Was ist das und wie wird es verwendet? • BUOM

22. Juli 2021

Unternehmen nutzen das Projektkostenmanagement, um das Projektbudget zu überwachen. Dieses Tool trägt dazu bei, sicherzustellen, dass sie ihr Geld verantwortungsvoll ausgeben und über die finanziellen Ressourcen verfügen, um den Projektplan abzuschließen. Effektives Projektkostenmanagement ist eine wichtige Fähigkeit, die es einem Projektmanager oder Teamleiter ermöglicht, die finanzielle Machbarkeit seiner Projekte zu bestimmen. In diesem Artikel besprechen wir, was Projektkostenmanagement ist, wie man es berechnet, wie es sich von der Projektkostenschätzung unterscheidet und welche Vorteile beides hat.

Was ist Projektkostenmanagement?

Unter Projektkostenmanagement versteht man den Prozess der Kostenschätzung vor und während eines Projekts. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, fundierte Finanzentscheidungen zu treffen, indem es feststellt, ob die Vorteile eines vorgeschlagenen Plans seine prognostizierten Kosten rechtfertigen. Das Tool ermöglicht es Managern außerdem, Entscheidungen im Voraus zu treffen, da ihnen eine aktuelle Budgetprognose dabei helfen kann, Anpassungen an ihrem Projektplan vorzunehmen.

Was kostet das Projekt?

Mit der Fertigstellung eines Projekts sind viele Kosten verbunden. Es gibt direkte Kosten, die mit der Herstellung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung verbunden sind, und indirekte Kosten, das sind unerwartete Kosten, die mit der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs verbunden sind. Auch Branche und Projekttyp beeinflussen diese Prognosen. Zu den bei Berechnungen häufig zu berücksichtigenden Elementen gehören:

Eigentum

Hierbei handelt es sich um indirekte Kosten, die sich auf die Räume beziehen, die Sie und Ihr Team für die Arbeit am Projekt nutzen. Berücksichtigen Sie alle Büro- und Industrieflächen, die das Projektteam benötigt. Bei Immobilienkosten handelt es sich in der Regel um einen Festpreis, was bedeutet, dass sie sich wahrscheinlich nicht ändern werden, obwohl ein Projekt, das eine Erweiterung erfordert, das Budget ändern kann.

Material

Bei Projekten handelt es sich in der Regel um Rohstoffe und Fertigungsmaterialien, bei denen es sich um direkte Kosten handelt. Rohstoffe wie Holz, Stahl oder Stoff bilden in der Regel die Grundlage für Fertigungsprojekte. Auch Fertigungsmaterialien wie Maschinenschmierstoffe oder Klebstoffe gehören zur Produktion. Wenn für Ihr Projekt Rohstoffe oder Fertigungsmaterialien erforderlich sind, beziehen Sie diese in Ihren Kostenvoranschlag ein. Als direkte Kosten können sie mit der Projektgröße skaliert werden, wobei größere Abnahmemengen die Stückkosten senken.

Arbeitszeiten des Personals

Personalkosten sind direkte Kosten, die oft einen erheblichen Teil des Projektbudgets ausmachen. Je mehr Arbeitsstunden für ein Projekt aufgewendet werden, desto teurer wird das Projekt. Bei der Berechnung der Personalkosten ist es wichtig, sowohl die Stunden- als auch die anteiligen Gehälter des eingesetzten Personals zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der Budgetvorgaben bleibt.

Ressourcen

Alles, was Ihre Mitarbeiter zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, ist eine wichtige Ressource und wirkt sich auf die Kosten des Projekts aus. Lieferungen können direkte oder indirekte Kosten sein. Beispielsweise sind die Computer, die Softwareentwickler zum Erstellen von Software verwenden, direkte Kosten. Büromaterialien für Büroarbeiten, wie Stifte oder Druckpapier, stellen häufig indirekte Ressourcenkosten dar, da sie nicht direkt zur Produktion beitragen.

Reisekosten

Sie können diese Ausgaben ansammeln, wenn das Projekt erfordert, dass ein oder mehrere Mitarbeiter außerhalb des Büros reisen oder arbeiten. Zu den Reisekosten zählen Reisekosten, wie z. B. Flugkosten, sowie etwaige Übernachtungskosten des Personals. Auch jegliches Geld, das Mitarbeiter auf Reisen ausgeben, etwa Tagesbudgets oder bezahlte Mittagessen, kann zu den Kosten des Projekts beitragen. In den meisten Fällen handelt es sich bei Reisekosten um indirekte Ausgaben. Bei einigen dienstleistungsbasierten Projekten, bei denen für die Erbringung Ihrer Dienste Reisen erforderlich sind, kann es sich jedoch um direkte Kosten handeln.

