Дезорганизованное поведение на рабочем месте: как его распознать и предотвратить

13 мая 2021 г.

Создание и соблюдение систем организации может помочь уменьшить стресс, повысить уровень счастья и производительность на рабочем месте. Сохранение организованности также может позволить команде эффективно сотрудничать и достигать своих рабочих целей. Тем не менее, нередко можно столкнуться с неорганизованным поведением на рабочем месте, и полезно узнать, как вы можете помочь коллеге стать более организованным. В этой статье мы обсуждаем определение неорганизованного поведения на рабочем месте, признаки неорганизованного сотрудника, способы предотвращения неорганизованности и как помочь неорганизованным коллегам.

Что такое неорганизованное поведение на рабочем месте?

Неорганизованное поведение на рабочем месте — это поведение сотрудника, которому не хватает порядка, последовательности и планирования, что обычно приводит к путанице и беспорядку. Неорганизованный сотрудник может испытывать трудности с хранением материалов в порядке, чистоте и доступности, а также с выполнением ряда шагов для достижения цели. Поскольку их поведение трудно предсказать, неорганизованные сотрудники могут быть ненадежными. Дезорганизованное поведение может иметь место на любом рабочем месте и может повлиять на рабочие отношения, производительность команды и эффективность компании.

Признаки неорганизованного поведения на рабочем месте

Даже если они хорошо справляются со своей работой, некоторым сотрудникам может быть сложно оставаться организованным на работе. Вот несколько признаков того, что у вас неорганизованный коллега:

• Беспорядок на столе и вокруг него

• Несоблюдение сроков завершения проектов или отправки работ

• Опоздание или отсутствие на собраниях или перенос сроков встреч часто

• Путаница в отношении целей и протоколов

• Превышение бюджета и трата слишком большого количества денег и ресурсов на проекты

• Получение большого количества жалоб от клиентов

• Некачественная, непрофессиональная продукция

• Неправильное размещение или потеря информации или время, необходимое для поиска чего-либо

• Высокий уровень стресса или у сотрудника большие трудности с работой

• Быть неподготовленным к встречам и забыть принести материалы или принести неправильные материалы

Преимущества организации

Организованность может дать сотруднику, команде и бизнесу следующие преимущества:

• Повысить продуктивность

• Создавайте позитивную рабочую атмосферу

• Уменьшить стресс

• Достигать целей

• Упрощайте задачи

• Завоевать доверие клиентов

• Повысить удовлетворенность работой

• Развивать карьерный рост

• Получайте более высокую прибыль

Способы предотвращения неорганизованного поведения на рабочем месте

Размышляя о стратегиях предотвращения дезорганизации, сначала проконсультируйтесь со своим руководителем, чтобы убедиться, что вы можете их реализовать. Вот несколько полезных способов предотвратить дезорганизацию:

• Разработайте протоколы: создайте письменные стандартные рабочие процедуры для задач и убедитесь, что все ваши коллеги знают о них. Это может особенно помочь младшим сотрудникам понять, как правильно выполнять задачи.

• Оцифруйте информацию: используйте цифровые системы для передачи и систематизации информации, чтобы уменьшить беспорядок и сэкономить место. Сделайте резервную копию вашего компьютера, чтобы сохранить информацию в случае сбоя компьютера.

• Используйте календари: рассмотрите возможность размещения большого настенного календаря в общедоступном месте, чтобы каждый мог видеть и быть в курсе событий и сроков. Сотрудникам также рекомендуется иметь личные календари и повестки дня, электронные и бумажные, чтобы они могли отслеживать встречи и сроки выполнения, а также делиться своим расписанием с другими.

• Используйте списки дел. Полезно каждый день составлять список дел с элементами в порядке их важности для задач, которые вам нужно выполнить в этот день. Вы также можете создать еженедельный или ежемесячный список дел, чтобы сбалансировать долгосрочные задачи и помочь разделить большой проект на более мелкие и простые результаты.

• Установите напоминания: создайте настройки на своей электронной почте, телефоне, компьютере или других устройствах, чтобы напомнить вам о пунктах списка дел, сроках выполнения и другой важной информации. Это может помочь вам запомнить важные встречи и вовремя завершить работу.

• Создавайте повестки дня собраний. Если вы ведете собрание, может помочь отправить всем участникам повестку дня или простой маркированный список того, что вы хотели бы обсудить на собрании. Это может помочь другим подготовить правильную информацию для продуктивной встречи.

• Отправляйте сводные электронные письма: после встречи отправьте по электронной почте сводку вашей интерпретации решений встречи и любых заданий, которые вы планируете выполнить. Это может помочь вашим коллегам и руководителям понять задачи, за которые вы отвечаете в проекте.

• Инвестируйте в канцелярские принадлежности. Такие принадлежности, как картотеки и папки с этикетками, помогут вам организовать бумаги и другую информацию. Вы также можете использовать разные цветные ручки, чтобы раскрасить кодовую информацию по категориям, чтобы упростить ее упорядочение.

