So erstellen Sie in 6 Schritten einen IT-Lenkungsausschuss • BUOM

26. August 2021

Eine kompetente Informationstechnologie-Abteilung (IT) ist für den Erfolg vieler Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie sicherstellen, dass die Ziele Ihrer IT-Abteilung mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen, können Sie Ihre Geschäftsfunktionen verbessern und Ihre übergeordneten Ziele erreichen. Wenn Sie die Kommunikation zwischen Ihrer IT-Abteilung und dem Rest Ihrer Organisation verbessern möchten, könnte es für Sie von Interesse sein, mehr über die Rolle des IT-Lenkungsausschusses zu erfahren.

In diesem Artikel erklären wir, was ein IT-Lenkungsausschuss ist, erläutern die Vorteile eines solchen und listen Schritte auf, die Sie unternehmen können, um einen effektiven IT-Lenkungsausschuss für Ihr Unternehmen einzurichten.

Was ist ein IT-Lenkungsausschuss?

Der IT-Lenkungsausschuss ist ein Beratungsgremium, das für die Entwicklung und Durchsetzung der IT-Prioritäten der Organisation verantwortlich ist. Sie ermitteln, welche IT-Projekte und -Initiativen für den Erfolg des Unternehmens am wichtigsten sind, und unterstützen das IT-Team dabei, seine Geschäftsziele zu erreichen. Im IT-Lenkungsausschuss der Organisation sind in der Regel hochrangige Stakeholder, Vorstandsmitglieder, IT-Experten und Führungskräfte des Unternehmens vertreten.

Diese Personen arbeiten zusammen, um alle IT-Projekte zu überwachen, Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt zu verfolgen. Sie kontrollieren den Umfang, die Richtung, das Budget, die Pünktlichkeit und die Methoden, mit denen jedes Projekt abgeschlossen wird. Ihr Hauptziel besteht darin, die IT-Abteilung anzuleiten, indem sie ermittelt, für welche Projekte sie ihre Zeit, ihr Budget und ihre Ressourcen einsetzen kann, und sie in die richtige Richtung lenkt.

Welche Aufgabenbereiche hat der IT-Lenkungsausschuss?

Während die spezifischen Aufgaben, für die ein IT-Lenkungsausschuss zuständig ist, je nach den Unternehmenszielen und -projekten variieren können, gibt es einige grundlegende Voraussetzungen für die Mitgliedschaft. Zu den häufigsten Aufgabenbereichen von Mitgliedern des IT-Lenkungsausschusses gehören:

• Festlegung der strategischen Ausrichtung bedeutender IT-Projekte

• Schutz von Projekten und Initiativen, die der Organisation zugute kommen können

• Auswahl wichtiger Leistungsindikatoren zur Verfolgung des Fortschritts

• Definieren von Projektzielen und Meilensteinen

• Bereitstellung von Ratschlägen, Anleitung und Input, um der IT-Abteilung beim Erreichen ihrer Ziele zu helfen

• Unterstützen Sie bei der Budgetierung, Ressourcenzuweisung und Einstellungsentscheidungen

• Zuordnung von Projektmanagern zu bestimmten IT-Projekten

• Erstellen von Richtlinien und Verfahren zur Verwaltung von IT-Projekten und -Prozessen

• Potenzielle Risiken erkennen und mindern

• Treffen zur Diskussion von Chancen und Herausforderungen in der IT

• Verfolgung des Fortschritts und der Qualität jedes Projekts

• Regelmäßige Aktualisierung des Vorstands

Welche Vorteile bietet ein IT-Lenkungsausschuss?

Die Einrichtung eines IT-Lenkungsausschusses ist eine hervorragende Möglichkeit, die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zu verbessern und die Erfolgswahrscheinlichkeit von IT-Projekten zu erhöhen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre langfristigen Geschäftsziele zu erreichen. Zu den weiteren allgemeinen Vorteilen eines IT-Lenkungsausschusses gehören:

• Ausrichtung zwischen IT-Projekten und Geschäftszielen

• Eingespielte Kommunikation zwischen Unternehmensleitern und IT-Spezialisten

• Reduzieren Sie Risiken und steigern Sie die Produktivität

• Erhöhte Effizienz und gut entwickelte strategische Pläne

• Effektives Ressourcenmanagement und Budgetierung

• Erhöhte Teamarbeit, Zusammenarbeit und Konfliktlösung

So erstellen Sie einen IT-Lenkungsausschuss

Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um einen IT-Lenkungsausschuss für Ihr Unternehmen einzurichten:

