Ein vollständiger Leitfaden zur Bedeutung von HR-Service-Centern • BUOM

8. April 2022

HR-Service-Center können Organisationen nützliche Systeme und Funktionen bereitstellen. Mitarbeiter und Manager können von vielen Vorteilen profitieren, wenn sie zusätzlichen Zugriff auf erforderliche Dokumente und Richtlinien erhalten. Fachleute, die mit HR-Service-Centern zusammenarbeiten und diese implementieren, müssen die Vorteile und Dienstleistungen verstehen, die sie bieten. In diesem Artikel besprechen wir die Definition, Bedeutung, Vorteile und Methoden des Betriebs eines HR-Service-Centers.

Was ist ein HR-Service-Center?

Ein HR Service Center ist ein Online-Portal oder Telefonsystem, das Personalressourcen, Verwaltung und Transaktionen für Mitarbeiter oder Organisationen bereitstellt. Mitarbeiter und Manager können sich an das Zentrum wenden, um Informationen zu Leistungen, Unternehmensrichtlinien, Dokumenten und Berichten zu erhalten. Internetzentren bieten Benutzern Selbstbedienung und sicheren Zugang. Callcenter bieten in der Regel ein automatisiertes und interaktives Sprachsystem zur Beantwortung häufiger Fragen und zur Präsentation von Informationen.

Warum ist es wichtig, ein Personal-Service-Center zu haben?

Ein HR-Servicecenter ist wichtig für die Organisation, Verteilung und Speicherung von Informationen über Mitarbeiter und Unternehmensrichtlinien. HR-Servicezentren überwachen und unterstützen die Sicherheit, Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter und sorgen für Transparenz in den Unternehmensrichtlinien und -maßnahmen. Diese Systeme können Organisationen auch dabei helfen, Interaktionen aufzuzeichnen und rechtliche oder interne Konflikte zu melden. Das HR Service Center übernimmt die Kernaufgaben der Personalabteilung und schafft so ein positives Arbeitsumfeld für alle.

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Vorteile des Personal Service Centers

Hier sind einige Vorteile der Nutzung eines HR-Centers:

• 24/7-Service: Digitale Workforce-Access-Services stellen sicher, dass Mitarbeiter und Benutzer rund um die Uhr für die Anforderung und den Empfang von Informationen erreichbar sind. Dieser ständige Zugriff kann Organisationen, die in unterschiedlichen Zeitzonen und Standorten tätig sind, helfen und einen effizienten Informationstransfer gewährleisten.

• Automatisierte Prozesse: HR-Service-Center arbeiten mit einem einheitlichen System automatisierter Prozesse und Eingabeinformationen. Die Automatisierung und Konsistenz dieser Prozesse und Kommunikation reduziert Verwirrung und Missverständnisse, indem allen Benutzern dieselben Methoden, Daten und Informationen zur Verfügung gestellt werden.

• **Verbesserte Effizienz:** Eine Bereitschafts- oder Online-Ressource reduziert den Zeitaufwand, die Energie und die Verwirrung, die mit der Planung von Terminen, der Teilnahme an persönlichen Besprechungen und dem Warten auf E-Mail-Antworten verbunden sind. Durch den Einsatz eines HR-Centers zusätzlich zu einer internen HR-Abteilung können HR-Mitarbeiter mehr Zeit und Energie für die Lösung komplexer Probleme aufwenden.

• Kostenreduzierung. Kleine Unternehmen und Organisationen, die ein HR-Servicecenter nutzen, benötigen möglicherweise weniger HR-Mitarbeiter und senken die Kosten für Arbeit, Schulung und Sozialleistungen. Das HR Service Center bietet kostengünstige Möglichkeiten zur Steuerung von HR-Prozessen.

Best Practices des HR Service Centers

Die Auswahl, der Zugriff und die Verwaltung eines HR-Servicecenters erfordern ein Verständnis der Best Practices und Modelle für HR-Informationen. Hier sind einige der Best Practices und Strategien, nach denen Sie suchen und die Sie in Ihrem HR-Service-Center-System implementieren sollten:

Dreistufiges Servicemodell

Die effektivsten HR-Service-Center nutzen ein dreistufiges Servicemodell: Generalisten, Spezialisten und Manager. Jede Ebene von Vertretern dient bestimmten Zwecken und bearbeitet unterschiedliche Benutzeranfragen. Generalisten vermitteln grundlegende Informationen und Kenntnisse in verschiedenen Bereichen, während Spezialisten ein tieferes Verständnis für einen bestimmten Bereich wie Gehaltsabrechnung, Renten und Versicherungen haben und Manager sich mit komplexen Themen wie Streitigkeiten, rechtlichen Fragen, Konflikten und Verhalten befassen. Die Festlegung von Kanälen und Vertretern für jeden Informationsbereich gewährleistet die Fähigkeit, Informationen korrekt zu verarbeiten und darzustellen.

