9 Tipps für Projektmanager zur Verbesserung der Ressourcennutzung • BUOM

Die Berechnung der optimalen Teamleistung kann für die Organisation, Zuweisung und Verwaltung von Projektressourcen unglaublich wichtig sein. Für einen Projektmanager wird es wichtig, die Ressourcen so zu verwalten, dass jeder in der Belegschaft die angemessene Menge an Arbeit erhält und optimale Leistungen erbringt. Jedes Unternehmen hat einen optimalen Prozentsatzbereich für die Ressourcennutzung, und die Kenntnis dieser Informationen kann die Art und Weise verbessern, wie Projektressourcen verwaltet und gesteuert werden. In diesem Artikel besprechen wir die Ressourcennutzung und geben Tipps zur Verbesserung der Ressourcennutzung während des Projektmanagements.

Ressourcennutzung und ihre Bedeutung

Die Ressourcennutzung misst, wie produktiv eine Einzelperson oder eine Gruppe während eines Projekts oder Routinearbeitsprozesses über einen festgelegten Zeitraum ist. Die Analyse hilft Managern, die aktuelle Nutzung ihrer verfügbaren Ressourcen besser zu verstehen. Ressourceneffizienz kann einen erheblichen Einfluss auf den ROI (Return on Investment) haben. Mithilfe von Datenanalysen können Manager den effizientesten Einsatz von Ressourcen für aktuelle und zukünftige Projekte planen, die Produktivität optimieren, Aufgaben an Mitarbeiter delegieren, pünktlich liefern und optimale Qualität erzielen.

Tipps zur Verbesserung der Ressourcennutzung

Die meisten Unternehmen möchten die Nutzung ihrer Ressourcen verbessern und gleichzeitig angemessene und erreichbare Erwartungen setzen. Hier sind einige Tipps, die Managern und Projektleitern helfen können, den Ressourceneinsatz zu steigern, um effektive Ergebnisse zu erzielen:

1. Nutzen Sie Technologie, um die Produktivität zu steigern

Der Einsatz von Technologie zur Messung der Ressourcennutzung kann den komplexen Prozess der Berechnung der Arbeitsstunden auf der Grundlage der verfügbaren Stunden für jedes Teammitglied vereinfachen. Mit Funktionen wie intelligenten Prognosen, automatischen Berechnungen, Cloud-Datenspeicherung und Echtzeitzugriff auf Informationen können Aufgaben wie die Berechnung der Nutzung, die Verwaltung eines Teams und das Treffen projektbezogener Entscheidungen schneller erledigt werden. Diese Software hilft Projektmanagern, Bereiche, in denen sie sich verbessern können, so früh wie möglich zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, um die Nutzung abrechenbarer Ressourcen zu optimieren.

2. Halten Sie die Ressourcenauslastung bei 70–80 %.

Bei der Nutzung von Ressourcen kann eine 100-prozentige Auslastung der Mitarbeiter dazu führen, dass den Teammitgliedern mehr Arbeit übertragen wird, als sie bewältigen können. Wenn Sie die Ressourcenauslastung bei 70–80 % halten, können Sie bessere Ergebnisse erzielen und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter eine konstante Produktivität aufrechterhalten. Durch die Einbeziehung eines eindeutigen Prozentsatzes kann ein Unternehmen eine konsistente Ressourcenauslastung und die gewünschten Gewinnmargen zu einem für alle Mitarbeiter idealen Preis erzielen. Diese Anpassung der Berechnungen ermöglicht es Managern, bessere Zeitpläne zu erstellen, die dem Unternehmen und den Mitarbeitern zugute kommen.

3. Führen Sie eine detaillierte Ressourcenplanung durch

Die Kenntnis der Projektanforderungen vor Beginn der Ressourcenverwaltung gibt Projektmanagern ein besseres Verständnis der Ressourcenpoolverwaltung, der erforderlichen Fähigkeiten und der für das Projekt erforderlichen Ressourcen. Die Planung der Ressourcen für jedes Projekt umfasst die Auflistung der Qualifikationsanforderungen, den Vergleich des Projektzeitplans mit der geschätzten Fertigstellungszeit des Projekts sowie die Berücksichtigung von Urlauben, Feiertagen und Terminverzögerungen.

Die Durchführung einer detaillierten Projektplanung unter Einbeziehung von Daten aus Ressourcennutzungsberechnungen hilft Managern bei der Ressourcenplanung und hilft so dem Unternehmen, Projektziele zu erreichen, ohne Druck auf seine Mitarbeiter auszuüben.