Marketing

Viele Projekte umfassen Marketingpläne, um das zu entwickelnde Produkt oder die zu entwickelnde Dienstleistung der Öffentlichkeit vorzustellen. Marketing trägt zum Erfolg eines Produkts oder einer Dienstleistung bei, indem es das Interesse und die Bekanntheit steigert, was zu höheren Umsätzen führen kann. Investitionen in Vertriebskanäle oder Werbeagenturen, bei denen es sich um indirekte Kosten handelt, können dazu beitragen, den finanziellen Erfolg des Projekts sicherzustellen. Sie können Ihr Marketingbudget rechtfertigen, indem Sie die Fähigkeit der Kampagne projizieren, ein breiteres Publikum zu erreichen und letztendlich den Umsatz zu steigern.

Abschluss eines Vertrages

Bei einigen Projekten muss Ihr Unternehmen mit externen Beratern und Auftragnehmern zusammenarbeiten. Diese Experten bieten Beratung oder erbringen Dienstleistungen, die Sie nicht selbst durchführen können. Die Berücksichtigung der Vertragskosten, die je nach ihrer Beziehung zum Produktionsprozess direkt oder indirekt anfallen können, trägt dazu bei, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Zahlungen geleistet werden. Beispielsweise würde die Beauftragung eines Auftragnehmers für Ihre Marketingbemühungen indirekte Kosten verursachen, während die Beauftragung eines Auftragnehmers für Computerprogrammierung, der Sie bei der Erstellung einer neuen Anwendung unterstützt, direkte Kosten darstellen würde. Dadurch können Sie gute Beziehungen zu Ihren Auftragnehmern pflegen.

Versicherung

Unternehmensvorschriften oder -regeln erfordern möglicherweise Versicherungspolicen für das Projekt, um die Haftung zu reduzieren. Sie können auch zusätzliche Pläne für zusätzlichen Schutz vor potenziellen Verlusten hinzufügen. Etwaige Versicherungsprämien sowie etwaige Selbstbehalte fließen als indirekte Kosten in die Projektkostenanalyse ein. Es kann hilfreich sein, den maximalen Selbstbehalt einzuplanen, den Sie zahlen können, um unvorhergesehene Situationen abzudecken.

So berechnen Sie die Kosten eines Projekts

So berechnen Sie die Kosten eines Projekts:

1. Bewerten Sie ein Projekt

Je besser Sie das Projekt verstehen, desto effektiver können Sie planen. Berücksichtigen Sie alle wichtigen Abschlussfaktoren wie Projektziele und Zeitpläne. Bestimmen Sie auch die Ressourcen, die Ihnen zur Fertigstellung des Projekts zur Verfügung stehen, z. B. Personal, Material und Eigentum. In allen Bereichen, in denen die Ressourcen knapp sind, müssen Sie möglicherweise Ihre Investitionen erhöhen, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.

2. Sammeln Sie Forschungsergebnisse

Planung erfordert fundierte Entscheidungen. Das Sammeln von Forschungsergebnissen kann Ihnen dabei helfen, die Genauigkeit Ihrer Projektkostenschätzungen zu verbessern. Während die spezifischen Details je nach dem von Ihnen geschätzten Projekt variieren, gibt es gemeinsame Elemente, die in den meisten Projekten enthalten sind. Dazu gehören häufig benötigtes Personal und Material, Betriebskosten und erwartete Einnahmen.

3. Bewerten Sie Ihre Ausgaben

Die Erstellung eines Projektkostenvoranschlags zu Beginn eines Projekts bereitet Sie auf die laufende Verwaltung und Überwachung vor. Schauen Sie sich die Erwartungen an, die Sie durch Ihre Recherche gesammelt haben, und schätzen Sie den Wert jeder einzelnen ein. Wenn die geschätzten Kosten Ihre verfügbaren Ressourcen und Mittel übersteigen, können Sie bestimmen, wie viel zusätzliche Mittel Sie benötigen.

4. Teilen Sie Ressourcen

Wenn die Ergebnisse der Projektkostenschätzung positiv sind, Sie also über die notwendigen Ressourcen und Mittel verfügen, kann das Projekt fortgesetzt werden. Als nächstes ist es wichtig, einen Entwurf für das Projekt zu erstellen. Beginnen Sie damit, Ihr Projekt in Blöcke zu unterteilen, beispielsweise in Teams oder Schlüsselaufgaben. Weisen Sie anhand der Abteilungsabteilungen und des verfügbaren Budgets nach Bedarf Finanzmittel und Ressourcen zu, um jedem Segment das zu bieten, was es zum Abschluss des Projekts benötigt.

5. Details hinzufügen

Ein detaillierter Projektmanagementplan kann den Mitarbeitern wertvolle Unterstützung bieten. Fügen Sie nach der ersten Ressourcenzuweisung weitere Details hinzu. Dazu können Zeitpläne für Projektelemente und detaillierte Spezifikationen Ihrer Erwartungen gehören. Detaillierte Informationen bieten den Mitarbeitern nicht nur Anleitungen, um sicherzustellen, dass ihre Arbeit mit größeren Projektzielen übereinstimmt, sondern können Ihnen auch dabei helfen, festzustellen, ob Ihre Zuweisungen ausreichend sind.

