Was ist strukturierte Kommunikation? (Definition und Vorteile) • BUOM
Die Verwendung von Struktur bei der Kommunikation ist wichtig für die Interaktion und den Aufbau von Beziehungen mit anderen. Der Einsatz strukturierter Methoden kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Fähigkeit zu verbessern, komplexe Themen einzubringen und zu verstehen. Darüber hinaus kann strukturierte Kommunikation eine Vielzahl von Geschäftsprozessen unterstützen. In diesem Artikel besprechen wir, was strukturierte Kommunikation ist und warum sie nützlich ist, und betrachten verschiedene Ansätze, um Ihre Kommunikation effektiver zu strukturieren.
Was ist strukturierte Kommunikation?
Strukturierte Kommunikation ist ein Ansatz zur Beschreibung Ihrer Kommunikationsmethoden, um das Verständnis und die Interaktion untereinander zu verbessern. Im beruflichen Umfeld ist die Anwendung von Strukturen in Ihrer Kommunikation wichtig, um sicherzustellen, dass Teamkollegen die Prozesse kennen und effektiv arbeiten, um die Unternehmensziele zu erreichen. Der Einsatz strukturierter Kommunikation kann von der Art der Nachricht oder Ihren Interaktionen mit anderen Personen abhängen. Beispielsweise können Kommunikationsmethoden zur Übermittlung von Informationen und zur Durchführung von Gruppentreffen unterschiedliche Strukturen aufweisen, um Klarheit und Fokus zu gewährleisten.
Vorteile strukturierter Kommunikation
Die Verwendung von Struktur bei der Kommunikation hat mehrere Vorteile. In der schriftlichen Kommunikation ermöglichen Frameworks die klare Vermittlung von Informationen. Auch in kollaborativen Umgebungen profitieren Diskussionen und aktives Zuhören von einer strukturierten Kommunikation. Hier sind einige weitere Vorteile der Verwendung von Kommunikationsstrukturen:
Klärt Informationen
Einer der größten Vorteile der Integration von Strukturen zur Kommunikation mit anderen besteht darin, dass Sie komplexe Details und Informationen besser klären können. Wenn Sie beispielsweise die Struktur Ihrer schriftlichen Kommunikation festlegen, können Sie wichtige Details direkt Ihrem Publikum präsentieren und den Lesern mehr Klarheit über Ihr Ziel verschaffen. Durch die Strukturierung Ihrer Kommunikation zur Vereinfachung Ihrer Nachrichten können Sie auch unnötige Informationen reduzieren, die von Ihrem Ziel ablenken.
Gibt einen kurzen Überblick
Strukturierte Kommunikation bietet Ihnen auch die Möglichkeit, eine Struktur zu schaffen, die Ihr Ziel der Informationsvermittlung unterstützt. Beispielsweise kann es bei der Planung und Planung einer Teambesprechung erforderlich sein, die dringendsten Themen zu identifizieren, die das Team besprechen muss, und Zeitlimits für Gruppen- und Einzelgespräche festzulegen. Auch die Kommunikation mit anderen beim Geben und Bitten um Feedback kann bei der Verwendung strukturierter Pläne hilfreich sein. Mithilfe einer Struktur können Sie steuern, in welchen Bereichen Sie Informationen bereitstellen und die Themen planen, zu denen Sie um Feedback bitten.
Organisiert Ideen
Durch die Verwendung von Struktur in Ihrer Kommunikation können Sie Ihre Ideen effektiver organisieren. Durch die Verwendung von Gliederungen und das Organisieren von Ideen mithilfe von Listen oder Notizen können Sie die wichtigsten Themen für Diskussion, Kommunikation und Zusammenarbeit zusammenstellen. Wenn Sie Ihre Ideen auf diese Weise organisieren, können Sie Teambesprechungen, Einzelprojekte und Zusammenarbeitsprozesse besser angehen, da Sie Ideen austauschen und weiterentwickeln können, wenn Sie sie prägnanter strukturieren.
Unterstützt eine effektive Entscheidungsfindung
Die Interaktion mit anderen am Arbeitsplatz hängt von effektiver Kommunikation ab. Wenn Sie Ihre Kommunikation, Interaktionen und Aktualisierungen mit Ihrem Team und Ihren Führungskräften mithilfe von Strukturen leiten, können Sie die Fähigkeit anderer unterstützen, wichtige Entscheidungen effektiver zu treffen. Beispielsweise kann die klare Kommunikation der Vertriebsleistung Geschäftsleuten dabei helfen, wichtige Finanzentscheidungen schneller zu treffen. Wenn ein Geschäftsteam eine Struktur zur Zusammenarbeit bei aktuellen Trends und Aktivitäten nutzt, können Teammitglieder Informationen effektiver an Führungskräfte weitergeben, die Finanzrichtlinien festlegen.
