So stellen Sie einen Immobilienmaklerassistenten ein (plus Vorteile) • BUOM

3. Januar 2022

Immobilienmakler können ein breites Spektrum an Aufgaben übernehmen, von Treffen mit potenziellen Verkäufern und Käufern bis hin zu Büroarbeiten und Papierkram. Einige Aufgaben nehmen möglicherweise mehr Zeit in Anspruch, als Immobilienmakler aufwenden können, und dies kann dazu führen, dass ein Immobilienmaklerassistent gesucht und eingestellt wird. Durch die Einstellung eines Assistenten können sich Immobilienmakler auf den Verkauf und andere profitable Aufgaben konzentrieren. In diesem Artikel schauen wir uns an, was ein Immobilienmaklerassistent ist, wie man ihn anstellt, was er tut und welche Vorteile die Einstellung dieser Fachkräfte mit sich bringt.

Was ist ein Immobilienmaklerassistent?

Ein Immobilienmaklerassistent ist ein Verwaltungsassistent für einen Immobilienmakler, mehrere Makler oder eine Immobilienagentur. Ihre Aufgabenbereiche können unterschiedlich sein, aber Immobilienmaklerassistenten verwalten häufig Kalender, beantworten Telefone, koordinieren den Papierkram oder entwickeln Marketingmaterialien. Personen, die an einer Karriere als Immobilienmakler interessiert sind, können als Assistent arbeiten, um sich mit anderen Maklern und potenziellen Kunden zu vernetzen und einen Einblick in den Immobilienberuf zu gewinnen.

Abhängig vom Budget und der Arbeitsbelastung des Maklers können Immobilienmaklerassistenten Teilzeit oder Vollzeit arbeiten. Assistenten können auch Jobs als Vor-Ort-Assistenten oder als virtuelle Assistenten bekommen. Die Aufgaben einiger Immobilienassistenten konzentrieren sich beispielsweise auf das Telefonieren und die Arbeit mit Marketingmaterialien, die der Assistent nach Möglichkeit virtuell erledigen kann.

Was macht ein Immobilienmaklerassistent?

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Immobilienmaklerassistenten können je nach den Bedürfnissen des Immobilienmaklers oder der Agentur, die ihn beauftragt, variieren. Zu den Verantwortlichkeiten können gehören:

• Begrüßung der Kunden im Büro

• Beantworten Sie Telefonanrufe und E-Mails

• Folgeanrufe bei Kunden durchführen

• Planen von Besprechungen und Koordinieren von Kalendern

• Koordinierung von Besichtigungen von Immobilien zum Verkauf oder zur Miete

• Bestellung von Schreibwaren und Markenartikeln für den Vertrieb

• Entwicklung und Vertrieb von Marketingmaterialien

• Verfassen und Veröffentlichen von Anzeigen zum Verkauf und zur Vermietung

• Übermittlung von Berichten und Pflege von Datenbanken

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Tagen der offenen Tür und anderen damit verbundenen Veranstaltungen

• Erstellung, Sammlung und Zustellung von Immobilienunterlagen

• Immobilienfotografie und Online-Veröffentlichung

• Social Media und Web-Content-Management

• Anbringen und Entfernen von Schildern für den Verkauf und die Vermietung von Immobilien

• Präsentationen mit Listen erstellen

• Durchführung von Buchhaltungstransaktionen

So stellen Sie einen Immobilienmaklerassistenten ein

Die folgenden 10 Schritte können bei der Beauftragung eines Immobilienmaklerassistenten hilfreich sein:

1. Entscheiden Sie, ob Sie bereit sind, einen Immobilienmaklerassistenten einzustellen

Überlegen Sie, warum Sie darüber nachdenken, einen Immobilienmaklerassistenten einzustellen. Möglicherweise sind Sie bereit, wenn eine der folgenden Aussagen zutrifft:

• Im Durchschnitt mindestens zwei Schließungen pro Monat

• Bereit, Verantwortung auf eine andere Person zu übertragen

• Verpasste Telefonanrufe und E-Mails von potenziellen und aktuellen Kunden

• Eine Überlastung Ihres Zeitplans oder Terminkonflikte sind häufig.

