So implementieren Sie eine neue Unternehmensrichtlinie in 10 Schritten • BUOM

8. April 2022

Die Suche nach effektiven Wegen zur Umsetzung neuer Unternehmensrichtlinien kann die Akzeptanz von Richtlinien steigern und die Regeln am Arbeitsplatz verbessern. Unternehmensverfahren können dabei helfen, Sicherheitsprobleme, Versicherungsansprüche und Mitarbeiterverhalten anzugehen. Wenn Sie von Ihrem Unternehmen aufgefordert werden, ein neues Unternehmensprogramm einzuführen, ist es hilfreich, sich mit dem grundlegenden Implementierungsprozess vertraut zu machen. In diesem Artikel schauen wir uns an, welche Schritte Sie unternehmen können, um eine neue Unternehmensrichtlinie erfolgreich umzusetzen, und geben Ihnen einige Vorschläge, wie Sie die Umsetzung Ihres Plans verbessern können.

Welche Arten von Unternehmensrichtlinien gibt es?

Es gibt vier Haupttypen von Unternehmensrichtlinien:

Personalpolitik

Personalmanagementrichtlinien sind die Regeln und Richtlinien für die Menschen, die in einem Unternehmen arbeiten. Diese Richtlinien gelten in der Regel für das gesamte Unternehmen und decken umfassende Themen ab, die für alle gelten. Das Verfahren zur Beantragung von Urlaub ist beispielsweise eine Personalrichtlinie. Zu den Personalrichtlinien gehören unternehmensweite Mitarbeitervorteile, allgemeine Verhaltenskodizes des Unternehmens und Prozesse für die Einstellung neuer Mitarbeiter.

Betriebspolitik

Betriebsrichtlinien sind spezifisch für ein Projekt, ein Team oder ein Verfahren. Sie beziehen sich auf bestimmte Situationen oder Aufgaben, die nur ausgewählte Personen im Unternehmen verstehen oder ausführen können. Einige Betriebsrichtlinien können je nach Abteilung unterschiedlich sein, je nachdem, mit welchen Aufgaben, Kunden oder Gerätetypen die Abteilungen arbeiten. Zu den Betriebsrichtlinien gehören E-Mail-Verfahren, Richtlinien zur Kundeninteraktion und Regeln im Zusammenhang mit Verkaufsquoten.

Sicherheitsrichtlinien

Sicherheitsrichtlinien sind Richtlinien, die zum Schutz der Personen und des Eigentums einer Organisation beitragen. In der Regel gibt es sowohl allgemeine Sicherheitsverfahren für das gesamte Unternehmen als auch spezifischere Regeln für Abteilungen, abhängig von der Art der Umgebung oder der Ausrüstung, mit der sie arbeiten. Zu den Sicherheitsrichtlinien können Listen mit im Gebäude verbotenen Gegenständen, Sicherheitsprotokolle und Zugangsbeschränkungen gehören.

IT-Richtlinien

IT-Richtlinien gelten für die Art und Weise, wie eine Organisation ihre digitalen Informationen verarbeitet und speichert. Diese Richtlinien können für das gesamte Unternehmen oder für bestimmte Abteilungen gelten und beziehen sich in der Regel auf die Technologie, die ein Mitarbeiter verwendet. Wenn die Vertriebsabteilung Ihres Unternehmens beispielsweise ein Kundenverfolgungsprogramm verwendet, über das keine andere Abteilung verfügt, richten sich die Empfehlungen für dieses Programm in erster Linie an Mitarbeiter im Vertrieb. Zu den Arten von IT-Richtlinien gehören Datenverarbeitungsverfahren, Datenschutzrichtlinien, Regeln darüber, wer auf Informationen zugreifen kann, und Download-Richtlinien.

Warum eine neue Richtlinie einführen?

Ihr Unternehmen fordert Sie möglicherweise auf, neue Richtlinien umzusetzen, wenn neue Geräte, Abteilungen oder Aufgaben in die Organisation eingeführt werden. Sie können auch einen neuen Plan erstellen, der eine Aktualisierung oder Änderung eines bestehenden Verfahrens darstellt, wenn neue Technologien oder andere Richtlinien neue Probleme verursachen. Ein weiterer Grund für die Einführung einer neuen Richtlinie besteht darin, dass Ihr Unternehmen besondere Situationen hat, die derzeit nicht mit Ihren bestehenden Methoden abgedeckt werden.

