Definitionen und Unterschiede • BUOM

Unternehmen benötigen für ihren Betrieb Waren und Dienstleistungen von Lieferanten. Die Suche nach, die Zusammenarbeit mit und der Einkauf von Lieferanten ist der Aufgabenbereich von Einkauf und Beschaffung. Dabei handelt es sich um ähnliche Prozesse in dem Sinne, dass es sich bei beiden um die Suche und den Erwerb von Gütern und Dienstleistungen handelt, es gibt jedoch wesentliche Unterschiede zwischen ihnen, insbesondere in ihrer Bedeutung und ihrem Umfang. In diesem Artikel definieren wir Einkauf und Beschaffung, unterteilen ihre Phasen und untersuchen die Unterschiede zwischen ihnen.

Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung ist ein strategischer Prozess, das heißt, sie erfordert eine sorgfältige Analyse interner und externer Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Konkret handelt es sich bei der Beschaffung um einen langfristigen Plan zur strategischen Beschaffung und Beschaffung von Materialien oder Dienstleistungen von Dritten. Dieser Plan beinhaltet den Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu Lieferanten, die hochwertige Materialien liefern können, wenn Sie sie benötigen, und gleichzeitig Kosten und Risiken minimieren und sicherstellen, dass Sie einen Mehrwert aus Ihren Einkäufen ziehen.

Das Ziel der Einkaufsabteilung ist es, alles Notwendige für den Geschäftsbetrieb zu einem fairen Preis zu beschaffen. Es gibt zwei Arten der Beschaffung, die jeweils auf unterschiedliche Bedürfnisse abzielen:

• Direkt: Konzentriert sich auf den Erwerb von Dingen, die das Unternehmen zur Herstellung von Waren benötigt, beispielsweise Rohstoffe. Beispielsweise werden für den Direkteinkauf eines Computerunternehmens Mikroprozessoren, Kunststoffe, Metalle und andere ähnliche Materialien benötigt, die auch für die Herstellung von Computern benötigt werden.

• Indirekt: Konzentriert sich auf Produkte, die nicht produzierende Vorgänge unterstützen, wie z. B. Bürobedarf und Möbel, Fahrzeuge, Ausrüstung und andere Gegenstände, die indirekt die Aktivitäten und Funktionen des Unternehmens erleichtern.

Was ist strategische Beschaffung?

Beim Sourcing handelt es sich um den Prozess der Lieferantensuche. Diese Maßnahme wird strategisch, wenn der Schwerpunkt auf der Entwicklung von Lieferketten liegt, die Ihrem Unternehmen einen optimalen Wert bieten können. Dabei geht es um mehr als die Beschaffung und Auswahl von Lieferanten. Recherche, Kostenanalyse, Verhandlung und Beziehungspflege sind ebenfalls Schlüsselfaktoren bei der strategischen Beschaffung.

Strategische Beschaffung ist wichtig, da sie es Ihrem Unternehmen ermöglicht, Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und aufrechtzuerhalten, die Ihnen das liefern können, was Sie benötigen, in gleichbleibender Qualität und Quantität, zu zuverlässigen Zeiten und zu Vorzugspreisen. All diese Faktoren können es Ihnen ermöglichen, Ihr eigenes Unternehmen effizient und profitabel zu führen.

Beschaffungsphasen

Die spezifischen Schritte, die Sie im Beschaffungsprozess unternehmen, können je nach Branche, individuellen Anforderungen und Geschäftsmodell variieren, es gibt jedoch häufig gemeinsame Schritte, die Beschaffungsabteilungen unternehmen. Diese:

1. Ermitteln Sie den Abteilungsbedarf

Der erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, welche Ziele Ihr Unternehmen erreichen muss und welche Materialien oder Dienstleistungen zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind. Dazu können abteilungsübergreifende Diskussionen gehören, um die Bedürfnisse von Gruppen in Ihrer Organisation zu ermitteln. Beispielsweise wird ein neuer Bekleidungshersteller mit Marketing- und Produktionsabteilungen wahrscheinlich jeweils individuelle Anforderungen ermitteln. Die Fertigungsseite benötigt möglicherweise Dinge wie Maschinen und Stoffe, während die Marketingseite möglicherweise Computer, Telekommunikationsgeräte und Quellen für die Marktforschung benötigt.

