So starten Sie ein Eventplanungsunternehmen in 6 Schritten • BUOM
1. September 2021
Eventplanung ist eine kreative, hochgradig personalisierte Branche, deren Ziel es ist, die Träume der Kunden von der perfekten Veranstaltung wahr werden zu lassen. Die Branche besteht aus Unternehmen unterschiedlicher Art und Größe, von Full-Service-Veranstaltungskoordinatoren bis hin zu unabhängigen Unternehmern, die ihre Veranstaltungsplanung von zu Hause aus betreiben. In diesem Artikel stellen wir sechs wichtige Schritte vor, um ein durchdachtes, strategisches und informiertes Veranstaltungsplanungsunternehmen zu gründen.
Was ist ein Eventmanagement-Unternehmen?
Ein Veranstaltungsplanungsunternehmen ist ein kleines oder großes Unternehmen, das Einzelpersonen und/oder Unternehmen bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen unterstützt. Dies können persönliche Ereignisse wie Hochzeiten und Geburtstage oder berufliche Ereignisse wie Abschlussfeiern und Jahreskonferenzen sein. Zu den spezifischen Aufgaben eines Veranstaltungsplanungsunternehmens gehören:
Bereitstellung eines Veranstaltungsortes
Bietet mehrere Veranstaltungsorte und Serviceoptionen mit detaillierten Preisen und Dienstleistungen, aus denen Kunden wählen können
Organisation von Veranstaltungsdetails wie Gästeregistrierung, Speisemenüs, Transportlogistik und Sitzordnung.
Koordinieren Sie mit allen Veranstaltern, einschließlich Caterern, Dekorateuren, Musikern und Fotografen.
Bereitstellung logistischer Unterstützung und Fehlerbehebung bei Problemen vor oder während der Veranstaltung
Warum ist ein Eventplanungsunternehmen wertvoll?
Eventplanungsunternehmen sind sowohl für Geschäftsinhaber als auch für Verbraucher ein wertvolles Gut. Einige der größten Vorteile für Unternehmer sind finanzieller Natur. Aufgrund der geringen Gründungs- und Wartungskosten und einer einzigartigen Gebührenstruktur ist die Gründung eines Unternehmens zur Veranstaltungs- oder Partyplanung in der Regel mit einem minimalen finanziellen Risiko verbunden. Die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten und fast alle Geschäfte elektronisch oder vor Ort abzuwickeln, reduziert den Bedarf an formellen Büroräumen und spart die kostspieligen Gemeinkosten, die normalerweise mit dem Besitz eines Unternehmens verbunden sind.
Da für Veranstaltungsbuchungen in der Regel eine Teilzahlung im Voraus und eine vollständige Zahlung vor der Veranstaltung erforderlich ist, haben Geschäftsinhaber außerdem nicht die gleichen Probleme mit verspäteten Zahlungen wie andere Branchen.
Für Verbraucher dient ein Veranstaltungsplanungsunternehmen dazu, Veranstaltungen auf der Grundlage der Spezifikationen ihrer Kunden zu planen und zu organisieren und gleichzeitig den mit dem Planungsprozess verbundenen Stress und die Frustration zu minimieren. Eventplanungsunternehmen können Inspiration, Zugang und logistische Unterstützung für private oder berufliche Veranstaltungen bieten. Eine einfach zu navigierende Website und ein starker Marketingansatz machen es Verbrauchern leicht, das Eventplanungsunternehmen zu finden, das ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
So starten Sie ein Eventplanungsunternehmen
Diese sechs Schritte helfen Ihnen dabei, Ihr eigenes Eventplanungsunternehmen erfolgreich zu gründen:
Sammeln Sie relevante Erfahrungen.
Entwickeln Sie eine Vision.
Führen Sie Marktforschung durch.
Erstellen Sie einen Businessplan.
Eine Website erstellen.
Halten Sie alle gesetzlichen Vorschriften ein.
