Definitions- und Berechnungsmethoden • BUOM

Das Laden von Ressourcen ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagements und -abschlusses. Es handelt sich um einen Prozess, der Projektmanagern und ihren Teams dabei helfen kann, ihre Aufgaben effektiv zu erledigen. Zu wissen, wie Ressourcen geladen werden, kann Unternehmen bei ihren aktiven Projekten zum Erfolg verhelfen. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Ressourcenbelastung ist, welche Faktoren den Prozess beeinflussen können und wie man sie berechnet.

Was ist Ressourcenbelastung?

Beim Ressourcenladen handelt es sich um einen Prozess im Projektmanagement, der die gesamte verfügbare Zeit der Teammitglieder während der Arbeitswoche mit Aufgaben füllt. Projektmanager weisen Teammitgliedern in der Regel einen Prozentsatz eines Projekts oder Ziels pro Tag zu, bis sie 100 % ihrer wöchentlichen Produktivität erreicht haben. Sobald die Fähigkeit eines Teammitglieds 100 % erreicht, beginnt der Projektmanager normalerweise damit, Aufgaben an andere Mitarbeiter zu verteilen. Das Laden von Ressourcen umfasst auch die Zuweisung von Ausrüstung und anderen Ressourcen, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind.

Einige Projektmanager neigen dazu, bis zu 75 % der verfügbaren Arbeitszeit Teammitgliedern zuzuweisen, damit diese Zeit für andere Aktivitäten wie Besprechungen oder die Vertretung anderer Mitarbeiter aufwenden können. Außerdem wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter ein überschaubares Arbeitspensum hat und seine Aufgaben erledigen kann.

Faktoren, die die Ressourcenbelastung beeinflussen

Hier sind einige Faktoren, die die Ressourcenauslastung beeinflussen können:

• Vorteilhafter Nutzen: Ein Teammitglied, das an einem Projekt arbeitet, muss manchmal andere Aufgaben erfüllen, bevor es zugewiesene Aufgaben abschließen kann. Projektmanager können die Produktivität der Mitarbeiter verfolgen und Aufgaben an andere verfügbare Mitarbeiter mit geringerer Arbeitsbelastung delegieren, um die Rentabilität zu verbessern.

• Kleines oder strenges Budget: Begrenzte Mittel für ein Projekt können sich auf die Qualität der abgeschlossenen Arbeit, die Einstellung der Teammitglieder und die für die Arbeit verfügbare Zeit auswirken. Für Projektmanager kann es hilfreich sein, offen zu kommunizieren, flexible Entscheidungen zu treffen und einen spezifischen Plan für diese Situationen zu entwickeln.

• Anforderungen an die Fähigkeiten: Teammitglieder mit bestimmten Fähigkeiten können die Produktivität steigern, da sie nicht viel Zeit damit verbringen, zu lernen, wie eine Aufgabe ausgeführt wird. Projektmanager berücksichtigen beim Laden von Ressourcen häufig die spezifischen Fähigkeiten jedes Teammitglieds.

• Art der benötigten Arbeitskräfte: Die für ein Projekt ausgewählten Mitarbeiter können das Budget und die Ressourcennutzung beeinflussen, da jedes Teammitglied über spezielle Fähigkeiten und unterschiedliche Tarife verfügt. Projektmanager können je nach Projektanforderungen und Budget Freiberufler oder Unternehmensmitarbeiter auswählen.

• Administrative Regulierung: Manchmal können administrative Probleme Auswirkungen darauf haben, wie und wann ein Teammitglied eine Aufgabe erledigen kann. Projektmanager können sicherstellen, dass Teammitglieder produktiv sind, wenn Aufgaben im Voraus klar definiert und beschrieben werden.

Ressourcenladen und Ressourcennivellierung

Beim Ressourcenladen geht es um die anfängliche Zuweisung von Personal und anderen Ressourcen, während beim Ressourcennivellieren die effizienteste Nutzung dieser Ressourcen im Vordergrund steht. Projektmanager nutzen die Ressourcennutzung, um die verfügbare Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erhöhen und sich durch die Priorisierung bestimmter Projekte auf Projektzeitpläne und -budgets zu konzentrieren. Um die Projekte, die als die wichtigsten gelten, fristgerecht abzuschließen, erhalten sie oft mehr Geld und Ressourcen.

So berechnen Sie die Ressourcenbelastung

Sie können die Ressourcenauslastung berechnen, indem Sie die Gesamtzahl der Stunden der zugewiesenen Arbeit durch die Anzahl der Stunden dividieren, die für die Erledigung dieser Arbeit zur Verfügung stehen. Die Formel sieht folgendermaßen aus:

Gesamtzahl der zugewiesenen Arbeitsstunden / Anzahl der für die Arbeit verfügbaren Stunden = Ressourcenbelastung

Sie können die verfügbaren Stunden pro Tag, Woche, Monat oder die gesamte Projektdauer nutzen. Hier sind einige Schritte, die Ihnen dabei helfen sollen, bestimmte Aspekte des Projekts zu berücksichtigen und einen grundlegenden Ressourcenauslastungsgrad zu berechnen:

