Schritte, Verwendung und Tipps • BUOM
Microsoft Excel ist ein nützliches Tool zum Aufzeichnen und Verfolgen vieler Prozesse, einschließlich Finanz- und Marketinganalysen. Wenn Sie über mehrere Datenquellen verfügen, die Sie in einer Tabelle verfolgen möchten, kann die Erstellung eines Berichts Ihnen dabei helfen, Ihre Daten effizienter zu organisieren und anzuzeigen. Darüber hinaus können Sie je nach Verwendungszweck der Anwendung Berichte mit unterschiedlichen Methoden erstellen. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie Berichte in Excel erstellen, wofür Sie diese verwenden können und was Sie bei der Verwendung des Berichtsprogramms beachten müssen.
So erstellen Sie Berichte in Excel
Die folgenden Ansätze zeigen, wie Sie mit mehreren Methoden einen Bericht in Microsoft Excel erstellen können:
1. Daten in Diagrammen anzeigen
Eine Möglichkeit, einen Bericht zu erstellen, besteht darin, Daten als Diagramm oder Diagramm anzuzeigen. Excel verfügt über verschiedene Arten von Diagrammen, die Sie in Ihrer Tabellenkalkulation anpassen können, darunter Liniendiagramme, Kreisdiagramme und Tabellen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen visuellen Bericht mithilfe von Diagrammen zu erstellen:
Geben Sie Daten mit der Option „Einfügen“ in der Programmsymbolleiste in das Blatt ein.
Sobald die Daten auf dem Arbeitsblatt angezeigt werden, suchen Sie nach der Option „Daten auswählen“, um die Informationen auszuwählen, die Sie anzeigen möchten. Dadurch erhalten Sie eine einfache Diagrammanzeige, Sie können das Diagrammdesign jedoch in einen anderen Stil ändern.
Wählen Sie mit dem Diagrammdesign-Tool im Menü den gewünschten Diagrammstil für Ihren Bericht aus.
2. Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle, um Ihre Daten zu organisieren
Eine PivotTable in Excel erstellt eine Tabelle mit zusammengefassten Werten aus großen Datenmengen. Wenn Sie große Datenmengen in Informationsberichten zusammenfassen möchten, können Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, um den Zugriff auf diese Informationen zu erleichtern. Erstellen Sie einen Bericht mit PivotTables, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Wählen Sie im Abschnitt „Einfügen“ die Option „PivotTable“ aus dem Menü aus.
Wählen Sie den Bereich und Speicherort der Daten aus, die Sie in die Tabelle aufnehmen möchten.
Geben Sie Beschriftungen für die Linkfelder und Werte der neuen Tabelle ein und platzieren Sie diese auf dem Arbeitsblatt.
Wählen Sie die Berechnung aus, die die Tabelle anhand der Daten messen soll, z. B. Durchschnitt oder Maximum und Minimum, und aktualisieren Sie die Pivot-Tabelle.
Wenn Sie verschiedene mit der PivotTable verbundene Daten aktualisieren, wird auch das Diagramm aktualisiert, um die Informationen gemäß Ihren Einstellungen anzuzeigen.
3. Trennen Sie die Datentypen Ihrer Berichte
Wenn Sie mit Big Data arbeiten, sollten Sie erwägen, numerische Datenwerte von visuellen und textlichen Informationen zu trennen. Mit Excel können Sie mehrere Blätter in einer Arbeitsmappe und mehrere Seiten pro Arbeitsblatt erstellen. Dies bedeutet, dass Sie Daten in Diagrammen und Grafiken auf einem Blatt, tabellarische Daten auf einem anderen und beliebige Textwerte auf einem anderen Blatt visualisieren können. Die Verwendung dieser Methode beim Erstellen von Berichten in Excel ist hilfreich, um Änderungen in Ihren Daten effizienter zu organisieren und zu verfolgen.
4. Fügen Sie Seitentitel hinzu
Zum Drucken oder Exportieren müssen Berichte Seitentitel haben. Befolgen Sie diese Schritte, um Kopfzeilen einzufügen und Berichte zum Drucken und Exportieren vorzubereiten:
Gehen Sie zum Menü und wählen Sie „Einfügen“. Wählen Sie hier „Text“ und dann „Kopf- und Fußzeile“.
Geben Sie den Titel Ihres Berichts in das entsprechende Feld ein und formatieren Sie den Text nach Ihren Wünschen, z. B. großen oder fetten Text.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Seite, die Sie in Ihren gedruckten Bericht aufnehmen möchten.
Wenn Sie bestimmte Blätter aus Ihrem Bericht ausschließen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechenden Registerkarten und wählen Sie Ausblenden.
