So verwalten Sie ein Budget • BUOM
Wenn Sie in eine Führungsposition befördert wurden oder in einem neuen Unternehmen tätig sind, sehen Sie möglicherweise zum ersten Mal ein Abteilungsbudget. Wenn Manager wissen, wie sie Ausgaben nachverfolgen oder zur Jahresmitte Anpassungen vornehmen können, fühlen sie sich in diesem Teil ihrer Rolle sicher und gestärkt.
Das Erlernen der Schritte zur Verwaltung eines vorhandenen Budgets kann Managern dabei helfen, diese Verantwortung effektiver zu übernehmen. In diesem Artikel besprechen wir, warum die Verwaltung eines Budgets wichtig ist, wie man damit umgeht und geben Tipps, wie man es effektiver angehen kann.
Warum ist es wichtig, Ihr Budget zu verwalten?
Wenn Sie sich für die Verwaltung Ihres Budgets einsetzen, können Sie Folgendes erreichen:
Identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie sparen können: Wenn Sie Ihr Budget verwalten und es ständig bewerten, können Sie herausfinden, wo Sie Geld sparen können.
Schaffen Sie neue Gewohnheiten. Wenn Sie verstehen, wie Sie Geld verwenden, können Sie Ihre Ausgabegewohnheiten ändern und Ressourcen bei Bedarf besser zuweisen.
Fühlen Sie sich stärker: Wenn Sie mehr Kontrolle und Einblick darüber haben, wie Sie Ihr Geld ausgeben, fühlen Sie sich viel stärker.
Konzentrieren Sie sich auf langfristige Ziele. Ein Budget wird Ihnen helfen, Geld als Werkzeug zu schätzen, das Ihnen hilft, sich mehr auf Ihre zukünftigen Bedürfnisse und langfristigen Pläne zu konzentrieren.
So verwalten Sie ein Budget
Mit den folgenden Schritten können Sie Ihr Budget effektiver verwalten:
1. Überprüfen Sie Ihr Budget
Jede Abteilung im Unternehmen verfügt über ein Budget. Lesen Sie es sorgfältig durch und machen Sie sich ein Bild von den verschiedenen Ausgaben der Abteilung. Sie können sich sogar mit Ihrem Vorgesetzten zusammensetzen, um das Budget zu überprüfen und Fragen zu bestimmten Ausgaben zu stellen.
2. Informieren Sie sich über Budgetprognosen
Wenn Sie ein Budget übernehmen, das bereits vorhanden ist, kennen Sie möglicherweise nicht alle Bereiche der Abteilung. Vereinbaren Sie ein Treffen mit verschiedenen Mitgliedern Ihrer Abteilung und informieren Sie sich über die Ressourcenauslastung und die geplanten Ausgaben für das kommende Jahr. Sie können auch erklären, was die Abteilung in der Vergangenheit für verschiedene Bereiche benötigt hat.
3. Budgeterwartungen verstehen
Viele Abteilungsleiter geben bekannt, wie hoch ihr Budget für das nächste Jahr sein wird. Beispielsweise könnte einem Manager mitgeteilt werden, dass das Budget seiner Abteilung im nächsten Jahr gleich bleibt oder um 5 % erhöht wird. Indem Sie die Erwartungen im Voraus verstehen, können Sie Ihr aktuelles Budget bewerten und wissen, welche Erhöhungen oder Kürzungen erforderlich sind oder wo Sie Ressourcen zuweisen müssen, um die Ziele Ihrer Abteilung zu erreichen.
4. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor
Die Budgetanforderungen werden sich ändern. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Haushaltsposten als operativ oder diskretionär festlegen. Monatlich wird ein Betriebshaushaltsposten ausgezahlt. Ein diskretionärer Posten ist eine Ausgabe, die mit einer bestimmten Aktivität oder einem bestimmten Projekt verbunden ist. Indem Sie viele Ihrer Artikel funktionstüchtig oder nach eigenem Ermessen belassen, entfallen langfristige vertragliche Verpflichtungen. Dies macht es einfach, Änderungen vorzunehmen oder Artikel zu streichen, wenn Sie Kosten neu zuordnen müssen.