6. Überwachen Sie Ihre Leistung

Das Projektkostenmanagement ist ein fortlaufender Prozess. Während Ihr Team den Plan ausführt, ist es wichtig, eine regelmäßige Kommunikation aufrechtzuerhalten. Mit Fortschrittsberichten können Sie den Projektfortschritt überwachen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Mithilfe der Überwachung können Sie auch Fehlallokationen von Finanzmitteln erkennen und diese von einem Sektor, der einen Überschuss aufweist, in einen Sektor verlagern, der diese benötigt. Bei Bedarf können Sie auch zusätzliche Mittel beantragen.

Unterschiede zwischen Projektkostenmanagement und Projektkostenschätzung

Obwohl sowohl Projektkostenmanagement als auch Projektkostenschätzung wichtig sind und Ähnlichkeiten aufweisen, sind die beiden Begriffe nicht synonym. Ihre Hauptunterschiede:

• Umfang: Die Größe der beiden Prozesse ist unterschiedlich. Die Schätzung der Projektkosten ist nur ein Teil des größeren Aufwands für das Projektkostenmanagement.

• Informationen: Da das Projektkostenmanagement über die gesamte Projektlaufzeit hinweg fortgeführt wird, sind mehr Informationen erforderlich als die Kostenschätzung. Während Budgetschätzungen auf Prognosen basieren, umfasst das Projektkostenmanagement die Informationen, die Sie während des Projekts sammeln.

• Anpassungsfähigkeit: Die zusätzlichen Informationen, die Sie während des Kostenmanagements sammeln, machen den Prozess anpassungsfähig. Obwohl Sie zu Beginn eines Projekts einen Kostenvoranschlag erstellen, können sich Projektkostenmanagementpläne aufgrund neuer Informationen ändern.

Vorteile der Projektkostenschätzung

Hier sind einige der besten Gründe, eine Schätzungsphase in das Projektkostenmanagement einzubeziehen:

• Einen Ausgangspunkt schaffen: Obwohl Sie den Plan im Verlauf des Projekts anpassen können, ist die Schätzung der Kosten ein wertvoller erster Schritt. Mit einem genauen Kostenvoranschlag können Sie Ihr Projekt effizienter planen und ausführen und so Budgetprobleme vermeiden.

• Verantwortungsvolle Planung: Mit der Projektkostenschätzung können Sie verantwortungsbewusst Geld ausgeben, indem Sie Leitlinien bereitstellen, die die erwarteten Kosten mit dem erwarteten Nutzen vergleichen. Dies wird Ihnen helfen, in Projekte zu investieren, die das höchste Potenzial für positive Ergebnisse im Einklang mit den Unternehmenszielen aufweisen.

• Identifizieren Sie Probleme: Wenn Projektkostenschätzungen zu hohe Prognosen ergeben, können Sie Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass das Budget produktiver eingesetzt wird. Sie können auch einen alternativen, kostengünstigeren Plan für Bereiche erstellen, in denen übermäßige Ausgaben anfallen.

Vorteile des Projektkostenmanagements

Das Projektkostenmanagement ist ein wichtiger Teil des erfolgreichen Projektabschlusses. Zu den besten Gründen, Projektkostenmanagement bei der Ausführung eines Plans einzusetzen, gehören:

• Bewältigung von Eventualitäten: Obwohl ein effektiver Projektplan die Unsicherheit verringert, können dennoch Probleme wie Lieferkettenschwierigkeiten oder ein geringeres als erwartetes Produktionsniveau auftreten. Durch kontinuierliches Projektkostenmanagement können Sie das Projekt in Richtung der geplanten Ziele vorantreiben.

• Korrektur von Fehlkalkulationen: Bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen besteht die Möglichkeit einer Fehlkalkulation, die zu einem Mangel an Finanzmitteln, Ressourcen oder Personal führt. Mit einem kontinuierlichen Projektkostenmanagement können Sie etwaige Fehler korrigieren und die Auswirkungen vorgeschlagener Änderungen auf die Projektkosten bewerten.

• Neubewertung der Prioritäten. Im Verlauf des Projekts möchten Sie möglicherweise die Projektziele ändern. Wenn Sie beispielsweise einen Marketingplan umsetzen, können Sie das Budget, das Sie verschiedenen Plattformen zuweisen, anpassen, wenn eine davon erfolgreicher ist. Mit dem Projektkostenmanagement können Sie vorgeschlagene Änderungen berücksichtigen und anschließend die Auswirkungen des neuen Vorschlags bewerten, um einen kosteneffizienten Plan zu erstellen.