим дополнительную информацию, включая шаблон и примеры компенсационных писем.
Что такое компенсационное письмо?
Компенсационное письмо — это официальный деловой документ, который менеджеры и сотрудники отдела кадров используют в различных ситуациях. Независимо от ситуации, они обычно описывают одно или несколько условий льгот или компенсаций для рассмотрения получателем. Вот несколько примеров, когда компании пишут компенсационные письма:
Чтобы предоставить информацию о заработной плате и льготах новым сотрудникам: менеджеры по найму используют компенсационные письма, чтобы подтвердить размер заработной платы и льготы для сотрудников, которые кандидат может получить, если примет предложение о работе.
Для возмещения сотруднику командировочных и связанных с этим расходов: если сотруднику приходится преодолевать большие расстояния, чтобы посетить рабочее мероприятие, такое как встреча или конференция, менеджеры могут использовать компенсационные письма, чтобы указать сумму денег, которую они могут предоставить ему для компенсации транспортных расходов. расходы или плата за проживание. Это также относится к расходам на авиа- или железнодорожные перевозки.
Чтобы выделить условия компенсации сотрудникам, которые увольняются: когда сотрудник увольняется со своей должности, отдел кадров может предоставить компенсационное письмо, в котором указаны суммы выходного пособия и сроки для компенсации внезапной безработицы.
В чем важность компенсационного письма?
Компенсационные письма важны, потому что они содержат полезную информацию для кандидатов на работу, новых сотрудников и нынешних сотрудников. Вот несколько дополнительных причин, по которым вы можете получить компенсационные письма:
Убеждает кандидатов на работу принять предложения о работе: Предоставление компенсационного письма не определившимся кандидатам может повлиять на их процесс принятия решений. Это потому, что вы предоставляете информацию о зарплате и льготах, которая может убедить их рассмотреть или принять предложение о работе.
Предоставляет сотрудникам систематизированный документ, к которому можно обратиться с вопросами: после того, как кандидат получил компенсационное письмо, принял предложение о работе и начал работать в компании, он может вернуться к своему компенсационному письму, чтобы найти информацию о получаемых льготах и сведениях о заработной плате.
Обеспечивает прозрачность между вами и получателем: независимо от причины письма о компенсации, оно предоставляет получателю полезную информацию, которая может помочь ему понять, что он получает, когда он может ожидать его получения и почему. Примером этого может служить компенсационное письмо, в котором выделяется чек на возмещение расходов на поездку в размере 1000 долларов США, который он может получить в конце недели.
Как написать компенсационное письмо
Чтобы написать эффективное компенсационное письмо, вам нужно понять, какую информацию включать. Просмотрите эти шаги, чтобы определить, как написать компенсационное письмо:
1. Дата и контактная информация получателя
Поместите месяц, дату и год, когда вы написали письмо, в верхнем левом углу документа. Под датой укажите имя и фамилию получателя, его адрес, если необходимо, и другую контактную информацию, такую как номер телефона и адрес электронной почты. Это помогает получателю убедиться, что он является надлежащей темой письма.
2. Официальное приветствие
Начните свое компенсационное письмо с официального приветствия, за которым следует имя получателя. Это передает профессиональный тон письма. Примеры формальных приветствий включают «уважаемый, привет или привет».
3. Вступительное заявление
Вступительное заявление должно включать два-три предложения, в которых подчеркивается название вашей компании, предлагаемая компенсация и причина, по которой вы предлагаете ее получателю. Это позволяет получателю быстро понять цель письма.
4. Перечень предметов компенсации
Составьте маркированный список с указанием компенсации, которую они получат. Там может быть только один пункт, если вы планируете компенсировать сотруднику командировочные расходы. Но для кандидатов на работу маркированный список может содержать несколько пунктов, касающихся заработной платы и льгот.
5. Дата, когда компенсация становится доступной
Под пунктами укажите месяц, день и год, когда они могут рассчитывать на получение компенсации. Для бывших сотрудников, получающих выходное пособие, этот раздел может также включать сведения о том, когда происходит последний платеж.
6. Исключения и дополнительные сведения о компенсации
Если у вас есть определенные условия для компенсации, которую вы предоставляете сотруднику, вы можете указать их здесь. Примером этого может быть предоставление информации о резервировании компенсации за поездку для профессионального использования, а не для личного использования.