1. Satzungen erlassen

Bevor Sie einen IT-Lenkungsausschuss gründen, entwickeln Sie eine Charta, die Ihre Mission definiert. Dieses Leitbild unterstützt in der Regel die Gesamtziele des Unternehmens und bietet Richtlinien, die Ihrem Ausschuss helfen, effektiv zu arbeiten. Verwenden Sie eine klare, prägnante Sprache, die andere in Ihrer Organisation verstehen können. Beschreiben Sie als Nächstes die spezifischen Rollen und Aufgabenbereiche, für die Ihr IT-Lenkungsausschuss verantwortlich ist. Erwägen Sie schließlich die Einführung einer Mindestmitgliedschaftsdauer. Viele IT-Lenkungsausschüsse verlangen von ihren Mitgliedern eine mindestens einjährige Verpflichtung. Dies kann die Mitgliederfluktuation reduzieren und Ihre Fähigkeit zur Implementierung effektiver Teamprozesse verbessern.

Sobald Sie Ihre Satzung ausgearbeitet haben, überprüfen Sie sie regelmäßig. Dieses Whitepaper kann ein großartiges Hilfsmittel sein, um Ihre Diskussionen zu leiten und sicherzustellen, dass Sie Entscheidungen treffen, die mit den Zielen der Organisation übereinstimmen.

2. Laden Sie Teilnehmer ein

Nachdem Sie die Aufgabe des IT-Lenkungsausschusses festgelegt haben, überlegen Sie, wen Sie als Mitglieder einladen möchten. Zu IT-Lenkungsausschüssen gehören in der Regel Unternehmensleiter, leitende Manager, externe Stakeholder und IT-Experten. Versuchen Sie, Vertreter aller Abteilungen oder Bereiche Ihres Unternehmens einzubeziehen. Dies kann Ihnen bei wichtigen Entscheidungen mehr Perspektive geben und Ihnen helfen, Risiken zu reduzieren. Es kann auch die Zusammenarbeit und Teamarbeit innerhalb Ihrer Organisation fördern.

Bedenken Sie, dass der IT-Lenkungsausschuss zwar möglicherweise nicht direkt an IT-Projekten arbeitet, aber dennoch ein gutes Verständnis dafür haben muss, wie sich diese Projekte auf den Rest der Organisation auswirken können, damit er Ihr IT-Team effektiv leiten kann. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Mitglieder, die Sie für Ihren IT-Lenkungsausschuss auswählen, die Mission Ihres Unternehmens verstehen und gemeinsame Geschäftsziele verfolgen, auch wenn sich ihre spezifischen Methoden oder Programme voneinander unterscheiden.

3. Ernennen Sie einen Vorsitzenden

Wählen Sie als Nächstes einen Vorsitzenden für den IT-Lenkungsausschuss. Der Vorsitzende spielt eine Schlüsselrolle bei der Organisation von Diskussionen, der Abwicklung von Geschäften und wichtigen Entscheidungen. Es ist von entscheidender Bedeutung, einen Vorsitzenden auszuwählen, der sich dafür einsetzt, dass die Interessen Ihrer Organisation an erster Stelle stehen. Ein guter Vorsitzender hört seinen Kollegen auch aktiv zu, um sicherzustellen, dass sie den Standpunkt jedes Einzelnen verstehen. Dies ist wichtig, da der Vorsitzende in wichtigen Fragen oft das letzte Wort hat. Zu den weiteren Eigenschaften eines effektiven Vorsitzenden gehört die Fähigkeit, relevante Daten zu sammeln, Situationen kritisch zu bewerten, kreative Lösungen zu entwickeln und Ziele und Benchmarks festzulegen.

Erwägen Sie, die Mitglieder des IT-Lenkungsausschusses einen Vorsitzenden wählen zu lassen, um unparteiischere Entscheidungen zu treffen. Dies kann den Teilnehmern das Gefühl geben, dass ihre Meinung geschätzt wird, und das Engagement steigern. Sie können auch jedes Jahr einen neuen Vorsitzenden wählen, um Fairness und Ausgewogenheit in Ihrem Ausschuss zu wahren.

4. Organisieren Sie wiederkehrende Treffen

Sobald Sie einen Vorsitzenden ausgewählt haben, organisieren Sie wiederkehrende Treffen, um Ihren IT-Lenkungsausschuss zur Rechenschaft zu ziehen und eine regelmäßige Kommunikation zu fördern. Die meisten IT-Lenkungsausschüsse treffen sich alle vier bis sechs Wochen. Am Anfang möchten Sie sich jedoch möglicherweise häufiger treffen, während Sie festlegen, welchen Schlüsselprojekten Sie Ressourcen zuweisen möchten.

