So schreiben Sie eine Bestätigungs-E-Mail-Antwort (und Beispiel) • BUOM

18. August 2021

E-Mail ist für Unternehmen ein wichtiger Bestandteil der täglichen Kommunikation, um Informationen untereinander und mit Kunden auszutauschen. Sie sind schnell, bequem und ermöglichen es Mitarbeitern, Daten öffentlich zugänglich zu übermitteln.

Wenn Sie verstehen, wie Sie in einem professionellen Umfeld auf E-Mails antworten oder diese bestätigen, können Sie Ihre professionelle Stimme maximieren und dem Absender Respekt entgegenbringen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Antworten per E-Mail bestätigen und stellen eine hilfreiche Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung.

Was sind Bestätigungs-E-Mail-Antworten?

Bestätigungs-E-Mail-Antworten sind Antworten auf eine E-Mail, die den Absender darüber informieren, dass Sie die E-Mail erhalten haben. Dies hilft ihnen, den Überblick über ihre E-Mails zu behalten und kann ihnen zeigen, dass Sie ihre Zeit respektieren und schätzen. Typischerweise sind Bestätigungs-E-Mail-Antworten kurz und werden kurz nach Erhalt einer E-Mail von einem Kollegen, Manager oder Kunden gesendet.

Warum ist es wichtig, Antworten auf E-Mails zu bestätigen?

Das Bestätigen einer E-Mail oder das Antworten auf eine E-Mail ist wichtig, da der Absender dadurch weiß, dass Sie seine E-Mail erfolgreich erhalten haben. Es kann auch dazu beitragen, die Kommunikation zwischen Kollegen zu verbessern und produktive Kommunikationskanäle einzurichten. E-Mails enthalten manchmal einen wichtigen Anhang. Wenn Sie also den Absender darüber informieren, dass die E-Mail eingegangen ist, kann dies auch bestätigen, dass sie den beabsichtigten Empfänger erreicht hat.

So bestätigen Sie Antworten per E-Mail

Die Bestätigung einer Antwort per E-Mail ist einfach, solange Sie einige grundlegende Schritte der E-Mail-Etikette verstehen. Hier sind fünf einfache Schritte, um Antworten auf E-Mails zu bestätigen:

1. Bestimmen Sie die richtige Antwort

Bitte ermitteln Sie bei der Antwort die richtige Antwort für Ihre Bestätigungs-E-Mail. Abhängig von der Situation und der Art der ersten E-Mail können Sie möglicherweise eine Antwort verfassen, die die Bestellung abschließt, eine Frage beantwortet oder eine Kommunikationslinie mit dem Absender herstellt.

Wenn ein Kunde beispielsweise eine Bestellung per E-Mail an Ihren E-Commerce-Shop sendet, können Sie eine andere Bestätigungs-E-Mail erstellen als für einen Kunden, der eine Frage zu Ihren Produkten stellt. Bestimmen Sie außerdem den Ton und den Zweck der Antwort, bevor Sie Ihre Antwort verfassen.

2. Schreiben Sie eine Begrüßung

Die Anrede ist eine einfache Begrüßung am Anfang der E-Mail zur Bestätigung des Absenders. Dies trägt dazu bei, den professionellen Ton des Briefes beizubehalten und dem Empfänger zu zeigen, wo er anfangen soll. Sie können Phrasen oder Wörter wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Hallo“ oder „Prost“ verwenden, um dem Brief einen professionellen Ton zu verleihen. Die Anrede steht in der Regel über dem ersten Absatz und enthält den Namen des Empfängers, dies ist jedoch keine Voraussetzung. Versuchen Sie, bei Ihrer Begrüßung eine professionelle Sprache zu verwenden und vermeiden Sie Fachjargon oder andere Begriffe, die möglicherweise weniger professionell wirken.

3. Entwerfen Sie den Text des Briefes

Verfassen Sie den Hauptteil des Briefes mit mehreren Absätzen und einem professionellen Ton. Halten Sie die Informationen kurz und geben Sie alle wichtigen Informationen zum Zweck der E-Mail an. Beispielsweise kann es bei einer Kundenbestellung erforderlich sein, zusätzlich zur eigentlichen Bestellbestätigung auch weitere Angebote per E-Mail zu versenden.

