Der vollständige Leitfaden zur Geschäftsprozessautomatisierung • BUOM

Unter Business Process Automation (BPA) versteht man die Installation von Software, Robotern oder Maschinen zur Ausführung von Aufgaben. Dies kann einem Unternehmen helfen, die Produktivität zu steigern, die Innovation der Mitarbeiter zu unterstützen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und den Betrieb zu erweitern. Wenn Sie eine Unternehmensführung sind, denken Sie darüber nach, Prozesse zu automatisieren, um die Effizienz Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir BPA und seine Vorteile, wie man zu automatisierende Prozesse identifiziert, Möglichkeiten zur Nutzung der Prozessautomatisierung und einige Tipps für deren Einsatz.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

BPA, manchmal auch Robotic Process Automation (RPA) genannt, ist die Praxis, Technologien wie Computersoftware oder Robotermechanismen zur Erledigung von Aufgaben einzusetzen. Dadurch kann die Notwendigkeit manueller Anstrengungen von Mitarbeitern zur Erledigung bestimmter Aufgaben entfallen, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert. Automatisierungssoftware kann Routineprozesse wiederholt und nacheinander ausführen. Es kann Programmen oder Regelsätzen und Schritten folgen, um Aktionen wie Tastenanschläge auszuführen, durch Systeme zu navigieren und Bildschirme zu verstehen. Es kann Unternehmen bei folgenden Aktivitäten unterstützen:

• Sammlung, Analyse und Übermittlung von Informationen

• Abwicklung von Transaktionen über Anwendungen

• Bearbeiten und Aktualisieren von Daten

• Durchführen von Aktivitäten an anderen digitalen Systemen und Software

Einige Unternehmen können BPA mit kognitiven Technologien wie künstlicher Intelligenz kombinieren, um komplexere Aufgaben zu automatisieren, die normalerweise menschliche Wahrnehmung und Urteilsvermögen erfordern. Programmiertechnologien mit Fähigkeiten wie maschinelles Lernen, Spracherkennung und Verarbeitung natürlicher Sprache ermöglichen ihnen Folgendes:

• Symbole und Bilder erkennen und interpretieren

• Texte und Dokumente lesen, verstehen und erstellen

• Nehmen Sie an Gesprächen mit Kunden teil

• Nutzen Sie Daten, um komplexe, fundierte Entscheidungen zu treffen

Vorteile der Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung kann einem Unternehmen Zeit und Geld sparen und ihm gleichzeitig die Freiheit geben, neue Ideen zu entwickeln und seine Produkte und Dienstleistungen zu optimieren. Hier sind einige weitere Vorteile der Prozessautomatisierung:

• Erhöhen Sie die Geschwindigkeit: Die Technologie kann Aufgaben schneller erledigen, da keine Pausen erforderlich sind. Sie können Informationen auch sofort zur richtigen Zeit an die richtige Person weiterleiten und so die Geschäftskorrespondenz effizienter gestalten.

• Fehler minimieren: Es kann für Automatisierungsprogramme einfacher sein, eine große Anzahl von Aufgaben fehlerfrei abzuschließen. Außerdem können sie Anweisungen meist umfassender und konsequenter befolgen als Menschen.

• Erhöhte Transparenz: Da automatisierte Prozesse digital sind, können sie jedes Detail einer Aktivität verfolgen und diese Informationen in einem digitalen Repository speichern. Dies kann es allen Beteiligten, einschließlich Managern, Mitarbeitern und sogar Prüfern, ermöglichen, die genauen Prozesse des Unternehmens zu überwachen.

• Halten Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter aufrecht: Automatisierungssoftware kann mühsame Aufgaben erledigen, indem sie den Mitarbeitern mehr Zeit für die Arbeit an wichtigen, strategischen Aufgaben gibt und die Gesamtproduktivität des Teams steigert. Mitarbeiter haben möglicherweise mehr Zeit für Aktivitäten, die Kreativität und Zusammenarbeit erfordern, z. B. Kundenservice und spezielle Probleme.

• Bewältigung von Arbeitslastspitzen: Automatisierungssoftware kann Arbeitslastspitzen aufgrund unerwarteter Ereignisse bewältigen, sodass das Unternehmen reaktionsschneller und flexibler reagieren kann. Während es schwierig sein kann, in kurzer Zeit mehr Mitarbeiter einzustellen, können Automatisierungstechnologien große Nachfragesteigerungen in der Regel schnell und problemlos bewältigen.

