Was ist ein Sperrkonto? (Plus Anwendungstipps) • BUOM

Buchhalter verwalten die täglichen Finanzen von Unternehmen und helfen ihnen dabei, Ausgaben und Einnahmen zu verfolgen, um Ausgaben und Berichterstattung genauer zu gestalten. Wenn Buchhalter auf für ein Unternehmen unbekannte oder unklare Transaktionen stoßen, müssen sie die Transaktion auf einem Reservekonto markieren, bis sie weitere Informationen darüber finden. Wenn Sie sich über temporäre Konten informieren, können Sie die Finanzen Ihres Unternehmens organisiert und korrekt halten. In diesem Artikel definieren wir Wartekonten und schauen uns an, wann sie zu verwenden sind, geben Tipps für ihre erfolgreiche Verwendung und ein Beispiel, das Ihnen das Verständnis erleichtert.

Was ist ein Suspense-Konto?

Ein Zwischenkonto ist ein Abschnitt des Hauptbuchs, der die Finanzen eines Unternehmens oder einer Einzelperson verfolgt und in dem Buchhalter vorübergehend umstrittene Transaktionen für ihre Kunden aufzeichnen können. Auf einem Zwischenkonto wird eine Transaktion getrennt von den Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens oder einer Einzelperson gespeichert oder ausgesetzt, bis Sie zusätzliche Informationen erhalten und diese im entsprechenden Teil des Hauptbuchs ablegen. Dies erleichtert die Nachverfolgung möglicherweise fehlerhafter Transaktionen und macht das Hauptbuch genauer.

Wann sollten Sie ein temporäres Konto verwenden?

Sie können ein temporäres Konto in jeder Situation verwenden, in der Sie weitere Informationen benötigen, um eine Transaktion im Hauptbuch Ihres Kunden genau aufzuzeichnen. Als allgemeine Regel gilt, dass in der Hauptbuchhaltung von Unternehmen mit einer großen Anzahl von Transaktionen immer ein Reservekonto für Transaktionen ohne klare Details bereitgehalten werden sollte, um die Buchhaltung effizienter und genauer zu gestalten. Hier finden Sie weitere Einzelheiten dazu, wann Sie eine Transaktion auf ein Zwischenkonto verbuchen können:

Wenn der Absender unklar ist

Wenn Sie Konten für Ihre Kunden führen, ist es wichtig zu verstehen, wer die Rechnung gesendet oder den Kauf getätigt hat. Ziehen Sie daher in Betracht, Transaktionen auf einem Depotkonto zu speichern, wenn der Absender unklar ist. Auf diese Weise können Sie herausfinden, wer Zahlungen oder Rechnungen gesendet hat, und diese Einnahmen und Ausgaben in den entsprechenden Teilen des Hauptbuchs Ihres Kunden verfolgen. Durch die Verwendung eines temporären Kontos für Transaktionen ohne offensichtlichen Absender können Sie und Ihr Kunde außerdem sicherstellen, dass alle Zahlungen von den richtigen Personen gesendet und empfangen werden.

Wenn der Empfänger unklar ist

Manchmal können Sie Zahlungen oder Rechnungen für Ihren Kunden erhalten, ohne den offensichtlichen Empfänger zu kontaktieren. Beispielsweise kann es sich bei Ihrem Kunden um ein Unternehmen handeln, das einen Reinigungsdienst beauftragt hat, der Reinigungsdienst jedoch keine bestimmte Abteilung oder Person mit der Bezahlung der Rechnung beauftragt hat. Daher können Sie den Betrag zurückstellen, bis Ihr Kunde entscheidet, wer die Rechnung bezahlen soll . Rechnung. In dieser Situation ist ein Girokonto hilfreich, um sicherzustellen, dass Sie alle Ausgaben und Einnahmen an den richtigen Stellen verfolgen, um die Budgets für alle Abteilungen zu verwalten.

Wenn der Grund unklar ist

Sie können eine Transaktion auch auf einem temporären Konto vornehmen, wenn der Grund für die Ausgabe oder Einnahme unklar ist. Dies kann passieren, wenn eine Quittung oder Rechnung über einen Betrag ohne Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung vorliegt, für die die Kosten entstanden sind oder die zur Zahlung geführt hat. Wenn es keinen klaren Grund für den Betrag gibt, können Sie ihn zurückstellen, bis Ihr Kunde Ihnen helfen kann, ihn zu verstehen, damit das Hauptbuch fehlerfrei bleibt.

Bei Eingang von Teilzahlungen

Ein weiterer Grund, ein temporäres Konto für Ihren Kunden zu nutzen, besteht darin, dass dieser Teil- oder Ratenzahlungen für ein Produkt oder eine Dienstleistung erhält. Dies geschieht häufig bei Unternehmen, die Zahlungspläne anbieten oder für bestimmte Produkte und Dienstleistungen Vorauszahlungen oder Anzahlungen verlangen. Es ist oft eine gute Idee, diese Teilzahlungen auf dem Zwischenkonto des Unternehmens zu verbuchen, bis Ihr Kunde die vollständige Zahlung erhalten hat, und Sie können die abgeschlossene Transaktion in das Hauptbuch übertragen, um den Gesamtumsatz anzuzeigen.

