So bereiten Sie sich auf die Ausstellung vor • BUOM

Der Besuch von Messen kann Ihrem Unternehmen zahlreiche Werbevorteile bieten. Diese Veranstaltungen bieten die Möglichkeit, Ihre Produkte oder Dienstleistungen mit Interessenten zu teilen und Kontakte zu Kollegen und potenziellen Kunden aufzubauen. Auch Messen erfordern eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. In diesem Artikel besprechen wir die Vorteile von Messen und geben Ihnen Tipps, wie Sie sich auf diese Veranstaltungen vorbereiten können.

Was ist eine Ausstellung?

Eine Messe ist eine Veranstaltung, bei der Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren und ausstellen. Der Schwerpunkt dieser Veranstaltungen liegt häufig auf bestimmten Branchen wie Elektronik, Spielzeug, Automobil oder Lebensmittel und Getränke. Messen dauern in der Regel mindestens mehrere Tage und zu den Ausstellern können Branchenvertreter und die Öffentlichkeit gehören. Unternehmen nutzen diese Veranstaltungen häufig als Teil ihrer Marketing- oder Networking-Strategien. Sie können Stände oder Ausstellungsflächen einrichten, um ihre Angebote oder Seminare zu präsentieren und es den Besuchern zu ermöglichen, mit ihren Produkten oder Dienstleistungen zu interagieren.

Vorteile des Ausstellungsbesuchs

Messen dienen Unternehmen als effektive Möglichkeit, ihre Produkte und Dienstleistungen zu bewerben und zu vermarkten. Zu den Vorteilen der Teilnahme an solchen Veranstaltungen gehören:

• Erfahren Sie mehr über Ihre Branche: Durch den Besuch einer Messe umgeben Sie oder Ihre Vertreter sich mit Branchenkollegen und Konkurrenten. Bei diesen Veranstaltungen können Sie sich über die neuesten Trends oder Innovationen in Ihrer Branche informieren, die Sie in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Sie können sich auch über die Angebote und Marketingstrategien Ihrer Mitbewerber informieren, diese dann mit Ihren eigenen vergleichen und bewerten, was funktioniert und was nicht.

• Steigern Sie die Markenbekanntheit. Der Auftritt auf großen oder bekannten Messen kann die Bekanntheit Ihres Unternehmens und seiner Marke steigern. Diese Veranstaltungen können Ihnen dabei helfen, Glaubwürdigkeit innerhalb der Branche aufzubauen, sich einem breiten Spektrum von Verbrauchern und potenziellen Kunden vorzustellen und Vertrauen aufzubauen. Neben der Präsentation Ihrer Angebote können Sie auch die Marke und die Werte Ihres Unternehmens präsentieren, um einen positiven und attraktiven Ruf zu schaffen.

• Steigern Sie den Umsatz und die Anzahl potenzieller Kunden. Auf Messen können Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen den Verbrauchern vorstellen und präsentieren. Da es sich bei diesen Veranstaltungen häufig um branchenspezifische Veranstaltungen handelt, sind die Teilnehmer in der Regel bereits an Ihrem Angebot interessiert. Durch den persönlichen Kontakt oder die Interaktion mit Ihren Angeboten kann die Wahrscheinlichkeit erhöht werden, dass sich diese Verbraucher engagieren. Dadurch können Unternehmen auf Messen Geschäfte mit Einzelhändlern und anderen Interessengruppen abschließen.

• Erhöhen Sie die Kundenbindung: Zu den Ausstellern auf Messen zählen unter Umständen Ihre Bestandskunden. Durch die persönliche Interaktion mit diesen Kunden können Sie Beziehungen zu ihnen aufbauen und ihnen helfen, die Menschen hinter Ihrem Unternehmen zu verstehen. Der Aufbau stärkerer und persönlicherer Beziehungen durch diese Interaktionen kann dazu führen, dass Ihre Kunden Sie weiterhin unterstützen möchten.

• Generieren Sie Mundpropaganda: Auch wenn Besucher Ihre Angebote nicht kaufen oder keine Geschäfte machen, sind sie möglicherweise so interessiert, dass sie Ihr Unternehmen in ihrem Netzwerk bekannt machen. Beispielsweise können eine spannende oder interessante Vorführung und ein positives Erlebnis dazu beitragen, dass Sie in Erinnerung bleiben. Wenn diese Mitglieder Informationen über Ihr Unternehmen weitergeben, kann dies als kostenloses Marketinginstrument für Sie dienen und zur Steigerung des Bekanntheitsgrads beitragen.

