Schritte zur Wiederherstellung problematischer Projekte • BUOM

Ein Projekt beginnt oft mit klaren Zielen, aber manchmal werden die Ziele während der Umsetzung schwer zu erreichen, sodass das Projekt über eine überschaubare Schwelle hinausgeht. Das Verständnis der Toleranzen eines Entwurfs ist wichtig, um festzustellen, ob bei einem Projekt Probleme auftreten, die außerhalb der Toleranzen liegen. Im Gegensatz zu einem gescheiterten Projekt, das nicht gerettet werden kann, kann ein Manager ein problematisches Projekt mit angemessener Überwachung und Korrekturmaßnahmen wiederbeleben. In diesem Beitrag besprechen wir, wie wichtig es ist, ein in Schwierigkeiten geratenes Projekt zu retten, und welche Schritte Sie unternehmen können, um erfolgreich zu sein.

Warum ist es wichtig, ein problematisches Projekt wiederherzustellen?

Bei der Wiederherstellung eines problematischen Projekts geht es darum, die Ziele so schnell wie möglich termingerecht zu erreichen.

Es ist sehr wichtig, das Projekt, an dem Sie arbeiten, wiederherzustellen, denn Sie können:

• Bauen Sie das Selbstvertrauen auf, zukünftige Projekte erfolgreich anzugehen, indem Sie die Herausforderungen eines problematischen Projekts und die idealen Reaktionsmechanismen identifizieren.

• Nutzen Sie die Bemühungen der Projektbeteiligten und des Managementteams

• Überprüfung der Projektergebnisse, des Umfangs und der Grenzen

• Stellen Sie die Kundenzufriedenheit vor allem dann sicher, wenn Sie ein außergewöhnliches Endprodukt liefern

• Steigern Sie die Moral Ihrer Teammitglieder, indem Sie zeigen, dass Ihr Unternehmen solche Herausforderungen meistern kann.

Eine Intervention zur Wiederherstellung eines problematischen Projekts kann zu einem erfolgreichen Ergebnis führen. Darüber hinaus sind Unternehmen, die problematische Projekte wiederherstellen und abschließen, wahrscheinlich produktiver und effizienter.

Liste der Schritte zur Wiederherstellung eines problematischen Projektplans

Bei den meisten Projekten treten gegen Ende ihres Lebenszyklus Anzeichen von Problemen auf, und vielen Managern fehlt die Zeit, die erforderlichen Bewertungen durchzuführen und einen Wiederherstellungsplan umzusetzen. Für ein schnelles und gründliches Handeln finden Sie hier neun Schritte, die Sie befolgen können, um sofortige Ergebnisse zu erzielen.

1. Satzung festlegen

Der Projektauftrag ist Teil des Beurteilungsprozesses zur Feststellung des aktuellen Ist-Zustandes des Projekts und der notwendigen personellen Veränderungen. Die Charta delegiert Befugnisse an Personen außerhalb des Projekts und macht sie zu Sanierungsplan-Managern (RPMs). Da RPMs und ihre Teams extern sind, stellt die Charta sicher, dass sie eng mit dem Wiederherstellungsteam zusammenarbeiten können, bevor sie sich auf ein Projekt festlegen.

In dieser Phase versuchen Sie, die verschiedenen kritischen Faktoren im Projektauftrag zu identifizieren und zu vereinbaren.

• Erklären Sie den Spendern die Mission. Spender unterstützen sowohl den Sanierungsplanmanager als auch das Team. Mangelnde Unterstützung kann zu den Problemen des Projekts beitragen. Daher benötigen Sie Sponsoren mit dem entsprechenden Maß an Glaubwürdigkeit und Dienstalter, um die Stakeholder davon zu überzeugen, dass der Sanierungsplan die richtige Vorgehensweise ist.

• Verstehen Sie die Geschichte und die Sensibilitäten des Projekts. Projekte agieren in einem politischen Umfeld. Führungskräfte tun gut daran, die Ziele zu kennen und zu erfahren, was die wichtigsten Stakeholder motiviert. Wenn Sie den gesamten Verlauf eines Projekts verstehen, können Sie kritische Probleme, die während der Bewertungs- und Wiederherstellungsphase auftreten können, besser verhandeln.

