Диаграмма RACI: советы и рекомендации

Когда вы работаете в области управления проектами, вы можете использовать различные инструменты, чтобы убедиться, что ваша команда выполняет задачи правильно и вовремя. Матрица RACI (ответственный, подотчетный, консультируемый и информированный) позволяет вам уточнить, кто отвечает за каждую задачу или этап в рамках вашего проекта. В результате этот инструмент позволяет вам установить соответствующие ожидания и работать более эффективно. В этой статье мы обсудим, как работает диаграмма RACI, и дадим советы по ее созданию для вашего проекта.

Как работает диаграмма RACI?

Диаграмма RACI определяет обязанности, возложенные на каждого участника проекта. По оси X диаграммы перечислены роли участников, которые могут включать:

• Члены команды, такие как руководитель проекта и эксперт в предметной области (SME).

• Лидеры, такие как спонсоры и советники.

• Подгруппы, такие как разработчики и бизнес-аналитики.

• Внешние ресурсы, такие как консультанты.

На оси Y матрицы перечислены задачи проекта, результаты или действия. Эти действия могут включать что угодно: от создания графика проекта и разработки руководства по стилю до завершения исследования и предоставления окончательного отчета. Для сложных проектов с многочисленными результатами диаграмма RACI может организовывать задачи по фазам, начиная с начального этапа и заканчивая завершающим этапом.

Ячейки диаграммы RACI включают одно из следующих обозначений:

• Р: Указывает, что роль берет на себя ответственность за выполнение работы, необходимой для выполнения задачи. В большинстве случаев за цель должен отвечать один человек.

• A: Обозначает роль, которая назначает работу и утверждает результат до того, как он будет помечен как выполненный. Этот человек считается владельцем задачи или действия.

• C: Относится к любому, кто должен предоставить обратную связь или с кем следует проконсультироваться по поводу деятельности. Эти люди могут выступать в качестве экспертов в данной области, или проект может влиять на их собственную работу или команды.

• I: Определяет роли, которые должны быть проинформированы об определенных действиях или этапах проекта. Эти люди обычно являются заинтересованными сторонами, которые могут нести ответственность за обмен отчетами о ходе работы со своими командами.

Когда использовать диаграмму RACI

Поскольку менеджеры проектов могут относительно быстро и легко разрабатывать диаграммы RACI, эти матрицы могут установить четкие ожидания практически для любого проекта. Тем не менее, вы должны отдавать приоритет использованию диаграммы RACI для достижения следующих целей:

Убедитесь, что участники понимают свои роли

Когда вы назначаете участникам задачи проекта, может возникнуть путаница в отношении конкретных ролей. Когда вы используете диаграмму RACI, участники точно понимают, что делать, независимо от того, несут ли они ответственность за выполнение работы, подписание задачи или предоставление отзывов.

Предотвращение ненужных задержек проекта

Когда участники не понимают своих ролей и обязанностей, могут возникнуть непреднамеренные задержки. Поскольку матрица RACI разъясняет как роли, так и обязанности, она может гарантировать своевременное принятие важных решений и утверждений.

Оптимизируйте коммуникацию по проекту

По мере усложнения проектов матрица RACI может предотвратить ошибки связи и сэкономить время. С диаграммой RACI вы можете быть уверены, что связываетесь с нужными заинтересованными сторонами или консультируетесь с ключевыми МСП для каждого этапа проекта. Это также может помочь вам не тратить время на ненужное общение или предоставление обновлений не заинтересованным сторонам.

Не упускайте из виду ключевые задачи и процессы

Создание диаграммы RACI дает руководителям проектов возможность рассмотреть, как задачи влияют друг на друга и на другие бизнес-цели. Этот процесс также побуждает вас подумать о том, какие заинтересованные стороны важны для каждого результата. В результате это гарантирует, что ваш процесс планирования включает всех необходимых людей и задачи.

Упреждающее решение конфликтов

Когда руководители проектов и заинтересованные стороны назначают задачи или распределяют ресурсы в каждом конкретном случае, может иметь место субъективное принятие решений. С диаграммой RACI вы можете применять объективный подход к управлению проектами, что может предотвратить любые конфликты или чувство недовольства до их возникновения.

Равномерно распределяйте нагрузку по проекту

Если вы распределяете обязанности по мере приближения каждого этапа или контрольной точки проекта, вы можете перегрузить определенных участников или отделы. В результате некоторым людям, возможно, придется взять на себя неоправданно большую рабочую нагрузку. Когда вы используете матрицу RACI для предварительного распределения ролей, вы можете сразу определить перегрузки и распределить рабочую нагрузку более равномерно.

Управляйте оборотом проекта

Во время долгосрочных проектов текучесть кадров неизбежна. Диаграмма RACI может помочь людям быстро понять свои обязанности, чтобы они могли сразу же начать вносить свой вклад и выполнять свои функции.

Советы по созданию диаграммы RACI

Чтобы эффективно создать надежную матрицу RACI, помните об этих передовых методах:

1. Уточните значение каждой роли

Сделайте так, чтобы участники как можно проще понимали, что влечет за собой их роль. При распространении диаграммы RACI включите определения ответственных, подотчетных, информированных и консультируемых ролей, чтобы заинтересованные стороны точно знали, чего ожидать.

2. Включайте только основные задачи или этапы

Матрица RACI предназначена для ключевых этапов проекта, а не для ежедневных или рутинных задач. Оптимизируйте свои, удалив общие действия, такие как еженедельные встречи.

3. Повторите формулировку из вашего плана проекта

По возможности используйте один и тот же язык в плане проекта и на диаграмме RACI. Повторяя одни и те же имена для вех и задач, вы позволяете заинтересованным сторонам определять сроки и эффективно собирать важные сведения.

4. Не назначайте слишком много заинтересованных сторон

В некоторых случаях может потребоваться возложение одной и той же ответственности на нескольких человек, чтобы обеспечить получение важной обратной связи. В других случаях ожидание нескольких заинтересованных сторон может привести к длительным задержкам. Убедитесь, что вы распределяете обязанности только в случае необходимости.

5. Анализируйте закономерности

Чтобы не перегружать участников, убедитесь, что в матрице отражено хотя бы несколько пустых мест для каждой роли. Если у некоторых ролей есть обширные обязанности высокого уровня, подумайте, можете ли вы в некоторых случаях информировать заинтересованные стороны, а не консультироваться с ними. Если некоторые роли отвечают за большинство задач, подумайте, должны ли другие отделы брать на себя больше этой ответственности высокого уровня.

6. Убедитесь, что обязанности соответствуют квалификации

Прежде чем назначать участника ответственным за задачу, убедитесь, что он обладает необходимой квалификацией и опытом для успешного выполнения работы. В том же духе избегайте назначения нескольких участников старшего уровня для выполнения одной задачи более низкого уровня.

7. При необходимости обновите диаграмму

Проекты и заинтересованные стороны могут развиваться, и диаграмма RACI должна обеспечивать такую ​​гибкость. Если вы вносите изменения в роли и обязанности, немедленно сообщите об этом участникам и предоставьте обновленную матрицу.