So erstellen Sie Risikomanagementpläne (mit Tipps) • BUOM

20. Mai 2021

Ein Projekt verläuft nicht immer genau wie geplant, daher erstellen Projektmanager häufig Risikomanagementpläne, um auf unerwartete Ergebnisse vorbereitet zu sein. Dieses Dokument hilft Projektteams, potenzielle Ereignisse zu identifizieren, die sich auf ihr Projekt auswirken könnten, und Antworten darauf zu entwickeln. Das Erlernen des Prozesses zur Entwicklung eines Risikomanagementplans kann Ihnen dabei helfen, einen reibungslosen Ablauf Ihrer Projekte sicherzustellen. In diesem Artikel besprechen wir Risikomanagementpläne, ihre Vorteile sowie hilfreiche Schritte und Tipps, mit denen Sie diese Dokumente erfolgreich erstellen können.

Was sind Risikomanagementpläne?

Ein Risikomanagementplan ist ein vom Projektmanager erstelltes Dokument, das potenzielle Risiken für das Projekt identifiziert. Dieses Dokument ermöglicht es dem Projektmanager, die möglichen Folgen von Risiken und die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens einzuschätzen. Sobald das Projektteam die potenziellen Risiken versteht, können die Teammitglieder mit der Entwicklung von Reaktionsstrategien beginnen, die ihnen helfen, diese Ereignisse zu mildern oder zu vermeiden und einen reibungslosen Projektablauf sicherzustellen. Ein Projektplan ermöglicht es ihnen, sich auf unerwartete Ereignisse vorzubereiten und sich über die Risiken im Falle ihres Eintretens sicher zu sein.

Vorteile der Verwendung eines Risikomanagementplans

Risikomanagementpläne sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagementprozesses. Die Entwicklung eines Risikomanagementplans kann Ihren Projekten zahlreiche Vorteile bringen, darunter:

• Bereitet Projektteams vor: Durch die frühzeitige Erkennung von Risiken im Projektmanagementprozess wird Ihr Team auf potenziell gefährliche Ereignisse vorbereitet. Ein organisierter Plan stellt sicher, dass das Team ihn effektiv umsetzen und Herausforderungen effektiver bewältigen kann.

• Hilft bei zukünftigen Projekten: Wenn Projektmanager Risikomanagementpläne erstellen, können sie diese speichern, um bei der Planung zukünftiger Projekte zu helfen. Sie können sie auch als Vorlagen verwenden, um sie mit Kollegen oder Nachfolgern zu teilen, die den Projektmanagementprozess verwalten müssen.

• Unterstützt Projektmanagementpläne: Durch das Erkennen potenzieller Risiken kann der Projektmanager Notfallbudgets oder Ressourcen entwickeln, die er möglicherweise benötigt, wenn ein Risiko auftritt. Dadurch können sie diese Eventualitäten für eine genauere Planung in das gesamte Projektmanagementdokument integrieren.

• Hilft, die Auswirkungen von Risiken zu reduzieren: Ein Teil des Risikomanagementprozesses besteht darin, Teamreaktionen auf verschiedene Risiken zu entwickeln. Durch die frühzeitige Entwicklung von Strategien kann das Team möglicherweise die Auswirkungen bestimmter Risikoereignisse auf das Projekt begrenzen oder vermeiden.

Welche verschiedenen Arten von Risiken gibt es?

Während die Risiken für jedes Projekt unterschiedlich sein können, gibt es mehrere Risikokategorien, denen Sie begegnen können. Bei der Entwicklung eines Risikomanagementplans können Sie anhand dieser Kategorien potenzielle Risiken für Ihr Projekt identifizieren und definieren:

• Technische Risiken: Diese Kategorie stellt spezifische Risiken dar, die mit dem Projekt verbunden sind, beispielsweise Risiken im Zusammenhang mit der verwendeten Technologie oder den Anforderungen, der Leistung und der Qualität des Endprodukts.

