10 Schritte zur Erstellung eines Personalplans • BUOM
29. April 2021
Mitarbeiter sind ein großer Teil dessen, was ein Unternehmen erfolgreich macht. Im Einstellungsprozess ist es wichtig, Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten für jede Rolle zu finden. Wenn Sie in der Personalabteilung oder im Recruiting tätig sind, können Sie einen Personalplan erstellen, der Ihnen dabei hilft, die besten Talente für Ihr Team zu finden. In diesem Artikel erklären wir, was Personalbesetzung ist, welche Vorteile die Einrichtung hat und welche Schritte Sie zur Einrichtung unternehmen können.
Was ist Personalbesetzung?
Ein Personalplan ist ein Tool, mit dem Fachleute den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf ihres Unternehmens analysieren können. Wenn Unternehmen wachsen, müssen sie möglicherweise ihre Belegschaft vergrößern, um mit der Nachfrage Schritt zu halten. Mithilfe eines Personalplans können Unternehmen analysieren, welche Fähigkeiten sie benötigen, um zu bestimmen, welche Rollen geschaffen werden müssen und wen sie für deren Besetzung einstellen müssen. Der Einsatz dieses Tools kann Unternehmen dabei helfen, Wachstum und zukünftigen Erfolg zu planen.
Welche Vorteile bietet die Personalbesetzung?
Hier sind einige Vorteile der Erstellung einer Besetzungstabelle:
Stärkeres Set
Wenn Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens verstehen, können Sie Ihre Einstellungspraktiken verbessern. Sobald Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse analysiert haben, können Sie leichter feststellen, welche Fähigkeiten Sie bei einem Kandidaten suchen und wo Sie am wahrscheinlichsten Kandidaten mit diesen Fähigkeiten finden.
Reduzierte Personalkosten
Indem Sie mehr Fachkräfte einstellen, die für die Stelle qualifiziert sind, können Sie durch eine klare Personalbesetzung Geld sparen. Mit der Personalbesetzung können Sie bestehende Stellen umstrukturieren und so neue Stellen für Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen finden. Der Personalplan kann auch Schulungsmethoden und -strategien umfassen, die die Produktivität und Effizienz verbessern können.
Besser organisierte Unternehmensstruktur
Mit einem festgelegten Plan können Sie eine besser organisierte Struktur für Ihr Unternehmen schaffen. Dies kann dem HR-Team helfen, effektiv zu arbeiten. Es kann Ihrem Team auch dabei helfen, Pläne für Mitarbeiterbeförderungen und Gehaltsstrukturen zu erstellen.
Mehr Wachstumschancen
Personalbeschaffung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Belegschaft zu erweitern und eine effizientere Struktur zu schaffen. Durch die Erstellung dieser Pläne können Sie die Weichen für die Zukunft stellen. Dies kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, neue Talente einzustellen und weiter zu wachsen.
Wie erstelle ich einen Personalplan?
Hier sind zehn Schritte, die Ihnen bei der Erstellung einer Besetzungstabelle helfen:
1. Setzen Sie sich Ziele
Während Sie Ihre HR-Ziele planen, können Sie sich Ihre aktuellen Geschäftsziele ansehen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Expansionspläne oder Termine für die Erschließung neuer Märkte hat, sollten Sie dies bei der Erstellung Ihres Personalplans berücksichtigen. Die Erforschung der Ziele, die Ihr Unternehmen erreichen möchte, kann Ihnen bei der Planung des zukünftigen Personalbedarfs helfen.
2. Erstellen Sie aktuelle Stellenbeschreibungen
Sie können Ihren aktuellen Personalbedarf besser verstehen, indem Sie eine Liste mit aktuellen Stellenbeschreibungen erstellen. Diese Liste kann Ihnen die Verantwortlichkeiten zeigen, die das Team derzeit wahrnimmt, und Ihnen dabei helfen, etwaige Lücken oder Bereiche zu identifizieren, in denen mehr Fachkräfte benötigt werden könnten. Durch die Auflistung aktueller Stellenbeschreibungen können Sie ganz einfach eine Referenz für die zukünftige Stellenbesetzung erstellen.
3. Analysieren Sie Personalstrukturen und -änderungen
Es ist wichtig, die Beschäftigungsmuster Ihres Unternehmens zu verstehen, um einen Personalplan zu erstellen, der Veränderungen berücksichtigt. In einigen Organisationen variieren die Geschäftszeiten beispielsweise je nach Saison. Während dieser Zeit muss das Unternehmen möglicherweise zusätzliche Teammitglieder einstellen. Durch die Analyse der Personalbesetzungsmuster können Sie einen Plan erstellen, der diesen Bedarf vorhersagt.
Hier ist eine Liste weiterer möglicher Änderungen, die Sie in Ihren Personalplan aufnehmen können:
Erwartetes Beschäftigungswachstum
Bevorstehende Pensionierungen
Mutterschaftsurlaub
Kommende Aktionen
Ihr Personalplan kann Ihnen dabei helfen, sich auf die Einstellung neuer Talente für diese Positionen vorzubereiten.
4. Reorganisieren
Die Erstellung einer organisierten Besetzungstabelle kann dazu beitragen, ein effizienteres Unternehmen zu schaffen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass einige Mitglieder Ihres Teams über zusätzliche Fähigkeiten verfügen, die sie in die neue Rolle einbringen können. Sie können auch Möglichkeiten finden, Teams zu rotieren, um die Effizienz zu verbessern.
