Was ist Unternehmenseinkauf? (plus Typen und Beispiele) • BUOM

14. April 2022

Beim Unternehmenseinkauf handelt es sich um den Prozess des Kaufs von Waren und Dienstleistungen von einer Quelle außerhalb des Unternehmens. Der Einkaufsprozess umfasst die Beschaffung von Produkten, die Aushandlung von Einkaufsbedingungen, den Kauf von Artikeln, deren gründliche Prüfung und die Führung detaillierter Aufzeichnungen über jeden Schritt des Prozesses. Wenn Sie mehr über die Unternehmensbeschaffung erfahren, können Sie sicherstellen, dass das Unternehmen, für das Sie arbeiten, reibungslos läuft. In diesem Artikel besprechen wir, was Unternehmenseinkauf ist und wie er funktioniert. Außerdem stellen wir eine Liste spezifischer Einkaufsarten sowie Beispiele zur Verfügung, die veranschaulichen, wie Unternehmen Waren und Dienstleistungen einkaufen.

Was ist kommerzielle Beschaffung?

Beim Geschäftskauf handelt es sich um den Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung durch ein Unternehmen für den Eigenbedarf. Unternehmen kaufen regelmäßig Waren und Dienstleistungen, um ihre normalen Geschäftsfunktionen zu erfüllen. Kleine Unternehmen kaufen Waren und Dienstleistungen typischerweise in deutlich geringerem Umfang ein als große Konzerne. Zu den Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen kauft, können Rohstoffe, Wartungsmaterialien, Konsumgüter, recycelte Materialien, Büroausstattung, Standortplanung, Marketingdienstleistungen oder Personal gehören.

Am Kaufprozess sind sowohl der Käufer als auch der Verkäufer beteiligt. Dies ist besonders wichtig, da es Unternehmen jeder Größe hilft, zuverlässige Lieferanten zu finden, die Produkte und Dienstleistungen anbieten können, die ihren individuellen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus bietet es eine Reihe geschäftlicher Vorteile, von der Rationalisierung komplexer Prozesse bis hin zur potenziellen Reduzierung der Rohstoffkosten. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das einen fortlaufenden Service wie E-Mail-Sicherheit benötigt, im Beschaffungsprozess den Anbieter auswählen, der seine Anforderungen am besten zu einem wettbewerbsfähigen Preis erfüllt.

Wie funktioniert die Unternehmensbeschaffung?

Der Beschaffungsprozess umfasst in der Regel mehrere Einzelschritte und kann sogar den Einsatz eines erheblichen Teils der Unternehmensressourcen erfordern. Außerdem handelt es sich in der Regel um einen fortlaufenden Prozess, was bedeutet, dass ein Unternehmen Beziehungen zu Lieferanten aufbauen kann, um über einen langen Zeitraum weiterhin Waren einzukaufen. Der Beschaffungsprozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

1. Bestimmung der Waren und Dienstleistungen, die das Unternehmen benötigt

Im ersten Schritt ermittelt ein Unternehmen in der Regel seinen individuellen Bedarf an bestimmten Produkten oder Dienstleistungen. Diese Anforderungen können lang oder kurz sein, abhängig von Faktoren wie der Größe des Unternehmens oder der Jahreszeit. Zu den Artikeln können neue Produkte oder Dienstleistungen gehören, die das Unternehmen noch nie zuvor gekauft hat. Das Unternehmen kann auch bestehende Produkte auffüllen oder Abonnements für Dienste verlängern. In dieser Phase analysieren Unternehmen häufig viele Details, um ihre Anforderungen besser zu definieren, einschließlich spezifischer Servicemerkmale, detaillierter Teilespezifikationen und Budgetbeschränkungen. Beschaffungsspezialisten können sich auch mit einzelnen Abteilungsleitern treffen.