• Kennen Sie Ihr Team im Voraus. Bei der Projektwiederherstellung handelt es sich um eine fortlaufende Kommunikation zwischen dem Wiederherstellungsplanmanager und dem Wiederherstellungsteam. Wenn Sie frühzeitig Kontakt zu beiden Teams aufnehmen, können Sie die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen minimieren und deren volle Unterstützung gewinnen. Das Ergebnis ist eine Steigerung der Bereitschaft des Teams, bei der Genesung zu helfen.

• Gehen Sie bei der Beurteilung praxisorientiert vor. Beurteilungen helfen dabei, die Wirksamkeit von Verhaltensweisen und Fähigkeiten in Teams zu analysieren. Der Restaurierungsprojektmanager erstellt einen effektiven Bewertungsplan und kommuniziert dem gesamten Team, was der Prozess beinhaltet. Ein praktischer Plan umfasst häufig mehrere Schritte und identifiziert Ressourcen, einschließlich Daten, die das Team für jeden Schritt verwenden kann.

Füllen Sie die Charta aus und holen Sie die Genehmigung ein. Stellen Sie dabei sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die gleichen Ziele verfolgen. Lassen Sie die Charta von einem leitenden Manager unterzeichnen, bevor Sie Kopien des Dokuments an alle Beteiligten verteilen.

2. Entwerfen und führen Sie eine Bewertung durch

Anhand des von Ihnen erstellten Modells entwickelt das Sanierungsteam eine realistische Bewertung, die es durchführen kann, um die Ziele der Charta zu erreichen, und ermöglicht es anderen, diese in kürzester Zeit zu überprüfen. Das Modell konzentriert sich auf zwei Aktivitäten: die Durchführung von Interviews und die Analyse von Projektdaten. Der Bewertungsplan gewährleistet genaue Ergebnisse, indem er Ablenkungen minimiert.

Nachdem Sie einen Bewertungsplan entwickelt haben, der sich auf die Ermittlung des aktuellen Stands des Projekts konzentriert, versuchen Sie, die wichtigsten Bedrohungen, Chancen und Probleme für die Weiterentwicklung des Projekts zu identifizieren. Erwägen Sie außerdem die Bildung eines erweiterten Wiederherstellungsteams. Die frühzeitige Einbindung des erweiterten Teams in den Wiederherstellungsprozess kann die Erfolgsaussichten verbessern.

3. Ausführung der kritischen Designdokumentation

Die Evaluierung beginnt, wenn das Team die Projektdokumentation liest, um Einsicht, Verständnis und Perspektive zu gewinnen. Zu den Unterlagen, die das Wiederherstellungsteam überprüft, gehören unter anderem:

• Projektchartas

• Projektpläne

• Verträge oder Arbeitsberichte

• Projektmetriken und -prozesse

• Unterzeichnete interne Vereinbarungen mit internen Organisationen

• Bewertungen und Preisdetails

• Projektorganigramme

Das Wiederherstellungsteam kann anhand der obigen Dokumentation besser verstehen, warum bei dem Projekt Probleme auftreten.

4. Identifizieren Sie Stakeholder, die Sie befragen möchten

Mithilfe des Projektorganigramms kann das Wiederherstellungsteam wertvolle Personen identifizieren, die an Interviews teilnehmen können. Beispiele für Stakeholder sind:

• Mitarbeiter des Projektmanagementbüros (PMO).

• Mitglieder des Projektteams

• Projektmanager

• Projektsponsoren

• Auftragnehmer und Lieferanten

• Kunden

Die oben genannten Stakeholder arbeiten zusammen, um die Daten zu erstellen, die im Sanierungsplan des Projekts verwendet werden.

5. Bereiten Sie eine Agenda und einen Zeitplan für das Vorstellungsgespräch vor.

Entwickeln Sie einen sehr detaillierten Tages- und Stundenplan für den Bewertungsprozess. Diese Methode benachrichtigt alle beteiligten Personen und erinnert sie daran, dass Zeit kostbar ist und dass die Verfügbarkeit bestimmter Spezialisten zu bestimmten Zeiten für die Unterstützung des Rettungsteams von entscheidender Bedeutung ist.

