So führen Sie die Buchhaltung eines Startups (mit hilfreichen Tipps) • BUOM

15. April 2021

Bei der Gründung eines neuen Unternehmens kann es wichtig sein, die verschiedenen Abteilungen zu verstehen, die an der Geschäftstätigkeit beteiligt sind, insbesondere die Buchhaltung. Die Unternehmensbuchhaltung hilft dabei, Budgets einzuhalten, Mitarbeiter zu bezahlen und wichtige Finanzdokumente für Investoren und Stakeholder zu erstellen. Wenn Sie ein Startup gründen, kann es hilfreich sein, die grundlegenden Aufgaben einer Buchhaltungsabteilung zu verstehen und zu verstehen, wie Sie eine solche einrichten können. In diesem Artikel besprechen wir, was Buchhaltung ist, wie sie sich bei einigen Unternehmen unterscheidet, und geben Ihnen eine Liste mit Schritten, mit denen Sie die Buchhaltung für Ihr Startup-Unternehmen einrichten können.

Was ist Buchhaltung?

Buchhaltung ist ein Prozess, mit dem Unternehmen und Organisationen wichtige Finanzinformationen erfassen, speichern und kommunizieren. In den meisten Fällen wird die Buchhaltung von Buchhaltern und anderen Fachleuten geführt, die dafür sorgen, dass das Budget eines Unternehmens ausgeglichen ist, Ausgaben nachverfolgt werden und grundlegende Finanzstrategien entwickelt werden. Dies kann Unternehmen helfen, zu verstehen, wie es ihnen finanziell geht und ob sie Anpassungen oder Änderungen vornehmen müssen, um den Umsatz zu steigern. Buchhaltung kann Unternehmen auch dabei helfen, Wettbewerber zu analysieren, Investitionsmöglichkeiten zu finden und ihre Finanzen an Stakeholder und Investoren zu kommunizieren.

Wie unterscheidet sich die Buchhaltung eines Startups von der eines etablierten Unternehmens?

Während die Buchhaltung eines Start-up-Unternehmens viele der gleichen Aufgaben hat wie die eines etablierten Unternehmens, gibt es doch einige Unterschiede. Etablierte Unternehmen verfügen oft über eine eigene Abteilung für ihre Buchhaltungsbedürfnisse mit einer breiten Palette von Mitarbeitern, die sich bestimmten Aufgaben wie Steuern, Finanzberichterstattung, Gehaltsabrechnung und mehr widmen. Aufgrund des geringeren Budgets des Unternehmens können Startups jedoch möglicherweise nur ein oder zwei Personen mit der Durchführung jeder Buchhaltungsaufgabe beauftragen. Wenn ein Startup-Unternehmen nicht über das Geld verfügt, um viele Mitarbeiter einzustellen, kann der Geschäftsinhaber manchmal viele der Buchhaltungsaufgaben selbst erledigen.

So führen Sie die Buchhaltung für ein Startup durch

Hier ist eine Liste von Schritten, die Sie befolgen können, um die Buchhaltung Ihres Startups einzurichten:

1. Finden Sie die richtige Software

Für Start-up-Unternehmen kann es wichtig sein, die richtige Buchhaltungssoftware zu finden, da sie ihnen dabei helfen kann, ein beeindruckendes Buchhaltungssystem zu entwickeln, das die Verarbeitung von Unternehmenstransaktionen und den Abgleich von Kontoauszügen umfassen kann. Die Buchhaltung ist wichtig, weil sie Unternehmen dabei helfen kann, den Überblick über wichtige Buchhaltungsoptionen zu behalten und bei der Erstellung ihrer Finanzberichte zu helfen.

Wenn Sie Software zum Wachstum Ihres Startups nutzen möchten, sollten Sie die verschiedenen Optionen und Preise prüfen, die Ihnen zur Verfügung stehen, um herauszufinden, welches Programm für Ihr Unternehmen am nützlichsten ist. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Budget Software zulässt, kann die Verwendung von Tabellenkalkulationen eine einfache und kostengünstige Alternative sein.

2. Finanzberichte verstehen

Wenn Sie Ihre Buchhaltungsabteilung erweitern, kann es hilfreich sein, die verschiedenen Arten von Finanzberichten zu verstehen, wofür sie verwendet werden und wie oft Sie sie erstellen sollten. Die drei Hauptarten von Finanzberichten sind:

• Bilanz: Bilanzen listen alle Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital eines Unternehmens auf.

• Gewinn- und Verlustrechnung: Die Gewinn- und Verlustrechnung beschreibt die Entwicklung von Einnahmen, Ausgaben und Erträgen über einen bestimmten Zeitraum.