• Organisiert zu sein ist zu einem Problem geworden

• Überarbeitung oder emotionales Burnout

• Verlust von Aufzeichnungen über Dokumente und Phasen des Verkaufsprozesses für verschiedene Kunden

2. Überprüfen Sie Ihre jährlichen und monatlichen Abschlusstransaktionen

Bevor Sie Hilfe beauftragen, überprüfen Sie Ihre Finanzen, damit Sie sicher sein können, dass Sie es sich leisten können. Wenn Sie durchschnittlich 25 bis 35 Deals pro Jahr abschließen, sind Sie möglicherweise erfolgreich genug, um es sich leisten zu können, einen Assistenten einzustellen. Möglicherweise möchten Sie kurzfristig auch eine Teilzeitbeschäftigung in Betracht ziehen und planen, die Stelle in eine Vollzeitstelle umzuwandeln, sobald das Unternehmen an Fahrt gewinnt, sofern Sie sich einen Teilzeitassistenten leisten können.

3. Bestimmen Sie, wonach Sie bei einem Immobilienmaklerassistenten suchen.

Vielleicht möchten Sie darüber nachdenken, welche Eigenschaften Sie von einem Assistenten erwarten und welche Aufgaben seine Aufgaben umfassen könnten. Wenn Sie beispielsweise einen Immobilienmaklerassistenten mit der Gestaltung von Marketingmaterialien beauftragen möchten, suchen Sie möglicherweise nach Kandidaten mit Kenntnissen im Bereich Grafikdesign. Dies kann Ihnen bei der Erstellung einer Stellenbeschreibung für Ihren Assistenten helfen. Möglicherweise möchten Sie einen Entwurf der Stelle mit anderen Immobilienmaklerkollegen teilen, um Feedback zu erhalten, bevor Sie die Stelle offiziell veröffentlichen.

Eine weitere Überlegung, die Sie möglicherweise haben, ist, ob Sie möchten, dass Ihr Assistent über Lizenzen oder Zertifizierungen im Zusammenhang mit Immobilien oder seinen Verantwortlichkeiten verfügt. Beispielsweise könnten frischgebackene Immobilienmakler daran interessiert sein, ihre Karriere als Assistent zu beginnen. Möglicherweise haben Sie auch Kandidaten mit Abschlüssen und Zertifizierungen im Zusammenhang mit anderen Verantwortlichkeiten dieser Position.

4. Veröffentlichen und bewerben Sie die Stelle

Es gibt viele Orte, an denen Sie Ihre Position veröffentlichen und teilen können, damit sie ein breiteres oder spezifischeres Publikum erreicht. Wenn Sie beispielsweise an Bewerbern mit einer Immobilienlizenz interessiert sind, können Sie Ihr Stellenangebot mit anderen Immobilienmaklern teilen, um es online zu teilen. Wenn Sie daran interessiert sind, ein breiteres Publikum zu erreichen, können Sie die Stellenausschreibung auf der Unternehmenswebsite, in den sozialen Medien und in Jobbörsen teilen.

5. Erstellen Sie Interviewfragen

Bevor Ihr Vorstellungsgespräch beginnt, können Sie Vorstellungsgesprächsfragen erstellen, die Sie qualifizierten Kandidaten stellen können. Wenn Sie über die Fragen nachdenken, möchten Sie vielleicht darüber nachdenken, welche Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten Sie von einem Immobilienmaklerassistenten erwarten. Möglicherweise möchten Sie Fragen zu Folgendem berücksichtigen:

• Immobilienmarkt

• Ortskenntnisse

• Kundendienst

• Marketing

• Abdeckung

• Netz

• Soziale Netzwerke für Unternehmen

• Grafikdesign

6. Planen Sie Interviews mit den besten Kandidaten

Sobald Sie die Bewerbungen geprüft haben, können Sie mehrere Kandidaten für ein Vorstellungsgespräch auswählen. Wenn Sie an einer großen Anzahl qualifizierter Kandidaten interessiert sind und Zeit haben, können Sie mit halbstündigen Aufnahmegesprächen beginnen und die Liste der Kandidaten bis zum Abschlussgespräch eingrenzen. Wenn Sie keine Zeit für Sondierungsgespräche haben, können Sie auch andere Immobilienfachleute bitten, Ihnen bei der Bewertung von Kandidaten zu helfen und einige für ein Vorstellungsgespräch auszuwählen.

7. Bewerten Sie Ihre Gesprächspartner, um zu sehen, ob sie am besten für die Stelle geeignet sind.

Sobald die Vorstellungsgespräche abgeschlossen sind, benötigen Sie möglicherweise Zeit, um die Kandidaten erneut zu bewerten und zu entscheiden, wen Sie einstellen möchten. Wenn Sie Kollegen am Vorstellungsgespräch beteiligt hatten, können Sie diese auch um Feedback bitten. Dies kann auch eine Gelegenheit sein, Referenzen von Kandidaten zu kontaktieren, wenn Sie mit Ihrer Bewerbung Referenzen anfordern.