So implementieren Sie eine neue Unternehmensrichtlinie

Hier einige Tipps, wie Sie eine neue Unternehmensrichtlinie effektiv umsetzen können:

1. Befriedigen Sie das Bedürfnis nach Politik

Bei der Implementierung einer neuen Richtlinie kann es hilfreich sein, die Menschen daran zu erinnern, warum Ihr Unternehmen sie benötigt. Versuchen Sie, sich darüber im Klaren zu sein, warum Sie die Regeln erstellen oder aktualisieren und dass Sie eine neue Richtlinie verfassen, um der Situation Rechnung zu tragen. Die Kommunikation von Richtlinien, bevor sie geschrieben oder umgesetzt werden, kann den Mitarbeitern helfen, sich an die Änderungen anzupassen.

2. Recherchieren Sie

Wenn Sie die Umsetzung ähnlicher Empfehlungen in Ihrem Unternehmen und in anderen Organisationen untersuchen, können Sie Ihren eigenen Umsetzungsprozess besser verstehen. Wenn Sie eine bestehende Richtlinie aktualisieren, überprüfen Sie frühere Implementierungspraktiken und ermitteln Sie, ob es Möglichkeiten gibt, die Umsetzung des Plans zu verbessern. Versuchen Sie, mögliche Probleme im Zusammenhang mit der Einführung eines neuen Verfahrens im Voraus zu erkennen.

3. Führen Sie eine Testimplementierung aus

Bevor Sie eine Richtlinie in einer gesamten Abteilung oder einem gesamten Unternehmen implementieren, testen Sie sie, um festzustellen, wie sie an Ihrem Arbeitsplatz funktioniert. Sie können eine Abteilung oder ein Team damit beauftragen, Ihre Richtlinie zu testen, oder eine Testphase einführen, in der jeder für einen kurzen Zeitraum die Polizei in Anspruch nimmt. Durch das Testen Ihrer Richtlinie können Sie beobachten, wie sie sich auf Ihr Team auswirkt, und haben die Möglichkeit, unerwartete Probleme anzugehen.

4. Holen Sie sich Unterstützung vom Management

Sobald Sie Ihre Richtlinie erfolgreich getestet haben, sprechen Sie mit Ihren Administratoren darüber, sie dauerhaft zu machen. Die Kommunikation mit dem Management kann Ihnen dabei helfen, die Richtlinie weiter zu ändern, Optionen zu berücksichtigen, die verschiedene Abteilungen möglicherweise benötigen, und einen erreichbaren Implementierungsplan zu erstellen. Sie können Ihnen auch Ressourcen wie Finanzierung, ein Implementierungsteam oder zusätzliche Forschungsmaterialien zur Verfügung stellen.

5. Führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung durch

Bevor Sie eine neue Richtlinie vollständig umsetzen können, müssen Sie möglicherweise sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Bitten Sie die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens, Ihre Richtlinie auf Änderungen zu überprüfen, die möglicherweise zur Einhaltung gesetzlicher Standards erforderlich sind. Möglicherweise müssen Sie den Text mehrmals hinzufügen oder ändern, bevor Ihre Richtlinie zur Umsetzung bereit ist.

6. Kommunizieren Sie die Richtlinie

Stellen Sie sicher, dass die von der neuen Richtlinie betroffenen Personen im Voraus über deren Umsetzung informiert sind. Sie können Änderungen oder Ergänzungen Ihrer Richtlinie mitteilen, indem Sie E-Mails senden, in Besprechungen über die Umsetzung sprechen, Mitteilungen zu den Personalressourcen des Unternehmens erstellen oder Papiermitteilungen in Ihrem Gebäude anbringen.

7. Geben Sie das Implementierungsdatum an

Das Umsetzungsdatum kann Mitarbeitern dabei helfen, zu erkennen, wann eine Richtlinienänderung erfolgt, und eine bessere Aufzeichnung von Richtliniendaten ermöglichen. Sie können die Richtlinie in der gesamten Organisation oder Abteilung auf einmal umsetzen oder die Richtlinie schrittweise in einem Team oder einer Zweigstelle nach der anderen umsetzen. Sie können Kalendersysteme, Unternehmensbenachrichtigungen und Besprechungen verwenden, um den oder die Umsetzungstermine bekannt zu geben.