1. Sammeln Sie relevante Erfahrungen
Eine bezahlte und unbezahlte Zeit in der Eventplanungsbranche zu verbringen, ist eine wertvolle Voraussetzung für die Gründung eines eigenen Eventplanungsunternehmens. Sie können diese Zeit nutzen, um sich über Branchentrends und Preise zu informieren, Best Practices zu ermitteln, Ihre Fähigkeiten zu verbessern und mehr über Kundenpräferenzen zu erfahren. Idealerweise bekleiden Sie mehrere Positionen innerhalb der Branche, um ein umfassendes Bild für Ihre Geschäftsplanung zu vermitteln. Dies ist auch eine großartige Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen und ein Netzwerk potenzieller Kunden aufzubauen, um diese nach der Gründung anzuziehen.
Vereinbaren Sie nach Möglichkeit Hospitations- oder Mentoring-Möglichkeiten mit dem Inhaber des Veranstaltungsplanungsunternehmens. Diese Art von Gelegenheit ist fokussierter als nur die Arbeit in einer Branche und bietet wertvolle Einblicke in die Branche aus der Sicht eines Geschäftsinhabers. Sollte eine dauerhafte Vereinbarung nicht möglich sein, können Sie mehrere Unternehmer interviewen oder Seminare für angehende Unternehmer zur Veranstaltungsplanung besuchen. Die Beobachtung der spezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen dieser Geschäftsinhaber kann Ihnen dabei helfen, Ihre Bereitschaft selbst einzuschätzen und gegebenenfalls einen Wachstumsplan zu entwickeln, bevor Sie in Ihr eigenes Unternehmen einsteigen.
2. Erstellen Sie eine Vision
Neben der Entwicklung und Verbesserung Ihrer technischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten wird die Arbeit in der Branche auch dazu beitragen, Ihre Vision zu formen. Die Schaffung einer klaren Vision ist sowohl ein kreativer als auch pragmatischer Schritt bei der Gründung Ihres eigenen Eventplanungsunternehmens. Dazu gehört, dass Sie sorgfältig über die spezifischen Dienstleistungen nachdenken, die Sie anbieten möchten, und über Ihr bevorzugtes Geschäftsformat. Zu berücksichtigen sind unter anderem:
Ihre Ziele und Mission
Umfang der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen
Ihr Zielmarkt
Was unterscheidet Ihr Unternehmen von der Konkurrenz?
Das Erlebnis, das Sie Ihren Kunden bieten sollen
3. Führen Sie Marktforschung durch
Die wichtigste Frage, die die Marktforschung zu beantworten versucht, ist, ob eine Nachfrage für die von Ihnen angebotene Dienstleistung besteht. Die Fülle an digital verfügbaren Informationen erleichtert die Beantwortung dieser Frage und verwandter Fragen mit minimalen Kosten und dem Komfort einer Fernrecherche.
Zunächst müssen Sie Ihren Zielmarkt identifizieren und feststellen, ob der Kundenstamm groß genug ist, um die von Ihnen geplanten Dienstleistungen zu unterstützen. Beispiel: Wenn Ihre Vision darin besteht, eine extravagante Hochzeit zu planen, lässt die finanzielle Demografie der Bewohner Ihres Zielorts darauf schließen, dass sie sich diese leisten können? Stimmen auch die kulturellen und religiösen Normen der Menschen in Ihrem Zielgebiet mit Ihrer Vision für das Unternehmen überein? Wenn die Antwort auf eine Frage „Nein“ lautet, sollten Sie Ihre Strategie oder Ihren Standort überdenken. Ähnliche Fragen können auf eine Reihe von Beispielereignistypen angewendet werden.