Vorstellungsgespräche können sich je nach den Fähigkeiten Ihres Top-Kandidaten auch darauf auswirken, was Sie von einem Assistenten erwarten. Beispielsweise wollten Sie vielleicht ursprünglich einen Kandidaten mit ausgeprägten Fähigkeiten im Bereich Grafikdesign finden, aber Ihr Spitzenkandidat verfügt über Kundenservice und Kundenerfahrung, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren und möglicherweise Ihr Geschäft auszubauen. In dieser Phase des Prozesses kann es wichtig sein, Ihre Prioritäten zu kennen.

8. Machen Sie ein Angebot und vereinbaren Sie die Zahlung

Sobald Sie einen Kandidaten ausgewählt haben, können Sie ihm ein Angebot unterbreiten. Kandidaten unterbreiten häufig ausgehandelte Angebote, in der Regel für ein höheres Gehalt oder ein höheres Leistungspaket. An dieser Stelle ist es möglicherweise wichtig, sich daran zu erinnern, dass Ihr Gehaltsbudget auf Ihren Verkäufen und Abschlüssen basiert. Möglicherweise möchten Sie künftig Prämien oder Gehaltserhöhungen auf der Grundlage von Prozentsätzen für jedes Jahr in Betracht ziehen.

9. Reichen Sie ordnungsgemäße Dokumente und Hintergrundüberprüfungen ein

Bevor Ihr Assistent mit der Arbeit beginnen kann, möchten Sie möglicherweise, dass er die entsprechenden Unterlagen ausfüllt, einschließlich steuerbezogener Unterlagen, Formular I9 und aller anwendbaren Leistungen. Möglicherweise möchten Sie auch eine Hintergrundüberprüfung durchführen, bevor Sie offiziell eingestellt werden. Dies kann mit einer zusätzlichen Gebühr verbunden sein, kann sich jedoch lohnen, wenn Sie jemanden einstellen, der sich mit Finanzen und personenbezogenen Daten befasst.

10. Planen Sie Einarbeitungsverfahren für Ihren Assistenten

Sie können Onboarding-Prozeduren planen, wenn Ihr Assistent seine Arbeit aufnimmt. Zu diesen Verfahren können das Ausfüllen unvollständiger Unterlagen aus dem vorherigen Schritt, Schulungsverfahren, das Kennenlernen des Büros, die Bestätigung, dass sie über die für die Ausführung ihrer Arbeit erforderlichen Materialien verfügen, und die Überprüfung künftiger Bewertungen der Leistung des Assistenten im Laufe der Zeit gehören.

Vorteile der Beauftragung eines Immobilienmaklerassistenten

Zu den Vorteilen der Einstellung eines Immobilienmaklerassistenten können gehören:

• Sparen Sie Zeit: Ein Assistent kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem er Routineaufgaben erledigt, darunter Kundenservice, E-Mail- und Telefonkommunikation sowie das Ausfüllen von Unterlagen. Dadurch kann der Immobilienmakler mehr Zeit haben, sich auf den Verkauf und andere Aufgaben mit hoher Priorität zu konzentrieren.

• Geschäftsentwicklung. Ein Assistent kann zum Wachstum eines Unternehmens beitragen, indem er bei der Bereitstellung von Marketingmaterialien, bei der Öffentlichkeitsarbeit und beim Networking hilft. Beispielsweise können sie als Vertreter eines Immobilienmaklers an Networking-Veranstaltungen teilnehmen oder Werbematerialien über E-Mail-Newsletter und Social-Media-Kanäle austauschen.

• Produktivitätssteigerung. Ein Assistent kann zur Produktivitätssteigerung beitragen, indem er Aufgabenlisten und Kalender verwaltet, sodass der Immobilienmakler weiß, welche Aufgaben erledigt werden müssen und welche noch erledigt werden müssen. Sie können auch die Produktivität steigern, indem sie zeitintensivere Aufgaben ausführen.

• Unterstützung bei der Recherche des Marktes und der Aussichten: Der Assistent kann Zeit damit verbringen, Perspektiven zu recherchieren und den Immobilienmarkt zu recherchieren. Dadurch kann der Immobilienmakler Informationen über potenzielle Kunden und Immobilienmarktaussichten erhalten.