So bereiten Sie sich auf die Ausstellung vor

Die Vorbereitungen für den Besuch einer Ausstellung können bereits ein Jahr vor der Auswahl und Anmeldung zu Veranstaltungen beginnen. Hier sind einige der Schritte, die Sie unternehmen können, um Sie und Ihr Team bei der Vorbereitung zu unterstützen:

1. Entwickeln Sie ein Budget

Wenn Sie an Messen teilnehmen möchten, sollte einer Ihrer ersten Schritte darin bestehen, ein Budget zu erstellen. Sie können es Monate oder sogar ein Jahr vor Ihrer Anmeldung für die Show einrichten. Mithilfe Ihres Budgets können Sie herausfinden, an welchen Veranstaltungen Sie teilnehmen können, und entsprechend planen. Er muss viele Faktoren berücksichtigen, vom Kauf eines Veranstaltungsortes bis hin zur Bezahlung von Reise und Unterkunft. Sie müssen auch einen Teil Ihres Budgets für das Marketing verwenden, indem Sie ermitteln, wie viel Sie für Marketingmaterialien und Strategien zur Aufmerksamkeitsgewinnung ausgeben können.

2. Definieren Sie Ihre Ziele

Das Setzen von Zielen zur Vorbereitung einer Messe kann Ihrem Team dabei helfen, einen fokussierteren Ansatz zu entwickeln. Bestimmen Sie, was Sie aus dieser Erfahrung herausholen möchten. Diese Ziele können sich auf Faktoren wie Lead-Generierung, Markenbekanntheit oder Umsatz konzentrieren. Eine gute Zielsetzungstechnik besteht darin, spezifische und messbare Ziele für Ihr Team zu entwickeln. Beispielsweise könnten Sie sich zum Ziel setzen, während einer Veranstaltung mindestens 250 Leads zu generieren oder 50 Stakeholder-Meetings auszurichten.

3. Erstellen Sie Ihre Marketingstrategie

Während Sie Ihre Ziele entwickeln, müssen Sie auch eine Marketingstrategie für die Messe definieren, um Konsistenz zu gewährleisten. Ihre Strategie sollte Ihnen dabei helfen, Besucher anzuziehen und mit ihnen in Kontakt zu treten und Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Zunächst müssen Sie die Produkte oder Dienstleistungen identifizieren, die Sie während der Veranstaltung hervorheben möchten. Sie könnten bestehende Angebote oder etwas darstellen, das Sie vorstellen möchten. Ihr Marketing sollte auch Ihre Marke, den Wert, den Sie bieten, und die Art und Weise, wie Sie sich von Ihren Mitbewerbern abheben, fördern.

Arbeiten Sie mit Ihrem Marketingteam zusammen, um effektive Strategien zu entwickeln und die Materialien zu bestimmen, die Sie erstellen müssen. Zu diesen Materialien können Broschüren, Pressemitteilungen und Handouts gehören, die Sie vor und während der Veranstaltung bereitstellen. Wenn Sie schon einmal auf Messen waren, denken Sie an die Unternehmen, die Ihnen aufgefallen sind. Sie können ihre Marketingtaktiken als Inspiration nutzen. Beispielsweise könnte ein Stand, der ein immersives Virtual-Reality-Erlebnis bietet, ein unvergessliches Erlebnis schaffen oder eine Verlosung veranstalten. Bei der Entwicklung Ihrer Marketingstrategie sollten Sie auch Ihr verfügbares Budget im Auge behalten.

4. Entscheiden Sie, wen Sie mitbringen möchten

Wenn Sie das richtige Team zu einer Messe mitbringen, kann dies zu einem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung beitragen. Diese Menschen werden das Gesicht Ihres Unternehmens sein. Sie müssen also sicherstellen, dass sie Ihr Unternehmen gut widerspiegeln und für ein positives Erlebnis sorgen. Abhängig von Ihrem Budget können Sie internes Personal einsetzen oder externe Hilfe engagieren. Einige Unternehmen beauftragen beispielsweise PR-Firmen, um sie bei ihren Werbemaßnahmen zu unterstützen, oder Event-Personalagenturen, um erfahrene Messeprofis bereitzustellen.

Anhand Ihrer Ziele können Sie bestimmen, welche Art von Personal Sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise mehr Leads generieren möchten, müssen Sie erfahrene und inspirierende Vertriebsprofis gewinnen. Diese Menschen wissen, wie man Beziehungen zu Menschen aufbaut und sind motiviert, den Umsatz zu steigern. Wenn es bei Ihrer Präsentation um Technologie geht, müssen Sie Mitarbeiter mit technischen Kenntnissen hinzuziehen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.

5. Erstellen Sie Ihre Präsentation

Die Entwicklung einer Präsentation ist ein wichtiger Bestandteil der Ausstellungsvorbereitung. Wenn Sie sich für eine Messe anmelden, möchten Sie den perfekten Standort auswählen. Suchen Sie nach Bereichen mit starkem Fußgängerverkehr, z. B. in der Nähe von Eingängen oder Restaurants. Informieren Sie sich nach Möglichkeit über den Standort der Website und über andere Besucher, um abzuschätzen, wer in Ihrer Nähe sein wird. Anschließend können Sie versuchen, Pläne zu entwickeln, um sich abzuheben und die Aufmerksamkeit vorbeigehender Besucher zu erregen.

