So planen Sie Besprechungen (mit Tipps) • BUOM

11. März 2021

Geschäftstreffen ermöglichen es einer Organisation, sich auf ihre beruflichen Ziele zu konzentrieren. Unabhängig davon, ob Sie sich aus der Ferne oder persönlich treffen, ist die Planung unerlässlich, um das Beste aus Ihrem Meeting herauszuholen. Sie können auch bestimmen, welche Art von Besprechung am besten zu Ihrer Agenda und den effektiven Strategien zur Erreichung der Ziele der Besprechung passt. In diesem Artikel besprechen wir gängige Arten von Geschäftstreffen, warum Planung wichtig ist und wie man ein Treffen effektiv plant.

Warum ist es wichtig, Meetings effektiv zu planen?

Im Berufsleben ist es wichtig, die Zeit effektiv zu nutzen, denn Planung kann zu einer Steigerung der Produktivität führen. Durch die Planung können Sie den Nutzen eines Meetings maximieren und gleichzeitig den Zeitaufwand für die Terminpläne der Teilnehmer minimieren. Die Vorplanung einer Strategiebesprechung kann zu positiven Veränderungen führen, die die Leistung der Mitarbeiter verbessern, zur Steigerung der Produktivität beitragen und die Ergebnisse verbessern.

Arten von zu planenden Besprechungen

Es gibt viele Situationen, in denen Sie möglicherweise ein Meeting organisieren müssen. Hier sind einige der häufigsten Gründe für die Abhaltung eines Geschäftstreffens:

• Brainstorming zur Diskussion neuer Produkte, Pläne oder Ansätze

• Nachbesprechung am Ende eines Projekts, um festzustellen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte

• Entscheidungssitzungen, bei denen zwei oder mehr Lösungen für ein Problem vorgestellt werden

• Orientierung für neue Mitarbeiter, um ihnen die Eingewöhnung in das Unternehmen zu erleichtern

• Problemlösungstreffen, um mögliche Lösungen für ein Problem zu besprechen

• Statusaktualisierungen, um den Fortschritt verschiedener Teile des Projekts anzuzeigen

• Teambuilding-Aktivitäten zur Stärkung der Bindung zwischen den Mitarbeitern

• Schulung zu neuen Technologien oder Änderungen an Betriebsabläufen

So planen Sie Besprechungen

So bereiten Sie Ihr nächstes Meeting auf einen Erfolg vor:

1. Bestimmen Sie den Zweck und die Notwendigkeit des Treffens

Jedes Mal, wenn Sie ein Meeting planen, nehmen Sie die Zeit anderer Leute in Anspruch. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass das Meeting den besten Ansatz für das darstellt, was Sie erreichen möchten. Überlegen Sie, was Ihre Ziele für das Meeting sind und wie viel Zeit und Mühe es kosten wird, diese zu erreichen. Wenn Sie etwas Zeit oder Mühe benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen, kann eine Notiz, eine E-Mail oder ein kurzes Gespräch mit den zuständigen Mitarbeitern eine bessere Alternative zu einem formellen Treffen sein.

2. Wählen Sie ein Format

Die Struktur des Meetings spielt eine wichtige Rolle dabei, wie es abläuft und was Sie erreichen werden. Die erste Überlegung ist, wie Sie Gespräche verwalten. Zwei Hauptkategorien:

• Eine offene Diskussion, in der alle Teilnehmer aufgefordert werden, ihre Meinung zu äußern.

• Ein Vortragsformat, bei dem ein oder mehrere ausgewählte Redner den Großteil des Vortrags übernehmen, oft begleitet von einer Präsentation.

Bei Entscheidungsbesprechungen kann es hilfreich sein, vorab festzulegen, wie die Teilnehmer die Entscheidungen der Gruppe finalisieren. In manchen Fällen, beispielsweise bei einer Vorstandssitzung, haben möglicherweise alle Mitglieder Stimmrecht, während bei einer Besprechung zwischen einem Manager und seinen Mitarbeitern die Sitzung den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Meinung zu äußern, bevor nur der Manager die endgültige Entscheidung trifft.

