Как написать электронное письмо о переносе собеседования

18 марта 2021 г.

Когда вы находитесь в процессе найма с потенциальным работодателем, вы будете взволнованы и озабочены тем, чтобы посетить собеседование в день и время, которые были согласованы с менеджером по найму. Однако иногда могут возникать непредвиденные ситуации, которые потребуют от вас изменения запланированного собеседования. Если это произойдет, важно связаться с контактным лицом вашей компании, чтобы сообщить им о ваших обстоятельствах и попросить перенести собеседование.

В этой статье мы объясним, что такое электронное письмо о переносе собеседования, опишем, как написать электронное письмо о переносе собеседования, предоставим шаблоны, которые вы можете использовать в качестве кандидата или работодателя, и покажем примеры, которые могут послужить источником вдохновения при создании собственного электронного письма для перенести собеседование.

Что такое письмо о переносе собеседования?

Электронное письмо о переносе собеседования — это переписка между работодателем и кандидатом, в которой содержится просьба перенести уже подтвержденное собеседование на более удобный день и время. Уважительно уведомить менеджера по найму как можно раньше, чтобы он мог спланировать ваше отсутствие, включить вас в свой календарь на другое время и предотвратить дальнейший конфликт в расписании.

Существует ряд причин, по которым кандидату или менеджеру по найму может потребоваться перенести собеседование, в том числе:

• Чрезвычайные ситуации

• Непредвиденный конфликт расписания

• Проблемы с автомобилем

• Болезнь

• Недоступность кого-то важного для процесса найма

Как написать электронное письмо, чтобы перенести собеседование

Большинство работодателей понимают, что могут возникнуть обстоятельства, которые могут повлиять на вашу доступность для участия в подтвержденном собеседовании, но крайне важно, чтобы вы оставались профессионалом и сообщали интервьюеру, если вы не можете прийти на собеседование в назначенные дату и время. Если вы оказались в ситуации, когда вам необходимо перенести собеседование, выполните следующие действия:

1. Старайтесь не менять расписание

Старайтесь изо всех сил, чтобы уложиться в запланированное время интервью. Возможность появиться в назначенный день и время для чего-то столь же важного, как собеседование при приеме на работу, свидетельствует о профессионализме и вашей приверженности должности. Однако могут быть случаи, когда перенос интервью неизбежен. Прежде чем связываться с менеджером по найму или специалистом по кадрам для переноса графика, убедитесь, что вы исчерпали другие варианты.

2. Уведомляйте как можно больше

Менеджер по найму, вероятно, спланировал свой день вокруг вашего собеседования, а это может означать, что он запланировал другие собеседования вокруг вас, отложил встречи по проекту или отклонил приглашения на бизнес-ланч. Важно предоставить как можно больше уведомлений, если вам нужно изменить график, чтобы работодатель мог изменить свои планы, чтобы приспособиться.

3. Убедитесь, что ваш контакт получил сообщение

Хотя приемлемо отправить электронное письмо менеджеру по найму, чтобы сообщить ему, что вы должны перенести собеседование, вы также хотите убедиться, что они получат ваше сообщение. В зависимости от того, как проходит их день, ваш интервьюер может иметь полный почтовый ящик, не иметь возможности проверять сообщения в течение длительного периода времени или ваша электронная почта может просто потеряться в случайном порядке.

Если вы делаете много уведомлений, подождите несколько часов, прежде чем звонить по телефону. Тем не менее, если ваш запрос на перенос назначен в последнюю минуту, подумайте о том, чтобы позвонить менеджеру по найму раньше, в течение часа или двух, в зависимости от того, когда было запланировано ваше собеседование. Чего вы не хотите делать, так это рисковать тем, что менеджер по найму или рекрутер не получит вашу электронную почту до запланированного времени собеседования.

4. Четко объясните свою причину

Отправляя электронное письмо о переносе собеседования, объясните, почему вы должны перенести его. Важно, чтобы менеджер по найму понимал ваши обстоятельства и видел, что вы обычно хотели бы иметь возможность присутствовать на собеседовании. Убедитесь, что ваша причина действительна и правдива, так как менеджер по найму может уловить нечестный ответ и меньше доверять вам в дальнейшем. Вам не нужно сообщать каждую деталь своих обстоятельств, особенно если это личное, но указание причины повысит вероятность того, что ваш собеседник захочет перенести собеседование.

5. Предложите новую дату и время

Обязательно предложите новую дату и время в письме. Это показывает, насколько вы были взволнованы возможностью пройти собеседование на роль и вашу решимость перенести собеседование на другое время. Предлагая новую дату и время, делайте это вежливо, представьте это как вопрос и подумайте о том, чтобы предложить несколько вариантов на случай, если у вашего контакта нет открытой доступности. Если есть определенные даты или время, которые абсолютно не будут соответствовать вашему графику, сообщите об этом менеджеру по найму, чтобы вам не пришлось снова отклонять их предложение или переназначать.

6. Будьте любезны

Возможно, менеджер по найму не может встретиться с вами в одно из предложенных вами времен и предлагает свои собственные даты и время для вашего собеседования. Будьте максимально любезны и открыты для того, чтобы принять любое из предложений, которое лучше всего подходит для вас. Если они представили вам список доступных мест для интервью, и все они хорошо подходят для вашего расписания, возьмите первое из списка. Проявите энтузиазм по поводу возможности встретиться с ними в удобное для вас обоих время.