Beziehen Sie bei der Gestaltung Ihres Standes visuelle Markenelemente wie Farben oder Logos ein, um die Bekanntheit und Wiedererkennung zu steigern. Sie möchten auch, dass Ihr Stand oder Ihr Display den Leuten, die an Ihnen vorbeigehen, Ihre Angebote mitteilt. Eine klare Botschaft hilft den Menschen, Ihr Unternehmen sofort zu verstehen und kann sie davon überzeugen, anzuhalten und mit Ihnen zu sprechen. Ihre Marketingstrategien können sich auch auf die Gestaltung Ihres Standes auswirken, da Sie möglicherweise interaktive Erlebnisse, Demos oder visuelle Präsentationen wie Videos einbinden müssen. Abhängig von Ihrem Budget kann Ihnen ein professioneller Designer bei der Gestaltung eines attraktiven und professionellen Displays helfen.

6. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter vor

Sobald Sie Ihr Messeteam identifiziert haben, müssen Sie mit ihm zusammenarbeiten, um einen Veranstaltungsplan zu entwickeln und Erwartungen festzulegen. Planen Sie Besprechungen Wochen und Tage vor der Veranstaltung, um alle auf dem Laufenden zu halten. Durch diese Gespräche können Sie die von Ihnen gesetzten Ziele sowie die Taktiken und Botschaften festlegen, mit denen sie diese erreichen können. Stellen Sie sicher, dass alle an der Veranstaltung Beteiligten auch eine definierte Rolle haben. Diese Rollen können ihnen helfen, die Aufgaben zu verstehen, die sie erledigen müssen, und während der Veranstaltung konzentriert zu bleiben.

Sie sollten auch Verhaltensregeln festlegen, z. B. wie Mitarbeiter mit Veranstaltungsteilnehmern interagieren oder sich vorstellen sollen. Sie können beispielsweise die Notwendigkeit betonen, aufrecht zu stehen, Blickkontakt herzustellen und in einem freundlichen Ton zu sprechen. Ihre Mitarbeiter müssen bei der Gewinnung neuer Kunden aufmerksam und aktiv bleiben, anstatt untätig herumzusitzen oder sich ablenken zu lassen. Sie können auch Kleidungsrichtlinien festlegen, unabhängig davon, ob Sie Uniformen für alle bereitstellen oder bestimmte Kleidungsstücke oder Farben tragen sollen.

7. Nutzen Sie soziale Netzwerke

Als Teil Ihrer Marketingstrategie können Sie soziale Medien nutzen, um rund um Ihren Messebesuch für Aufsehen zu sorgen. Vor der Veranstaltung können Sie Nachrichten erstellen, in denen Sie Ihre bestehenden Kunden und Abonnenten über Ihre Teilnahme informieren. Wenn die Veranstaltung näher rückt, können Sie Anreize bieten, um die Leute dazu zu bringen, an Ihrem Stand vorbeizuschauen, wie z. B. Werbegeschenke oder Produkteinführungen. Geben Sie Informationen zu Ihrem Standort an, z. B. Ihre Standnummer oder eine Karte, damit die Teilnehmer Sie finden können. Stellen Sie sicher, dass Sie Event-Hashtags verwenden, um Ihr Publikum zu erweitern und andere Stakeholder zu erreichen.

8. Überprüfen Sie alles noch einmal

Achten Sie bei der Vorbereitung darauf, jede logistische Komponente noch einmal zu überprüfen. Wenn Sie etwas für Ihren Stand oder Ihre Präsentation bestellen, verfolgen Sie diese Artikel und stellen Sie sicher, dass sie zur richtigen Zeit und am richtigen Ort ankommen. Lesen Sie bei der Entwicklung von Marketing- und Werbematerialien diese stets auf Fehler hin Korrektur, um ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten. Sie sollten außerdem sicherstellen, dass Sie genügend Materialien gedruckt oder genügend Materialien bestellt haben, um sie an interessierte Besucher zu verteilen.

Sie können eine Checkliste erstellen und die erledigten Punkte abhaken, um den Überblick zu behalten. Diese Checkliste kann alle Aspekte der Planung abdecken, vom Registrierungsprozess über Reise- und Unterkunftspläne bis zum Tag der Vorbereitung. Indem Sie alles noch einmal überprüfen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Tag reibungslos verläuft. Wenn Sie auf Probleme stoßen, wissen Sie im Voraus darüber Bescheid und können Lösungen finden, anstatt in letzter Minute einzugreifen.