• Konsistenz wahren: Während Menschen Aufgaben möglicherweise unterschiedlich ausführen, kann Automatisierungssoftware Aktionen in der Regel sehr oft auf die gleiche Weise ausführen. Unternehmen können Automatisierungssoftware nutzen, um Kundenbedürfnisse kontinuierlich zu erfüllen, Vertrauen in ihren Kundenstamm aufzubauen und die Loyalität zu erhöhen.

Definieren von zu automatisierenden Prozessen

Möglicherweise gibt es bestimmte Prozesse, die ein Unternehmen automatisieren kann, um seine Abläufe zu beschleunigen. Hier sind die Merkmale eines Prozesses, dessen Automatisierung für ein Unternehmen von Vorteil sein kann:

• Konsistenz ist erforderlich: Der Prozess muss jedes Mal und in verschiedenen Teams derselbe sein.

• Muss fehlerfrei sein: Es ist wichtig, dass der Prozess korrekt und fehlerfrei ist.

• Regelabhängig: Es gibt bestimmte Regeln oder Richtlinien für die Durchführung eines Prozesses.

• Erfordert mehrere Personen: Der Prozess erfordert die Arbeit vieler Teammitglieder.

• Muss in großem Umfang durchgeführt werden: Mitarbeiter führen den Prozess typischerweise in hohem Umfang durch, beispielsweise mehrmals am Tag.

• Zeitsensibel: Der Prozess hat Fristen und Fälligkeitstermine.

• Finanziell: Prüfer und andere Interessengruppen betrachten diesen Prozess, um die Finanzhistorie der Organisation zu bewerten.

Möglichkeiten zur Nutzung der Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung kann besonders für Finanzdienstleistungsunternehmen nützlich sein, da die Software ihnen dabei helfen kann, Berechnungen durchzuführen und finanzielle Probleme zu lösen. Die Prozessautomatisierung kann jedoch auch Unternehmen in anderen Branchen helfen, beispielsweise im Gesundheitswesen, im Einzelhandel, im Personalwesen, in der Regierung, in der Fertigung, im Rechtswesen und in der Informationstechnologie. Hier sind sechs Möglichkeiten, wie Unternehmen BPA nutzen können, um ihre Abläufe zu verbessern:

1. Humanressourcen

HR-Aufgaben wie das Onboarding können viel schneller und einfacher erfolgen, wenn sie automatisch durchgeführt werden. Ein BPA kann einem Unternehmen helfen, schnell viele neue Mitarbeiter einzustellen, wenn es seine Servicekapazitäten erweitern muss. Ein automatisierter Onboarding-Prozess umfasst in der Regel elektronische Formulare, die Mitarbeiter ausfüllen und auf denen sie ihre elektronische Signatur platzieren können. Automatisierungssoftware kann diese Formulare und andere wichtige Onboarding-Dokumente dann an die entsprechenden Abteilungen senden, neuen Mitarbeitern Online-Schulungsprogramme anbieten und sie bei der Einrichtung direkter Gehaltsabrechnungssysteme unterstützen.

Automatisierungssoftware kann sogar Mitarbeiterfragen beantworten, ohne dass der Manager eingreifen muss. Auf diese Weise können Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen und entgegennehmen sowie ihre Zeit und Anwesenheit verfolgen. Dies kann es HR-Experten erleichtern, die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter zu überwachen, insbesondere wenn diese über eine große Belegschaft verfügen.

2. Finanzielle Aufgaben

BPA-Software kann Unternehmen dabei helfen, Finanzinformationen wie Kreditorenbuchhaltung zu organisieren. Anstatt zu versuchen, den Überblick über Papierrechnungen und Kopien zu behalten und diese manuell zuzustellen, kann ein Unternehmen elektronische Formulare an Lieferanten senden und digitale Rechnungen an die entsprechenden Standorte weiterleiten. Es kann Teammitgliedern auch ermöglichen, Ausgaben und andere Finanzdaten schnell zu verfolgen und zu finden. Durch die Vereinfachung und Beschleunigung des Zahlungsprozesses kann die Zufriedenheit sowohl bei Lieferanten als auch bei Mitarbeitern erhöht werden.

3. Kundensupport

Kundensupport oder Helpdesk sind eine der beliebtesten Möglichkeiten, wie Unternehmen BPA nutzen. Roboter können bei der Beantwortung häufiger Kundenfragen, etwa zu Öffnungszeiten oder zur Durchführung von Aktionen in einer App, sehr hilfreich sein. Sie können sogar Kundenablehnungen und Rückerstattungen bearbeiten und den Kunden andere Ressourcen empfehlen. BPA kann einem Unternehmen dabei helfen, eine große Anzahl von Kundenanfragen zu bearbeiten und Kunden so schnell wie möglich zu helfen.

