Projektmanagement-Prozessleitfaden • BUOM

Projektmanager nutzen verschiedene Techniken und Strategien, um den Projektprozess zu koordinieren und zu verwalten. Eine Methode ist das Projektmanagement-Flussdiagramm, eine visuelle Darstellung des Projekts, die es einfacher macht, den Projektfortschritt zu verfolgen. Das Studium dieser Flussdiagramme wird Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie Sie sie erstellen und auf Ihre eigenen Projekte anwenden. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Projektmanagement-Flow ist, warum seine Verwendung sinnvoll ist und wie er funktioniert.

Was ist Projektmanagement-Flow?

Projektmanagement-Flows sind visuelle Hilfsmittel, mit denen Projektmanager ihre Bemühungen zur Umsetzung und Überwachung verschiedener Projekte unterstützen. Diese Tools, die allgemein als Projektmanagement-Flussdiagramme bezeichnet werden, bieten einen grafischen Überblick über das Hauptziel und helfen dann dabei, den Prozess zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu rationalisieren. Im Wesentlichen schafft dies eine logische Reihenfolge für den Projektfortschritt und erleichtert die Festlegung der nächsten Schritte.

Es stehen viele Projektmanagementprogramme zur Auswahl, von denen jedes seine eigenen Flussdiagrammfunktionen bietet. Mit diesen Anwendungen können Sie Ihre Projekte auf verschiedene Arten visualisieren, darunter:

Prozessflussdiagramme

Ein Prozessflussdiagramm ist eine gängige Visualisierungstechnik, die ein Bild der einzelnen Schritte eines Prozesses in sequentieller Reihenfolge erstellt. Es ist ein vielseitiges Werkzeug, das Sie für eine Vielzahl von Projekten und Zwecken verwenden können. In dieses Flussdiagramm können Sie Elemente wie die zu treffenden Entscheidungen, die beteiligten Personen und die Zeit zum Abschluss jedes Schritts einbeziehen.

Workflow-Diagramme

Ein Arbeitsablaufdiagramm verwendet Standardsymbole und -formen, um einen Geschäftsprozess grafisch darzustellen. Dies ist eine Methode, die den schrittweisen Ablauf eines Projekts zeigt und zeigt, wer für jeden Schritt verantwortlich ist. Mithilfe von Workflow-Diagrammen können Mitarbeiter leichter erkennen, was noch zu tun ist, und Bereiche identifizieren, in denen sie Verbesserungsbedarf haben.

Track-Diagramme

Ein Pfaddiagramm ist eine Art Flussdiagramm, das die Teilnehmer und ihre Rollen im Projektprozess hervorhebt. Dieses visuelle Tool zeigt „Schwimmen“, also horizontale oder vertikale Linien, auf einem Diagramm an. Jeder Track repräsentiert einen Mitarbeiter, eine Abteilung oder ein Team und zeigt die Verbindungen zwischen allen am Projekt Beteiligten und wie sich ihre Verantwortlichkeiten überschneiden.

Wertstromkarten

Die Wertstromanalyse hilft Unternehmen dabei, den Fluss ihrer Informationen oder Materialien zu dokumentieren und ihn anschließend zu analysieren, um nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Dabei handelt es sich in erster Linie um eine Methode zur Steuerung des Waren- oder Dienstleistungsflusses von einem Unternehmen zu seinen Kunden. Es zeigt die wichtigsten Prozessschritte an, die zur Erstellung einer wertvollen Lieferung erforderlich sind. Sie können einen kurzen Blick auf diese Karte werfen, um einen klaren Bericht über den Fortschritt des Projekts zu erhalten.

Warum ein Projektmanagement-Flussdiagramm verwenden?