4. Uhrenverfolgung

Das Verfolgen von Stunden ist nicht nur für die Gehaltsabrechnung und Beförderungen nützlich, sondern auch für Manager, um zu sehen, wie viel Zeit jemand für eine Aufgabe aufwendet. Auf dieser Grundlage können Sie die Belastung aller Unternehmensressourcen berechnen. Darüber hinaus ermöglicht die Zeiterfassung Projektmanagern, zu verstehen, welche Aufgabe mehr abrechenbare Stunden und Aufwand erfordert, um sie abzuschließen, und Aufgaben entsprechend auf ihre Mitarbeiter zu verteilen, um eine optimale Ressourcenproduktivität zu erreichen. Zu den häufigsten Problemen bei der Verfolgung abrechnungsfähiger Stunden gehören die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum erledigten Aufgaben und Aufgaben, die länger als die geschätzte Zeit dauern.

5. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Ressourcen

Um eine optimale Ressourcenauslastung aufrechtzuerhalten, ist es für Projektmanager wichtig, die verfügbaren Ressourcen zu überwachen. Manager können mehrere Personen gleichzeitig mehreren Projekten zuweisen. Daher ist es wichtig, deren Verfügbarkeit zu überprüfen und sich einen Überblick über die jeder Person zugewiesenen Aufgaben zu verschaffen, um eine effiziente Ressourcenplanung für jedes Projekt sicherzustellen.

Durch die Erstellung einer Bestandsaufnahme aller verfügbaren Ressourcen vor Beginn der Ressourcenzuweisung erhalten Projektmanager einen guten Überblick darüber, was ihnen zur Verfügung steht, sodass sie beurteilen können, ob sie sich weiterbilden oder zusätzliche Ressourcen zur aktuellen Bestandsaufnahme hinzufügen müssen.

6. Konzentrieren Sie sich auf Weiterbildung und Outsourcing

Jedes Projekt hat seine eigenen Anforderungen. Der Einsatz eigener Arbeitskräfte für verschiedene Projekte kann sich auf die Qualität der Ergebnisse auswirken. Projektmanager sollten die Projektanforderungen sorgfältig analysieren und gegebenenfalls beschließen, das Projekt auszulagern. Projektmanager müssen außerdem analysieren, ob die vorhandenen Ressourcen aufgrund veränderter Anforderungen und technologischer Fortschritte weiterqualifiziert werden müssen. Darüber hinaus kann es teuer sein, ein Expertenteam für die sich ändernden Anforderungen verschiedener Projekte zu unterhalten. Outsourcing sorgt für qualitativ hochwertige Arbeit und eine bessere Nutzung interner Ressourcen.

7. Überprüfen Sie regelmäßig die Ressourcennutzung

Die regelmäßige Messung und Überwachung der Ressourcennutzung hilft Projektmanagern, die ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen effektiv zu nutzen. Manager können die Ressourcennutzung über mehrere Kategorien hinweg verfolgen, um ein umfassendes Verständnis des Projekts, des Teams und der Einzelperson zu erhalten. Dadurch kann der Manager die Anforderungen des Projekts und die Produktivität des Teams in Einklang bringen. Die Überwachung des Ressourcenverbrauchs kann die Chancen auf einen langfristigen Erfolg verbessern. Der Manager kann Ressourcen neu zuweisen, neu planen oder neu zuweisen, nachdem er die aus der Berechnung der Ressourcennutzung gewonnenen Daten interpretiert hat.

8. Erstellen Sie ein aktives Taskboard

Ein Taskboard für jedes Projekt hilft bei der Planung, Verwaltung und Durchführung des Projekts. Aufgabentafeln erleichtern die Planung und optimieren die Ergebnisse bei der Erstellung Ihres Aktionsplans. Darüber hinaus kann es Führungskräften einen Überblick über mögliche Verbesserungen verschaffen. Es ist wichtig, realistische Taskboards basierend auf den verfügbaren Ressourcen und Projektanforderungen zu erstellen.

9. Verwalten Sie Ihren Stand effektiv

Unter Ressourcenmangel versteht man, wenn Teammitglieder auf ein neues Projekt oder eine neue Aufgabe warten. Durch die Antizipation zukünftiger Anforderungen können Manager diese Arbeitszeit nutzen, um sich auf zukünftige Aufgaben vorzubereiten und die potenzielle Produktivität ihres Teams zu verbessern. Bei Prognosen auf der Grundlage verfügbarer Daten kann es für Projektmanager hilfreich sein, regelmäßig zu bewerten, ob die von ihnen genutzten Schulungen für das Unternehmen von Nutzen sein können, und sich bei Bedarf für etwas anderes zu entscheiden.