Beginnen Sie mit einer Einleitung und teilen Sie dem Absender mit, dass Sie seine vorherige E-Mail erhalten haben. Ihr einleitender Absatz enthält normalerweise Informationen über die Anfrage oder Frage des Absenders, und die folgenden Absätze liefern Kontext und Details.

4. Überprüfen Sie Ihre E-Mails

Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Rechtschreib-, Grammatik-, Zeichensetzungs- oder Tonfehler. Seien Sie stets professionell und verwenden Sie eine Rechtschreibprüfung, um Ihren Text auf Fehler zu überprüfen. Es ist wichtig, E-Mails vor dem Versenden zu prüfen, damit Sie sicher sein können, dass Sie eine professionelle und wohlüberlegte Antwort senden. Der Empfänger kann sich über eine E-Mail freuen, die strukturiert und frei von Grammatikfehlern ist.

Bitten Sie außerdem einen Kollegen, Ihre E-Mail zu überprüfen, wenn Sie nicht wissen, wie man in einem professionellen Ton schreibt, oder Hilfe bei der Beantwortung einer Frage benötigen. Kunden finden Ihre E-Mail möglicherweise professioneller und interessanter, wenn sie Korrektur gelesen und in prägnanter Sprache verfasst wird.

5. Senden Sie eine E-Mail

Senden Sie Ihre E-Mail, nachdem Sie sie Korrektur gelesen und unterschrieben haben, und überprüfen Sie die Adresse, um sicherzustellen, dass sie an den richtigen Empfänger gesendet wird. Abhängig von der E-Mail und dem Zeitplan des Empfängers können auch die Antwortzeiten variieren. Außerdem ist es wichtig, in jede E-Mail eine Betreffzeile einzufügen, damit die Empfänger sofort erkennen können, worum es in der E-Mail geht.

Halten Sie die Betreffzeilen kurz und vermeiden Sie das Versenden von E-Mails ohne Betreff. Berücksichtigen Sie beim Erstellen der Betreffzeile außerdem die Art Ihrer E-Mail, damit diese nicht im Spam-Ordner des Empfängers landet, da dies die Antwortzeit verlängern kann.

Wenn Sie beispielsweise per E-Mail eine Antwort auf eine aktuelle Bestellung senden, versuchen Sie, in die Betreffzeile etwas zu schreiben wie „Ihre letzte Bestellung“ oder „Hier ist Ihre Quittung für Ihre Bestellung“. Diese E-Mail-Adresse kann dazu beitragen, dass Ihre E-Mail nicht als Spam markiert wird und den Kunden nicht erreicht.

E-Mail-Bestätigungsvorlage

Berücksichtigen Sie beim Erstellen einer E-Mail-Bestätigung diese Vorlage:

(Thema)

(Anrede)
(Einleitungssatz) Vielen Dank für den kürzlich erworbenen Artikel oder die Dienstleistung, die Sie erworben haben. (Details zum Artikelversand, Bestellmenge oder andere Informationen). (Schlusssatz) Vielen Dank für Ihr Geschäft (Werbegutschein oder Artikel).

(Anrede)

(Name und Titel des Absenders bzw. Firma)

Beispiel für eine E-Mail-Bestätigung

Hier ist ein Beispiel für eine Bestätigungsantwort auf eine Bestell-E-Mail:

Mary Collins: Ihre letzte Bestellung bei Orchard Homestead Foods

Hallo,

Vielen Dank für Ihre Bestellung bei Orchard Homestead Foods. Wir sind stolz darauf, Ihnen erstklassige Vollwertkost anbieten zu können. Ihre Bestellung für 10 Stück Homestead Popcorn wird derzeit bearbeitet und sollte in etwa einem Werktag abgeschlossen sein. Sobald wir Ihre Zahlung bearbeitet und Ihre Artikel fertig verpackt haben, senden wir sie Ihnen per Post zu. Die Lieferzeit für die kontinentalen USA beträgt ein bis drei Werktage. Vielen Dank für Ihre Kooperation und nutzen Sie den dieser E-Mail beigefügten Aktionsgutschein für einen Rabatt von 20 % auf Ihre nächste Bestellung!

Aufrichtig,

Mike Randi

CEO von Orchard Homestead Foods