• Projektmanagementrisiken: Diese Kategorie stellt Risiken dar, die mit dem Projektmanagementprozess verbunden sind, wie z. B. Projektplanung, Zeitplanung, Budgets und Ressourcen.

• Organisatorische Risiken: Diese Kategorie stellt Risiken dar, die aufgrund organisatorischer Faktoren wie Logistik, Projektabhängigkeiten und Ressourcen entstehen können.

• Externe Risiken: Diese Kategorie stellt Risiken dar, die von Einheiten außerhalb der Organisation verursacht werden, beispielsweise Kunden, Benutzern oder dem Markt.

So erstellen Sie einen Risikomanagementplan

Sie können sich an den folgenden Schritten orientieren, um einen wirksamen Risikomanagementplan zu erstellen:

1. Identifizieren Sie potenzielle Risiken

Um einen Risikomanagementplan zu entwickeln, müssen Sie und Ihre Teammitglieder die Risiken identifizieren, die sich auf Ihr Projekt auswirken könnten. Sie können verschiedene Risikokategorien verwenden, um mögliche unsichere oder unerwartete Ereignisse zu erkennen. Versuchen Sie bei diesem Schritt, möglichst viele Meinungen der am Projekt beteiligten Personen einzuholen. Diese Meinungen werden Ihnen helfen, die Situation aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Zur Identifizierung von Risiken stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung, darunter:

• Führen Sie einen Risiko-Workshop durch: Treffen Sie Ihre Teammitglieder zu einem Gruppen-Brainstorming, um allen die Möglichkeit zu geben, ihre Gedanken auszutauschen. Jeder hat eine einzigartige Perspektive und die Kombination dieser Perspektiven kann Sie auf potenzielle Risiken aufmerksam machen, die Ihnen selbst möglicherweise nicht bewusst waren.

• Führen Sie Stakeholder-Interviews durch: Sie können auch Einzelgespräche mit wichtigen Projektstakeholdern wie Projektsponsoren oder Fachexperten führen, um Einblicke in die Risiken zu erhalten. Diese Personen können potenzielle Risiken aufgrund ihrer Berufserfahrung oder ihrer Arbeit an ähnlichen Projekten erkennen.

• Bewerten Sie die Annahmen Ihres Projekts. Projektannahmen stellen Ihre Überzeugungen über das Projekt dar, die auf früheren Erfahrungen basieren. Annahmen können Risiken mit sich bringen, weil sie möglicherweise nicht wahr werden. Nehmen Sie sich daher die Zeit, ihre Glaubwürdigkeit oder Wahrscheinlichkeit zu bewerten, sie zu vermeiden oder abzumildern.

2. Analysieren Sie potenzielle Risiken

Sobald Sie potenzielle Risiken identifiziert haben, können Sie mit der Bewertung ihrer qualitativen und quantitativen Auswirkungen auf das Projekt beginnen. Normalerweise untersuchen Sie Risiken anhand von drei Faktoren: den Folgen dieser Risikoereignisse, der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens und den Auswirkungen auf Ihr Projekt. Sobald die Konsequenzen identifiziert sind, können Sie die Wahrscheinlichkeit von Risiken auf einer Skala von „geringer Eintrittswahrscheinlichkeit“ bis „hohe Eintrittswahrscheinlichkeit“ bewerten und ihre potenziellen Auswirkungen als geringe, mittlere oder hohe Auswirkung einstufen. Diese Bewertungen können Ihrem Team dabei helfen, Prioritäten zu setzen und die dringendsten Risiken zu planen.