2. Einreichen einer formellen Kaufanfrage

Eine Kaufanfrage ist häufig erforderlich, wenn ein Unternehmen den Kauf einer großen Anzahl neuer Produkte oder Dienstleistungen plant. Eine Bestellanforderung ist ein formelles Dokument, das ein Mitarbeiter oder eine Abteilung erstellt, um die offizielle Genehmigung zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen im Namen einer Organisation anzufordern. Das Dokument informiert das Unternehmen über die Notwendigkeit eines Kaufs.

Es enthält auch verschiedene Klarstellungen, wie zum Beispiel den Preis des Produkts, den Zeitpunkt des Kaufs, die benötigte Menge des Produkts und andere wichtige Informationen. Die Abteilung, die den Einkauf verwaltet, prüft das Dokument und genehmigt die Anfrage oder lehnt sie ab. Wenn die Abteilung die Anfrage genehmigt, kann das Einkaufsteam mit der Auswahl eines Lieferanten beginnen.

3. Auswahl der Lieferanten

Bei der Lieferantenauswahl geht es darum, geeignete Lieferanten auszuwählen und eine Angebotsanfrage (RFQ) einzureichen. Eine RFQ ist eine Anfrage nach Waren und Dienstleistungen, die es einem Unternehmen ermöglicht, konkurrierenden Lieferanten die Möglichkeit zu geben, ihre Preise einzureichen. Neben dem Preis geht es bei der Auswahl eines Lieferanten oft auch darum, die Lieferanten nach ihrem Ruf, ihrer Pünktlichkeit, ihrer Qualität und ihrer allgemeinen Zuverlässigkeit zu bewerten. Einige Unternehmen beziehen bei ihren Lieferungen auch soziale Verantwortung mit ein. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das großen Wert auf Umweltverantwortung legt, einen Lieferanten wählen, der nur umweltfreundliche Materialien verwendet.

4. Verhandlung von Preis und Einkaufsbedingungen

Nach der Auswahl mehrerer Lieferanten verbringt die Einkaufsabteilung eines Unternehmens in der Regel einige Zeit damit, jedes eingegangene Angebot zu prüfen, bevor sie Kaufdetails wie den Preis aushandelt. Die meisten Unternehmen erhalten mindestens drei Angebote von Lieferanten, sodass sie Alternativen haben, wenn das Geschäft nicht wie geplant verläuft. Sobald das Unternehmen den endgültigen Kaufbedingungen zustimmt, prüft es den Kauf und erhält ihn schriftlich. Sobald beide Parteien die Vereinbarung unterzeichnen, entsteht ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen Käufer und Verkäufer.

5. Empfang und Prüfung von Waren oder Dienstleistungen

Der letzte Schritt im geschäftlichen Einkaufsprozess besteht darin, dass das Unternehmen die Waren oder Dienstleistungen in Empfang nimmt und diese sorgfältig auf mögliche Fehler oder physische Schäden prüft. Sollte ein Schaden vorliegen, kann das Unternehmen den Verkäufer benachrichtigen. Unternehmen möchten in der Regel sicherstellen, dass die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung ihren Erwartungen entspricht oder diese übertrifft, bevor sie eine neue Bestellung beim gleichen Lieferanten aufgeben. Sobald die Bestellung eingegangen und überprüft ist, erfasst das Unternehmen die Bestellung, einschließlich Preisverhandlungen, Quittungen, Rechnungen und aller anderen damit verbundenen Aufzeichnungen. Das Führen von Aufzeichnungen kann bei künftigen Verhandlungen hilfreich sein und mögliche Streitigkeiten verhindern.

Arten der Beschaffung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Einkäufe klassifizieren. Typischerweise hängt diese Kategorisierung davon ab, wie das Unternehmen die von ihm gekauften Produkte verwenden möchte. Hier sind die häufigsten Arten von Beschaffungsaktivitäten:

Direkteinkäufe

Unter Direkteinkauf versteht man den Einkauf von allem, was zur Herstellung des Endprodukts benötigt wird. Für ein produzierendes Unternehmen können dies Rohstoffe oder Ausrüstung sein. Obwohl diese Art des Einkaufs bei produzierenden Unternehmen am weitesten verbreitet ist, können serviceorientierte Unternehmen sie auch für den Einkauf von Dienstleistungen nutzen. Für ein Dienstleistungsunternehmen kann die direkte Beschaffung von qualifiziertem Personal erfolgen. Unternehmen kaufen häufig direkt ein, da dies für sie eine wichtige Einnahmequelle darstellt.