5. Formatieren und Drucken von Berichten
Wenn Sie einen Bericht drucken, können Sie das Layout so ändern, dass es auf das Druckerpapier passt. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie Excel-Berichte formatieren und drucken:
Ändern Sie für visuelle Daten in Form von Grafiken, Diagrammen oder Pivot-Tabellen die Seitenausrichtung in den Druckeinstellungen in Querformat.
Wählen Sie eine Option aus, mit der Sie alle Berichtsspalten auf einer Seite platzieren können.
Klicken Sie auf „OK“, um das Buch als einzelne Seiten zu drucken.
Wenn Sie Berichte per E-Mail versenden, speichern Sie das Dokument zur kompatiblen Zustellung als PDF-Datei.
Wofür werden Excel-Berichte verwendet?
Microsoft Excel bietet eine Reihe von Tools zum Organisieren und Auswerten verschiedener Daten. Excel-Berichte stellen eine Programmfunktion dar, die für Anwendungen in verschiedenen Bereichen nützlich sein kann, darunter:
Finanz-und Rechnungswesen
Excel-Berichte eignen sich häufig für die Finanzdokumentation und -analyse. Die Berichtsfunktion gibt Finanzexperten die Möglichkeit, visuelle Darstellungen der kritischen Daten zu erstellen, auf die sich Unternehmen bei wichtigen Entscheidungen verlassen. Buchhaltungsfachleute und Buchhalter können beispielsweise Excel-Berichte verwenden, um verschiedene Kennzahlen zu verfolgen und auszuwerten, darunter Budgets, Einnahmen und Ausgaben.
Verkauf und Marketing
Verkaufskennzahlen wie Konversionsraten, Kundenzufriedenheit, Verkaufstransaktionen und Lagerbestand sind einige Faktoren, die Branchenexperten in einen Excel-Bericht einbeziehen können. Beispielsweise kann eine Grafikfunktion Veränderungen bei Kundenkäufen im Laufe der Zeit anzeigen, sodass Vertriebsteams über die Wirksamkeit aktueller Praktiken berichten können. Im Marketing eignet sich Excel zum Erstellen von Berichten über Aktivitäten wie Kampagnenfortschritt, Budgetanalyse, Marktanalyse und Strategieleistung.
Personalwesen
Excel-Berichte sind auch nützlich, um die Einstellungspraktiken und Analysen von Unternehmen zu dokumentieren. Manager können Informationen über laufende Prozesse eingeben, darunter Bewerbungsnummern, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen und erfolgreiche Einstellungen. Die Berichte sind auch nützlich, um die Wachstumsrate von Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zu messen. Diese Excel-Funktionsdokumentationstools sind oft nützlich für die Organisation und Überwachung des Onboardings und der Mitarbeiterleistung.
Tipps zum Erstellen von Excel-Berichten
Beachten Sie die folgenden Tipps, um die Berichtsfunktionen von Excel optimal zu nutzen:
Kombinieren Sie Berichte in einem Dashboard. Wenn Sie mehrere Berichte auf einer Seite verfolgen möchten, erstellen Sie ein Dashboard, um die wichtigsten Aspekte der Berichte anzuzeigen.
Nutzen Sie Zeitleisten oder interaktive Elemente. Zeitleisten und Infografiken oder Ebenendiagramme können zusätzliche Ansätze bieten, um relevante und aktuelle Themen von Interesse in einen Dashboard-Bericht zu integrieren.
Erstellen Sie Sicherungskopien von Datenberichten. Erstellen Sie beim Aktualisieren von Informationen in Dokumenten Sicherungsdateien, die im Falle eines Datenverlusts oder der Berichtsdokumentation verwendet werden können.
Verwenden Sie Formatierungstools, wenn Sie Ihre Daten organisieren. Wenn Sie Daten in Excel eingeben oder importieren, verwenden Sie Tools, um die Daten zu bereinigen und Elemente in Zellen in Ihrem Arbeitsblatt zu verschieben.
Entfernen Sie Leerzeilen für eine höhere Präzision. Entfernen Sie leere Zeilen und leere Zellen, um die Genauigkeit der Datenanalyse und Berichterstellung zu verbessern, die sich andernfalls auf die Berechnungen auswirken könnten, die Excel beim Zusammenfassen von Informationen durchführt.
Fügen Sie Spaltenüberschriften hinzu, wenn Sie Daten anzeigen. Fügen Sie Spaltenüberschriften in Textfelder ein, wenn Sie den Datenbereich auswählen, den Sie in Ihrem Bericht dokumentieren.
Bitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel genannten Unternehmen mit Indeed verbunden ist.