7. Заключительное слово и приветствие
Как и в других официальных письмах, заканчивайте свое письмо заключительным заявлением и приветствием. Примеры подходящих заключительных заявлений включают: «Спасибо за ваш вклад в развитие компании» или «Свяжитесь со мной, если у вас возникнут вопросы или проблемы». Примеры заключительных приветствий включают «искренне, всего наилучшего» или «спасибо».
8. Ваше имя и контактные данные
Под заключительным приветствием укажите свою печатную или электронную подпись, а затем свое полное имя. Под своим именем вы можете указать должность, номер телефона и служебный адрес электронной почты, чтобы получатель мог сослаться на него.
Образец письма о компенсации
Просмотрите этот шаблон компенсационного письма, чтобы использовать его в качестве плана для своего собственного:
[Month, Day Year]
[Recipient’s first and last name]
[Recipient’s contact details]
дорогая [**Recipient’s first and last name]**,
От имени [Insert your company name here] мы хотели бы [offer, compensate or reimburse] ты [**the position of/for] [Insert job title or reason for compensation]**.
Подробная информация о вашей компенсации раскрыта ниже:
[List dollar amount of compensation, salary expectations or job benefits here]
[Restrictions or exceptions for compensation if necessary].
[Date compensation becomes active]
[Closing statement]
[Closing salutation],
[Your first and last name]
[Your contact information]
Связанный: [What Is a Compensation Structure?](https://buom.ru/career-advice/pay-salary/compensation-structures)
Примеры компенсационных писем
Вот несколько примеров компенсационных писем с использованием приведенного выше шаблона:
Кандидату на работу
23 января 2021 г.
Кеннеди Бервик
Карлайл, Пенсильвания
123-456-7891
kb@email.com
Дорогой Кеннеди Бервик,
От имени Bergamont Marketing мы хотели бы предложить вам должность координатора по маркетингу в нашем отделе маркетинга.
Подробная информация о вашей компенсации раскрыта ниже:
Базовая зарплата: 42 500 долларов в год.
Начисленный ВОМ
Варианты удаленной работы
Оплачиваемый больничный
Инвалидность
Страхование жизни
Медицинская страховка
Медицинская страховка
Заработная плата и льготы становятся доступными в начале работы.
Мы рады, что вы присоединились к нашей команде.
Спасибо,
Алекс Маркхем
Алекс Маркхем
Директор по маркетингу
123-456-7891
am@email.com
Для сотрудника, уехавшего по работе
23 января 2021 г.
Кеннеди Бервик
Карлайл, Пенсильвания
123-456-7891
kb@email.com
Дорогой Кеннеди Бервик,
От имени Bergamont Marketing мы хотели бы возместить вам расходы, связанные с поездкой, которые вы понесли во время вашей недавней командировки с 18 января 2021 г. по 22 января 2021 г.
Подробная информация о вашем возмещении указана ниже:
Проживание в отеле: 400 долларов.
Стоимость авиабилетов: 1020 долларов.
Стоимость такси и общественного транспорта: 125 долларов США.
Вы получите компенсационный чек на сумму 1545 долларов США до 25 января 2021 года.
Если вы не получите его к этой дате, пожалуйста, свяжитесь со мной.
Лучший,
Алекс Маркхем
Алекс Маркхем
Менеджер по персоналу
123-456-7891
am@email.com
Для бывшего сотрудника
23 января 2021 г.
Кеннеди Бервик
Карлайл, Пенсильвания
123-456-7891
kb@email.com
Дорогой Кеннеди Бервик,
От имени Bergamont Marketing мы хотели бы предложить вам выходное пособие в связи с досрочной потерей работы на вашей должности.
Подробная информация о вашей компенсации раскрыта ниже:
$1300 в неделю в течение четырех недель
Срок выплаты выходного пособия соответствует четырем годам, которые вы посвятили работе в компании. Вы должны получать выходное пособие по почте. Первый платеж начинается 25 января 2021 г., а последний платеж происходит 25 февраля 2021 г.
Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
Всего наилучшего,
Алекс Маркхем
Алекс Маркхем
Менеджер по персоналу
123-456-7891
am@email.com