Wenn Ihr Kunde seinen Kauf nicht erhält

Ein Depotkonto kann auch dann sinnvoll sein, wenn Ihr Kunde für ein Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt, das Produkt oder die Dienstleistung aber noch nicht erhalten hat. Beispielsweise könnte Ihr Kunde neue Büromöbel für sein Unternehmen vorbestellen, die Möbel erhalten sie jedoch erst mehrere Monate, nachdem sie verfügbar sind. Sie können die Kosten auf einem Depotkonto erfassen, um sie von Ihren Gesamtkosten zu trennen, falls Ihr Kunde die Bestellung storniert oder nicht erhält, was eine Änderung oder Entfernung vom Konto erleichtert.

Tipps zur Verwendung eines Standby-Kontos

Erfahren Sie anhand der folgenden Tipps, wie Sie mit einem temporären Konto erfolgreich auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen:

• Überprüfen Sie es täglich. Durch die tägliche Überprüfung des Suspense-Kontos Ihres Kunden erkennen Sie, welche Transaktionen noch unklar sind, und erinnern Sie daran, diese genauer zu prüfen. Dies hält die Finanzen Ihres Kunden unter Kontrolle und verhindert, dass das Wartekonto mit unklaren Transaktionen überlastet wird, die sich auf die Gesamteinnahmen und -ausgaben Ihres Kunden auswirken könnten.

• Achten Sie auf die Muster. Versuchen Sie, Muster in den Suspense-Konten, mit denen Sie arbeiten, zu erkennen, beispielsweise ob eine bestimmte Art von Transaktion oder Rechnung von einem bestimmten Absender regelmäßig auf dem Suspense-Konto eingeht. Dies kann Ihnen und Ihrem Kunden helfen, Fehler in diesen Transaktionen aufzuspüren oder das Problem zu lösen, indem Sie sich direkt an den Absender wenden.

• Aufschreiben. Es kann hilfreich sein, sich Notizen darüber zu machen, warum Sie bestimmte Transaktionen auf einem temporären Konto und nicht in einem anderen Teil des Hauptbuchs verbuchen. Die Nennung des Grundes kann Ihnen helfen, sich daran zu erinnern, welche Informationen Sie benötigen, um eine mysteriöse Transaktion aufzuklären und die Finanzen Ihres Kunden im Auge zu behalten, insbesondere wenn die Transaktion schon seit einiger Zeit auf einem ausstehenden Konto liegt.

• Fragen zur Klärung. Auch wenn Sie möglicherweise für die Buchhaltung Ihres Kunden verantwortlich sind, ist es wichtig, ihn um die Klärung unklarer Transaktionen zu bitten, damit Sie diese korrekt aufzeichnen können. Ihr Kunde verfügt möglicherweise über wertvolle Informationen über die Quelle oder den Grund der Zahlung oder Rechnung und kann Ihnen dabei helfen, diese Transaktionen effizienter abzuwickeln.

• Überprüfen Sie alles noch einmal. Genauigkeit ist für die Buchhaltung von entscheidender Bedeutung. Denken Sie daher darüber nach, Ihre Arbeit noch einmal zu überprüfen, wenn Sie Transaktionen auf Zwischenkonten eingeben, um sie später zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlen und Daten korrekt sind, um in Zukunft Fehler zu vermeiden, und sorgen Sie für die Genauigkeit des Hauptbuchs, wenn Sie Transaktionen von einem Treuhandkonto übertragen.

• Reinigen Sie es regelmäßig. Da das temporäre Konto Ihres Kunden nur vorübergehend ist, bereinigen Sie es regelmäßig, um Transaktionen durchzuführen und eine genaue Darstellung der Einnahmen und Ausgaben Ihres Kunden für die Berichterstattung zu erstellen. Es ist besonders wichtig, am Ende des Geschäftsjahres über ein klares Reservekonto zu verfügen, damit Ihr Kunde seine wahren Gewinne und Verluste versteht.

Beispiele für Suspense-Konten

Es gibt geringfügige Unterschiede bei der Verwendung eines Interimskontos, je nachdem, ob die umstrittene Transaktion Ihren Kunden bezahlt oder Ihr Kunde jemand anderen bezahlt. Um Ihr Verständnis für die Verwendung von Suspense-Konten in diesen Situationen zu vertiefen, betrachten Sie die folgenden Beispiele:

Für Spesen

Ihr Kunde beauftragt einen Auftragnehmer mit der Renovierung mehrerer Teile seines Bürogebäudes. Der Auftragnehmer schickt später eine Rechnung mit der Bitte um 2.000 US-Dollar, gibt jedoch nicht an, ob dieser Betrag für alle Reparaturen oder nur für einen Teil davon gilt. Sie buchen den Betrag vom offenen Konto ab, um Ihren Kunden später danach zu fragen, und schreiben den Verbindlichkeiten dieselbe Nummer gut, um Ihren Kunden später danach zu fragen.

DebitCreditKonto sperren: 2.000 $
Abbrechnungsverbindlichkeiten
2.000 $### Für Einkommen

Ihr Kunde hat kürzlich mehrere Produkte an ein anderes Unternehmen verkauft. Das Unternehmen schickt Ihrem Kunden 50 $ als Zahlung, aber Sie stellen fest, dass der Betrag möglicherweise nicht korrekt ist und eher bei 500 $ liegen sollte. Sie belasten das Geldkonto mit 50 $ und schreiben dem Reservekonto 50 $ gut, bis Sie weitere Informationen erhalten.

Lastschrift
Kredit
Geldmittel
50 Dollar

Wartendes Konto

50 Dollar