So beantragen Sie Urlaub (plus Beispielformular und Vorlage) • BUOM
Arbeitgeber verlangen häufig, dass Sie die Freistellung im Voraus beantragen. Es gibt jedoch Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Erlaubnis einzuholen und ein gutes Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten aufrechtzuerhalten. In diesem Artikel besprechen wir die Schritte, die Sie unternehmen können, wenn Sie eine Freistellung beantragen, und stellen eine Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen.
So beantragen Sie eine Auszeit
Hier sind vier Schritte, die Sie unternehmen müssen, um um einen freien Tag zu bitten:
1. Überprüfen Sie die PTO-Richtlinie Ihres Unternehmens.
Bevor Sie eine Freistellung beantragen, prüfen Sie am besten die PTO-Richtlinie (Paided Time Off) Ihres Unternehmens. Einige Unternehmen haben spezielle Regeln für die Inanspruchnahme von Urlaub für eine bestimmte Anzahl an aufeinanderfolgenden Tagen. Ihr Unternehmen erlaubt Ihnen beispielsweise möglicherweise nur, fünf Tage hintereinander frei zu nehmen, es sei denn, es liegen besondere Umstände vor.
Überprüfen Sie, wie viele PTO-Stunden oder -Tage Sie haben, bevor Sie eine Freistellung beantragen. Wenn Sie ein neuer Mitarbeiter sind, haben Sie möglicherweise noch keine PTO angesammelt. Einige Unternehmen bitten neue Mitarbeiter möglicherweise, bis zum Ende ihrer Probezeit zu warten, um eine Freistellung zu beantragen. Es kann sein, dass Ihnen die Inanspruchnahme von Urlaub untersagt wird, und wenn Sie dies tun, ist der Urlaub unbezahlt.
Wenn Sie Ihren gesamten Urlaub bereits aufgebraucht haben oder Ihre Stelle keinen bezahlten Urlaub vorsieht, können Sie unbezahlten Urlaub nehmen. Sehen Sie sich Ihr Mitarbeiterhandbuch an oder wenden Sie sich an Ihren Personalvertreter, um weitere Informationen zu den Urlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens zu erhalten.
Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen auch über spezifische Richtlinien für verschiedene Arten von Freizeit. Beispielsweise haben Sie möglicherweise Anspruch auf drei Tage Trauerurlaub, der jedoch nicht auf Ihr PTO angerechnet wird. Darüber hinaus werden Geschworenenaufgaben in der Regel ohne Verlust persönlicher Zeit gelöst. Wenn Sie länger als gewöhnlich abwesend sind, beispielsweise wegen einer Operation, müssen Sie möglicherweise eine Einnahme durchführen Gesetz über Familien- und Krankheitsurlaub verlassen.
Zu den häufigsten Formen der Auszeit gehören:
Urlaub
Verlust
Gesundheitszustand oder Behinderung (Krankheit, Operation usw.)
Zeit für sich selbst
Jurypflicht
Militär
Mutterschaft oder Vaterschaft
Urlaub (kurz oder lang)
Mehr Details: Ein Leitfaden zum Verständnis der Funktionsweise von PTO
2. Schauen Sie sich den Firmenkalender an
Wenn Ihre Anfrage flexibel ist, sollten Sie im Firmenkalender nachsehen, ob die von Ihnen gewünschten Tage im Widerspruch zu anderen Veranstaltungen stehen. Erwägen Sie, eine Auszeit zu beantragen, wenn Sie nicht viele Aufgaben oder Projekte erledigen müssen. Beispielsweise warten Buchhalter, die im Frühjahr Urlaub nehmen möchten, aufgrund der geschäftigen Steuersaison in der Regel bis April mit der Anfrage. Wenn Sie unsicher sind, können Sie Ihren Arbeitgeber fragen, wann die beste Zeit ist.
3. Besprechen Sie Ihr Anliegen mit Ihrem Vorgesetzten
Vereinbaren Sie einen passenden Termin mit Ihrem Vorgesetzten, um Ihr Anliegen zu besprechen. Um Ihre Chancen auf eine Genehmigung zu erhöhen, können Sie um ein Treffen bitten, nachdem Sie Ihre Aufgaben für den Tag erledigt oder ein großes Projekt abgeschlossen haben. Wenn Ihr Vorgesetzter normalerweise morgens vor Arbeitsbeginn mehr Zeit hat, können Sie anbieten, sich zu diesem Zeitpunkt zu treffen.