Projektmanagement-Flussdiagramme können für verschiedene Zwecke verwendet werden. Sie helfen Ihnen jedoch in erster Linie dabei, Projektmanagementmethoden zu verstehen und sie auf Ihre Projekte anzuwenden. Verwenden Sie Projektmanagement-Flussdiagramme, wenn Sie ein komplexes oder umfangreiches Projekt haben, das innerhalb einer bestimmten Frist abgeschlossen werden muss. Wenn an einem Projekt viele Personen beteiligt sind, können Sie Flussdiagramme verwenden, um den Überblick über die Verantwortlichkeiten und Aufgaben aller zu behalten. Sie können auch ein Projektmanagement-Flussdiagramm verwenden, um zu visualisieren, wie alle Schritte in einem Projekt miteinander verbunden sind, und um den Projektlebenszyklus von Anfang bis Ende zu verfolgen.

Wie funktioniert ein Projektmanagement-Flussdiagramm?

Die Funktionsweise eines Projektmanagement-Flussdiagramms kann je nach Art des von Ihnen erstellten Diagramms variieren. Die meisten Flussdiagramme funktionieren jedoch, indem sie die Phasen eines Projekts durch Linien mit Pfeilen verbinden. Diese Schritte gibt es häufig in drei verschiedenen Formen – Sechsecken, Rechtecken und Rauten –, die jeweils einen anderen Vorgang darstellen. Sechsecke stehen für Start- und Endpunkte, Rechtecke für Aktionen und Rauten für Entscheidungen.

Zusätzlich zu diesen Formen gibt es fünf Schlüsselabschnitte, die die Reihenfolge und den Ablauf des Diagramms definieren, darunter:

Projektkonzept

Dieser Abschnitt stellt den Beginn des Projekts dar und definiert das Gesamtziel. An diesem Punkt kann das Unternehmen eine Machbarkeitsstudie durchführen, um festzustellen, ob das Projekt realistisch ist und den Zeit- und Ressourcenaufwand für seine Fertigstellung wert ist. Wenn Projektmanager und Stakeholder das Projekt genehmigen, verfassen sie ein Projektinitiierungsdokument oder eine Projektcharta, um eine detaillierte Übersicht über die Anforderungen und Ziele des Projekts zu erstellen.

Projektplanung

In diesem Abschnitt entwickeln Sie eine klare Roadmap und einen Projektplan. Um allen dabei zu helfen, mit der Roadmap auf dem richtigen Weg zu bleiben, ist das Setzen von Zielen hilfreich. In diesem Abschnitt definieren Sie den Umfang des Projekts und entwickeln einen Projektmanagementplan. Ein erfolgreicher Projektmanagementplan hebt Details wie erwartete Kosten, verfügbare Ressourcen sowie einen realistischen Zeitplan und Zeitrahmen hervor.

Implementierung des Projekts

In diesem Abschnitt wird der Projektplan umgesetzt und sichergestellt, dass jeder seinen Teil des Projekts abschließt. In diesem Abschnitt können Sie alle notwendigen Informationen und Aktionen wie Termine, Statusberichte, Leistungsberichte und Fortschrittsaktualisierungen hinzufügen. Sie können auch die Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters und seinen Zusammenhang mit anderen Teilen des Projekts auflisten.

Projektüberwachung

Dieser Abschnitt soll den Fortschritt des Projekts messen und die Gesamtproduktivität aller daran arbeitenden Personen ermitteln. In diesem Abschnitt können Sie alle Schritte des Projektmanagementplans vereinbaren. Sie können feststellen, ob ein Projekt im Zeitplan oder im Budget liegt, und dann Anpassungen am Projektplan vornehmen, wenn dies nicht der Fall ist. Sie können auch Projektziele und Arbeitsqualität verfolgen.

Projektabschluss

Der letzte Abschnitt stellt den Abschluss des Projekts dar. Hier finden alle letzten Komponenten eines abgeschlossenen Projekts statt, z. B. die Kündigung von Auftragnehmern, die Anerkennung wertvoller Teammitglieder und die Organisation von Arbeitsfunktionen für alle am Projekt Beteiligten. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, kann der Projektmanager eine sogenannte Post-Mortem-Besprechung abhalten. Das Postmortem dient der Bewertung der positiven Aspekte des Projekts und der Frage, wo diese in zukünftigen Projekten verbessert werden können.