1. Betrachten Sie zwei Methoden zur Berechnung der Ressourcenlast

Die erste Methode zur Berechnung der Ressourcenauslastung besteht darin, die Arbeit zu schätzen, die jeden Tag erledigt werden muss, und diese Zahl durch die verfügbare Kapazität der Ressource zu dividieren, die normalerweise etwa acht Stunden pro Tag beträgt. Diese Formel sieht folgendermaßen aus:

Geschätzte zu erledigende Arbeit / Menge der Ressourcen = Auslastung der Ressourcen

Sie können die Ressourcenauslastung auch berechnen, indem Sie die Arbeit schätzen, die für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts erledigt werden muss. Teilen Sie diese Zahl durch die Ressourcenverfügbarkeit, um diese Aufgaben zu verwalten. Normalerweise sind dafür weniger als acht Stunden pro Tag erforderlich und die Formel würde wie folgt aussehen:

Geschätzte zu erledigende Arbeit / Ressourcenverfügbarkeit für Aufgaben = Ressourcenbelastung

2. Entdecken Sie andere Situationen, die Ressourcenzeit verbrauchen

Bestimmte Situationen können sich auf Ressourcenzuweisungen auswirken, beispielsweise wenn Teammitglieder nicht verfügbar sind. Diese Zeit kann Krankheits- und Urlaubstage, andere Projekte und Aufgaben, Toilettenpausen und Besprechungen umfassen. Einige Aktivitäten wie Besprechungen und andere Projekte sind unvermeidbar. Daher ist es wichtig, dies beim Laden von Ressourcen zu berücksichtigen. Ein Mitarbeiter mit anderen Aufgaben hat weniger Zeit, das Projekt abzuschließen, für das Ressourcen zugewiesen sind.

3. Stellen Sie sicher, dass den Ressourcen die nötige Zeit zur Verfügung steht

Die Zeit, die ein Mitarbeiter für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigt, hängt von der Gesamtarbeitsmenge ab, die für die Erledigung dieser Aufgabe erforderlich ist, geteilt durch die Verfügbarkeit des Mitarbeiters für die Erledigung dieser Aufgabe. Wenn Sie beispielsweise eine achtstündige Aufgabe haben und zwei Stunden pro Tag daran arbeiten, dauert das Projekt vier Arbeitstage. Die Formel sieht so aus:

Gesamtarbeit (Stunden) / Mitarbeiterverfügbarkeit (Stunden pro Arbeitstag) = Dauer (Tage)

Für das gesamte Team entspricht die Projektdauer der Summe aller Einsätze dividiert durch die Summe ihrer Gesamtverfügbarkeit pro Tag. Sie können die Dauer eines Projekts häufig dadurch bestimmen, dass Sie prüfen, wer die meiste Arbeit hat und welche Verfügbarkeit er hat. Daher ist es wichtig, die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit jedes Einzelnen zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass ihm die Zeit zur Verfügung steht, die er benötigt. Sie können anhand einer Schätzung, wie viele Stunden sie zum Abschließen des Projekts benötigen, und der Verfügbarkeit der Teammitglieder bestimmen, wie viel von einer Ressource belastet werden soll.

4. Identifizieren Sie andere Faktoren, die sich auf die Ressourcenbilanz des Projekts auswirken können.

Projektkontrolle und Verfügbarkeit sind zwei Beispiele für Faktoren, die das Gleichgewicht der Projektressourcen verbessern können. Es kann hilfreich sein, die mögliche Unterschätzung oder Überschätzung der für die Erledigung jeder Aufgabe im Projekt erforderlichen Zeit abzuschätzen. Sie können auch darüber nachdenken, die verfügbare Zeit der Mitarbeiter zu bewerten. Ein sanfter Ansatz bei der Berechnung dieser Faktoren kann die Ressourcenüberlastung verringern, da er den Projektzeitplan einhalten oder beschleunigen und gleichzeitig Raum für unvorhergesehene Ereignisse lassen kann.

Verwenden des Ressourcenladeplans

Ein Ressourcenauslastungsdiagramm kann Projektmanagern dabei helfen, Aufgaben und Ressourcen zuzuweisen, indem es die verfügbare Zeit jedes Teammitglieds und den Projektzeitplan visualisiert. Diagramme bieten Projektmanagern einen umfassenden Überblick über die Fähigkeiten, Gesamtaufgaben und Kosten jeder Ressource. Die Hauptfunktion dieser Diagramme besteht darin, die Effizienz des Managements sicherzustellen, indem die Planungsgenauigkeit und der Projektnutzen erhöht werden. Daher ist es wichtig, Ihre Ressourcenauslastungspläne regelmäßig zu aktualisieren. Hier sind einige Vorteile der Erstellung eines Ladeplans:

• Planer können leicht bestimmen, wo Ressourcen neu zugewiesen werden sollen.

• Projektmanager können Verzögerungen minimieren, indem sie Aufgaben oder Zeitpläne neu organisieren.

• Eine zentrale Sicht auf die Ressourcen hilft bei der Erstellung einer Ressourcenstrategie.

• Projektmanager können ihr Budget verbessern, indem sie festlegen, wo Teams Geld ausgeben.

• Ein Diagramm kann dabei helfen, Klarheit in alle Aspekte eines Projekts zu bringen.

• Planer können bestimmte Aufgaben genau bestimmten Mitarbeitern zuordnen.

• Alle Projektbeteiligten verstehen die Ziele und können den Projektfortschritt überwachen.