Im Allgemeinen ist es nicht erforderlich, einen Grund für den Urlaubsantrag anzugeben, es sei denn, Sie planen, für längere Zeit der Arbeit fernzubleiben. Für Ihren Vorgesetzten kann es jedoch hilfreich sein, Ihre allgemeinen Pläne für Ihre Freizeit zu kennen. Sie könnten beispielsweise erwähnen, dass Sie planen, zu einer Familienfeier zu gehen.
4. Senden Sie eine formelle Anfrage
Nachdem Sie mit Ihrem Vorgesetzten gesprochen haben, müssen Sie möglicherweise einen formellen Antrag auf Freistellung stellen. Einige Unternehmen verlangen möglicherweise eine schriftliche Bewerbung, während für andere eine persönliche Anfrage akzeptabel ist. Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen über ein Online-Zeiterfassungsportal, über das Sie Ihre Anfrage einreichen müssen.
Sie müssen auch bestätigen, wie weit im Voraus Sie Ihre Anfrage einreichen müssen. Einige Arbeitgeber verlangen eine Kündigungsfrist von ein oder zwei Wochen, während andere eine Kündigungsfrist von mindestens einem Monat verlangen. Die Kündigungsfrist kann auch davon abhängen, wie viel Zeit Sie für die Anfrage einplanen.
Wenn Sie beispielsweise einen Tag frei nehmen möchten, benötigt Ihr Arbeitgeber möglicherweise nur eine Woche Vorankündigung. Bei längerem Urlaub kann eine längere Kündigungsfrist erforderlich sein, damit Ihr Vorgesetzter jemanden finden kann, der Ihre Aufgaben wahrnimmt.
Urlaubsanträge
Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise offiziell Urlaub per E-Mail, Formular oder Online-Zeiterfassung beantragen.
E-Mail-Vorlage für Urlaubsanträge
Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Vorlage für einen Urlaubsantrag:
Hallo (Name des Betreuers),
Ich möchte eine Freistellung am Dienstag, 10. Januar 2023, 12:08:47 Uhr +0000 aus (Grund) beantragen. Wenn Sie möchten, bespreche ich das gerne persönlich mit Ihnen.
Mein Team hat keine wichtigen Fristen oder Präsentationen zu erledigen. (Tag, an dem Sie frei beantragen). Ist es möglich, Urlaubsstunden als freien Tag zu nutzen (Antragsgrund)? Bitte lassen Sie es mich wissen.
Danke,
(Ihr Name)
Beispielbrief mit der Bitte um Freistellung
Hier ist eine Beispiel-E-Mail:
Lieber Ira,
Ich habe drei freie Urlaubstage und möchte diese Ende November nutzen. Mein Mann und ich würden gerne eine Reise nach Kalifornien planen. Kann ich Urlaubstage vom 23. bis 25. November nutzen? Ich habe den Zeitplan unseres Teams überprüft und sollte bis dahin in der Lage sein, die Durchsicht der Treuhandunterlagen abzuschließen. Möglicherweise bin ich während meines Urlaubs per E-Mail für kurze Fragen erreichbar. Lassen Sie mich wissen, ob Sie dies diese Woche persönlich besprechen möchten.
Danke,
Nia
Laden Sie einen Muster-Urlaubsantrag herunter
Um eine Vorlage in Google Docs hochzuladen, wählen Sie „Datei“ > „Öffnen“ > und wählen Sie die richtige hochgeladene Datei aus.
