So verwalten Sie ein komplexes Projekt (mit Schritten und Tipps) • BUOM

Projektmanager, die professionelle Projekte organisieren und abschließen, stehen manchmal vor komplexen Projekten. Diese Projekte weisen bestimmte Merkmale auf, die sie möglicherweise unvorhersehbarer oder zeitaufwändiger machen als andere. Wenn Sie für die Leitung dieser Art von Projekten verantwortlich sind, kann Ihnen ein Plan, dem Sie folgen können, zum Erfolg verhelfen. In diesem Artikel erklären wir die Definition eines komplexen Projekts und schlagen Schritte vor, die Sie zur Verwaltung dieser Projekte befolgen können.

Was ist ein komplexes Projekt?

Ein komplexes Projekt weist mehrere Ebenen und Details auf und ist dadurch stärker involviert als andere. Die Verwaltung komplexer Projekte erfordert in der Regel sorgfältige Planung und sorgfältige Kommunikation, doch Projekte dieser Art sind nicht immer komplex. Der Begriff „komplex“ bedeutet einfach, dass es Faktoren aufweist, die es im Vergleich zu den meisten Projekten einzigartig, unvorhersehbar oder zeitkritisch machen.

Elemente eines komplexen Projekts

Sie können komplexe Projekte erkennen, indem Sie ihre gemeinsamen Elemente verstehen. Diese Arten von Projekten umfassen typischerweise Merkmale wie:

Grenzen

Einige komplexe Projekte unterliegen Einschränkungen, zu denen knappe Fristen oder Budgetbeschränkungen gehören können. In diesem Fall arbeiten Projektmanager daran, Projektpläne innerhalb dieser Einschränkungen zu erstellen. Beispielsweise könnte ein Projektmanager mehr Personen als üblich mit der Arbeit an einem Projekt beauftragen, wenn die Bearbeitungszeit kurz ist, um die Fertigstellung zu beschleunigen.

Interdependenzen

Interdependenzen sind Verbindungen zwischen verschiedenen Projekten. Das Vorhandensein gegenseitiger Abhängigkeiten kann Entwurfsentscheidungen und -pläne komplexer machen, da Projektmanager berücksichtigen müssen, wie sich eine Aktion auf eine andere auswirken kann. Ein Projekt mit gegenseitigen Abhängigkeiten erfordert möglicherweise eine sorgfältige Planung. Beispielsweise könnte ein Projektmanager an einem Projekt zur Einführung einer mobilen App arbeiten, das von den Ergebnissen eines laufenden Projekts zur Aktualisierung der Unternehmenswebsite abhängt.

Mehrere Stakeholder

Die Anwesenheit mehrerer Stakeholder kann auch die Projektkomplexität erhöhen, da Projektmanager mehrere Erwartungen verwalten müssen. An einer Softwareeinführung können beispielsweise verschiedene Interessengruppen beteiligt sein, darunter Investoren, Kunden und Mitglieder des Projektteams. Wenn an einem Projekt viele Stakeholder beteiligt sind, ist eine enge Kommunikation notwendig, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder zufrieden sind.

Wie man ein komplexes Projekt verwaltet

Sie können diese vier Schritte befolgen, um ein komplexes Projekt besser zu verwalten:

1. Schreiben Sie einen Projektplan

Der Projektplan kann wichtige Informationen wie Rollen und Verantwortlichkeiten enthalten und Sie können auch den Projektzeitplan veranschaulichen. Sie können einen Projektplan manuell erstellen oder eine Vorlage oder ein Programm als Leitfaden verwenden. Beim Schreiben eines Projektplans geht es darum, die komplexen Teile Ihres Projekts in überschaubare Teile zu zerlegen. Dies kann Ihnen helfen, das Projekt zu vereinfachen und es einfacher zu machen, eine Strategie für den Abschluss zu entwickeln.

2. Setzen Sie sich Ziele

Das Setzen von Zielen ist ein weiterer wichtiger Schritt bei der Verwaltung Ihres Projekts. Es ist wichtig, diese Ziele klar zu definieren, um dem Projektteam zu helfen, die Ziele und ihre Rolle bei der Erreichung dieser Ziele zu verstehen. Mithilfe eines SMART-Zielrahmens können Sie klare Ziele für Ihr Projekt festlegen. SMART ist ein Akronym, das für Folgendes steht:

• Spezifisch: Versuchen Sie, Ihre Ziele klar zu formulieren, damit alle Projektbeteiligten sie leicht verstehen können.