8. Halten Sie Informationstreffen ab

Während Sie das Umsetzungsdatum und wichtige Details möglicherweise auf einer Hauptversammlung des Unternehmens bekannt geben, haben einige Mitarbeiter möglicherweise Fragen zur neuen Richtlinie. Erwägen Sie die Abhaltung von Besprechungen speziell zur neuen Richtlinie, um etwaige Informationen zu klären und Bedenken auszuräumen. Sie können für dieses Treffen Informationspakete oder Newsletter erstellen, um bei der Beantwortung von Fragen zu helfen.

9. Holen Sie Feedback ein

Sammeln Sie Feedback von anderen im Unternehmen und nehmen Sie vor dem Umsetzungsdatum alle Änderungen an Ihrer Richtlinie vor, die Ihrer Meinung nach erforderlich sein könnten. Sie können Feedback vom Management, von Testimplementierungen, Teamleitern und allen Mitarbeitern einholen, die bei Richtlinieninformationstreffen Ideen haben. Versuchen Sie, letzte Änderungen vor dem Implementierungsdatum vorzunehmen, und kommunizieren Sie diese Änderungen durch Ankündigungen oder Update-E-Mails.

10. Implementieren Sie eine Richtlinie

Wenn das Implementierungsdatum erreicht ist, beginnen Sie mit der Durchsetzung der neuen Richtlinie. Machen Sie eine letzte öffentliche Ankündigung und fügen Sie die Richtlinie allen Dokumenten wie Mitarbeiterhandbüchern oder Websites mit Unternehmensrichtlinien hinzu. Versuchen Sie, die Reaktionen der Menschen auf die Umsetzung aufzuzeichnen, um Sie bei der Erstellung und Umsetzung künftiger Richtlinien zu unterstützen.

Tipps zur Umsetzung neuer Unternehmensrichtlinien

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Umsetzung Ihrer neuen Unternehmensrichtlinie helfen:

Machen Sie Richtlinien klar

Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Richtlinien klar und leicht verständlich sind, können Sie Verwirrung vermeiden, die Begeisterung des Unternehmens für die Richtlinie steigern und die Chancen auf eine erfolgreiche Umsetzung erhöhen. Überprüfen Sie Ihre Regeln und lesen Sie sie laut vor, um sicherzustellen, dass sie klar und spezifisch sind. Sie können auch um Feedback dazu bitten, welche Auswirkungen Tests darauf haben, wie gut Menschen die Richtlinienparameter verstehen.

Berücksichtigen Sie Ihre Unternehmenskultur

Ihre Unternehmenskultur kann Einfluss darauf haben, wie Sie neue Richtlinien ankündigen und umsetzen. Wenn Ihr Arbeitsplatz beispielsweise stark auf schriftliche Kommunikation angewiesen ist, möchten Sie möglicherweise E-Mails und schriftlichen Ankündigungen Vorrang geben, um die Mitarbeiter über den Implementierungsprozess auf dem Laufenden zu halten. Wenn in Ihrem Unternehmen eine sehr engmaschige Unternehmenskultur herrscht, sollten Sie erwägen, einen Rollout-Termin für die gesamte Organisation festzulegen, anstatt die einzelnen Abteilungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu starten.

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Wenn die Menschen über politische Fortschritte und Änderungen auf dem Laufenden gehalten werden, können sie die Richtlinie besser verstehen und zu einer erfolgreicheren Umsetzung führen. Versuchen Sie, schriftliche und mündliche Kommunikationsmethoden zu nutzen, um neue Informationen oder Aktualisierungen über die Umsetzung Ihrer Richtlinie mitzuteilen. Erwägen Sie die Erstellung eines Ressourcendokuments für häufig gestellte Fragen und allgemeine Informationen, das Sie regelmäßig bearbeiten können.

Überprüfen Sie Ihre Police

Möglicherweise müssen Sie Ihre neue Richtlinie im Laufe der Zeit überprüfen oder ändern. Planen Sie regelmäßige Bewertungen Ihres Verfahrens ein, um sicherzustellen, dass es weiterhin ordnungsgemäß funktioniert. Wenn Ihre Richtlinien überarbeitet werden müssen oder sich die Anforderungen Ihrer Organisation ändern, können Sie Ihre Richtlinie aktualisieren und erneut umsetzen.