Prozessleitfaden • BUOM

20. Mai 2021

Durch die Verwendung Ihres Workflows können Prozesse für Einzelpersonen und Abteilungen optimiert und die Bemühungen auf ein einziges Ziel ausgerichtet werden. Ein gutes Workflow-Design kann jede einzelne Rolle in jeder Phase der Prozesse Ihres Unternehmens klären. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie ein effektives Workflow-Design erstellen und welche Vorteile es bietet. Außerdem geben wir Tipps, die Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Designs helfen, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Was ist Workflow-Design?

Beim Workflow-Design geht es darum, Ihre häufigsten und wichtigsten Aufgaben, Ressourcen und Aktivitäten so abzubilden, dass Ihr Team effizient und effektiv von einer Projektphase zur nächsten übergehen kann. Workflow-Design ist ein Prozess an sich, der oft am erfolgreichsten ist, wenn er gemeinsam mit einem Team durchgeführt wird. Dieser Prozess gipfelt normalerweise auch in einer konkreten Darstellung des idealen Arbeitsablaufs Ihres Unternehmens, beispielsweise einem Flussdiagramm oder einem anderen leicht lesbaren Diagramm. Das Workflow-Design kann auch iterativ sein, d. h. es kann sich im Laufe der Zeit je nach den spezifischen Anforderungen Ihres Teams ändern.

Vorteile der Verwendung von Workflow-Design

Hier sind einige Vorteile der Verwendung von Workflow-Design:

Klarer Zeitplan

Die Entwicklung eines effektiven Arbeitsablaufs kann Ihrem Team helfen, zu verstehen, was in jeder Phase der Produktentwicklung von ihm erwartet wird. Dies kann dazu beitragen, dass die Projekte Ihres Teams im Zeitplan bleiben und Sie Ihre Organisationsziele erreichen.

Erhöhte Genauigkeit

Gut definierte Arbeitsabläufe können die Genauigkeit verbessern, indem sie dokumentierte Prozesse für jede Phase des Entwicklungsprozesses bereitstellen. Ein gutes Workflow-Design kann auch dazu beitragen, die Konzentration und Kommunikation zu verbessern, indem die Anforderungen jeder Aufgabe klar definiert werden.

Ständige Transparenz

Ein effektives Workflow-Design sorgt für Transparenz während des gesamten Entwicklungszyklus. In einem Qualitätsworkflow können Manager, Teammitglieder und Stakeholder den Status eines Projekts während der gesamten Entwicklung ermitteln und verstehen. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Sie digitale Tools zur Erstellung und Kommunikation Ihres Workflows verwenden.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Ein gutes Workflow-Design kann durch eine verbesserte Kommunikation dazu beitragen, dass Abteilungen erfolgreicher zusammenarbeiten. Durch ein striktes Workflow-Design werden häufig formale Prozesse für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit etabliert, die die Ergebnisse der Organisation verbessern können. Durch die Gestaltung von Arbeitsabläufen können auch neue Bereiche hervorgehoben werden, in denen verschiedene Abteilungen und Personen zusammenarbeiten können.

Erhöhte Effizienz

Ein effektives Workflow-Design sorgt für Klarheit darüber, wie Entscheidungen getroffen und von einer Phase des Entwicklungsprozesses zur nächsten übergegangen werden können. Dies kann die Effizienz Ihrer Teams verbessern, indem sichergestellt wird, dass die richtigen Personen bei Bedarf effizient verbunden sind.

So erstellen Sie ein effektives Workflow-Diagramm

Wenn Sie daran interessiert sind, einen effizienten Arbeitsablauf für Ihr Team zu erstellen, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie einen Diagrammtyp aus

Erkunden Sie die Arten von Workflow-Diagrammen, um zu entscheiden, welche für Ihr Team am besten geeignet sind. Einige Branchen verwenden möglicherweise einen bestimmten Zeichensatz als Best Practice für den Workflow. Schauen Sie sich daher die bevorzugte Strategie in Ihrer Branche an. Die meisten Workflow-Diagramme verwenden eine Kombination aus Formen wie Rauten und Parallelogrammen, verschiedenen Arten von Linien und Pfeilen sowie gedrucktem Text, der die einzelnen Elemente erklärt.

