So veranstalten Sie eine erfolgreiche Veranstaltung (plus 16 Hosting-Tipps) • BUOM

17. März 2022

Die Ausrichtung einer Veranstaltung kann eine großartige Möglichkeit sein, neue Fachleute kennenzulernen, Ihre Dienstleistungen hervorzuheben oder Interesse an einer Geschäftsmöglichkeit zu wecken. Durch die Ausrichtung einer Veranstaltung können Sie ein berufliches Netzwerk aufbauen oder mehr über ein bestimmtes Fachgebiet erfahren. Wenn Sie daran interessiert sind, eine Veranstaltung auszurichten, kann es hilfreich sein, mehr darüber zu erfahren, wie Sie diese erfolgreich durchführen können. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie eine erfolgreiche Veranstaltung veranstalten, und geben Ihnen 16 Tipps für die Durchführung einer effektiven Veranstaltung.

So führen Sie eine erfolgreiche Veranstaltung durch

Um eine Veranstaltung auszurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Entscheiden Sie, welche Veranstaltung Sie veranstalten möchten

Der erste Schritt zur erfolgreichen Ausrichtung einer Veranstaltung besteht darin, die Art der Veranstaltung zu bestimmen, die Sie veranstalten möchten. Es kann eine gute Idee sein, eine Liste mit Zielen für die Veranstaltung zu erstellen, die Ihnen bei der Festlegung eines bestimmten Ziels helfen kann. Wenn Sie beispielsweise als Talentmanager auf der Suche nach neuen Kunden sind, könnten Sie einen Mixer für neue Acts in Ihrer Nähe beauftragen. Der Wahlkämpfer eines Politikers kann eine Spendenaktion veranstalten, um Geld für eine erfolgreiche Kampagne zu sammeln.

2. Planen Sie Gäste, Mahlzeiten und andere Dienstleistungen

Sobald Sie entschieden haben, welche Art von Veranstaltung Sie veranstalten möchten, legen Sie fest, wie viele Gäste Sie gerne bei der Veranstaltung begrüßen möchten. Wenn Sie wissen, wie viele Personen voraussichtlich kommen werden, können Sie den Raum, die Erfrischungen und andere Dienstleistungen entsprechend planen. Je nach Veranstaltung kann es sich hierbei um Unterhaltungs-, Aufräum- oder Bildungsaufführungen handeln.

3. Organisieren Sie Ihre Veranstaltung und buchen Sie Lieferanten

Sobald Sie einen Veranstaltungsplan haben, können Sie die Veranstaltungsorte kontaktieren und einen geeigneten Termin finden. Es ist am besten, einige Monate im Voraus mit der Buchung von Anbietern zu beginnen. Möglicherweise möchten Sie jedoch auch früher beginnen, wenn die von Ihnen geplante Veranstaltung mehr als 500 Personen umfasst. Es kann hilfreich sein, eine Liste mit Lieferanten und Telefonnummern für die Kontaktaufnahme zu erstellen.

4. Machen Sie potenziellen Gästen Werbung für die Veranstaltung

Wie Sie Ihre Veranstaltung vermarkten, hängt davon ab, um was es sich handelt und welche Ziele Sie verfolgen. Wenn die Veranstaltung klein ist und Sie nur professionelle Partner einladen möchten, können Sie wahrscheinlich E-Mails oder SMS mit Informationen zu Ihrem Meeting senden. Wenn Sie vorhaben, viele Leute einzuladen und möchten, dass die Gäste Fremde sind, können Sie Ihre Veranstaltung online bewerben, indem Sie in sozialen Medien Werbung schalten oder eine Veranstaltungsseite starten.

5. Organisieren Sie die Veranstaltung und befolgen Sie die Tagesordnung

Vor der Veranstaltung können Sie einen Zeitplan erstellen, um anzuzeigen, wie viel Zeit Sie für jede Veranstaltung einplanen. Beim Hosten können Sie mit Ihren Gästen interagieren, indem Sie einem Zeitplan folgen. Dies kann hilfreich sein, um sicherzustellen, dass Sie die Veranstaltung pünktlich abschließen und Ihre Reservierung am Veranstaltungsort nicht überschreiten.

6. Bedanken Sie sich bei den Gästen für Ihren Besuch und das Weitermachen.

Nach dem Treffen können Sie Dankesnotizen oder Notizen an Ihre Gäste für ihr Kommen senden. Wenn die Veranstaltung für berufliches Networking gedacht war, sollten Sie darüber nachdenken, im Anschluss Ihr berufliches Profil zu wiederholen oder Interesse an einer Zusammenarbeit mit der Person zu bekunden. Wenn Sie Ihre Veranstaltung online bewerben, können Sie allen Tagungsgästen ein allgemeines Dankeschön schreiben.