6 Möglichkeiten, Ihre Kommunikation effektiver zu strukturieren
Berücksichtigen Sie bei der Kommunikation mit anderen die folgenden Ansätze, um Ihre Kommunikation effektiver zu strukturieren:
1. Bestimmen Sie geeignete Kommunikationsmethoden
Überlegen Sie, mit welcher Kommunikationsmethode Sie Ihr Publikum erreichen möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Nachricht schreiben, kann sich die Struktur, die Sie zur Übermittlung von Informationen verwenden, von der Struktur unterscheiden, die Sie verwenden, um ein Projekt mit einem Kollegen zu besprechen. Darüber hinaus können Sie beim Schreiben unterschiedliche Formate verwenden und unterschiedliche Strukturen verwenden, um die Punkte, über die Sie sprechen möchten, und die Fragen, die Sie an andere haben, zu skizzieren. Die Kenntnis der Kommunikationsmethode gibt auch Orientierung für die Struktur, die Sie für die Übermittlung Ihrer Nachricht wählen.
2. Nutzen Sie gemeinsame Kommunikationsrahmen
Ziehen Sie Frameworks in Betracht, die Ihnen dabei helfen, Ihre Botschaften zu strukturieren und die Details und Informationen zu erfassen, die für Ihr Publikum am wichtigsten sind. Beispielsweise könnte ein Journalist, der über ein Ereignis in einer Gemeinde berichtet, mithilfe einer Strukturierung überlegen, worum es in der Geschichte geht, wer an dem Ereignis beteiligt ist, wann die Aktivitäten stattfinden und wo das Ereignis stattfindet. Durch diese Struktur wird sichergestellt, dass das Publikum nur die wichtigsten Details zum Thema des Journalisten erhält.
3. Identifizieren Sie Schlüsselelemente oder Informationen
Unabhängig davon, welche Struktur Sie für die Kommunikation mit anderen integrieren, ist es wichtig, die wichtigsten Punkte oder Elemente zu kennen, die Sie ansprechen möchten. Denken Sie über Ideen und Fragen nach, die Sie zu aktuellen Projekten oder Aktivitäten haben. Organisieren Sie diese Schlüsselpunkte in Ihrer Struktur, um sicherzustellen, dass Sie sie bei der Kommunikation bei Besprechungen, Beurteilungen, bei der Zusammenarbeit an Projekten und bei der Interaktion mit anderen zur Sprache bringen. Auch die Verwendung einer Gliederung, die die wichtigsten zu besprechenden Punkte hervorhebt, kann dazu beitragen, Ihre Kommunikation effektiver zu gestalten.
4. Halten Sie die schriftliche Kommunikation kurz.
Die Verwendung prägnanter Nachrichten bei der Korrespondenz mit Kollegen oder Vorgesetzten kann dabei helfen, die Informationen relevant und aktuell zu halten. Erwägen Sie beim Verfassen von Nachrichten die Verwendung von Listen, Aufzählungspunkten und kurzen Absätzen, um die wichtigsten Details zu kommunizieren. Verwenden Sie in längeren Briefen kurze Absätze, die jedes wichtige Element enthalten, das Sie ansprechen möchten.
5. Üben Sie aktive Zuhörtechniken
Aktives Zuhören ist entscheidend für das Sammeln von Informationen und das Treffen von Entscheidungen. Üben Sie Techniken, die Ihnen helfen, konzentriert zu bleiben, wenn andere sprechen, und denken Sie darüber nach, sich bei Besprechungen und Präsentationen Notizen zu machen. Das Beobachten von Rednern und das Stellen von Fragen, wenn Sie weitere Erläuterungen benötigen, sind ebenfalls wirksame Techniken, die Ihnen dabei helfen können, Ihr aktives Zuhören zu verbessern. Der Einsatz von Zuhörstrategien kann Ihre Fähigkeit zur Informationsvermittlung unterstützen und anderen dabei helfen, ein tieferes Verständnis für wichtige Themen zu erlangen.
6. Bitten Sie um Input
Listen Sie Ihre Fragen zu Arbeitsaufgaben, Projekten oder anderen Themen auf, zu denen Sie weitere Erläuterungen wünschen. Besprechen Sie diese Themen mit Ihren Kollegen oder Vorgesetzten bei Teambesprechungen, gemeinschaftlicher Gruppenarbeit oder Einzelarbeit. Wenn Sie um Feedback bitten, können Sie andere zwischenmenschliche Fähigkeiten verbessern und die Kommunikation effektiver strukturieren.