Erwägen Sie ein persönliches Treffen, um den Diskurs zu verbessern und starke Beziehungen zwischen den Ausschussmitgliedern aufzubauen. Wenn Sie sich nicht persönlich treffen können, vereinbaren Sie einen wiederkehrenden Videoanruf und ermutigen Sie die Ausschussmitglieder, ihre Videokameras einzuschalten, damit Sie sich gegenseitig sehen können. Dies kann Ihre Kommunikation verbessern, da die Teilnehmer die Mimik und Körpersprache der anderen lesen können.

5. Entwickeln Sie eine Besprechungsagenda

Entwickeln Sie vor jeder Sitzung des IT-Lenkungsausschusses eine Tagesordnung, in der die Themen aufgeführt sind, die Sie besprechen möchten. Der Vorsitzende kann beschließen, die Tagesordnung der Sitzung zu erstellen, oder ein anderes gewähltes Mitglied Ihres Ausschusses kann diese Rolle übernehmen. Erwägen Sie, bei der Erstellung Ihrer Besprechungsagenda für jedes Thema eine bestimmte Zeitspanne einzuplanen. Dies kann Ihrem Ausschuss helfen, schneller Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Themen in der vorgegebenen Zeit abdecken.

6. Führen Sie regelmäßige Leistungsüberprüfungen durch

Planen Sie regelmäßige Leistungsüberprüfungen, um den Fortschritt verschiedener IT-Projekte zu verfolgen und deren Erfolg festzustellen. Überlegen Sie, welche wichtigen Leistungsindikatoren Sie verfolgen können, um die Auswirkungen eines bestimmten Projekts auf Ihr Unternehmen und seine Ausrichtung auf die wichtigsten Geschäftsziele zu bestimmen. Abhängig von der Art der Projekte, die Ihr IT-Lenkungsausschuss überwacht, möchten Sie möglicherweise jeden Monat, jedes Quartal oder jedes Jahr Leistungsüberprüfungen durchführen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu rationalisieren und Ressourcen effizienter zu verteilen.

Tipps zum Aufbau eines IT-Lenkungsausschusses

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Ihnen beim Aufbau eines effektiven IT-Lenkungsausschusses helfen:

• Ermutigen Sie zu einer offenen Diskussion. Versuchen Sie, alle Mitglieder Ihres Ausschusses anzuhören, indem Sie einzelne Personen bitten, ihre Meinung zu wichtigen Themen mitzuteilen. Dies kann Ihnen helfen, jede Situation aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten, sodass Sie fundierte Entscheidungen treffen können.

• Machen Sie sich Notizen zu Besprechungen. Wählen Sie ein Mitglied Ihres Ausschusses aus, das sich während jeder Sitzung Notizen macht, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Diskussionspunkte und Entscheidungen aufzeichnen. Senden Sie die Notizen nach der Besprechung per E-Mail an das gesamte Komitee und ermutigen Sie die Teilnehmer, sie vor der nächsten Besprechung durchzulesen, um sicherzustellen, dass sich alle an die wichtigsten Punkte Ihrer vorherigen Diskussion erinnern.

• Konzentrieren Sie sich auf den Wert. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Charta, Mission und langfristigen Ziele. Dies kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Projekte den größten Nutzen für Ihr Unternehmen bringen können und wo Ihre Ressourcen die größte Wirkung erzielen können.

• Nutzen Sie Daten, um Entscheidungen zu treffen. Während es wichtig ist, den Ansichten verschiedener Ausschussmitglieder aktiv zuzuhören, ist das Sammeln und Interpretieren relevanter Daten der Schlüssel zum Treffen kluger Geschäftsentscheidungen. Investieren Sie in Business-Intelligence-Techniken und -Software, die es einfach machen, die benötigten Daten zu sammeln und Berichte zu erstellen.

• Holen Sie sich Managementunterstützung. Sorgen Sie für eine offene Kommunikation zwischen dem IT-Lenkungsausschuss, dem Vorstand und anderen wichtigen Führungskräften in Ihrer Organisation. Stellen Sie sicher, dass die Manager Ihre Ziele verstehen, damit sie die von Ihnen durchgeführten Projekte unterstützen können.

• Setzen Sie auf kontinuierliche Verbesserung. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Prozesse und Fortschritte, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dies kann Ihnen dabei helfen, effektivere Strategien zu entwickeln, die das langfristige Unternehmenswachstum unterstützen.

• Sei geduldig. Die Umsetzung großer IT-Projekte und -Prozesse erfordert oft Zeit. Legen Sie sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele fest, um Ihren Fortschritt zu verfolgen und Dynamik aufzubauen. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie jedem Projekt genügend Zeit einräumen, damit es sein volles Potenzial entfalten kann.