So richten Sie eine E-Mail-Vorlage ein (Schritt-für-Schritt-Anleitung) • BUOM
8. April 2022
E-Mail-Vorlagen bieten nützliche Richtlinien für die Übermittlung spezifischer, personalisierter Informationen. Durch die Personalisierung von E-Mail-Nachrichten können Sie Beziehungen zu Kollegen und Managern aufbauen und Informationen effektiv organisieren. Wenn Sie E-Mail-Vorlagen häufig verwenden, können Sie Ihre Beziehungen am Arbeitsplatz verbessern und ansprechendere Nachrichten erstellen, wenn Sie lernen, wie Sie diese anpassen. In diesem Artikel erklären wir, was E-Mail-Vorlagen sind, welche Vorteile sie haben, stellen Schritte für deren Einrichtung vor und listen einige hilfreiche Tipps für den Prozess auf.
Was sind E-Mail-Vorlagen?
E-Mail-Vorlagen sind vorformatierte Layouts, die Sie zum Schreiben von E-Mail-Nachrichten verwenden können. Mit diesen Vorlagen können Sie Ihren eigenen Text, Ihre eigene Schriftart oder Bilder hinzufügen. Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können nur Text sein, d. h. eine E-Mail-Vorlage, die keine Bilder oder stilisierten Schriftarten enthält. Sie können auch HTML und Text verwenden, was sich auf eine E-Mail-Vorlage bezieht, die sowohl einfachen Text als auch andere Elemente wie farbigen Text und stilisierte Schriftarten enthält. Fachleute verwenden in der Regel E-Mail-Vorlagen, um die Nachrichten, die sie an mehrere Personen senden, zu standardisieren.
Vorteile der Anpassung einer E-Mail-Vorlage
Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können Ihnen viele Vorteile bieten. Diese Vorteile können es Ihnen ermöglichen, einen effizienten E-Mail-Entwicklungsprozess zu entwickeln und während Ihres Arbeitstages Zeit zu sparen. Betrachten Sie die folgende Liste der Vorteile der Anpassung einer E-Mail-Vorlage:
Gewährleistet eine konsistente Nachrichtenübermittlung an alle Kollegen, Kunden und Klienten
Trägt zur Aufrechterhaltung des Markenimages des Unternehmens bei
Ermöglicht Ihnen, Markenanforderungen oder Unternehmensstilrichtlinien besser zu folgen.
Stellt sicher, dass der Text im gesamten E-Mail-Inhalt korrekte Informationen enthält
So passen Sie Ihre E-Mail-Vorlage an
Das Anpassen einer E-Mail-Vorlage kann ein einfacher und effektiver Vorgang sein, wenn Sie ein paar Schritte befolgen. Sie können diesen Leitfaden als Referenz verwenden, wenn Sie Ihren eigenen E-Mails eine persönliche Note verleihen:
1. Wählen Sie eine Vorlage aus
Bevor Sie einer E-Mail-Vorlage eine persönliche Note verleihen können, wählen Sie diejenige aus, die am besten zu Ihrer Unternehmensmarke und Ihrem E-Mail-Inhalt passt. Je nach Unternehmen finden Sie Vorlagen in der Regel über einen Onlinedienst oder über die IT-Ressourcen Ihres Arbeitsplatzes. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Vorlage zum Anpassen die folgenden Faktoren:
Wie weit können Sie die Vorlage anpassen?
Was ist Farbschema?
Ob die Nachricht lang oder kurz ist
Wenn der Schriftstil am besten zum E-Mail-Inhalt passt
Möglicherweise möchten Sie auch überlegen, welche Art von Nachricht Sie senden, bevor Sie eine Vorlage auswählen. Unterschiedliche Zwecke erfordern in der Regel unterschiedliche Layouts. Daher ist es wichtig, eine Vorlage auszuwählen, die am besten für Ihre E-Mail-Nachrichten geeignet ist. Beispielsweise erfordert eine Nachricht, die im Rahmen einer größeren E-Mail-Kampagne an Stammkunden gesendet wird, möglicherweise andere Formatierungsoptionen als eine an eine Führungskraft gerichtete E-Mail. Hier sind einige Situationen, in denen möglicherweise andere Arten von E-Mail-Vorlagen erforderlich sind:
Informationen zur Veranstaltung
Newsletter
Werbeangebote
Informationen zur Dienstaktualisierung
Transaktionsdetails
Einladungen zu Veranstaltungen
Marketingangebote
Anzeigen
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
Sobald Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage ausgewählt haben, können Sie diese vollständig anpassen. Schreiben Sie die gesamte E-Mail-Nachricht in die Vorlage. Viele Vorlagendienste bieten Ihnen ein bestimmtes Fenster zum Erstellen neuer Inhalte. Abhängig von Ihren Fähigkeiten in der Softwareentwicklung können Sie Text auch direkt in HTML einfügen. Es ist wichtig, alle direkten Links oder Hyperlinks zum Beitrag einzufügen. Sie können diese Links auch testen und überprüfen, um den Erstellungsprozess zu vereinfachen.
