Vollständiger Leitfaden zu Verfahrenshandbüchern (mit Tipps) • BUOM

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es immer wichtiger, klar festgelegte Verfahren, Richtlinien und Regeln zu haben. Die Erstellung eines detaillierten Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs kann Ihnen dabei helfen, Ihre Mitarbeiter zu verwalten, Prozesse zu rationalisieren und Ihr Unternehmen zu skalieren. In diesem Artikel erklären wir, was ein Verfahrenshandbuch ist, gehen detailliert auf die verschiedenen Elemente ein, die Sie darin enthalten sollten, listen die Schritte auf, die Sie beim Erstellen von Richtlinien unternehmen müssen, und erkunden die Vorteile eines gut gestalteten Verfahrenshandbuchs.

Was ist ein Methodenhandbuch?

Ein Verfahrenshandbuch, auch Richtlinien- und Verfahrenshandbuch genannt, ist eine Mitarbeiterressource, die Richtlinien und Protokolle für alle wichtigen Richtlinien, Maßnahmen und Entscheidungen einer Abteilung oder Organisation festlegt. Er kann Verfahren und Erwartungen für Dinge wie Kleiderordnung, Einstellungspraktiken und sogar Gehaltsabrechnung darlegen. Durch die Erstellung eines Verfahrenshandbuchs mit klaren und beschreibenden Richtlinien und Standards können Sie die Effizienz, Effektivität und Kommunikation Ihres Unternehmens verbessern.

Um besser zugängliche Verfahrenshandbücher zu erstellen, haben viele Organisationen damit begonnen, cloudbasierte Systeme, Online-Ressourcen oder Wissensmanagementsoftware zu nutzen. Diese Systeme erleichtern Mitarbeitern und der Organisation den Zugriff auf aktualisierte Verfahrenshandbücher. Sie ermöglichen es Organisationen auch, Links zu relevanten Ressourcen bereitzustellen.

Elemente eines Verfahrenshandbuchs

Verfahrenshandbücher können je nach Branche und Organisation variieren, decken jedoch in der Regel mehrere Schlüsselelemente ab, wie zum Beispiel:

• Unternehmenskultur

• Beschäftigungsverfahren

• Angestelltenbonus

• Richtlinie zur Arbeit von zu Hause aus

• Kommunikationspolitik

• Arbeitsplatzanweisungen

• Zahlungsauftrag

• Verhaltenskodex für Mitarbeiter

• Technologienutzungsprotokolle

Wie schreibe ich ein Verfahrenshandbuch?

Sie können diesen einfachen Schritten folgen, um ein detailliertes Verfahrenshandbuch für Ihre Organisation zu erstellen:

1. Erstellen Sie einen Titel. Der Titel Ihres Verfahrenshandbuchs sollte klar und prägnant sein, damit er für Menschen aller Leseniveaus zugänglich und verständlich ist.

2. Geben Sie eine Einführung. Ihre Einleitung sollte dem Leser Orientierung geben, indem sie einen Überblick über die im Leitfaden präsentierten Informationen schafft.

3. Erläutern Sie den Zweck von Richtlinien und Verfahren. Den Lesern die Gründe für eine Richtlinie zu vermitteln, kann ihnen helfen, deren Bedeutung zu verstehen und in deren Unterstützung zu investieren. Richtlinien können aus verschiedenen Gründen bestehen, beispielsweise um Konflikte zu vermeiden, behördliche Verpflichtungen zu erfüllen oder rechtliche Anforderungen einzuhalten.

4. Beschreiben Sie die Bedingungen der einzelnen Richtlinien. Die Bedingungen für ein Verfahren oder eine Richtlinie umfassen Informationen wie die primäre Zielgruppe sowie alle Ausnahmen, Erwartungen oder Einschränkungen, die für die Richtlinie gelten oder wie Sie sie anwenden müssen. In den meisten Fällen ist dies der wichtigste und detaillierteste Teil des Verfahrenshandbuchs.

5. Legen Sie den Umfang des Verfahrenshandbuchs fest. Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch kann Richtlinien enthalten, die nur für bestimmte Abteilungen oder Rollen gelten. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie die Parteien identifizieren, für die die Richtlinie gilt, und die spezifischen Positionen oder Gruppen, für die sie nicht gilt.

6. Verantwortlichkeiten delegieren. Obwohl die Informationen in einem Verfahrenshandbuch für eine Vielzahl von Mitarbeitern nützlich sein können, sollte es bestimmte Rollen, Gruppen oder Abteilungen geben, die für die Einhaltung jeder Richtlinie verantwortlich sind. Sie sollten einen Abschnitt einschließen, der die Rollen auflistet, die für die Umsetzung des Verfahrens oder der Richtlinie verantwortlich sind.

7. Beschreiben Sie detailliert die Schritte jedes Verfahrens. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter verstehen, wie die Richtlinie oder das Verfahren umgesetzt wird, sollten Sie Verfahrensschritte einbeziehen, die erläutern, wie die beschriebenen Protokolle ausgeführt werden.

