So füllen Sie Excel schnell aus (mit Tipps) • BUOM

8. April 2022

Wenn Ihr Beruf die Dateneingabe oder die Arbeit mit Tabellenkalkulationen umfasst, ist es wichtig, Möglichkeiten zu erlernen, wie Sie die Geschwindigkeit und Effizienz Ihrer Dateneingabe verbessern können. Flash Fill ist eine in Excel verfügbare Option, um Zellen automatisch mit denselben Informationen aus vorherigen Zellen zu füllen. In diesem Artikel sehen wir uns an, wie man Flash Fill in Excel durchführt, definieren, was es ist, und geben Tipps für die Verwendung.

Was ist Flash Fill in Excel?

In Excel ist Flash Fill eine automatisierte Methode zum Ausfüllen von Datenfeldern. Dies kann passieren, wenn die Anwendung ein Muster in den Informationen erkennt, die Sie Zellen hinzufügen, wenn Sie Informationen aus einer Spalte in mehrere Spalten aufteilen möchten oder wenn Sie Informationen aus mehreren Spalten in einer einzigen Spalte kombinieren möchten. Es kann ganze Datensätze oder Teile mehrerer Zellen mit doppelten Informationen kombinieren. Sie können beispielsweise Flash Fill verwenden, um Größe und Gewicht in einer Spalte zu kombinieren oder Daten aus einer Spalte in mehrere Spalten aufzuteilen.

So führen Sie Flash Fill in Excel durch

Hier sind einige Möglichkeiten, Excel sofort auszufüllen. Die Schritte eins bis vier sind für jede Methode gleich, Schritt fünf bietet jedoch unterschiedliche Optionen:

1. Öffnen Sie eine vorhandene Excel-Tabelle oder eine neue Tabelle

Wenn Sie eine Flash-Füllung auf ein vorhandenes Excel-Arbeitsblatt anwenden, klicken Sie auf Datei > Öffnen > wählen Sie die Datei aus. Wenn Sie eine Flash-Füllung auf ein neues Excel-Arbeitsblatt anwenden, klicken Sie auf Datei > Neu. Erwägen Sie, die neue Datei umzubenennen und sie an einem leicht zugänglichen Ort auf Ihrem Computer abzulegen. Um eine neue Datei zu speichern, klicken Sie auf Datei > Speichern unter > benennen Sie die Datei > wählen Sie einen Speicherort für die Datei > wählen Sie den Dateityp zum Speichern als „.xlsx“ oder „.csv“ aus.

2. Daten zu „Spalte A“ hinzufügen

In einer neuen oder einer vorhandenen Arbeitsmappe können Sie eine neue Datenspalte hinzufügen, um das sofortige Ausfüllen zu üben. Wenn Sie ein vorhandenes Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe verwenden, fügen Sie Informationen zur nächsten verfügbaren Spalte hinzu. Wenn Sie ein neues Blatt oder eine neue Arbeitsmappe in „Spalte A“ beginnen, fügen Sie die erste Datenspalte zu den Zellen unterhalb der Spalte hinzu. Fügen Sie in „Spalte A“, „Zeile 1“ eine Spaltenüberschrift wie „Name“ hinzu und fügen Sie Ihre Informationen in die Zeilen darunter ein.

3. Daten zu „Spalte B“ hinzufügen

Fügen Sie in „Spalte B“ eine zweite Datenspalte in den Zellen unter der Spalte hinzu. Fügen Sie in „Spalte B“, „Zeile 1“ eine Spaltenüberschrift wie „Zweiter Vorname“ hinzu und geben Sie Ihre Informationen in den zusätzlichen Zeilen unten ein. Sobald beide Spalten Informationen enthalten, können Sie diese mit der Sofortfüllung „Spalte C“ kombinieren.