• Kapitalflussrechnung: Eine Kapitalflussrechnung informiert Einzelpersonen über die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Rechnungen und Schulden zu bezahlen.

Dies kann es Ihnen ermöglichen, die finanzielle Lage Ihres Unternehmens kontinuierlich zu verstehen und zu bestimmen, welcher Finanzbericht für die jeweilige Situation am besten geeignet ist. Wenn Sie beispielsweise herausfinden möchten, wie gut sich ein Unternehmen im vergangenen Jahr entwickelt hat, ist eine Gewinn- und Verlustrechnung möglicherweise die bessere Wahl. Wenn Sie Anlegern jedoch die Stärke der Finanzen eines Unternehmens zeigen möchten, ist eine Bilanz oder Kapitalflussrechnung möglicherweise die bessere Option.

3. Erstellen Sie Ihren Kontenplan

Ihr Kontenplan (COA), auch Hauptbuch genannt, ist ein wichtiges Dokument, das die wichtigsten Finanzkonten Ihres Unternehmens auflistet. Dazu können Vermögenswerte wie Ihr Geld, Ihre Möbel und Fahrzeuge gehören, aber auch Verbindlichkeiten wie Rechnungen und Kreditzahlungen.

Durch die Organisation dieser Elemente in einem leicht lesbaren Format können Unternehmen den Anlegern ihre Finanzlage darlegen und wichtige Finanzdokumente wie eine Bilanz erstellen. Für Startups kann dies ein nützliches Tool sein, mit dem Geschäftsinhaber ihre Kernwerte verstehen und ihre Geschäftsaktivitäten und Unternehmensentwicklung verfolgen können.

4. Verfolgen Sie Finanzdokumente

Für Start-up-Unternehmen kann es wichtig sein, den Überblick über ihre Transaktionen und Finanzaktivitäten zu behalten, indem sie bestimmte Unterlagen wie Quittungen, Rechnungen, Rechnungen und mehr sammeln und archivieren. Diese Dokumente können Unternehmen dabei helfen, wichtige Steuerinformationen zu vervollständigen, notwendige Versicherungsansprüche einzureichen und Beweise für mögliche Rechtsstreitigkeiten zu liefern. Wenn Sie den Überblick über Finanzunterlagen behalten, kann es hilfreich sein, ein eindrucksvolles Aufzeichnungs- und Organisationssystem zu erstellen und die Aufzeichnungen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren, bevor Sie sie löschen.

Ein weiteres wichtiges Dokument, dessen Sammlung nützlich sein kann, sind Gehaltsabrechnungen. Diese Dokumente oder Mitteilungen liefern Unternehmen den Nachweis, dass ihre Zahlungen an Lieferanten oder andere Unternehmen erfolgreich waren. Meistens werden solche Mitteilungen an Unternehmen verschickt, bevor das Geld offiziell den Besitzer gewechselt hat. Das Aufbewahren dieser Dokumente kann Ihnen dabei helfen, gegenüber Unternehmen nachzuweisen, dass Sie bezahlt haben, insbesondere wenn das Geld nicht auf dem Konto des Unternehmens erscheint. Dies kann ihnen helfen zu verstehen, dass die Verzögerung möglicherweise auf eine andere Quelle zurückzuführen ist, beispielsweise auf eine Bank, sodass Sie die Zahlung nicht erneut vornehmen müssen.

5. Erstellen Sie eine Gehaltsabrechnung

Wenn Ihr Unternehmen außer Ihnen noch mindestens einen anderen Mitarbeiter beschäftigt, ist es wichtig, ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zu entwickeln. Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem umfasst häufig die Führung von Mitarbeiterunterlagen und die Verwaltung des Ausfüllens und Verwendens bestimmter Steuerdokumente, wie z. B. Formular W-2. Mithilfe dieser Dokumente können Sie für Steuerzwecke den richtigen Betrag von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter den korrekten Betrag erhalten. Wenn Sie nicht wissen, wie man ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem betreibt, kann es hilfreich sein, sich nach einer anderen Software umzusehen, die Ihnen weiterhelfen kann, oder die Nutzung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstes in Betracht zu ziehen, der Ihnen die meiste Arbeit abnimmt.

6. Lernen Sie, Rechnungen zu erstellen

Rechnungen sind wichtige Dokumente, die Unternehmen und Organisationen an Kunden und Klienten senden und sie darüber informieren, wie viel sie für verschiedene Waren und Dienstleistungen schulden. Beim Aufbau eines Startups kann es wichtig sein zu verstehen, wie man professionelle Rechnungen erstellt, die alle notwendigen Informationen für Verbraucher enthalten. Obwohl einige Buchhaltungssoftware und -programme Rechnungen automatisch erstellen können, können Sie diese dennoch manuell erstellen und eine einfache Vorlage zur Wiederverwendung speichern. Sobald Sie wissen, wie Rechnungen erstellt werden, kann es hilfreich sein, ein System zu entwickeln, das Rechnungszahlungen verfolgt, damit Ihr Unternehmen genaue Finanzberichte erstellen kann.