5. Bitten Sie um Hilfe, wenn Sie diese benötigen.
Die Finanz- oder Buchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens verfügt wahrscheinlich über sachkundige Budgetanalysten, die Ihnen weiterhelfen können, wenn Sie Fragen haben oder Rat benötigen. Sie können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie Ausgabenposten in Ihrem Betriebsbudget verwenden oder Posten in Ihrem Anlagebudget aktivieren möchten. Ihre Finanzabteilung kann beispielsweise eine Tabelle erstellen, die eine bestimmte Zahl für Sie berechnet, sodass Sie Ihr Budget kontinuierlich überwachen können.
Tipps zur Budgetverwaltung
Nutzen Sie diese Tipps, um Ihnen die Verantwortung für die Verwaltung Ihres Budgets zu erleichtern:
Nehmen Sie an einem Kurs in Finanzen und Budgetierung teil
Erkundigen Sie sich bei Ihrer örtlichen Universität oder Volkshochschule, ob Kurse zum Thema Budgetierung verfügbar sind. Die meisten Business Schools bieten ein- oder dreitägige Kurse an.
Investieren Sie frühzeitig Zeit in die Schulung
Wenn Sie neu im Budgetverwaltungsprozess sind, nehmen Sie sich die Zeit, die Vorgehensweise von Anfang an zu erlernen. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, sich die Zeit zu nehmen, Ihre Ziele, Ihr Budgetformat und jede bereits erstellte Werbebuchung zu überprüfen. Sie können auch jemanden aus der Finanzabteilung Ihres Unternehmens bitten, Fragen zu beantworten.
Werden Sie Eigentümer
Übernehmen Sie die persönliche Verantwortung für die Ressourcen Ihrer Abteilung, als wäre es Ihr eigenes Unternehmen.
Verstehen Sie, wie Ihr Budget dazu passt
Fragen Sie Ihren Vorgesetzten, wie das Budget Ihrer Abteilung die Organisationsziele des Unternehmens unterstützt. Wenn möglich, überprüfen Sie das Budget Ihres Vorgesetzten, um ein umfassenderes Verständnis davon zu erhalten, wie Ihr Budget darin passt. Wenn eine andere Abteilung finanzielle Bedürfnisse hat, die eine höhere Priorität haben, seien Sie proaktiv und bieten Sie an, dabei zu helfen, Ihr eigenes Budget zu reduzieren, um Mittel neu zuzuweisen.
Verfolgen Sie die monatlichen Ausgaben und nehmen Sie Anpassungen vor
Verfolgen Sie Ihre monatlichen Ausgaben oder fordern Sie monatliche Spesenberichte von Ihrer Abteilung an. Messen Sie sich selbst und informieren Sie Ihren Vorgesetzten im Voraus. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen an Ihren Ausgaben vor, um sicherzustellen, dass Sie innerhalb Ihres Budgets bleiben.
Seien Sie strategisch
Entwickeln Sie bei der Vorbereitung Ihres Budgets für das nächste Jahr eine Strategie und Ziele und legen Sie dann fest, welche Ressourcen Ihre Abteilung zum Erreichen dieser Ziele benötigt. Finden Sie heraus, ob Sie aus einigen Bereichen Geld nehmen können, um die Kosten in anderen Bereichen zu decken. Wenn Sie zusätzliche Mittel beantragen müssen, bereiten Sie eine Begründung für den Antrag vor.
Teilen Sie Ihr Budget mit Ihrem Team
Seien Sie offen gegenüber Ihrem Team und zeigen Sie ihm Ihr Budget für das Jahr. Vielleicht möchten Sie sogar mit wichtigen Mitgliedern Ihres Teams zusammenarbeiten, um die Ausgaben für das kommende Jahr zu prognostizieren. Durch die Einbindung Ihres Teams in den Prozess entsteht ein gemeinsames Verantwortungsgefühl. Es ermutigt sie auch, andere Kostenmanagementoptionen zu erkunden.