4. Beginnen Sie mit dem Hinzufügen kombinierter Daten in „Spalte C“.

Fügen Sie in „Spalte C“, „Zeile 1“ eine Überschrift für die Spalte hinzu, in der Sie die Informationen aus „Spalte A“ und „Spalte B“ kombinieren möchten. Fügen Sie in diesem Beispiel „Vollständiger Name“ hinzu. Geben Sie in „Spalte C“, „Zeile 2“ den Vor- und Zweitnamen aus „A2“ und „B2“ ein und drücken Sie „Enter“. Wenn Sie schnell nur den ersten und ersten Buchstaben des zweiten Vornamens ausfüllen möchten, geben Sie die Informationen auf diese Weise in die Zelle ein. Excel kann das Muster erkennen und eine Vorschau des Rests der Spalte anzeigen, die mit Ihren kombinierten Informationen gefüllt ist.

5. Wählen Sie die Option „Sofortige Füllung“.

Verwendung der Tastatur

Mit dieser Option können Sie Ihre Zellen schnell über eine Tastenkombination füllen:

• Klicken Sie auf die Zelle in Spalte C, Zeile 3. Verwenden Sie die Tastenkombination „Strg+E“, indem Sie die „Strg“-Taste drücken und gedrückt halten, während Sie den Buchstaben „E“ drücken, oder „Befehl+E“, indem Sie die „Befehlstaste“ drücken und gedrückt halten, während Sie den Buchstaben „E“ drücken. .

Manuelles Füllen des Flash-Speichers

Mit dieser Option können Sie Zellen mithilfe eines Dropdown-Menüs manuell füllen:

• Klicken Sie auf die Zelle in Spalte C, Zeile 3. Gehen Sie in der oberen Symbolleiste zur Registerkarte „Daten“ und wählen Sie „Live Paint“. Diese Einstellung ist für beide Betriebssysteme gleich.

Aktivieren Sie die automatische Füllung des Flash-Speichers

Diese Option ist eine Möglichkeit, Zellen automatisch zu füllen, nachdem die Option zum automatischen Ausfüllen aktiviert wurde:

• Klicken Sie auf die Zelle in Spalte C, Zeile 3. Um Flash Fill zu aktivieren, klicken Sie auf die Registerkarte „Menü“ > klicken Sie auf „Extras“ > wählen Sie „Optionen“ > wählen Sie „Erweitert“ > wählen Sie „Bearbeitungsoptionen“ > aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Auto Flash Fill“. Diese Einstellung ist für jedes Betriebssystem gleich, das Sie zum Ausführen von Excel verwenden.

Tipps zum schnellen Ausfüllen in Excel

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Verwendung von Flash Fill beachten sollten:

• Wenn Sie eine große Anzahl von Zellen sofort füllen, aktivieren Sie die Funktion „AutoFill“.

• Wenn Sie nur wenige Zellen ausfüllen, ist es besser, dies manuell oder über eine Tastenkombination zu tun.

• Überprüfen Sie die AutoFill-Datenzellen auf Genauigkeit.

Häufig gestellte Fragen zum Flash-Ausfüllen in Excel

Hier sind einige häufig gestellte Fragen mit Antworten zum Thema Flash Fill:

Was ist der Unterschied zwischen Instant Fill und AutoFill?

Flash Fill und AutoFill sind sich insofern sehr ähnlich, als sie beide Methoden zum Wiederholen von Informationen über mehrere Zellen hinweg sind. Bei der Flash-Füllung handelt es sich um eine Methode zum Zusammenfassen einer gesamten Spalte oder eines Teils davon oder zum Trennen von Informationsspalten. Mit Autofill können Sie Spalten und Zeilen mit sich wiederholenden Informationen erstellen, die in vorherigen Zellen derselben Zeile oder Spalte aufgezeichnet wurden.

Wie deaktiviere ich das Flash-Padding?

Wenn Sie die Funktion „Auto-Fill-Flash“ deaktivieren möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf die Schaltfläche „Optionen“ klicken. Gehen Sie im Fenster „Optionen“ zur Registerkarte „Allgemein“ und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Schnellanalyse anzeigen“. Sie können die Schnellanalyseoptionen auch mit der Tastenkombination Strg+Q oder Befehl+Q öffnen.