5. Listen Sie die Anforderungen auf
Sie vergleichen aktuelle Rollen mit den Zielen Ihres Unternehmens, um Talentlücken zu finden. Erwägen Sie, eine Liste der Rollen zu erstellen, die Ihr Unternehmen in naher Zukunft besetzen muss. Sie können die idealen Fähigkeiten und Anforderungen für jede Position beschreiben, um Sie beim Einstellungsprozess zu unterstützen. Sobald Sie eine klare Liste der Stellenanforderungen haben, können Sie nach Fachkräften suchen, die über diese Fähigkeiten oder Erfahrungen verfügen.
6. Konzentrieren Sie sich auf Produktivität
Ein wichtiger Teil der Verbesserung Ihres Personalplans ist die Erstellung eines Schulungsplans für neue und bestehende Mitarbeiter. Sie können ein effektiveres Team aufbauen, indem Sie neue Mitarbeiter schulen und ihnen helfen, die Fähigkeiten zu entwickeln, die sie für den Erfolg benötigen.
Sie können auch Leistungsbeurteilungen und Mitarbeiterbefragungen nutzen, um Bereiche mit potenziellem Wachstum zu finden. Mithilfe der Daten dieser Tools können Sie Ihrem Team dabei helfen, optimale Arbeit zu leisten.
7. Berücksichtigen Sie die Technologie
Erwägen Sie, Ihre Recruiting-Software und -Technologie zu überdenken. Sie können die Effizienz Ihrer Personalbesetzung steigern, indem Sie neue Programme finden. Sie können die Software beispielsweise zur Unterstützung in folgenden Bereichen des Personalwesens einsetzen:
Kundenbeziehungsmanagementsysteme
Content-Management-Systeme
Digitale gemeinsame Kalender
Digitale Dateifreigabe
Online-Arbeitsplätze
Automatisierte Reisedienste
8. Projekt für den zukünftigen Personalbedarf
Erwägen Sie die Erstellung einer Prognose Ihres zukünftigen Personalbedarfs, um Ihnen bei der Planung für die Zukunft zu helfen. Bei der Planung können Sie auch Dinge wie Ihr Budget und die Einstellung von Ressourcen berücksichtigen.
Hier sind einige Methoden zur Personalprognose, die Sie verwenden können:
Faustregel
Es handelt sich um ein Modell zur Vorhersage möglicher Bedarfe auf Basis bestehender Strukturen. Wenn Sie beispielsweise für jeweils drei Mitarbeiter einen Vorgesetzten haben, gilt als Faustregel, dass Sie für jeweils drei neue Rollen, die Sie besetzen, einen anderen Vorgesetzten ernennen.
delphi Technik
Die Delphi-Technik nutzt die Expertenmeinungen einer ausgewählten Gruppe hochrangiger Manager und Berater, um Personalprognosen zu erstellen. Sie stützen ihre Meinung auf ihre bisherigen Erfahrungen mit dem Unternehmen. Der Organisator sammelt anonym ihre verschiedenen Meinungen und Vorschläge und die Gruppe stimmt über die Festlegung der Personalstärke ab.
Produktivitätsfaktor
Die Produktivitätsquote berechnet, wie viel Arbeit ein Mitarbeiter produziert, und berechnet dann den zukünftigen Einstellungsbedarf basierend auf dem von Ihnen prognostizierten Arbeitswachstum. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter 25 Produkteinheiten pro Tag produziert und Sie Ihr Unternehmen im nächsten Quartal auf 100 Produkteinheiten pro Tag ausbauen möchten, müssen Sie vier Mitarbeiter einstellen.
Statistische Regressionsanalyse
Diese Analyse vergleicht den bisherigen Personal- und Personalbestand mit Zukunftsprognosen. Mit diesem Modell treffen Sie Prognosen über Ihre Fähigkeit, Ihren Personalbestand auf Basis Ihrer bisherigen Umsätze im Vergleich zu Ihren bisherigen Personalkosten zu erhöhen.
9. Verstehen Sie die Arbeitsplatzkultur
Sobald Sie Ihre Rekrutierungsbedürfnisse geklärt und für die Zukunft geplant haben, möchten Sie möglicherweise auch die Mitarbeiterzufriedenheit verfolgen, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Ein angenehmes Arbeitsumfeld mit tollen Benefits und eine proaktive Personalabteilung können Ihr Unternehmen für qualifizierte Fachkräfte attraktiv machen. Eine positive Kultur kann auch dazu beitragen, dass Ihre Teammitglieder engagiert bleiben und in Ihr Unternehmen investieren. Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu ermitteln, können Sie Mitarbeiterbewertungen oder Umfragen nutzen.
10. Regelmäßig aktualisieren
Um den Überblick zu behalten, können Sie Ihren Personalplan regelmäßig aktualisieren, um neue Stellenbeschreibungen, neue Mitarbeiter und andere wichtige geschäftliche Änderungen einzubeziehen. Das Führen aktueller Aufzeichnungen über Personalpläne und -änderungen ist eine der besten Möglichkeiten, organisiert zu bleiben, damit Ihr Personalplan korrekt bleibt und die Anforderungen Ihres Unternehmens widerspiegelt.