2. Suche und Auswahl von Lieferanten

Sobald Sie Ihren Bedarf ermittelt haben, können Sie nach Lieferanten suchen, recherchieren und Ihre Auswahl treffen. Es ist wichtig, alle Aspekte potenzieller Lieferanten zu untersuchen, einschließlich des Umfangs ihrer Angebote, ihrer Preise, der Geschwindigkeit und Effizienz ihrer Kommunikation mit Ihnen sowie ihres Rufs. Sobald Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, können Sie die Anbieter auf Ihrer Liste vergleichen und diejenigen auswählen, die Ihrer Meinung nach den größten Nutzen für Ihr Unternehmen bringen können. Der letzte Schritt bei der Lieferantenauswahl besteht darin, mit den von Ihnen ausgewählten Lieferanten zu kommunizieren, um Konditionen auszuhandeln und Vereinbarungen abzuschließen.

3. Übermittlung von Bestellungen

Eine Bestellanforderung ist ein schriftliches Dokument, in dem intern Waren oder Dienstleistungen angefordert werden. Für jede Abteilung muss die Bestellanforderung die Identifizierung der Partei, die den Kauf anfordert, eine Beschreibung der angeforderten Waren oder Dienstleistungen, die erforderliche Menge oder Menge, Lieferanteninformationen und Kosten enthalten. In der Regel werden Anfragen vom Einkaufsleiter und der Finanzabteilung genehmigt.

Sobald Bestellanforderungen genehmigt sind, erstellt die Finanzabteilung Bestellungen und gibt sie an die entsprechenden Lieferanten weiter. Bestellungen teilen den Lieferanten mit, dass sie mit ihren Prozessen zur Auftragsabwicklung beginnen können.

4. Rechnungsstellung und Zahlung

Kurz nachdem Sie Bestellungen geteilt haben, können Sie mit Rechnungen von Lieferanten rechnen. Diese Rechnungen beschreiben die Bestelldetails, den vereinbarten Preis und die Zahlungsfrist. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Rechnungsdetails zu überprüfen, falls Sie Ihre Bestellung ändern müssen. Abhängig von den Einzelheiten des Vertrags bezahlt Ihre Finanzabteilung die Lieferanten für ihre Dienstleistungen entweder vor oder nach Eingang der Bestellungen.

5. Empfang, Überprüfung und Verifizierung

Sobald Sie Ihre Bestellungen erhalten haben, wird empfohlen, dass Sie die erhaltenen Materialien überprüfen oder anderweitig Ihre Erfahrungen mit jedem Lieferanten überprüfen. Wenn ein Lieferant Ihnen hochwertige Materialien oder Dienstleistungen zur Verfügung gestellt hat, können Sie sich entscheiden, weiterhin mit ihm Geschäfte zu machen. Andernfalls möchten Sie möglicherweise den Prozess noch einmal beginnen, um eine Beziehung zu einem anderen Lieferanten aufzubauen.

Was ist ein Kauf?

Die Beschaffung ist die Komponente des Einkaufsprozesses, die sich mit Transaktionsaktivitäten zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten befasst. Zu diesen spezifischen Aktivitäten gehören das Schreiben und Einreichen von Bestellungen, der Empfang von Rechnungen, der Empfang von Bestellungen und die Durchführung von Zahlungen. Die Hauptbereiche der Beschaffung sind der Erwerb bestimmter Waren oder Dienstleistungen in einer bestimmten Menge oder Menge zu vereinbarten Preisen und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens.