7. Извинитесь за неудобства

Крайне важно, чтобы вы извинились за любые неудобства, которые могли быть вызваны необходимостью перенести собеседование. Вы также можете сообщить менеджеру по найму или специалисту по кадрам, что понимаете, насколько важно придерживаться утвержденного графика, и обычно не перенесли бы его, если бы не ваши смягчающие обстоятельства. Сообщите, что вы осведомлены о работе, необходимой для планирования собеседования с кандидатом, и обязуетесь прийти на перенесенную встречу.

8. Поблагодарите контакт

Вы можете заранее поблагодарить интервьюера за понимание, но не забудьте также поблагодарить его за любезность, когда он ответит вам. Они в любом случае захотят услышать от вас ответ, и простое спасибо может дать им понять, что вы серьезно относитесь к своей ситуации и по-прежнему заинтересованы в этой роли.

9. Подтвердите новую дату и время интервью.

Как только менеджер по найму или рекрутер свяжется с вами с новой датой собеседования, сразу же напишите ответ и подтвердите, что вы будете там. Вы можете повторить, как сильно вы хотите поговорить с ними и узнать больше о позиции.

10. Не пропустите перенесенное собеседование

Теперь, когда вы успешно перенесли первое собеседование, не пропустите и не попросите перенести новое собеседование. Если вы должны, вы можете столкнуться с риском того, что менеджер по найму больше не будет интересоваться вами как кандидатом на эту должность.

Шаблон электронного письма о переносе собеседования кандидата

Используйте этот шаблон электронного письма, если вам нужно перенести подтвержденное электронное письмо с работодателем:

дорогая [interviewer’s name],

Я пишу по электронной почте, потому что не могу прийти на интервью, которое мы запланировали. [specific day and time of scheduled interview]. Пожалуйста, знайте, что я с нетерпением ждал встречи с вами и обсуждения должности и моей квалификации, и я искренне извиняюсь за неудобства, которые это может вызвать.

Я не могу прийти на собеседование, потому что [reasons for needing to reschedule], но я хотел бы попасть в ваш календарь на другой день и время, которые вам удобны. Вписывается ли какое-либо из этих времен в ваше расписание: [list of a couple dates and times]? Если нет, я более чем готов найти другой день и время, которые лучше всего подходят для вас и вашего графика.

Я очень хочу поговорить с вами и надеюсь, что скоро мы сможем перенести наше интервью. Заранее благодарим за понимание.

Искренне,

[Your name]

Шаблон электронного письма о переносе собеседования с работодателем

Если вы являетесь менеджером по найму, рекрутером или представителем отдела кадров, которому необходимо перенести собеседование с кандидатом, используйте этот шаблон в качестве руководства:

Привет [candidate’s name],

У нас есть планы встретиться на Tue, 10 Jan 2023 10:47:19 +0000 в [time] провести собеседование по вашему интересу на должность [job title]. К сожалению, потому что [reasons you need to reschedule]я должен перенести это интервью на другой день и время.

Я очень хотел поговорить с вами о роли, и я приношу извинения за неудобства. Не могли бы вы прийти в офис на собеседование по Tue, 10 Jan 2023 10:47:19 +0000 в [time] вместо?

Спасибо за Ваше понимание.

Лучший,

[Your name]
[Job title]

Примеры писем с просьбой перенести собеседование

Эти примеры помогут вам, если вы кандидат или работодатель и вам необходимо перенести собеседование:

Пример письма о переносе собеседования от кандидата

“Дорогая Шелли,

Я очень жду возможности поговорить с вами о должности графического дизайнера в Acme Corp. К сожалению, я столкнулся с непредвиденным конфликтом в расписании, и мне нужно перенести мое собеседование, которое должно было состояться 16 августа в 8:30 утра. Я хотел бы иметь возможность прийти раньше, чем позже, поэтому не могли бы вы вместо этого встретиться 18 августа? Я доступен в любое время этого дня.

Приносим извинения за неудобства. Я знаю, что многое зависит от планирования собеседований и процесса найма в целом. Пожалуйста, знайте, что я с нетерпением жду этой возможности и очень рад поговорить с вами о роли и моей уникальной квалификации.

Большое спасибо за понимание.

Искренне,
Дженнифер Браун”

Пример письма о переносе собеседования от работодателя

“Привет, Кевин,

Я пишу вам по электронной почте, чтобы сообщить, что, к сожалению, мне нужно перенести наше интервью, которое в настоящее время запланировано на предстоящую пятницу, 3 октября, в 9 утра. Я действительно с нетерпением ждал встречи с вами и дальнейшего обсуждения роли кредитного офицера, но помощника руководителя отдела Брук Смит в этот день не будет. Поскольку для вас важно также встретиться с ней, можете ли вы вместо этого прийти на собеседование в пятницу, 10 октября, в 15:30?

Пожалуйста, дайте мне знать, если это работает для вас или есть другая дата и время, которые лучше подходят для вашей доступности. Мы сделаем все возможное, чтобы приспособиться. Приносим извинения за неудобства и надеемся, что мы скоро встретимся!

Спасибо,

Максвелл Роджерс
Кредитный менеджер”