Automatisierte Supportprozesse

Zu den Funktionen und Regeln für ein automatisiertes Servicecenter können Funktionen wie Ticketing, Vorfallweiterleitung, Wissensmanagement und Mitarbeiter-Selbstbedienung gehören. Diese Prozesse erleichtern die Meldung, Diskussion und Aufzeichnung von Verstößen, Beschwerden und Daten. Das Verständnis, welche Verfahren die besten Lösungen für die Organisation bieten und wie jeder Prozess Informationen präsentiert, kann bei der Auswahl und Nutzung eines effektiven Servicecenters für die Verteilung und Speicherung von Informationen hilfreich sein.

Aktuelle Informationen und Profile

Unternehmen können ihre Richtlinien, Leistungen, Struktur und Personal regelmäßig ändern. Das externe HR-Servicecenter verlangt bei Änderungen die Eingabe und Anpassung von Informationen. Indem das Servicecenter über Änderungen, Daten und Kontakte auf dem Laufenden gehalten wird, wird sichergestellt, dass die genauesten und aktuellsten Informationen verbreitet werden. Durch die Aktualisierung von Personal und Profilen können auch Unternehmensinformationen geschützt werden, indem der Zugriff auf ehemalige Mitarbeiter oder externe Auftragnehmer beschränkt wird.

Sichere Daten und Zugriffe

Während die Möglichkeit, HR-Daten einzugeben und darauf zuzugreifen, einem Unternehmen zugute kommen kann, ist es für das Servicecenter wichtig, Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien in Bezug auf Benutzerdaten und Unternehmensdaten einzuhalten. Ein Online-Portal kann die Sicherheit erhöhen, indem es für jeden Benutzer einen individuellen Benutzernamen oder eine E-Mail-Adresse und ein Passwort verlangt. Callcenter können Mitarbeiteridentifikationsnummern, Sicherheitsfragen oder unternehmensspezifische Durchwahlnummern anfordern. Diese Protokolle stellen sicher, dass der Zugang auf zugelassenes Personal und interne Zuschauer beschränkt bleibt.

Tipps für HR Service Center

Befolgen Sie diese Tipps, um Ihr HR-Servicecenter optimal zu nutzen und sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Ressourcen verfügen:

• Nutzen Sie die verfügbaren Funktionen. Viele HR-Servicecenter bieten Funktionen, die über Richtlinien und Gehaltsabrechnungsinformationen hinausgehen und Ihre Erfahrung optimieren können. Mit einigen Systemen können Sie möglicherweise Prozesse im Zusammenhang mit Onboarding, Einstellung und Leistungsdaten automatisieren.

• Schützen Sie Ihre Daten. Personalakten und -daten können häufig medizinische Informationen, Finanzdaten und personenbezogene Daten umfassen. Die Gewährleistung, dass die HR-Servicedatenbank geschützt, sicher und eingeschränkt ist, trägt zum Schutz vor Hacks bei und stellt sicher, dass Mitarbeiter ihre Informationen problemlos weitergeben können.

• Analysieren Sie Benutzerdaten. Das HR Service Center kann Führungskräften und Organisationen Feedback und Statistiken zur Häufigkeit und Art von Benutzeranfragen, Problemen und Berichten zur Verfügung stellen. Das Verständnis der von den Mitarbeitern angeforderten Informationen und Maßnahmen kann dabei helfen, Bereiche oder Richtlinien zu identifizieren, die möglicherweise einer weiteren Klärung bedürfen.

• Nutzung fördern. Wenn Ihr Arbeitgeber ein HR-Service-Center zur Verbreitung und Organisation von Informationen nutzt, können Sie von der Wissensförderung und der Nutzung der darin enthaltenen Tools profitieren. Die Ermutigung von Kollegen, die bereitgestellten Funktionen und Informationen zu überprüfen, kann das Bewusstsein und die Einhaltung von Richtlinien, Sicherheitsverbesserungen und Vorteilen erhöhen und auch Verwirrung reduzieren.