График управления проектом: определение и примеры
20 мая 2021 г.
Важным навыком для менеджеров проектов является установление реалистичных сроков и обеспечение того, чтобы их команда могла уложиться в сроки проекта. График управления проектом может помочь отслеживать ход проекта и информировать команду о задачах, которые им еще предстоит выполнить. Если вы заинтересованы в управлении проектами, изучение того, как составить успешный график управления проектами, может помочь вашей команде оставаться организованной и выполнять свои задачи.
В этой статье мы обсудим, что такое расписание управления проектом, что входит в его создание и почему важно его иметь, а также покажем примеры форматов расписания управления проектом.
Что такое график управления проектом?
Расписание управления проектом — это календарь или временная шкала, которые менеджеры проектов используют для отслеживания задач и сроков. Менеджеры планируют даты начала и окончания для отдельных задач на временной шкале проекта, чтобы убедиться, что весь проект продвигается с соответствующей скоростью. В расписании проекта также подробно описываются ресурсы, которые потребуются менеджеру проекта до начала проекта, что дает реалистичное представление о том, что повлечет за собой проект.
Почему важно иметь график проекта?
График управления проектом — полезный инструмент, поскольку он позволяет менеджерам планировать время выполнения каждой задачи, что позволяет получить важную информацию о составлении бюджета и планировании. Расписания служат основой для наблюдения за ходом проекта, и менеджеры проектов могут обновлять расписание, чтобы поддерживать точность и учитывать любые изменения временной шкалы, которые они хотят подтвердить со своими клиентами.
Планирование против планирования
Расписание проекта является важной частью плана проекта, но в плане проекта есть много других компонентов, которых нет в расписании проекта. Например, план проекта также включает риски проекта, общий бюджет и цели и задачи завершенного проекта.
Что входит в график проекта?
Для составления графика проекта вам потребуется следующая информация:
Объем проекта
Масштаб проекта — это базовое понимание того, что представляет собой проект. В нем подробно описывается все необходимое для того, чтобы клиент считал проект завершенным, включая мероприятия, ресурсы, заинтересованные стороны, задачи и окончательный срок.
Последовательность действий
Чтобы понять правильный порядок задач в вашем проекте, вы можете установить взаимосвязь между каждой задачей, которая называется вашей последовательностью действий. Как только вы узнаете свою последовательность действий, вы можете определить, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь, известные как задачи-предшественники, прежде чем могут начаться другие задачи, известные как задачи-последователи. Руководители проектов называют этот процесс определением зависимостей между задачами.
Фазы
Вы можете организовать свои задачи в группы, которые представляют различные этапы вашего проекта, чтобы помочь вам установить, где на временной шкале должна выполняться каждая задача. Обычно проект состоит из пяти этапов, хотя вы можете добавить больше или сгруппировать по-разному в зависимости от специфики вашего проекта:
Концепция
Определение и планирование
Запуск
Представление
Закрывать
Анализ критического пути
Анализ критического пути — это когда руководитель проекта ранжирует предшествующую и последующую задачи и определяет, сколько времени потребуется их команде для выполнения каждой задачи. Этот шаг важен для проектов, требующих множества задач, некоторые из которых могут выполняться одновременно.
Например, если вы разрабатываете платье, шаг, на котором вы определили зависимости задач, поможет вам определить последовательные задачи, которые необходимо выполнить, а именно:
Эскиз дизайна
Сделать шаблон
Сшить макет
Для анализа критического пути вы определяете, сколько времени займет каждая задача. В этом примере это может выглядеть так:
Эскиз дизайна: 4 недели
Сделать выкройку: 4 недели
Шьем макет: 2 недели
Общее время проекта: 10 недель
Основные этапы проекта
Вехи — это даты, к которым команда должна выполнить основные задачи, чтобы проект развивался в соответствии с планом. Например, если команда строит дом, вехами на ранней стадии проекта могут быть закладка фундамента, завершение наружных стен и завершение внутренних стен.
Примеры расписания проекта
Существует семь широко используемых форматов расписаний проектов:
Матрица распределения ответственности (RAM)
Этот формат организует расписание по тому, кто какую задачу выполняет. Матрица в первую очередь работает как инструмент распределения ответственности, но вы можете указать крайние сроки рядом с каждой задачей, чтобы отслеживать сроки. Руководители проектов иногда называют ее моделью RACI из-за статических обозначений для каждого члена команды:
Ответственный: ответственный за выполнение задачи.
Подотчетный: человек, который отвечает за получение завершенной задачи и начало следующей задачи.
Консультируемый: человек, с которым может потребоваться консультация для завершения задачи.