Sie können eine Risikobewertungsmatrix verwenden, um Ihre Gedanken mit einer visuellen Darstellung zu ordnen. Mit diesem Diagramm können Sie verschiedene Ereignisse basierend auf Wahrscheinlichkeit und Auswirkung anzeigen und so die Identifizierung von Ereignissen erleichtern, die die dringendsten oder schwerwiegendsten Risiken darstellen. Auch hier kann Ihr Team dieses Tool verwenden, um zu beurteilen, welche Risiken priorisiert werden sollten. Beispielsweise könnten Sie sich darauf konzentrieren, eine Reaktion auf ein Risiko mit hoher Wahrscheinlichkeit und großer Auswirkung zu entwickeln, gefolgt von einem Risiko mit geringer Wahrscheinlichkeit und geringer Auswirkung.

3. Entwickeln Sie Reaktionen auf Risiken

Eines der Hauptziele eines Risikomanagementplans besteht darin, die Auswirkungen von Risikoereignissen auf Ihr Projekt zu verwalten, zu mildern oder zu verhindern. Sobald Risiken identifiziert und analysiert wurden, können Sie mit der Entwicklung von Präventions- und Reaktionsstrategien beginnen. Diese Strategien zielen typischerweise darauf ab, Risiken zu beseitigen oder ihre Auswirkungen zu verringern. Erwägen Sie an dieser Stelle eine Überprüfung Ihres Projektmanagementplans, um Ihre Strategien zu entwickeln. Wenn Sie den Umfang, den Zeitplan, das Budget und die verfügbaren Ressourcen des Projekts kennen, können Sie spezifische und umsetzbare Antworten entwickeln.

4. Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu

Nachdem Sie nun die potenziellen Risiken verstanden haben, denen Ihr Projekt und Ihr Handeln ausgesetzt sind, können Sie Ihren Teammitgliedern die Verantwortung für bestimmte Risiken zuweisen. Dieser Eigentümer ist dafür verantwortlich, Maßnahmen zu ergreifen, wenn das ihm zugewiesene Risikoereignis eintritt. Stellen Sie sicher, dass diese Personen verstehen, wie die Reaktionsstrategie umzusetzen ist, und Zugriff auf alle erforderlichen Ressourcen haben. Wann immer möglich, sollte Ihr Team Ereignisauslöser identifizieren, die Eigentümer auf die Notwendigkeit aufmerksam machen, Maßnahmen zu ergreifen.

Durch die Zuweisung von Verantwortlichkeiten können Sie organisiert und effektiv auf Risiken reagieren. Da jeder versteht, welche Rolle er spielt, wenn ein Ereignis eintritt, kann er schnell handeln und Verwirrung vermeiden. Teilen Sie Ihre Aufgabenpläne mit dem gesamten Team. Dieses Bewusstsein stellt sicher, dass Ihre Teammitglieder wissen, auf wen sie sich bei einem Risikoereignis verlassen können oder an wen sie sich wenden können, wenn sie einen Auslöser eines Ereignisses bemerken.

5. Bestimmen Sie Ihre Risikotoleranz

Mithilfe Ihrer Risikobewertungsmatrix konnte Ihr Team die Auswirkungen und die Wahrscheinlichkeit verschiedener Risiken bestimmen. Besprechen Sie diese Ergebnisse mit relevanten Stakeholdern, um deren Komfortniveau einzuschätzen. In manchen Situationen stellen sie möglicherweise fest, dass die negativen Auswirkungen zu groß sind, sodass das Team den Projektplan oder -umfang anpassen muss, um diese Risiken zu vermeiden. Diese Stakeholder können auch Empfehlungen zu Ihren Reaktionsstrategien geben und Ihnen dabei helfen, die Ausrichtung auf die Projektziele sicherzustellen.