Buchhaltungstipps für ein Startup

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Ihnen bei der Entwicklung eines Buchhaltungssystems helfen:

Auf der Suche nach einem Buchhaltungspartner

Die Suche nach einem Buchhaltungspartner oder -mitarbeiter kann für viele Startup-Inhaber von großem Vorteil sein, da sie sich dadurch von der Buchhaltungsverantwortung lösen und sich auf andere Geschäftsthemen wie Marketing, Vertrieb und langfristige Unternehmensziele konzentrieren können. Bei der Suche nach einem Buchhaltungspartner kann es hilfreich sein, jemanden zu finden, der über ausgeprägte Fähigkeiten und Erfahrung verfügt, um die Finanzen des Unternehmens aufrechtzuerhalten und Rat und Unterstützung anzubieten, damit das Unternehmen weiter wachsen und sich weiterentwickeln kann.

Erwägen Sie Outsourcing

Wenn ein Unternehmen nicht über genügend Zeit oder Ressourcen verfügt, um eine eigene Buchhaltungsabteilung zu betreiben, kann es darüber nachdenken, ein separates Unternehmen mit der Finanzverwaltung zu beauftragen. In den meisten Fällen können diese einzelnen Unternehmen eine Vielzahl von Dienstleistungen wie Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Finanzberichterstattung und mehr anbieten. Während die Kosten für Outsourcing je nach Art des Unternehmens und den angebotenen Dienstleistungen variieren können, kann es Geschäftsinhabern manchmal Zeit sparen und ihnen ermöglichen, sich auf wichtigere Aufgaben und Aufgaben zu konzentrieren.

Verschiedene Rollen verstehen

Bevor Sie eine Buchhaltungsabteilung für Ihr Startup entwerfen, kann es wichtig sein, die Hauptpositionen in der Abteilung und ihre Hauptaufgaben zu verstehen. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Hauptaufgaben der Abteilung zu ermitteln und festzustellen, ob Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen. Zu diesen Rollen können gehören:

• Buchhalter: Ein Buchhalter übernimmt oft alltägliche Aufgaben wie die Verwaltung von Debitorenbuchhaltung und den Abgleich von Kontoauszügen. Sie pflegen und organisieren außerdem wichtige Finanzdokumente wie Quittungen, Rechnungen und Zahlungsbestätigungen.

• Buchhalter: Buchhalter spielen oft eine wichtigere Rolle in der Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens und konzentrieren sich auf langfristige Ziele wie die Geschäftsstruktur, die Entwicklung eines Geschäftsplans und die Erstellung von Finanzberichten. Sie können auch dabei helfen, die notwendigen Lizenzen und Genehmigungen für das Unternehmen zu erhalten.

• Certified Public Accountant (CPA): Ein CPA ist die einzige Person, die gesetzlich dazu befugt ist, geprüfte Finanzberichte zu erstellen.

• Steuerplaner: Steuerplaner arbeiten oft mit Geschäftsinhabern zusammen, um herauszufinden, wie Sie Ihre Steuern am besten vorbereiten können, bevor Sie sie einreichen, und so möglicherweise ihre Belastung und den geschuldeten Betrag verringern.

• Steuerberater: Steuerberater füllen im Namen eines Unternehmens wichtige Steuerformulare aus und reichen sie ein. Manchmal können sie einem Unternehmen auch dabei helfen, Steuerzahlungen vor der Steuererklärung vorherzusagen.

4. Überprüfen Sie die Abteilung ständig.

Wenn Ihr Unternehmen weiter wächst, kann es hilfreich sein, Ihre Buchhaltung und ihre Kernsysteme zu überprüfen. Dies kann Ihnen helfen, mit den neuesten Buchhaltungstechniken auf dem neuesten Stand zu bleiben und Ihrem Unternehmen eine kontinuierliche Weiterentwicklung zu ermöglichen. Wenn Sie sich beispielsweise zu Beginn dafür entschieden haben, eine Tabellenkalkulation für Ihr Buchhaltungssystem zu verwenden, kann es nach den ersten ein oder zwei Jahren von Vorteil sein, eine neue Software oder vielleicht einen Buchhalter zu erlernen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Buchhaltungseffizienz zu verbessern und sich auf verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens zu konzentrieren.