Musterantrag für Urlaub
Hier ist eine Vorlage für ein Urlaubsantragsformular, die Sie nach Bedarf für Ihr Unternehmen anpassen können:
Anweisungen zum Beantragen von Freistellung für Mitarbeiter: Füllen Sie das untenstehende Formular aus. Kreisen Sie die entsprechende Urlaubsart ein. Wenn Sie „Sonstiges“ ankreuzen, erläutern Sie den Grund für Ihre Abwesenheit. Unterschrift und Datum, sofern angegeben. Senden Sie das Antragsformular spätestens fünf Werktage vor dem beantragten Urlaub an die Personalabteilung. Name: Beantragtes Datum: Beginndatum des beantragten Urlaubs: Enddatum des beantragten Urlaubs: Gesamtzahl der freien Tage: Datum Rückkehr zur Arbeit: Grund für Mitarbeiterurlaub Urlaub Persönlicher Urlaub Trauerurlaub Geschworenendienst Militärdienst Krankheitsurlaub FMLA Sonstiges: Kommentare: Mitarbeiterbescheinigung
Mir ist bewusst, dass mein Antrag vom Management abgelehnt werden kann. Ich bestätige, dass ich das Formular mindestens fünf Werktage vor dem beantragten Urlaub absende. Unterschrift des Mitarbeiters: Entscheidung der Geschäftsführung: Genehmigt/Abgelehnt Kommentare: Unterschrift der Personalabteilung: Datum:
Ein Beispiel für ein ausgefülltes Urlaubsantragsformular
Anweisungen zum Beantragen von Freistellung für Mitarbeiter: Füllen Sie das untenstehende Formular aus. Kreisen Sie die entsprechende Urlaubsart ein. Wenn Sie „Sonstiges“ ankreuzen, erläutern Sie den Grund für Ihre Abwesenheit. Unterschrift und Datum, sofern angegeben. Senden Sie das Antragsformular spätestens fünf Werktage vor dem beantragten Urlaub an die Personalabteilung. Name: Beantragtes Datum: Beginndatum des beantragten Urlaubs: Enddatum des beantragten Urlaubs: Gesamtzahl der freien Tage: Datum Rückkehr zur Arbeit: Grund für Mitarbeiterurlaub Urlaub Persönlicher Urlaub Trauerurlaub Geschworenendienst Militärdienst Krankheitsurlaub FMLA Sonstiges: Kommentare: Mitarbeiterbescheinigung
Mir ist bewusst, dass mein Antrag vom Management abgelehnt werden kann. Ich bestätige, dass ich das Formular mindestens fünf Werktage vor dem beantragten Urlaub absende. Unterschrift des Mitarbeiters: Managemententscheidung: Genehmigt/Abgelehnt Kommentare: Unterschrift der Personalabteilung: Datum: Vorgesetzter Sam Davis Standort E-Mail-Adresse der Niederlassung in Orlando (email protected) Arbeitsnummer 407-555-1430 Startdatum 1. Oktober 2017 Gehalt 52.500 $ pro Jahr Kontaktinformationen für den Notfall Name Edward Smith Adresse 9324 Kenwood Place, Orlando, FL 32801 Arbeitsnummer 407-555-9402 Handynummer 321-226 -2094 Beziehungen Gesundheit des Mannes Status (optional) Erdnuss
Tipps für die Beantragung einer Auszeit
Fragen Sie, sagen Sie es nicht: Da Ihr Vorgesetzter Ihrer Anfrage wahrscheinlich zustimmen muss, bitten Sie um eine Auszeit, anstatt ihm zu sagen, dass Sie sich eine Auszeit nehmen. Schließlich ist ihre Erlaubnis erforderlich.
Fragen Sie lieber früher als später: Ihre Anfrage wird eher genehmigt, wenn Sie mit der Einreichung Ihrer Anfrage nicht bis zur letzten Minute warten. Einige Unternehmen haben Richtlinien, die eine Mindestkündigungsfrist vorschreiben, während andere dies nicht tun. Geben Sie Ihrem Vorgesetzten so viel Zeit wie möglich, um Ihren Arbeitsplan während Ihrer Abwesenheit zu koordinieren.
Sorgen Sie für Sicherheit: Wenn Sie eine Anfrage stellen, können Sie erwähnen, dass Sie Ihren Urlaub zu einem Zeitpunkt geplant haben, an dem er Ihr Team nicht beeinträchtigt, und ihm mitteilen, ob Sie während Ihrer Abwesenheit für die Beantwortung von Fragen zur Verfügung stehen.
Informieren Sie Ihre Kollegen: Sobald Ihr Antrag genehmigt wurde, teilen Sie Ihren Kollegen mit, dass Sie das Haus verlassen und wann Sie zurückkommen. Dies wird ihnen helfen, ihre Verantwortlichkeiten im Voraus zu planen. Es trägt auch dazu bei, gute Arbeitsbeziehungen aufrechtzuerhalten, ohne dass Kollegen unvorbereitet oder überrascht werden.
Helfen Sie beim Anstehen: Machen Sie es Ihrem Vorgesetzten leichter, indem Sie vielleicht Kollegen anstellen, die bereit sind, Ihre Arbeit während Ihrer Abwesenheit zu erledigen. Erkundigen Sie sich vorab bei anderen, um sicherzustellen, dass Ihr Antrag nicht mit dem Antrag einer anderen Person auf Freistellung kollidiert.
Seien Sie flexibel: Seien Sie nach Möglichkeit flexibel oder kompromissbereit, falls Ihre Anfrage abgelehnt werden sollte. Bieten Sie an, länger zu arbeiten oder Ihre Reisepläne zu ändern. Dies ist insbesondere bei Fluggesellschaften, Kreuzfahrten und Familientreffen nicht immer möglich, aber Ihr Vorgesetzter wird Ihre Kooperationsbereitschaft zu schätzen wissen.