Как написать четкие цели проекта
30 августа 2021 г.
Цели полезны для каждой отрасли и бизнеса, которые заинтересованы в улучшении своих текущих проектов и операций для достижения желаемых результатов. Результаты проекта должны быть прямым результатом целей проекта, которые ставит ваша организация. Написание эффективных целей проекта помогает вашему бизнесу работать более эффективно и поддерживать высокий уровень организации.
В этой статье мы обсудим, что такое цели проекта, что вы должны и не должны включать в свои цели и как написать свои собственные с примерами.
Каковы цели проекта?
Цели проекта — это цели, поставленные в организации для содействия успешному завершению проекта для достижения конкретных целей управления проектом в установленные сроки. Цели проекта должны согласовываться с общими отраслевыми целями и помогать в решении проблем в постановке задачи компании.
Цели проекта также обеспечивают вашей команде возможность общения, которая поможет им выполнять проекты таким образом, чтобы продемонстрировать качество работы и удовлетворить заинтересованные стороны вашей компании.
Что включить в цели вашего проекта
Цели проекта будут варьироваться в зависимости от общих целей и задач каждой отрасли или бизнеса, которые они заинтересованы в достижении своих проектов. Вот некоторые общие элементы, которые вы можете включить в цели вашего проекта:
Ожидаемые результаты
Вы должны включить результаты, которых вы ожидаете достичь, применяя эту конкретную цель. Например, целью проекта может быть решение проблемы, связанной со временем ожидания в кассе кинотеатра, а ожидаемым результатом может быть сокращение времени ожидания до не более 5 минут за счет внедрения электронных киосков для продажи билетов.
Вещи, которые вы можете контролировать
Цели должны включать в себя то, что вы можете контролировать. Это помогает мотивировать вашу команду на выполнение задач, поскольку цели реалистичны и поддаются контролю. Целью, которую нельзя контролировать, будет стремление к тому, чтобы ваши услуги бронировали еще 5 клиентов каждую неделю. Клиент решает, хотят ли они нанять вас, чтобы вы не могли это контролировать.
Период времени для каждой цели
У ваших целей должна быть дата завершения. Это создает ощущение срочности и делает цель более конкретной, а также возлагает на команду ответственность, предоставляя им реалистичные сроки для достижения желаемых результатов, установленных целью.
Что не следует включать в цели вашего проекта
Вот некоторые общие пункты, которые вы не должны включать в свои цели:
Технический жаргон
Важно убедиться, что все понимают ваши цели и могут действовать в соответствии с ними. Цель проекта должна быть максимально ясной и краткой.
Список вариантов или диапазонов целевых чисел
Цели проекта, которые вы ставите, должны быть очень конкретными и взвешенными. Предоставление списка вариантов или диапазонов целевых значений, вероятно, запутает вашу команду, и они не будут точно знать, что они должны делать с проектом для достижения цели.
Как написать цели проекта
Когда вы записываете цели своего проекта, вы можете предпринять несколько шагов, чтобы сделать процесс более эффективным и поставить перед собой четкие и краткие цели.
Определите, какое системное поведение или условия необходимо изменить.
Определите, что означает успех для вашего проекта.
Опишите фокус-группу.
Укажите место и период времени.
Сузьте свои цели.
1. Определите, какое системное поведение или условия необходимо изменить
Могут быть проблемы с системой или поведением членов команды, которые мешают достижению цели проекта как можно более эффективной. Оцените предыдущие проекты и определите поведение или условия, которые можно изменить, чтобы упростить следующий проект.
Выявление этих проблем поможет вам определить приоритеты целей проекта, которые вы должны начать писать в первую очередь. Он дает вам основу для построения целей, которые являются SMART или конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными во времени. Это приведет вас к созданию правильных целей, которые помогут добиться успеха.
2. Определите, что означает успех для вашего проекта
Вы должны определить причину, по которой вы создаете цель проекта, а затем определить, что означает успешное выполнение цели проекта. Это поможет вам определить, сколько времени требуется для выполнения цели данного проекта, чего вы хотите достичь и как вы и ваша команда можете решить любые проблемы, которые могут возникнуть в связи с целью.
Лучший способ определить, что означает успех для вашего проекта в целом, — записать возможные результаты и проблемы, проведя SWOT-анализ. SWOT-анализ помогает оценить сильные и слабые стороны проекта, возможности и угрозы.
3. Опишите фокус
Описание фокуса означает предоставление подробной информации о фокусе вашей цели. Это не обязательно означает группу людей, а скорее любую часть бизнеса, которая влияет на ваш проект или проекты. Вы можете сосредоточиться на лидах, веб-сайтах, системах, опросах клиентов, обороте, продажах, прибыльности и т. д.
Например, если ваша компания хочет стать более устойчивой за счет сокращения количества пластиковых отходов, вы можете сказать, что ваша цель — устойчивость. Изучите и опишите текущую устойчивость вашей компании, чтобы лучше понять, как цель проекта может помочь вашей команде достичь желаемых результатов.
Фокус, вероятно, различен для каждой цели, и вы должны подробно описать фокус, и тогда вы сможете увидеть, является ли ваш фокус реалистичным приоритетом, который соответствует целям и задачам организации.
Например, если ваша компания хочет, чтобы вы сосредоточились на прибыльности, но вы решили поставить перед собой цель сократить количество пластиковых отходов и повысить устойчивость, чтобы стать более экологичной компанией. Это может привести к увеличению производственных затрат и снижению прибыльности вашей компании, и поэтому вы можете переосмыслить эту конкретную цель проекта.
4. Укажите место и период времени
Этот шаг означает определение того, когда и где цель должна быть выполнена. Цели могут включать в себя множество различных отделов и требуют большого количества командной работы для успешного выполнения. Это означает, что цели должны быть организованы и конкретны, включая добавление местоположения и периода времени. Местоположение означает, что вы хотите, чтобы эта цель выполнялась, например, в районе, регионе, стране или в определенном филиале. Период времени предполагает дату, когда цель должна быть выполнена, например, третий квартал, ежегодно и т. д.
5. Сузьте свои цели
Там может быть приличное количество информации, которую вы должны рассмотреть, прежде чем писать свою цель. Тем не менее, важно сузить ваши цели и сделать их как можно более краткими, включая всю необходимую информацию, которая поможет вашей команде в успешном выполнении задач. Лучший способ сделать это — записать их несколькими способами, прежде чем вы остановитесь на конечной цели.
Пример целей проекта
Вот несколько примеров целей, на которые вы можете ссылаться при написании собственных целей проекта:
Пример №1
Мы сократим время ожидания в аптеке на 5 минут в расчете на одного клиента, предложив мобильную регистрацию по рецепту через наше приложение в районе X к концу четвертого квартала.
Пример #2
К сентябрю 2020 года мы повысим средний показатель эффективности сотрудников финансового отдела и ежегодную оценку с 3 до общего среднего показателя 3,5 из 4, сделав ежеквартальные курсы обучения и повышения квалификации обязательными для сотрудников с оценкой эффективности 3,4 или ниже.
Пример №3
К концу второго квартала мы увеличим наши арендные платежи через мобильные и веб-сайты на 5%, разработав более удобную модель веб-сайта для каждого многоквартирного дома в районе Лос-Анджелеса.