• Messbar: Sie können Ihre Ziele messbar machen, indem Sie Erfolgskennzahlen einbeziehen, bei denen es sich um quantitative Indikatoren dafür handelt, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben.

• Erreichbar: Es ist wichtig, dass Ziele leicht erreichbar sind, damit die Teammitglieder motiviert und zuversichtlich bleiben, sie zu erreichen.

• Relevanz: Ihre Ziele sollten mit Ihrem Projekt und der umfassenderen Mission Ihres Kunden oder Ihrer Organisation in Zusammenhang stehen.

• Zeitbasiert: Durch die Verknüpfung von Fristen und Zielen können Sie den Zeitplan einhalten und das Projekt pünktlich abschließen.

3. Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Anhand Ihrer Ziele und Ihres Projektplans können Sie Ihren Fortschritt beim Abschluss des Projekts verfolgen. Um Ihren Fortschritt zu verfolgen, können Sie Key Performance Indicators (KPIs) entwickeln. Ihre KPIs müssen auf Ihr Projekt zutreffen. Wenn Sie beispielsweise an einer Marketingkampagne arbeiten, könnte die Website-Conversion-Rate ein geeigneter KPI sein. Mithilfe Ihrer KPIs können Sie Ergebnisse messen und Ihre Position auf der Projektzeitachse bestimmen.

4. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team

Versuchen Sie, mit Ihrem Team zu kommunizieren, damit sich alle auf das Erreichen der Ziele und den Abschluss des Projekts konzentrieren können. Bei Projekten mit höherer Komplexität kann die Schaffung zentraler Kommunikationskanäle dazu beitragen, alle Projektbeteiligten auf dem Laufenden zu halten. Versuchen Sie, Ihr Team über den Projektfortschritt und die nächsten Schritte auf dem Laufenden zu halten.

Tipps für die Verwaltung eines komplexen Projekts

Hier sind einige zusätzliche Tipps für die Verwaltung eines komplexen Projekts:

Entwickeln Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten

Die Entwicklung von Projektmanagementfähigkeiten ist eine großartige Möglichkeit, komplexe Projekte besser zu verwalten. Bei der Bewältigung dieser Art von Projekten können Ihnen die folgenden Fähigkeiten helfen:

• Führung. Führungskompetenzen können Projektmanagern helfen, Teams zum erfolgreichen Abschluss von Projekten zu führen. Eines der wichtigsten Elemente der Führung ist die Delegation, denn es kann wichtig sein, Aufgaben den richtigen Leuten zuzuweisen.

• Kommunikation: Die Verwaltung von Projekten mit höherer Komplexität erfordert eine gute Kommunikation mit Projektteammitgliedern und Stakeholdern. Es ist wichtig, regelmäßig mit diesen Personen zu kommunizieren, um alle auf dem Laufenden zu halten.

• Industrie Erfahrung. Branchenerfahrung kann Projektmanagern auch dabei helfen, diese Projekte erfolgreich abzuschließen. Sie können ihre Erfahrung nutzen, um fundierte Projektentscheidungen zu treffen und Fragen ihrer Teams zu beantworten.

Versuchen Sie, flexibel zu sein

Ein weiterer Tipp für die Verwaltung dieser Art von Projekten ist, anpassungsfähig zu sein, da sich diese Art von Projekten unerwartet ändern können. Seien Sie offen für eine Änderung Ihres Projektmanagementstils oder ändern Sie Ihre Pläne, wenn sich Ihr Projekt ändert. Versuchen Sie zu Beginn Ihres Projekts, flexible Prozesse zu etablieren, die Sie bei Bedarf einfach ändern können.

Führen Sie eine sorgfältige Dokumentation

Versuchen Sie, neben dem Projektplan eine zusätzliche Dokumentation des gesamten Projekts zu führen. Erwägen Sie, Ihren Fortschritt bei der Erreichung Ihrer Ziele und Ihren Standort auf einer Projektzeitleiste festzuhalten. Sie können auch Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagramme oder Programme nutzen, um Ihr Projekt zu dokumentieren.

Risiken verwalten

Da komplexe Projekte unvorhersehbar sein können, sollten Sie die Erstellung eines Risikomanagementplans in Betracht ziehen. Dieser Plan kann Strategien und Backup-Pläne für potenzielle Probleme mit Ihrem Projekt skizzieren. Dies kann Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Ihr Projekt auch dann reibungslos läuft, wenn unerwartete Probleme auftreten.