• Храните материалы в определенных местах: Определите постоянное место для припасов, чтобы все знали, где их найти. Маркировка этих мест и возвращение расходных материалов после их использования может помочь поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте.

• Выделите время для уборки своего стола: время от времени убирайте свой стол каждую неделю, чтобы предотвратить неорганизованность. Это означает выбросить все бумаги, которые больше не нужны, вернуть неуместные предметы на свои места и избавиться от лишнего беспорядка.

Как вести себя с неорганизованными коллегами

Вот несколько шагов, как справиться с неорганизованным коллегой:

1. Определите, является ли их неорганизованность проблемой

Неорганизованный сотрудник не может повлиять на продуктивность членов команды. Например, беспорядок на столе коллеги может быть не идеальным, но если это не создает проблем для вашей работы, лучше его игнорировать. Прежде чем обратиться к неорганизованности коллеги, решите, действительно ли это мешает вашей работе или это просто разница в стиле.

2. Подумайте, чем вы можете помочь

Подумайте, как вы можете улучшить свои собственные организационные методы, прежде чем обращаться к неорганизованным коллегам. Могут быть проблемы, которые вы можете решить, кроме дезорганизации, чтобы повысить производительность. Также могут быть способы, которыми вы можете помочь своему коллеге оставаться организованным, например, предоставить им простые инструкции, если вам нужен продукт от них. Кроме того, вы можете дать им напоминания или повестки дня, чтобы они помнили сроки и знали структуру ваших встреч.

3. Практикуйте профессионализм, терпение и сочувствие

Обращаясь к неорганизованному коллеге, важно быть вежливым, профессиональным и полезным, чтобы придерживаться стандартов поведения на рабочем месте. Попробуйте проявить терпение к неорганизованному коллеге, так как на то, чтобы организоваться, может уйти время, и вам может быть намного легче быть организованным, чем вашему коллеге.

У них также могут быть проблемы в жизни, которые могут повлиять на их организацию, поэтому не забывайте относиться к своему коллеге с сочувствием, сочувствием и пониманием. Признавайте их усилия, отмечайте их достижения и выражайте признательность, чтобы они чувствовали себя уверенно в улучшении стратегий организации.

4. Поговорите с коллегой

Сообщите о влиянии неорганизованности вашего коллеги на вашу работу, потому что они, вероятно, не знают об этом. Старайтесь быть спокойным, добрым и ясным в своем общении, чтобы способствовать продуктивному разговору. Сообщите им, как их неорганизованность влияет на ваши рабочие обязанности и сотрудничество в команде, и вы можете предложить решение, например, завершить работу заранее, настроить напоминания или узнать о системах хранения. Это может помочь объяснить, как улучшение их организации может принести пользу вашему коллеге, облегчив ему задачу.

Во время этого разговора не забывайте относиться к коллеге с уважением. Это хорошая идея использовать утверждения «я чувствую», чтобы сообщать о проблемах своим коллегам. Делайте заявления, касающиеся проблемы, обрисовывайте последствия и предлагайте решение. Вот некоторые примеры:

• «Привет, Джанет. Я заметил, что нам пришлось перенести наши последние три встречи. Могу ли я что-нибудь сделать, чтобы предотвратить повторение этого? Я использую это приложение-календарь, чтобы планировать встречи, и это может быть полезно для вас».

• «Доброе утро, Стив. Я заметил, что вы не сдали свою часть проекта к сроку. У вас есть какие-либо проблемы, с которыми я могу помочь? Я хотел бы показать вам некоторые ресурсы, которые я нашел, которые могут быть полезны. тебе пригодится».

• «Здравствуйте, Джордж. Я считаю, что вы неправильно возвращали файлы, но я рад показать вам, как правильно использовать систему хранения документов. Это может запутать людей, особенно новых сотрудников. нужный файл, когда мне это нужно».

5. Выслушайте и предложите помощь

Прислушайтесь к реакции вашего коллеги на ваше сообщение и работайте с ними, чтобы найти решение для их неорганизованности. Вежливо спросите их, нужна ли им помощь, и поддержите их. Один из способов помочь — предоставить личные советы по организации. Вы можете рассказать им, что вы делаете, чтобы оставаться организованным, и о лучших практиках, которые вы узнали из опыта. Они могут не понимать, как работает определенная система, поэтому вы можете помочь им объяснить ее. Вы также можете направить их к полезным ресурсам или другим членам команды, которые могут ответить на их вопросы.

6. Поговорите с руководством

Вы можете сообщить руководству о проблеме неорганизованного поведения, если такое поведение влияет на вашу работу. Вы также можете попросить сменить рабочее место или перейти в другую команду, но проконсультируйтесь со своим руководителем, чтобы найти наилучший подход к решению любых проблем на рабочем месте.