6. Erstellen und teilen Sie ein Risikoregister

Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, können Sie diese Informationen in eine Risikoregistertabelle eingeben. Mit diesem visuellen Tool können Sie Ihren Risikomanagementplan organisieren und ihn mit Teammitgliedern und relevanten Stakeholdern teilen. Sie können dieses Dokument per E-Mail an Ihr Team senden oder in einem leicht zugänglichen Online-Ordner veröffentlichen. Möglicherweise möchten Sie dieses Dokument für Teammitglieder bearbeitbar machen, da Ihr Risikomanagementplan möglicherweise während des gesamten Projekts Änderungen erfordert. Durch die Weitergabe dieses Plans wird sichergestellt, dass sich alle Projektbeteiligten der potenziellen Risiken bewusst sind und wissen, wie sie diese erkennen und darauf reagieren können.

Ein typisches Risikoregister kann die folgenden Spalten enthalten:

• Risiko. Beschreiben Sie in dieser Zeile die potenziellen Risiken, die Ihr Team identifiziert hat.

• Konsequenzen/Auswirkungen: In dieser Zeile werden die Auswirkungen dieser Risiken auf Ihr Projekt beschrieben.

• Wahrscheinlichkeit: Geben Sie die Wahrscheinlichkeit (hoch, mittel oder niedrig) an, mit der das Risiko eintritt, basierend auf Ihrer Risikobewertungsmatrix.

• Priorität: Geben Sie die Prioritätsstufe für die Bewältigung jedes Risikos an, wiederum basierend auf Ihrer Risikobewertungsmatrix.

• Reaktionsplan: Beschreiben Sie in dieser Zeile Ihre Reaktionsstrategie für jedes Risiko.

• Risikoeigentümer: Listen Sie die für jedes Risiko verantwortlichen Personen und andere relevante Informationen über sie auf, z. B. Kontaktinformationen.

7. Überwachen Sie weiterhin die Risiken

Im Projektmanagement ist Risiko oft ein unerwartetes Ereignis. Während Sie möglicherweise zu Beginn eines Projekts einen Risikomanagementplan erstellen, überwachen und identifizieren Sie Risiken weiterhin während des gesamten Projekts. Sobald Ihr Team ein potenzielles zusätzliches Risiko identifiziert, können Sie es Ihrem Plan hinzufügen und mit der Analyse und der Entwicklung einer Reaktion beginnen. Erinnern Sie Ihre Risikoverantwortlichen daran, ihre Risiken zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen am Plan vorzunehmen, um das gesamte Team über alle Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

Tipps zur Entwicklung von Risikomanagementplänen

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihres nächsten Risikomanagementplans die folgenden Tipps:

• Entwickeln Sie Ihren Plan im Voraus. Beginnen Sie mit der Erstellung eines Risikomanagementplans zwischen der Erstellung des Projektmanagementplans und dem Projektstart. Die Erstellung eines Risikomanagementplans in dieser Phase gibt Ihrem Team die Möglichkeit, die Prozesse und Erwartungen des Projekts zu besprechen und zu vereinbaren.

• Sehen Sie sich die Lehren aus vergangenen Projekten an. Denken Sie an frühere ähnliche Projekte, an denen Sie gearbeitet haben, und an die Lehren, die Sie daraus über Risiken gezogen haben. Diese Strategie kann Ihnen dabei helfen, Risiken zu erkennen oder auf der Grundlage Ihrer Erfahrungen Lösungen zu bewerten, um diese zu bewältigen.

• Verwenden Sie Wenn-Dann-Anweisungen. Bei der Identifizierung von Risiken können diese in folgender Form formuliert werden: „Wenn (Ereignis oder Risiko) eintritt, dann (Konsequenz).“ Diese Methode stellt sicher, dass Ihre Teammitglieder die Auslöser verschiedener Risiken erkennen und sie auf die notwendigen Maßnahmen aufmerksam machen können.

• Erwägen Sie den Einsatz einer Verwaltungssoftware. Wenn möglich, können Sie Projekt- und Risikomanagementsoftware verwenden, um Ihre Pläne organisiert und für die Teammitglieder leicht zugänglich zu halten. Diese Ressourcen können auch Vorlagen enthalten, die Ihnen bei der Optimierung Ihrer Planungsprozesse helfen.