Ein vollständiger Bewertungsplan umfasst Folgendes:

• Produktive Bewertungsziele

• Projektstrukturplan (PSP) des Schätzungsprozesses

• Beurteilungen und für die Beurteilung benötigte Ressourcen

• Ansätze zum Management von Risiken und Problemen

• Stündlicher Zeitplan aller Veranstaltungen

• Werkzeuge für jede Aufgabe

• Ergebnisliste zur Produktion

• Gegebenenfalls Bedarf an Kriegsräumen.

Der Bewertungsprozess dauert nur wenige Tage und je detaillierter der spezifische Plan ist, desto produktiver wird das Wiederherstellungsteam.

6. Führen Sie ein Interview durch

Der Sanierungsplanmanager identifiziert Stakeholder, die in Interviews genaue Daten liefern können. Hervorragende Interviewfähigkeiten und eine ehrliche Kommunikation zwischen Interviewer und Interviewpartner sind entscheidend für die Sammlung wertvoller Informationen. Beachten Sie daher die folgenden Tipps, um die besten Ergebnisse zu erzielen:

• Bestätigen Sie die Interviewlogistik am Vortag

• Bereiten Sie sich vor, indem Sie die Lebensläufe lesen oder die Leistungen aller Interviewpartner recherchieren

• Stellen Sie Ihr Team herzlich vor, damit sich die Gesprächspartner wohl fühlen

• Erklären Sie die Ziele des Projekts und die Rolle jeder Person während der Genesung

• Stellen Sie nur Fragen, die für das Projekt relevant sind

Besprechen Sie die Details zu dem, was Sie besprochen haben, telefonisch oder per E-Mail. Nutzen Sie eine ehrliche Kommunikation, um allen Interviewpartnern für ihre Teilnahme zu danken.

7. Analysieren Sie die Daten

Analysieren Sie die Daten, die Sie in Interviews sammeln, und die in den Projektunterlagen enthaltenen Informationen. Eine genaue Analyse hilft dem Restaurierungsteam, den tatsächlichen Status des Projekts zu verstehen und stellt sicher, dass jeder die Daten vollständig versteht. Das Wiederherstellungsteam bereitet dann seine Ergebnisse vor, um eine klar definierte Liste von Bedrohungen, Chancen und Problemen zu erstellen, die nach Priorität geordnet sind. Wenn die Ergebnisse umfangreich sind, können Sie die Daten konsolidieren und aggregieren, um Klarheit und einfache Verwaltung zu gewährleisten.

8. Entwickeln Sie einen Wiederherstellungsplan

Konzentrieren Sie sich auf die Entwicklung eines Arbeitsplans für das Restaurierungsprojekt und die Zusammenstellung eines kompetenten Teams zur Erledigung der Aufgabe. Da ein Geschäftsplan Ziele klarstellt und erfolgreiche Abläufe fördert, erfordert ein idealer Plan für ein schwieriges Projekt möglicherweise mehr Überlegungen als ein Plan für ein neues Projekt.

Ein problematischer Projektplan erfordert möglicherweise eine detaillierte Strategie und Überlegung, weil er:

• Bietet umfassende grundlegende Änderungen in Bezug auf Kosten, Zeitplan und Volumen

• Erfordert häufigere Kommunikation und Berichterstattung

• Unterliegt einer strengeren Überwachung und Kontrolle

• Steht unter genauer Beobachtung

• Hat eine kürzere Dauer

• Erfordert den Nachweis, dass die Wiederherstellung die richtige Entscheidung war

Sobald ein Restaurierungsteam ein Projekt übernimmt, kann ein effektiver Plan dazu beitragen, dessen Erfolg sicherzustellen.

9. Führen Sie eine Wiederherstellung durch

Das Team beginnt während der Wiederherstellung mit der Arbeit am Projekt und konzentriert sich darauf, weitere Probleme zu verhindern. Um im Wiederherstellungsprozess erfolgreich zu sein, arbeitet das Team mit klar definierten Projektkontroll- und Managementsystemen, die den Plan überwachen und ausführen. Während sich der Wiederherstellungsplan entfaltet, überwacht das Team kontinuierlich den Fortschritt in jeder Phase und führt am Ende jeder Woche Abweichungsanalysen durch, um den Zeitplan einzuhalten.