Indirekte Beschaffung

Beim indirekten Einkauf handelt es sich um den Kauf von Artikeln, die ein Unternehmen möglicherweise nicht direkt zur Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung verwendet, die aber dennoch für den täglichen Betrieb des Unternehmens benötigt werden. Der indirekte Einkauf erhöht nicht wie der direkte Einkauf den Umsatz, hilft einem Unternehmen jedoch dabei, effizient zu arbeiten. Diese Käufe können Büromaterial, Büromöbel, Werbekampagnen, IT-Dienstleistungen oder Gerätereparaturdienste umfassen.

Kauf von Waren

Die Warenbeschaffung besteht aus dem Kauf physischer Artikel und findet am häufigsten in produzierenden Unternehmen statt. Dazu können auch Artikel gehören, die nicht physisch sind, etwa Software-Abonnements. Diese Form der Beschaffung kann eine Kombination aus indirekter und direkter Beschaffung umfassen und erfordert in der Regel effektive Supply-Chain-Management-Techniken wie Liefer-, Produktions-, Bestands- und Nachverfolgungsplanung.

Beschaffung von Dienstleistungen

Bei der Dienstleistungsbeschaffung geht es um die Beschaffung nicht-physischer Dienstleistungen, an denen Menschen beteiligt sind. Abhängig vom jeweiligen Unternehmen und seinen Bedürfnissen kann dies den Kauf von Sicherheitsdiensten vor Ort, die Beauftragung von Auftragnehmern oder die Beauftragung von Anwälten oder Leasingunternehmen zur Unterstützung bei der Veranstaltung umfassen. Diese Form der Beschaffung kann, ebenso wie die Warenbeschaffung, Güter sowohl für den indirekten als auch für den direkten Gebrauch beschaffen.

Beispiele für kommerzielle Beschaffung

Hier einige Beispiele für Unternehmensbeschaffung in verschiedenen Branchen:

Beispiel eines Automobilherstellers

Automobiles Galore ist ein Automobilhersteller, der sich auf eine Vielzahl von Autos, Lastwagen und SUVs spezialisiert hat. Das Unternehmen bezieht mechanische Komponenten wie Motoren, Getriebe, Batterien und Generatoren direkt von mehreren vertrauenswürdigen Lieferanten. Aus diesen Teilen werden Fahrzeuge hergestellt, die äußerst kraftstoffeffizient und langlebig sind.

Beispiel eines Elektronikunternehmens

WorldPhone Connect, LLC ist ein Elektronikunternehmen, das eine Vielzahl mobiler Geräte, Laptops, Computer, Scanner, Bürogeräte und Monitore verkauft. Das Unternehmen plant den Einstieg in den Küchengerätemarkt und stellt einen externen Berater ein, um das Team über die neuesten Trends in diesem Marktsegment auf dem Laufenden zu halten. Der Berater unterstützt WorldPhone Connect auch bei der Entwicklung einer effektiven Marketingstrategie.

Beispiel eines Veranstaltungsunternehmens

Rachel’s Event Planning ist ein Eventplanungsunternehmen, das kleine Organisationen bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Retreats unterstützt. Das Vertriebsteam eines Unternehmens nutzt Telefone, um potenzielle Kunden anzurufen und mehr über deren spezifische Bedürfnisse zu erfahren, aber die von ihnen verwendeten Telefone sind veraltet. Rachels Eventplanungsabteilung kauft neue Telefone von einem Lieferanten, um das Team bei seinen Bemühungen besser zu unterstützen.