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16 Tipps für die Organisation einer Veranstaltung

Hier sind 16 Tipps für die Organisation einer Veranstaltung:

1. Überprüfen Sie die Gästeliste: Bevor Sie eine Veranstaltung veranstalten, überprüfen Sie unbedingt die Gästeliste, damit Sie wissen, mit wem Sie interagieren könnten.

2. Schaffen Sie eine Ästhetik: Beim Entwerfen von Einladungen und anderen Materialien für Ihre Veranstaltung kann es hilfreich sein, eine zusammenhängende Ästhetik zu schaffen, die die Teilnehmer mit der Veranstaltung verbinden können.

3. Wählen Sie Themen für Ihre Veranstaltungen. Erwägen Sie, Gesprächsthemen einzubeziehen, über die die Leute sprechen können, oder wählen Sie ein interessantes Thema aus, das ein pädagogischer Redner behandeln soll.

4. Bitten Sie um Hilfe bei der Planung: Anstatt zu versuchen, die Eventplanungslogistik alleine zu verwalten, sollten Sie darüber nachdenken, ein Team aus Freunden oder Fachleuten zusammenzustellen, die Ihnen bei der Bewältigung der verschiedenen Aufgaben helfen können.

5. Priorisieren Sie die besten Lieferanten: Wenn Sie während der Veranstaltung Erfrischungen oder Unterhaltung anbieten, kann es sinnvoll sein, sich auf Qualitätslieferanten zu konzentrieren, die pünktlich und zuverlässig sind.

6. Wählen Sie einen passenden Termin: Vermeiden Sie bei der Wahl des Veranstaltungstermins am besten wichtige Feiertage oder Wochentage. Erwägen Sie, die Veranstaltung an einem Wochenende zu planen, an dem mehr Fachleute teilnehmen können.

7. Denken Sie über eine virtuelle Veranstaltung nach. Durch die Planung einer virtuellen Veranstaltung können Sie Ihr Budget reduzieren und Teilnehmer von anderen Standorten anlocken.

8. Lassen Sie Menschen miteinander in Kontakt kommen: Bei der Planung einer beruflichen Veranstaltung ist es eine gute Idee, Zeit für Gespräche einzuplanen. Dadurch können die Teilnehmer ihre Netzwerke erweitern und sich während der Veranstaltung wohler fühlen.

9. Technologieimplementierung. Der Einsatz von Technologie kann Ihnen dabei helfen, eine effizientere und komfortablere Umgebung zu schaffen. Beispielsweise tragen synchronisierte Folien, automatische Beleuchtung und Mikrofone dazu bei, dass Gäste den Redner besser hören und ein besseres Erlebnis haben.

10. Vorbereitung auf die Veranstaltung: Erwägen Sie eine frühzeitige Anreise und bereiten Sie sich auf die Veranstaltung vor, indem Sie die Informationen prüfen und die Anbieter kontaktieren, um sicherzustellen, dass sie pünktlich eintreffen.

11. Erstellen Sie Backup-Pläne. Es ist wichtig, über einen Backup-Plan zu verfügen, da dieser dazu beitragen kann, dass Ihre Veranstaltung trotz Herausforderungen weitergeführt werden kann. Wenn Sie beispielsweise einen Außenbereich planen, könnte ein Regenschutz eine gute Idee sein.

12. Mehrere Einladungen versenden. Wenn Sie Einladungen physisch und per E-Mail versenden, ist es weniger wahrscheinlich, dass Ihre Gäste sie versehentlich verpassen.

13. Bitten Sie um Feedback zur Veranstaltung: Erwägen Sie nach der Veranstaltung die Durchführung einer Umfrage unter Gästen, um sie zu fragen, wie ihnen die Veranstaltung gefallen hat. Wenn Sie planen, in Zukunft weitere Veranstaltungen auszurichten, kann Ihnen dies dabei helfen, sich zu verbessern.

14. Üben Sie Ihre Präsentation: Üben Sie vor der Veranstaltung, sich vorzustellen und Ihre beruflichen Werte zusammenzufassen.

15. Nehmen Sie Rücksicht auf Gäste: Berücksichtigen Sie bei der Buchung von Anbietern Optionen für diätetische Einschränkungen und die Vermeidung von Lebensmitteln mit hohem Allergenrisiko, wie z. B. Erdnüssen.

16. Halten Sie sich an Ihr Budget. Erstellen Sie ein Budget für die Veranstaltung und überwachen Sie es genau, um sicherzustellen, dass Sie das Beste für Ihr Geld bekommen.