3. Erstellen Sie eine vorläufige Agenda

Erstellen Sie anhand Ihres Zwecks und des geplanten Besprechungsformats eine vorläufige Tagesordnung, die die Themen, die Sie behandeln werden, die Reihenfolge, in der Sie sie behandeln, und die Zeit, die Sie den einzelnen Themen widmen, enthält. Wenn Sie einen Überblick über das geplante Treffen erhalten, bevor Sie die Details festlegen, erhalten Sie eine Grundlage für die nächsten Schritte.

4. Rollen installieren und besetzen

Es ist hilfreich, den Mitarbeitern vor einer Besprechung Schlüsselrollen zuzuweisen, um die Arbeitslast zu teilen, anderen Zeit zur Vorbereitung zu geben und Ihnen die Möglichkeit zu geben, Änderungen vorzunehmen, wenn ein oder mehrere Mitarbeiter nicht verfügbar sind. Zu den wichtigen Rollen, die es zu berücksichtigen gilt, gehören:

• Sitzungsleiter: Obwohl das leitende Mitglied normalerweise die Sitzung leitet, kann es sein, dass er bei der Sitzung abwesend ist oder es vorzieht, sich von einem anderen Mitglied unterstützen zu lassen.

• Transkriptor: Ganz gleich, ob Sie wichtige Ideen aufzeichnen oder eine detaillierte Transkription durchführen: Wenn Sie einen Schreiber damit beauftragen, Notizen zu machen, wird eine Aufzeichnung Ihres Meetings erstellt.

• Zeitmanager: Es ist sehr wichtig, die Besprechung im Zeitplan zu halten. Daher können Sie eine Person auswählen, deren Aufgabe es ist, sicherzustellen, dass der Zeitplan eingehalten wird.

• Experten: Bei vielen Besprechungen ist eine fachkundige Beratung durch einen Mitarbeiter oder einen externen Berater erforderlich. Besprechen Sie Pläne im Voraus mit allen, die ihr Wissen teilen können, damit sie Zeit haben, ihre Rede oder Präsentation vorzubereiten.

5. Wählen Sie einen Ort und eine Zeit

Wenn Ihre Besprechung persönlich stattfindet, wählen und reservieren Sie im Voraus einen Raum, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer über einen geeigneten Besprechungsort verfügen. Berücksichtigen Sie bei der Raumwahl die technischen Anforderungen.

Möglicherweise müssen Sie auch einen Besprechungszeitpunkt wählen, der die Zeitpläne der Teilnehmer möglichst wenig beeinträchtigt. Sie können Teilnehmer befragen und ihnen die Wahl ihrer bevorzugten Besprechungszeit überlassen. Basierend auf diesen Informationen können Sie dann den endgültigen Besprechungszeitpunkt auswählen, der für alle am besten geeignet ist.

6. Laden Sie Ihr Team ein

Je früher Sie die richtigen Teilnehmer über das Meeting informieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie Zeit in ihrem Terminkalender haben.

Für Mitarbeiter, deren Anwesenheit erforderlich ist, können sie durch Vorankündigung eine Besprechung vereinbaren, damit sie alle wichtigen Arbeiten außerhalb der geplanten Besprechungszeit erledigen können. Wenn Sie eine Einladung oder Benachrichtigung an jemanden senden, dessen Anwesenheit nicht erforderlich ist, fordern Sie eine RSVP an, damit Sie wissen, wie viele Teilnehmer Sie einplanen müssen.

Wenn Sie die ersten Einladungen einige Tage vor dem Meeting verschicken, verschicken Sie zusätzliche Informationen, wenn das Meeting näher rückt. Nachbereitungen vor einer Besprechung erinnern andere daran, dass Sie ihre Teilnahme erwarten, und dienen als Erinnerung daran, alle erforderlichen Dokumente oder Geräte mitzubringen.

7. Bitten Sie um Rat und Meinungen

Sprechen Sie mit anderen über Ihre Meeting-Pläne, um externe Meinungen einzuholen, die Ihre Meeting-Strategie oder Ihren Meeting-Inhalt verbessern können. Fragen Sie wichtige Mitarbeiter, ob sie der Besprechungsagenda etwas hinzufügen oder daraus entfernen könnten oder ob es Möglichkeiten gibt, Ziele effektiver zu erreichen.