2. Aufgaben definieren

Um die Aufgaben Ihrer Organisation sinnvoll auszurichten, müssen Sie zunächst festlegen, welche Aufgaben einbezogen werden sollen. Versuchen Sie mit Ihrem Team ein Brainstorming zu Aufgaben und Prozessen durchzuführen, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Aspekte der Prozesse Ihrer Organisation berücksichtigt haben. Sie können auch versuchen, nacheinander zu arbeiten und Aufgaben zu identifizieren, die am Anfang, in der Mitte und am Ende Ihres Arbeitsablaufs auftreten.

3. Stellen Sie Verbindungen her

Klären Sie dann, in welchem ​​Zusammenhang die von Ihnen identifizierten Aufgaben zueinander stehen. Überlegen Sie, welche Aufgaben selbstständig erledigt werden können und welche von der Erledigung einer anderen Aufgabe abhängig sind. Die Aufgaben in Ihrem Arbeitsablauf können auf vielfältige oder komplexe Weise miteinander in Zusammenhang stehen. Arbeiten Sie daher unbedingt mit den Beteiligten zusammen, um Klarheit zu schaffen.

4. Klären Sie die Schlussfolgerung

Ein starkes Workflow-Design betont, was jede Aufgabe beinhaltet und welches beabsichtigte Ergebnis diese Aufgaben haben. Wenn Sie den Zweck jeder Aufgabe und jedes Schritts in Ihrem Arbeitsablauf detailliert beschreiben, können Sie Ihren Prozess für andere Parteien, die ihn möglicherweise verwenden müssen, leichter zugänglich machen.

5. Suchen Sie nach Komponenten-Workflows

Untersuchen Sie jeden Teil Ihres Workflows und suchen Sie nach potenziellen Unterprozessen, die möglicherweise ebenfalls erforderlich sind. Achten Sie darauf, diese Teilprozesse, einschließlich spezifischer Aufgaben und Personen, in das endgültige Diagramm einzubeziehen.

6. Automatisieren Sie, wo möglich

Denken Sie bei der Gestaltung Ihres Arbeitsablaufs an Aufgaben und Systeme, die zur Verbesserung der Effizienz automatisiert werden könnten. Integrieren Sie diese Technologien sowie alle wichtigen Produktinformationen und Informationen, die sie verwenden, in Ihr Workflow-Design.

7. Formulieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Stellen Sie beim Abschluss jedes Schritts Ihres Workflow-Designs sicher, dass Sie ein Diagramm im Format Ihrer Wahl erstellen. Wenn Sie es informell gemacht haben, beispielsweise eine handgezeichnete oder elektronische Skizze, sollten Sie die Verwendung eines digitalen Tools zur Erstellung des endgültigen Entwurfs in Betracht ziehen. Sie können sogar Software recherchieren, die speziell für die Workflow-Entwicklung entwickelt wurde, und entscheiden, ob eine bestimmte Lösung für Ihr Team geeignet ist.

8. Reflektieren und überprüfen Sie

Überprüfen Sie nach der Implementierung eines neuen Workflows regelmäßig dessen Wirksamkeit für Ihr Unternehmen. Ziehen Sie dazu in Betracht, messbare Ergebnisse zu nutzen, beispielsweise die Key Performance Indicators (KPIs) Ihres Unternehmens. Wenn in Ihrem Workflow Elemente fehlen oder diese auf effizientere Weise verbunden werden könnten, nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor und teilen Sie diese Änderungen Ihrem Team mithilfe eines aktualisierten Workflow-Diagramms mit.

Tipps zum Workflow-Design

Hier einige zusätzliche Tipps für eine erfolgreiche Workflow-Gestaltung:

• Achten Sie auf die Organisationskultur. Der effektivste Arbeitsablauf ist normalerweise einer, der die Arbeitspräferenzen und die Gruppenkultur Ihres Teams unterstützt. Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung Ihres Arbeitsablaufs deren Präferenzen für Faktoren wie die Häufigkeit von Besprechungen und Kommunikationsmethoden.

• Nutzen Sie Managementunterstützung. Bei der Implementierung eines neuen Prozesses kann es wichtig sein, die Unterstützung der Führungskräfte Ihrer Organisation zu gewinnen. Versuchen Sie, den Enthusiasmus Ihrer Manager für die Weiterentwicklung Ihres Arbeitsprozesses zu nutzen, um auch die Zustimmung der Teammitglieder zu fördern.

• Versuchen Sie, papierlos zu arbeiten. Erwägen Sie den Einsatz vollständig digitaler Tools zum Erstellen und Teilen Ihres Workflows. Dies kann dazu beitragen, die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens zu stärken und die Kommunikation zu beschleunigen.