So schreiben Sie Richtlinien und Verfahren in 7 Schritten (mit Tipps) • BUOM
Richtlinien und Verfahren definieren die Funktionen und Entscheidungsprozesse vieler Organisationen. Das Verfassen klarer Richtlinien und Verfahren kann eine Möglichkeit sein, Ihrem Unternehmen zu einem reibungslosen und effizienten Betrieb zu verhelfen, da es jeder Person helfen kann, die Erwartungen und Normen des Unternehmens zu verstehen.
In diesem Artikel erklären wir, was Richtlinien und Verfahren sind, welche Vorteile sie haben und wie man sie verfasst, mit Schritten und Tipps zum erfolgreichen Verfassen eigener Richtlinien.
Was sind Richtlinien und Verfahren?
Richtlinien und Verfahren sind formelle Richtlinien, die den Mitgliedern einer Organisation Aktionen, Verhaltensweisen und Prozesse vorschreiben. Diese Begriffe werden manchmal synonym verwendet. In anderen Fällen können sie zur Beschreibung verschiedener Arten von Handbüchern verwendet werden. Einige Organisationen verwenden den Begriff „Richtlinie“ beispielsweise für das unternehmensweite Protokoll, das eine bestimmte Vision oder Mission unterstützt, sowie für die Verfahren für alltägliche Aufgaben, die diese Mission unterstützen. Es kann hilfreich sein, vor und während der Entwicklung Ihrer eigenen Richtlinien und Verfahren zu klären, wie Ihr Team diese Begriffe versteht.
Richtlinien und Verfahren können für die gesamte Organisation oder für einen kleineren Teil der Organisation gelten, beispielsweise für eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Team. Sie können je nach Organisationsstruktur auch von Gruppen und Einzelpersonen auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens definiert werden.
Vorteile der Verwendung von Richtlinien und Verfahren
Hier sind einige Vorteile der Verwendung von Richtlinien und Verfahren in einer Organisation:
Klare Erwartungen
Durch das Schreiben von Richtlinien und Verfahren für Ihre Teams können Sie sicherstellen, dass die Erwartungen Ihrer Organisation an sie klar sind. Dies kann dazu beitragen, präzise und qualitativ hochwertige Arbeit aufrechtzuerhalten und sogar die Zufriedenheit am Arbeitsplatz sowohl für Teammitglieder als auch für Manager zu verbessern.
Konsequente Entscheidungsfindung
Wenn Richtlinien und Verfahren Werte, Prioritäten und Prozesse definieren, können Einzelpersonen und Teams wichtige Geschäftsentscheidungen leichter treffen. Eine Struktur von Richtlinien und Verfahren sorgt häufig für die nötige Konsistenz bei alltäglichen Entscheidungen am Arbeitsplatz sowie bei größeren Entscheidungen.
Konsistente Produkte und Dienstleistungen
Richtlinien und Verfahren erhöhen die Konsistenz, indem sie sicherstellen, dass jeder, der das Ergebnis des Produkts beeinflusst, die gleiche Leistung erbringt. Konsistente Produkte und Dienstleistungen können dazu beitragen, Kunden zu gewinnen und zu binden, und ermöglichen Ihrem Unternehmen, sich einen Ruf für qualitativ hochwertige Arbeit aufzubauen.
Optimale Leistung
Richtlinien und Verfahren können dazu beitragen, die Produktivität Ihres Teams und Ihrer Organisation zu optimieren, indem sie Entscheidungen vereinfachen. Richtlinien und Verfahren, die Ihre Produktivität verbessern, können auch dazu beitragen, Umsatz und Rentabilität zu steigern.
So schreiben Sie Richtlinien und Verfahren
Wenn Sie Richtlinien und Verfahren für Ihre Organisation oder Ihr Team schreiben möchten, können Sie die folgenden Schritte ausführen:
1. Definieren Sie Ihre Ziele
Wenn Sie Ihre Richtlinien und Verfahren verfassen, legen Sie zunächst fest, was diese tun sollen. Bewerten Sie zunächst Ihre allgemeinen Geschäftsziele und überlegen Sie dann, wie jede Abteilung und sogar einzelne Rollen zum Erreichen dieser Ziele beitragen. Versuchen Sie es mit einem SMART-Zielrahmen, der bedeutet, dass Sie Ziele entwickeln, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitbasiert sind. Arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammen, um andere Perspektiven als Ihre eigenen zu berücksichtigen.
2. Brainstorming von Aufgaben und Prozessen
Erstellen Sie als Nächstes eine Liste der Aufgaben, Prozesse und Aktivitäten, für die in Ihrer Organisation möglicherweise eine schriftliche Richtlinie oder ein schriftliches Verfahren erforderlich ist. Die Arten von Prozessen, die auf diese Weise formalisiert werden müssen, können je nach Branche und spezifischem Kontext variieren. In den meisten Fällen möchten Sie wahrscheinlich die Ziele, Herausforderungen und Best Practices Ihrer Branche berücksichtigen. Eine weitere Möglichkeit, Ihr Richtlinien-Brainstorming zu strukturieren, besteht darin, die potenziellen Probleme zu berücksichtigen, mit denen Ihre Teammitglieder konfrontiert sein könnten, und die Lösungen, die sie verwenden könnten.