8. Vervollständigen Sie die Agenda und versenden Sie Ressourcen

Bewerten Sie Ihre Agenda anhand der Informationen, die Sie in den vorherigen Schritten gesammelt haben, noch einmal und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, bevor Sie sie fertigstellen. Senden Sie eine Kopie dieser endgültigen Version an alle Personen, denen in der Besprechung eine Rolle zugewiesen ist.

Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um alle, unabhängig von ihrer Rolle, auf das Meeting vorzubereiten. Durch die frühzeitige Bereitstellung wichtiger Notizen oder Lektüre können sich die Mitarbeiter mit den relevanten Informationen vertraut machen. Indem Sie sicherstellen, dass andere gut informiert sind, ermöglichen Sie ihnen, zu Beginn des Meetings mehr Beiträge zu leisten.

Wenn es bei Ihrer Besprechung Handzettel gibt, erstellen und sortieren Sie vor Beginn der Besprechung Kopien.

9. Testen Sie Ihre Technologie

Wenn bei der Besprechung Technologie zum Einsatz kommt, beispielsweise digitale Präsentationen, testen Sie die Technologie vor der Besprechung, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie und alle Mitarbeiter, die die Technologie verwenden, mit der Technologie vertraut sind und verstehen, wie sie funktioniert.

Ermutigen Sie bei Remote-Meetings alle Teilnehmer, ihre Remote-Einstellungen zu testen, um sicherzustellen, dass sie an dem Meeting teilnehmen können. Dies ist besonders wichtig für diejenigen, die zum ersten Mal eine Remote-Verbindung herstellen.

10. Üben Sie Ihre Verantwortung in einer Besprechung.

Wenn Sie vorhaben, während eines Meetings eine Rede oder Präsentation zu halten, sollten Sie einige Schulungen absolvieren, um sicherzustellen, dass Sie während des Meetings Ihre beste Leistung erbringen und andere Sie leicht verstehen können. Sie können das Timing auch selbst üben, wenn Sie innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens Informationen bereitstellen müssen.

11. Stellen Sie nach dem Meeting Ressourcen bereit.

Stellen Sie den Teilnehmern nach Abschluss des Meetings wichtige Dokumente zur Verfügung, um die im Meeting gewonnenen Informationen zu untermauern. Wenn das Team während des Meetings einen neuen Arbeitsplan erstellt hat, senden Sie eine E-Mail oder Notiz mit einer Zusammenfassung der neuen Verantwortlichkeiten und Erwartungen.

Die Besprechungszusammenfassung ist eine wertvolle Ressource für diejenigen, die an der Besprechung teilgenommen haben, und für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten. Wenn Sie viele Dokumente haben, die nach einer Besprechung verteilt werden müssen, können Sie einen oder mehrere Mitarbeiter der Besprechung damit beauftragen, diese Aufgabe auszuführen, damit sie sich auf das Sammeln aller wichtigen Informationen konzentrieren können, die während der Besprechung benötigt werden.

Tipps zur Planung eines Meetings

Beachten Sie bei der Planung Ihres nächsten Meetings die folgenden Tipps, um es so effektiv wie möglich zu gestalten:

• Stellen Sie fest, ob Sie mit einer E-Mail, einer Notiz oder mehreren direkten Gesprächen dieselben Ergebnisse erzielen können.

• Reduzieren Sie Ihre Gästeliste auf das erforderliche Personal.

• Halten Sie das Meeting kurz und direkt.

• In dem seltenen Fall, dass ein Meeting nicht die gewünschten Ergebnisse zu bringen scheint, ändern Sie Ihren Plan mitten im Meeting und stellen Sie Fragen und Diskussionen, die hilfreich sein können.

• Halten Sie das Meeting an einem anderen Ort ab, beispielsweise im Freien oder während des Mittagessens, um bei Bedarf eine lockerere Atmosphäre zu schaffen.