So scannen Sie mehrere Seiten in ein PDF (Schritt für Schritt) • BUOM

Der technologische Fortschritt in Büros führt dazu, dass Mitarbeiter häufig die Medien wechseln müssen, auf denen Informationen gespeichert sind. Ein Beispiel hierfür ist, wenn Unternehmen beschließen, Papierakten zu digitalisieren und digitale Akten zu organisieren. Das Scannen Ihrer physischen Seiten und deren kompakte Aufbewahrung kann Ihre Büroorganisation verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie unabhängig von der Hardware mehrere Seiten in eine einzige PDF-Datei scannen und warum dies eine gute Vorgehensweise ist.

Warum mehrere Seiten in ein PDF scannen?

Wenn Sie mit verschiedenen Medien arbeiten, kann es sein, dass Sie physische Dokumente erhalten, die mit demselben Projekt verknüpft sind. In diesen Fällen kann die Digitalisierung Ihrer Arbeit die Aktualisierung und Nachverfolgung erleichtern. Die Umwandlung physischer Dokumente in digitale Dokumente kann die Benutzerfreundlichkeit Ihres Projekts aus folgenden Gründen verbessern:

Einfacher zu teilen

Es ist schwierig, den Überblick über mehrere Seiten zu behalten, die zum selben Projekt gehören. Das Erstellen physischer Kopien kann dazu führen, dass Seiten verloren gehen und wichtige Informationen nicht an ihr Ziel gelangen. Wenn Sie Ihr mehrseitiges Projekt in einer PDF-Datei zusammenfassen, können Sie sicherstellen, dass sich alle Teile des Projekts an einem Ort befinden. Sie können es problemlos über große Entfernungen und mit beliebig vielen Personen teilen. Sie können sogar Einstellungen in die PDF-Datei einfügen, um festzulegen, wer die Berechtigung hat, sie zu ändern. Dies verhindert eine Zerstörung oder Desorganisation von Informationen.

Erhöhte Lesbarkeit

Das Scannen aller Seiten Ihres Projekts in eine PDF-Datei kann die Lesbarkeit Ihres Projekts verbessern. Dies liegt daran, dass Benutzer die Möglichkeit haben, die Anzeigegröße der PDF-Datei zu ändern, bis sie angenehm lesbar ist. Einfacherer Zugriff für Leser. PDFs sind außerdem mobiler und können aus der Ferne oder auf verschiedenen Geräten gelesen werden. Wenn Sie Ihr Projekt in einer PDF-Datei zusammenfassen, hat jeder, der es liest, alle Teile der PDF-Datei, und Sie können die Seiten chronologisch organisieren, sodass jeder das Projekt so verfolgen kann, wie Sie es beabsichtigt haben.

Verbesserte Organisation

Sie können ein besser organisiertes Projekt erstellen, indem Sie alle Seiten in einer PDF-Datei digitalisieren. Alle Teile Ihres Projekts befinden sich an einem Ort, wo Sie Beschriftungen zu verschiedenen Abschnitten hinzufügen können, um sie zu organisieren. Sie können auch eine Gliederung im PDF-Format erstellen, um einfacher durch verschiedene Seiten zu navigieren und die benötigten Abschnitte des Dokuments zu finden. Wenn Sie alle Ihre Projekte auf diese Weise organisieren, können Sie außerdem Ihr Büro und Ihren Schreibtisch besser organisieren. Sie können Platz und Papier sparen und problemlos auf alle Ihre Projekte zugreifen.

Verkürzte Notizen

Wenn Sie Anmerkungen auf verschiedenen Seiten machen, behalten Sie den Überblick, indem Sie alle Seiten in einer PDF-Datei zusammenfassen. Sie können verschiedene Abschnitte hervorheben, Kommentare hinzufügen und markieren, ohne die digitale Datei zu beschädigen oder die Organisation der Datei zu ändern. Darüber hinaus können Sie Ihre Notizen mit mehreren anderen Mitgliedern Ihres Teams teilen und diese können ihre eigenen Anmerkungen hinzufügen. Sie können alle Anmerkungen in einem Dokument verfolgen und es gleichzeitig sicher teilen. Dies kann die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und die Protokollierung Ihres Teams verbessern.

So scannen Sie mit einem Scanner mehrere Seiten in ein PDF

Abhängig von Ihrem Scanner können Sie ein Dokument möglicherweise mithilfe des automatischen Dokumenteneinzugs scannen, der das Dokument durch das Gerät zieht und scannt. Eine andere Möglichkeit, ein Dokument zu scannen, besteht darin, es auf das Scannerglas zu legen. Unabhängig davon, wie Sie Dokumente scannen, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um mehrere Seiten in eine PDF-Datei zu scannen:

1. Bereiten Sie den Scanner vor

Bereiten Sie Ihr physisches Dokument zum Scannen vor, indem Sie auswählen, wie Sie es scannen möchten. Wenn Sie einen automatischen Dokumenteneinzug verwenden, achten Sie darauf, dass alle benötigten Dokumente in der richtigen Reihenfolge im Einzugsfach eingelegt werden. Wenn Sie ein Scannerglas verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie darauf vorbereitet sind, die Seite auf dem Glas auszutauschen.