Die Phasen des Beschaffungsprozesses sind die Phasen der Beschaffung, die Folgendes umfassen:

• Kaufanträge

• Aufträge

• Fakturierung

• Zahlung

• Quittung

• Qualitätskontrolle

Merkmale des Einkaufs und des Einkaufs

Aufgrund der Überschneidung zwischen den beiden Prozessen werden die Begriffe Beschaffung und Beschaffung häufig synonym verwendet. In kleineren Organisationen kann diese austauschbare Verwendung sinnvoll sein, da Mitglieder, die an einer Organisation beteiligt sind, wahrscheinlich auch für die andere verantwortlich sind. Es gibt jedoch wesentliche Merkmale, die die Beschaffung vom Einkauf trennen. Nachfolgend finden Sie eine Liste der Hauptunterschiede zwischen ihnen:

Volumen

Beschaffung ist ein umfassenderer Prozess, der darauf abzielt, die strategischen Ziele einer Organisation zu erreichen. Es umfasst mehr Schritte und zielt darauf ab, vorteilhafte Umstände zu schaffen und sich gleichzeitig auf die Beziehung zwischen der Organisation und dem Lieferanten zu konzentrieren. Der Einkauf ist jedoch Teil des Angebots und eine kurzfristige Aktivität, die bei Bedarf im Rahmen eines größeren Prozesses wiederholt wird. Der Schwerpunkt liegt auf dem transaktionalen Austausch zwischen Parteien und nicht auf der Beziehung zwischen ihnen.

Verwendung

Beschaffung ist ein kontinuierlicher, aktiver Prozess mit langfristiger Ausrichtung. Unternehmen können die durch den Einkauf aufgebauten Beziehungen nutzen, um bessere Produkte zu entwickeln oder überlegene Dienstleistungen anzubieten, was ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Die Beschaffung ist eher ein reaktiver Prozess, bei dem auf interne Bedürfnisse reagiert wird, indem nach Lösungen gesucht wird, die den Qualitäts-, Quantitäts- und Kostenanforderungen entsprechen.

Kosten vs. Preis

Einkauf und Beschaffung betonen die unterschiedliche Qualität der gesuchten und gekauften Waren und Dienstleistungen. Der Einkauf betont den Wert dieser Käufe, was bedeutet, dass sie darauf abzielen, die Fähigkeit einer Organisation zu verbessern, ihre Aufgaben zu erfüllen und ihre Ziele auf eine Weise zu erreichen, die Kosten minimiert, Gewinne maximiert, die Effizienz verbessert und zur Schaffung von Zuverlässigkeit beiträgt. Der Schwerpunkt im Einkauf liegt jedoch auf dem Preis. Die Idee besteht darin, einen Bedarf zu angemessenen Kosten zu decken, und dies stellt einen kleinen Beitrag zum Wert dar, den sie der Organisation bringen können.

Vorteile

Diese beiden Prozesse können Ihrem Unternehmen auch unterschiedliche Vorteile bieten. Der Einkauf ist nützlich, um Probleme vor, während und nach dem Kauf zu lösen. Beispielsweise kann die Einkaufsabteilung bei der Ermittlung des Bedarfs die Kosten der einzelnen Abteilungen in Ihrem Unternehmen berücksichtigen. Ein Einkaufsleiter kann die Notwendigkeit bestimmter Ausgaben beurteilen und gleichzeitig dabei helfen, die Bedürfnisse der gesamten Organisation zu rationalisieren.

Der Kaufprozess ist weniger nützlich als vielmehr funktional, da es sich um einen recht einfachen Prozess der Interaktion mit Lieferanten handelt. Es kann jedoch dabei helfen, potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Wenn es bei Ihren Lieferanten beispielsweise zu Zahlungsverzögerungen kommt, können Sie die Prozesse Ihres Finanzteams auf Lücken überprüfen. Wenn Ihr Qualitätssicherungsteam außerdem Mängel bei den erhaltenen Materialien feststellt, kann dies darauf hindeuten, dass neue Lieferanten gefunden oder Versandmethoden geprüft werden müssen, die die Waren beschädigen könnten.