3. Definieren Sie Formatrichtlinien
Überlegen Sie bei der Dokumentation, wie Sie Ihre Richtlinien und Verfahren formatieren möchten. Einige Unternehmen und Branchen erfordern möglicherweise ein bestimmtes Format oder bestimmte Abschnitte. In anderen Situationen möchten Sie möglicherweise Ihr eigenes Richtlinienformat entwickeln. Überlegen Sie, was in Ihrem Bereich erwartet und erforderlich ist, und gestalten Sie Ihre Richtlinien entsprechend.
4. Schreiben Sie Richtlinien und Verfahren
Verwenden Sie dann das von Ihnen gewählte Format zum Schreiben von Richtlinien und Verfahren. Sie können dies als Gruppe tun und zusammenarbeiten, um die am besten geeignete Sprache für jede Richtlinie und jedes Verfahren zu ermitteln. Sie können bestimmte Richtlinien und Verfahren auch an bestimmte Gruppen oder Abteilungen delegieren, basierend auf deren Funktion in Ihrem Unternehmen. Wenn Ihre Organisation spezifische Richtlinien für die Entwicklung neuer Richtlinien und Verfahren hat, befolgen Sie diese Richtlinien genau.
5. Logistik klären
Beachten Sie beim Verfassen von Richtlinien und Verfahren alle gesetzlichen oder behördlichen Vorschriften, die Sie befolgen müssen. Gesetze oder andere Organisationen können bestimmte Arten von Richtlinien und Verfahren regeln, beispielsweise eine Akkreditierungs- oder Aufsichtsgruppe. Berücksichtigen Sie diese Optionen beim Schreiben und Überprüfen Ihrer Dokumente.
6. Korrektur lesen und überarbeiten
Nachdem Sie einen Entwurf Ihrer Richtlinien und Verfahren verfasst haben, lesen Sie ihn sorgfältig Korrektur und überarbeiten Sie ihn gegebenenfalls. Erwägen Sie, eine andere Person oder Gruppe zu bitten, Ihr Dokument zu überprüfen und gegebenenfalls Änderungen vorzuschlagen.
7. Veröffentlichen und verteilen
Sobald Ihre Richtlinien und Verfahren abgeschlossen sind, können Sie sie veröffentlichen und an Ihre Teammitglieder verteilen. Sie können dies tun, indem Sie ein gedrucktes Dokument verwenden, beispielsweise ein Mitarbeiterhandbuch. Sie können Richtlinien und Verfahren auch elektronisch an Ihre Mitarbeiter verteilen, sofern dies in Ihrer Organisation zulässig ist. Entdecken Sie Tools zur Richtlinieneinhaltung, wenn Sie bereit sind, Ihre neuen Richtlinien und Verfahren zu teilen.
Tipps zum Verfassen von Richtlinien und Verfahren
Hier sind einige zusätzliche Tipps zum Verfassen erfolgreicher Richtlinien und Verfahren:
Zusammenarbeiten. Gruppen von Menschen sind oft kreativer und produktiver als Einzelpersonen, die selbst Richtlinien und Verfahren entwickeln. Versuchen Sie, bei der Entwicklung von Richtlinien und Verfahren eine Arbeitsgruppe aus Personen zusammenzustellen, die verschiedene Aspekte Ihrer Organisation verstehen.
Verwenden Sie eine Vorlage. Wenn Sie planen, eine erhebliche Anzahl von Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, sollten Sie die Verwendung einer Vorlage in Betracht ziehen, um den Prozess zu vereinfachen. Auch die Verwendung einer Vorlage für Richtlinien und Verfahren kann eine gute Möglichkeit sein, sicherzustellen, dass diese konsequent entwickelt und fair umgesetzt werden.
Wählen Sie Ihre Sprache sorgfältig aus. Achten Sie beim Verfassen einer Richtlinie oder eines Verfahrens darauf, dass Sie eine professionelle Sprache verwenden, die genau zum Ausdruck bringt, was Sie mit dem Artikel erreichen möchten. Versuchen Sie, wann immer möglich, konkret zu bleiben.
Halten Sie Ihre Politik sinnvoll. Versuchen Sie, Richtlinien und Verfahren zu verfassen, die aussagekräftig und dennoch relativ kurz sind. Dies kann zu mehr Klarheit bei der Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern beitragen.
Erforschen Sie das Gesetz. Es ist wichtig, dass Ihre Richtlinien und Verfahren allen geltenden Gesetzen und Vorschriften in Ihrer Region entsprechen. Überprüfen Sie während des Planungsprozesses die geltenden Vorschriften. Erwägen Sie die Konsultation eines Rechtsexperten, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien und Regeln vollständig mit dem Gesetz übereinstimmen.