4. Prüfung

BPA-Software kann für Unternehmen bei der Vorbereitung auf ein Audit sehr hilfreich sein. Dies liegt daran, dass das Unternehmen Finanzinformationen nachverfolgen, diese einfach abrufen und in Prüfungsdokumente einbeziehen kann. Einige BPA-Software kann sogar Analysen durchführen und Berichte erstellen, die dem Prüfer helfen können, ein klares Verständnis der Finanzgeschichte und Leistung des Unternehmens zu gewinnen. Durch Automatisierung kann der Prüfungsprozess schnell und genau erfolgen.

5. Datenschutz

Eine automatische Datensicherung kann dazu beitragen, Daten, wie z. B. Kundenanalysen, vor Verlust zu schützen. Es kann Unternehmen auch dabei helfen, Daten zu manipulieren und wiederherzustellen, um sie für den Betrieb zu nutzen. BPA-Software ermöglicht es Unternehmen häufig, Daten in einer zentralen Datenbank zu speichern und so von jedem Gerät und Standort aus darauf zuzugreifen.

6.Täglicher Betrieb

BPA kann bei bestimmten Aufgaben und dem täglichen Betrieb eines Unternehmens helfen. Es kann beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen oder Erinnerungen an Mitarbeiter und Kunden senden, Produkteinführungen erleichtern und Kundenaufträge bearbeiten. Es kann einem Unternehmen auch dabei helfen, seine Produkte und Dienstleistungen automatisch zu bewerben.

Tipps zur Prozessautomatisierung

Mit der richtigen Planung und ausreichenden Ressourcen kann ein Unternehmen BPA implementieren, um seine Ziele besser zu erreichen. Hier sind einige Tipps zur Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen:

• Verwalten Sie Ihre Erwartungen: Anstatt Prozesse sofort vollständig zu automatisieren, sollten Sie darüber nachdenken, klein anzufangen und die Automatisierung über einen ausreichenden Zeitraum zu steigern. Dies kann Ihnen dabei helfen, potenzielle Probleme mit Ihrer Automatisierungssoftware zu beheben und Ihre Mitarbeiter über die damit verbundenen Änderungen zu schulen.

• Berücksichtigen Sie die finanziellen Auswirkungen: Während die Automatisierung von Prozessen die Kosten senken und den ROI langfristig verbessern kann, kann sie manchmal erhebliche Vorlaufkosten erfordern. Berücksichtigen Sie diese und andere finanzielle Auswirkungen bei der Planung der Prozessautomatisierung, um sicherzustellen, dass es sich um eine großartige Lösung für Ihr Unternehmen handelt.

• Unterstützen Sie Ihre Kunden: Denken Sie über Ihren Kundenstamm und seine Bedürfnisse nach, bevor Sie die Prozessautomatisierung implementieren. Während beispielsweise ein automatisierter Roboter, der bei Kundendienstproblemen hilft, die Geschäftseffizienz verbessern kann, möchten einige Kunden möglicherweise mit einem Menschen zusammenarbeiten, anstatt ihre Probleme zu lösen.

• Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter: Da die Automatisierung von Prozessen einen großen Unterschied machen kann, sollten Sie Ihre Mitarbeiter während des gesamten Prozesses unterstützen. Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um Schulungsmethoden anzupassen und Ressourcen bereitzustellen, die den Mitarbeitern helfen, ihre beruflichen Verantwortlichkeiten zu verstehen.

• Bilden Sie ein starkes Team. Die Bildung eines Teams, das für die Automatisierung von Prozessen verantwortlich ist, kann zum Erfolg der Veränderung beitragen. Dazu kann auch die Einstellung eines IT-Teams gehören, das bei der Installation der Prozessautomatisierung und der Behebung auftretender Probleme hilft.

• Planen Sie Hindernisse ein: Das Antizipieren von Hindernissen oder Fehlern kann Ihnen helfen, sich darauf vorzubereiten und sie zu überwinden, wenn sie auftreten. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, Informationen zu sichern und Sicherheitssysteme zu installieren, um die Daten im Falle eines Technologieausfalls zu schützen.

• Ergebnisse verfolgen: Verfolgen Sie die Ergebnisse der Prozessautomatisierung, um deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu sehen. Die Überwachung der Ergebnisse kann Ihnen auch dabei helfen, Prozesse nach Bedarf anzupassen, um Stakeholder zu unterstützen und den Erfolg sicherzustellen.