3. Wählen Sie Bilder aus
Das Hinzufügen von Bildern zu einer vorformatierten E-Mail-Vorlage ist eine Möglichkeit, Ihre E-Mail anzupassen. Möglicherweise gibt es in Ihrer E-Mail-Vorlage eine spezielle Stelle zum Hochladen neuer Fotos, insbesondere wenn Sie einen bestimmten Dienst nutzen. Um Bilder zu finden, können Sie oft Bildwebsites nutzen. Möglicherweise haben Sie auch Zugriff auf eine Bildbibliothek eines Unternehmens, das markenfreundliche Optionen anbietet.
4. Ändern Sie die Schriftart
Die Auswahl einer benutzerdefinierten Schriftart in Ihrer E-Mail-Vorlage kann Ihnen dabei helfen, eine persönliche Note zu verleihen oder sie an Ihre Branding-Anforderungen anzupassen. Es ist auch wichtig, eine Schriftart zu wählen, die den spezifischen Inhalt Ihrer E-Mail hervorhebt. Wenn Sie beispielsweise als Unternehmensberater einen professionellen Brief an einen Kunden schreiben, kann es sinnvoll sein, sich für Times New Roman zu entscheiden. Wenn Sie als Inhaber einer Bäckerei eine Werbe-E-Mail für eine neue Cupcake-Sorte schreiben, möchten Sie vielleicht stattdessen eine lockige, aufmerksamkeitsstarke Schriftart wie Lucida Handwriting verwenden.
5. Personalisieren Sie das Farbschema der Vorlage
Normalerweise können Sie einige oder alle Aspekte des Farbschemas Ihrer E-Mail-Vorlage ändern. Möglicherweise möchten Sie überlegen, welche Farben Sie für Hintergrund, Text und Bilder verwenden. Mit diesem Schritt können Sie Ihre spezifische Botschaft besser vermitteln und Ihren E-Mail-Inhalt an der Marke Ihres Unternehmens ausrichten.
Überlegen Sie, welche Betreffzeilen, wer die Empfänger sind und welche Farben diese Elemente am besten widerspiegeln. Für geschäftliche E-Mails ist beispielsweise möglicherweise ein standardmäßiges Schwarz-Weiß-Farbschema erforderlich, das häufig in geschäftlichen E-Mails verwendet wird. Ein Gesundheitsunternehmen hingegen kann Blau und Grün nutzen, um einer Botschaft beruhigende Emotionen zu verleihen.
2. Fügen Sie Ihre benutzerdefinierte Vorlage hinzu
Bei einigen Vorlagendiensten können Sie ein Browser-Plugin installieren, sodass Sie mit nur einem Klick eine benutzerdefinierte Vorlage herunterladen können. Bei den meisten E-Mail-Domänen können Sie benutzerdefinierte Vorlagen auch manuell hinzufügen, indem Sie sie kopieren und direkt in den Bildschirm „Neue Nachricht“ einfügen. Nachdem Sie Ihre Vorlage in einen neuen Beitrag geladen haben, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Text, Ihre Links und Stilelemente korrekt sind, bevor Sie neuen Inhalt hinzufügen.
Tipps zum Anpassen Ihrer E-Mail-Vorlage
Beachten Sie diese hilfreichen Tipps, wenn Sie Ihre E-Mail-Vorlage anpassen:
Lesen Sie den Text Korrektur: Es ist wichtig, jede individuelle E-Mail, die Sie senden, Korrektur zu lesen, wenn Sie eine Vorlage verwenden. Auf diese Weise können Sie genaue Informationen senden, z. B. den korrekten Namen des Empfängers.
Überprüfen Sie die Links noch einmal: E-Mail-Vorlagen können Hyperlinks enthalten, die zu keinem Inhalt führen. Es ist wichtig, alle in Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Vorlage enthaltenen Links noch einmal zu überprüfen, damit Sie sicherstellen können, dass alle Empfänger in der E-Mail darauf zugreifen können.
Berücksichtigen Sie die Lesbarkeit: Wenn Sie Ihre E-Mail-Vorlage anpassen, ist es normalerweise eine gute Idee, festzustellen, ob der Inhalt für alle Leser zugänglich ist. Stellen Sie sicher, dass der gesamte Text sichtbar ist und nicht durch in der Vorlage enthaltene Fotos oder Grafiken verdeckt wird.