Darüber hinaus sollte Ihre Recherche eine Bewertung Ihrer potenziellen Konkurrenten, ihres Kundenstamms, ihrer Kaufgewohnheiten und ihrer Kundenzufriedenheit umfassen. Anschließend möchten Sie deren Dienstleistungen mit denen vergleichen, die Sie anbieten möchten, um festzustellen, welche Motivation (wenn überhaupt) die Kunden haben werden, sich für Ihr Unternehmen zu entscheiden. Wenn Sie mit einer Duplizierung von Dienstleistungen rechnen, müssen Sie feststellen, ob die aktuelle Nachfrage das aktuelle Angebot übersteigt, was darauf hindeutet, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig sein kann. Sie können dies feststellen, indem Sie die Wartezeiten für Neukunden oder Stellenausschreibungen auf den Websites der Wettbewerber untersuchen.
4. Schreiben Sie einen Geschäftsplan
Die Brücke, die Ihre Vision und Marktforschung mit der Realität der Gründung Ihres eigenen Eventplanungsunternehmens verbindet, ist ein solider Geschäftsplan. Dabei sollte es sich um ein organisiertes Dokument handeln, das Ihnen bei der ersten Markteinführung als Leitfaden dient und flexibel auf sich ändernde Umstände nach der Markteinführung reagieren kann. Obwohl die genauen Vorlagen variieren, gehören zu den wichtigsten Komponenten:
Klar definierte Ziele und kurzfristige Ziele
Der Zeitpunkt der Überprüfung dürfte im ersten Jahr mindestens vierteljährlich sein.
Zusammenfassung der HR-Infrastruktur und zugehöriger Stellenbeschreibungen
Finanzielle Zusammenfassung mit Darstellung des vorhandenen Kapitals, der monatlichen Kosten, der prognostizierten Einnahmen und der Buchhaltungssysteme
Umfassende Marketing- und Werbestrategie
Es kann hilfreich sein, wenn aktuelle Geschäftsinhaber Ihren Plan überprüfen und Feedback geben. Wenn Sie Kontakt zu jemandem aus der Eventplanungs- oder Hotelbranche haben, ist dessen Feedback spezifischer und daher wertvoller.
5. Erstellen Sie eine Website
Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg eines jeden Unternehmens im 21. Jahrhundert ist eine Website, die klar, leicht zugänglich und informativ ist. Gerade in der Eventplanungsbranche sind Ästhetik und visuelle Inhalte von besonderer Bedeutung. Potenzielle Kunden möchten Ihre Website schnell und einfach nach Beispielfotos, Preisinformationen und Serviceoptionen durchsuchen. Da Ereignisse oft einen hohen sentimentalen Wert haben, beeinflussen die Gefühle, die die Bilder auf Ihrer Website hervorrufen, die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kunde Ihre Dienstleistungen in Betracht zieht. Wenn Sie bei der Gestaltung Ihrer Website die gleichen Fähigkeiten einsetzen, mit denen Sie bedeutungsvolle, eindrucksvolle Erlebnisse schaffen, können Sie dazu beitragen, dass Ihre Website für potenzielle Kunden inspirierend und einprägsam wird.
6. Befolgen Sie alle rechtlichen Ratschläge
Bevor Sie Ihr neues Unternehmen gründen, müssen Sie alle relevanten rechtlichen oder finanziellen Vorschriften kennen und einhalten. Zu den ersten Schritten gehören die Auswahl einer Unternehmensstruktur, die Registrierung Ihres Firmennamens und die Beantragung einer Bundessteueridentifikationsnummer. Anschließend möchten Sie herausfinden, ob Ihr Bundesstaat eine staatliche Steueridentifikationsnummer und alle damit verbundenen Genehmigungen und Lizenzen benötigt. Der Abschluss einer Unternehmensversicherung und die Eröffnung eines Geschäftsbankkontos sind zwei weitere Schritte. Da die Anforderungen je nach Bundesstaat und Unternehmensart unterschiedlich sind, empfiehlt es sich, einen Anwalt zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Sie keine notwendigen Schritte verpassen.