2. Scannen Sie die Seiten

Wenn Sie bereit sind, können Sie die „Scan“-Taste am Scanner drücken. Die mit Ihrem Scanner verknüpfte Software wird auf Ihrem Computer geöffnet und zeigt an, dass Ihr Computer das gescannte Bild empfängt. Hier können Sie eine Vorschau Ihres Scans sehen. Mit dieser Software können Sie auch das Format Ihres Scans ändern. Wenn sich beispielsweise neben dem Vorschaufenster ein Kästchen mit der Aufschrift „Einzelseitige Dateien“ befindet, deaktivieren Sie dieses Kästchen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Scan Teil desselben Dokuments ist.

3. Sehen Sie sich den Scan an

Wenn die erste Seite gescannt wird, wird möglicherweise in einem Dialogfeld auf Ihrem Computer eine Vorschau des Scans angezeigt. Wenn das gescannte Bild gut aussieht, können Sie die Seite auf das Scannerglas legen. Wenn Sie einen automatischen Dokumenteneinzug verwenden, stellen Sie sicher, dass das gescannte Bild gut aussieht. Beachten Sie jedoch, dass Sie möglicherweise jedes Dokument erneut scannen müssen, wenn dies nicht der Fall ist.

4. Als PDF speichern

Sobald Sie alle gewünschten Seiten gescannt haben, können Sie das Dokument speichern. Klicken Sie auf „Seite bearbeiten“, um die Einstellungen Ihres Dokuments anzupassen und sicherzustellen, dass es sich um ein einziges Projekt handelt. Wenn Sie ein Projekt speichern, speichern Sie es als PDF.

So scannen Sie mit der mobilen App mehrere Seiten in ein PDF

Wenn Sie keinen Scanner haben, können Sie Ihre Dokumente trotzdem digitalisieren und mit Ihrem Smartphone zu einer PDF-Datei zusammenfügen. Wenn Sie ein Smartphone besitzen, können Sie Dokumente mit einer Dokumentenscan-App eines Drittanbieters scannen und speichern, indem Sie diese Anweisungen befolgen:

1. Bereiten Sie den Antrag vor

Finden Sie heraus, welche Apps mit Ihrem Telefon kompatibel sind und Scandienste anbieten. Es gibt viele Apps, die die Kamera Ihres Telefons als Dokumentenscanner verwenden können. Denken Sie beim Vergleich von Download-Apps daran, dass Sie das Dokument nach dem Herunterladen bearbeiten möchten, um sicherzustellen, dass es sich um dieselbe Datei handelt. Suchen Sie nach Apps, die auch Dateien hosten und es Ihnen ermöglichen, diese zu ändern. Sobald Sie Ihre App ausgewählt haben, laden Sie sie herunter und melden Sie sich an. Wenn Sie sich anmelden, wird bei dem Dienst ein Konto erstellt, in dem Sie Ihre Dokumente veröffentlichen und später abrufen können.

Auf einigen Telefonen sind möglicherweise Apps mit dieser Funktion vorinstalliert. Informieren Sie sich über Ihr spezifisches Telefonmodell, um die besten Apps zu finden.

2. Scannen Sie das Dokument

Die meisten Apps verwenden die Kamera Ihres Telefons in der App, um Dokumente zu scannen. Möglicherweise müssen Sie der App in den Einstellungen die Berechtigung erteilen, die Kamera oder das Mikrofon Ihres Telefons zu verwenden, bevor Sie den Scanner verwenden können. Halten Sie das Dokument, das Sie scannen möchten, nah an die Kamera Ihres Telefons. Versuchen Sie, das Dokument in hellem Licht zu platzieren und alle zusätzlichen Elemente an den Rändern des Dokuments zu minimieren, um sicherzustellen, dass das gescannte Bild gestochen scharf und professionell aussieht. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf die Kamerataste, um ein Foto aufzunehmen.

3. Als PDF speichern

Abhängig von den Einstellungen der von Ihnen gewählten App können Sie alle Fotos, die Sie kürzlich mit der App gescannt haben, auswählen und alle auf einmal speichern. Wenn Sie von der App aufgefordert werden, ein Format zum Speichern Ihres neuen Dokuments auszuwählen, können Sie PDF auswählen. Nachdem Sie das Dokument gespeichert haben, finden Sie es im Dokumentenordner Ihres Telefons wieder. Von hier aus können Sie es per E-Mail oder SMS versenden oder online hochladen, um es zu teilen.