8. Bitte geben Sie relevante Referenzen an. Wenn ein Verfahren oder eine Richtlinie von zusätzlichem Referenzmaterial profitieren könnte, sollten Sie einen Abschnitt erstellen, der darauf verweist. Dies kann andere relevante Richtlinien, Richtlinien, Formulare, Verfahren oder Vorschriften umfassen.

9. Fügen Sie Ressourcen für weitere Informationen und Hilfe hinzu. Der Hilfebereich stellt den Mitarbeitern genehmigte Ressourcen zur Verfügung, über die sie Erläuterungen, Antworten auf Fragen oder Unterstützung bei einem bestimmten Verfahren erhalten können. Fügen Sie eine Tabelle mit Quellen wie Telefonnummern, Dokumentation, Formularen oder Zugang zu Schulungsprogrammen hinzu.

Vorteile von Verfahrenshandbüchern

Ein Verfahrenshandbuch bietet Ihren Mitarbeitern und Ihrer Organisation zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

• Setzt klare Erwartungen: Das Verfahrenshandbuch gibt den Werten, der Mission, den Standards und den Zielen der Organisation besonderen Raum. Es stellt die Erwartungen der Mitarbeiter an ihre Leistung und ihr Verhalten klar dar und ist leicht zugänglich, sodass Mitarbeiter bei Fragen immer darauf zurückgreifen können.

• Verbessert die Gesamtproduktivität: Da ein gut gestaltetes Verfahrenshandbuch eine maßgebliche Ressource für Mitarbeiter sein kann, die Antworten auf häufig gestellte Fragen bietet, kann es den Mitarbeitern tatsächlich dabei helfen, Geschäftsregeln einzuhalten und den Entscheidungsprozess zu beschleunigen.

• Verbessert die interne Kommunikation: Verfahrenshandbücher legen die grundlegenden Geschäftsabläufe der Organisation fest, einschließlich Kommunikationsmethoden. Dadurch kann die Wahrscheinlichkeit von Fehlinformationen oder Lücken im Kommunikationsprozess verringert werden.

• Reduziert die Schulungszeit für Mitarbeiter: Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch kann ein hervorragendes Hilfsmittel bei der Schulung neuer Mitarbeiter oder der Umschulung vorhandener Mitarbeiter sein. Da Sie die Materialien bereits entwickelt haben, können beschreibende und detaillierte Verfahrensanweisungen den Onboarding-Prozess rationalisieren und so den Aufwand und die Zeit reduzieren, die für die Schulung der Mitarbeiter erforderlich sind.

• Gewährleistet die Compliance des Unternehmens: Wenn eine Organisation ihr Verfahrenshandbuch kontinuierlich überprüft und aktualisiert, kann dies dem Unternehmen dabei helfen, behördliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Richtlinie für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz klar definiert, ermöglicht es den Mitarbeitern, gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten und ein sicheres Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten.

Tipps zum Erstellen eines effektiven Verfahrenshandbuchs

Beachten Sie die folgenden Tipps, bevor Sie mit der Arbeit an einem Verfahrenshandbuch für Ihre Organisation beginnen:

• Erstellen Sie eine Liste Ihrer Ziele und Prioritäten. Das Erstellen eines Verfahrenshandbuchs nimmt Zeit in Anspruch, aber Sie können den Prozess vereinfachen, indem Sie eine Liste der Verfahren und Richtlinien erstellen, die Sie einbeziehen möchten, und dann entscheiden, welche Sie priorisieren möchten. Beginnen Sie mit den wichtigsten, nämlich allen Richtlinien, die durch Bundes- oder Landesgesetze vorgeschrieben sind. In vielen Fällen handelt es sich dabei um vorgefertigte Richtlinien, die problemlos in ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch aufgenommen werden können.

• Entscheiden Sie, welche Richtlinien detaillierte Anweisungen benötigen. Wenn Sie ermitteln, für welche Verfahren detaillierte Beschreibungen erforderlich sind, können Sie Ihre Aufgaben effektiver planen.

• Erstellen Sie eine logische Reihenfolge. Stellen Sie sicher, dass Ihr Verfahrenshandbuch logisch aufgebaut ist und gehen Sie zunächst auf umfassendere Probleme ein. Viele Organisationen geben beispielsweise zunächst eine Einführung in die Werte und Ziele des Unternehmens und erläutern dann ihre Richtlinien zur Beschäftigungsberechtigung und ihre Einstellungsverfahren.

• Aktualisieren Sie das Handbuch regelmäßig. Das Verfahrenshandbuch ist ein wichtiges Unternehmensdokument, das Sie kontinuierlich überprüfen und überarbeiten sollten. Sie können Ergänzungen hinzufügen, bestimmte Details entfernen und Richtlinien oder Verfahren vollständig ändern.