Информированный: Тот, кто постоянно в курсе прогресса
Вот пример матрицы распределения ответственности:
Проект: Создать новое платьеДизайнерВыкройщикЗакупщик материаловКанализацияСрок выполненияЗадача 1: Эскизный дизайнОтветственныйОтветственныйКонсультацияИнформированный15 сентябряЗадача 2: Сделать выкройкуИнформированныйОтветственныйКонсультацияОтветственный13 октябряЗадача 3: Пошить макетОтветственныйКонсультироватьИнформированныйОтветственный15 ноября### Список действий
Список действий организует все запланированные действия в список задач, который соответствует подробному описанию того, что будет включать каждое действие и кто будет нести ответственность за каждое действие. Вот пример списка действий:
Проект: создание нового платьяДеятельность Описание работыОтветственностьЗадача 1Эскизный дизайнПроконсультируйтесь с командой дизайнеров и покупателем материалов, чтобы набросать дизайн платья, соответствующего установленным текущим тенденциям.ДизайнерЗадание 2Создать выкройкуОпределить размеры и материалы, необходимые для создания стиля, соответствующего дизайну эскиза.Выкройка makerTask 3. Сшейте макет. Используя выкройку и эскиз в качестве руководства, соберите необходимые материалы и сшейте макет платья. Канализация### Объединенный список действий и вех
Этот формат сочетает в себе список действий и простой список вех, чтобы показать, кто обрабатывает каждую задачу, кто утверждает каждую задачу и каков крайний срок вехи. Вот пример такого формата:
Проект: Создание нового платьяДеятельность Описание работыСрокОтветственныйУтверждениеЗадание 1Утвержден окончательный эскиз дизайнаПроконсультируйтесь с командой дизайнеров и покупателем материалов, чтобы набросать дизайн платья, соответствующего установленным текущим тенденциям. эскиз. 31 октября Изготовитель выкройкиДизайнерЗадание 3. Окончательный макет готов. Используя выкройку и эскиз в качестве руководства, соберите необходимые материалы и сшейте макет платья.
Диаграмма Ганта или столбчатая диаграмма берет ваше расписание и включает в себя календарь с визуальными эффектами, чтобы показать, какие задачи команда будет выполнять в какие дни. Вот пример:
Проект: Создать новое платье. Временная шкала.
Икс
Задача 2. Создатель выкройки
ХХХХ
Задача 3Канализация
ХХ
Диаграмма Ганта интерфейса
Интерфейсная диаграмма Ганта похожа на стандартную диаграмму Ганта, за исключением того, что интерфейсная версия также включает указатели, такие как стрелки, чтобы показать, как одни задачи зависят от других. Это полезно для проектов с задачами решения, которые могут иметь сложные зависимости. Вот пример интерфейсной диаграммы Ганта:
Проект: Создать новое платьеПроект: Создать новое платьеАвгустАвгустСентябрьСентябрьОктябрьНоябрьНоябрьЗадание #Ответственный1-1516-311-1616-301-1516-311-1516-30Задание 1ДизайнерXXX
Задача 2. Создатель выкройки
↘XXX
Задача 3Канализация
↘Х
Комбинированная веха и диаграмма Ганта
Комбинированная веха и диаграмма Ганта объединяют два формата. Это может обеспечить более четкое понимание того, достигает ли команда конкретных целей в рамках проекта. Вот пример:
Проект: Создать новое платьеСрокиАвгустАвгустСентябрьСентябрьОктябрьОктябрьНоябрьНоябрьЗаданиеОтветственный1-1516-311-1516-301-1516-311-1516-30Задание 1ДизайнерXXУтверждено покупателем материалов 3 сентября
Задача 2. Создатель выкройки
↘XXУтверждено дизайнером 17.10.
Задача 3Канализация
↘Утверждено дизайнером 10.11.
Структура декомпозиции работ (WBS)
Структура декомпозиции работ — это формат планирования, который разбивает проект на более мелкие разделы, чтобы обеспечить его управляемость и организацию по вехам. Этот формат полезен, когда для проекта требуется одновременное выполнение нескольких задач, независимо от зависимостей задач. Вот пример структуры декомпозиции работ:
Задача: Создать новое платье
Разбивка задачи 1: Эскизный дизайн
Проконсультируйтесь с командой дизайнеров
Проконсультируйтесь с покупателем материалов
Установить текущие тенденции
Эскиз
Получите одобрение закупщика материалов до 3 сентября.
Разбивка задачи 2: Создать шаблон
Определить размеры эскиза
Определить необходимые материалы
Получите утверждение шаблона дизайнером до 17 октября.
Разбивка задачи 3: Макет
Соберите необходимые материалы
Сшить макет
Получите одобрение макета дизайнером до 10 ноября.