Definition und zu verfolgende Schlüsselmetriken • BUOM

Organisationen führen verschiedene Projekte gleichzeitig durch, um Geschäftsziele zu erreichen. Jedes Geschäftsprojekt hat seine eigenen Richtlinien und Standards, die den Erfolg des Projekts anzeigen. Die Überwachung und Verwaltung des Status eines Projekts während seiner gesamten Entwicklung kann dazu beitragen, Risiken zu erkennen und zu kontrollieren, die Qualität der Ergebnisse zu verbessern und eine rechtzeitige Fertigstellung sicherzustellen. In diesem Artikel erklären wir, was Projektgesundheit ist, schauen uns an, wie sich Projektgesundheit auf ein Unternehmen auswirken kann, und stellen Strategien zur Überwachung der Projektgesundheit bereit.

Was ist Projektgesundheit?

Der Projektstatus ist der Status der Gesamtfunktionalität des Projekts und des Fortschritts in Richtung eines erfolgreichen Abschlusses. Zur Projektgesundheit können finanzieller Erfolg, Mitarbeiterproduktivität, die Fähigkeit, Termine einzuhalten, Budgetierung und Qualität der Aufgaben gehören. Um den Zustand eines Projekts zu beurteilen, führen Geschäftsexperten Projektzustandsprüfungen durch, bei denen überprüft wird, ob jedes Element des Projekts den Erwartungen entspricht. Sie können in regelmäßigen Abständen Projektzustandsprüfungen durchführen, um den Zustand des Projekts im Laufe der Zeit zu überwachen, oder einmalige Statusprüfungen durchführen, um Probleme und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Warum ist die Projektgesundheit wichtig?

Gesunde Geschäftsprojekte zu haben und den Projektzustand zu verfolgen ist wichtig, da der Projektzustand einen direkten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit, die Mitarbeiterproduktivität und den Geschäftserfolg haben kann. Wenn ein Projekt gut läuft, können Sie darauf vertrauen, optimale Ergebnisse zu erzielen und die Ressourcen des Unternehmens auf andere Initiativen zu konzentrieren. Die Überwachung des Projektstatus kann auch dabei helfen, die Wirksamkeit von Projektstrategien, -methoden und -abläufen zu bestimmen.

Die Durchführung einer Projektzustandsbewertung gibt Managern und Stakeholdern Einblick in die Entwicklung und das Wachstum des Projekts. Sie sammeln Informationen darüber, was verbessert werden muss und welche Elemente des Projekts die höchste Erfolgsquote aufweisen. Durch proaktive Projektzustandsüberprüfungen können Sie Risiken und Probleme erkennen und Änderungen vornehmen, bevor sie sich auf das Projektergebnis auswirken.

Projektgesundheitselemente

Abhängig von mehreren Faktoren, wie der Art, dem Umfang und den Zielen des Projekts sowie der Größe Ihrer Organisation, gibt es mehrere Schlüsselelemente, die bei einem Gesundheitscheck bewertet werden müssen. Bei der Durchführung von Gesundheitschecks sind die folgenden fünf Schlüsselelemente zu berücksichtigen:

• Konsistenz: Stellen Sie fest, ob jeder Aspekt des Projekts mit den Richtlinien, Standards und Richtlinien der Organisation übereinstimmt. Durch konsistente Methoden und Ergebnisse wird sichergestellt, dass Teams den Kunden konsistente und zuverlässige Ergebnisse liefern können.

• Projektfinanzierung und -steuerung. Die Einhaltung des Budgets, die Überprüfung der Beschaffung und die Überwachung der Projektkosten sind ein wichtiger Bestandteil des Gesundheitschecks. Gesunde Projekte erfüllen die anfänglichen Kosten- und Ertragserwartungen und ermöglichen eine effiziente Ressourcenallokation.

• Zielausrichtung. Gesunde Projekte verknüpfen jede Aufgabe, jeden Auftrag und jede Aktivität mit größeren Unternehmenszielen. Projektgesundheitsprüfungen ermitteln, ob die Ziele jedes Projekts mit der Gesamtmission des Unternehmens übereinstimmen.

• Teameffektivität. Die Art und Weise, wie das Team arbeitet, ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Projekts. Die Interaktion zwischen Teammitgliedern, Kommunikationsmethoden und die Verteilung der Verantwortlichkeiten können sich auf die Qualität des Projekts und den Gesamterfolg auswirken.

• Risikobewertung. Damit ein Projekt erfolgreich ist, ist es wichtig, sich der Risiken bewusst zu sein und zu wissen, wie man sie verhindern kann. Projekte mit hohem Risiko erfordern möglicherweise mehr Aufmerksamkeit und Aufsicht, um gesund zu bleiben.

Rollen, die den Status des Projekts überwachen

Es gibt viele Positionen, die eine Rolle dabei spielen, den Status eines Projekts zu überwachen und Anpassungen vorzunehmen, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen. Es gibt zwei Schlüsselrollen, die den Status des Projekts aktiv verwalten:

Projektmanager

Der Projektmanager stellt sicher, dass das Projektteam seine Ziele innerhalb der ursprünglichen Frist und des ursprünglichen Budgets erreicht. Während der Planungsphase legt der Projektmanager Ziele fest und stellt ausreichende finanzielle, personelle und technologische Ressourcen bereit, um diese Ziele zu erreichen. Während eines Projekts delegiert der Projektmanager Aufgaben und passt Ressourcen an, um Arbeitsabläufe zu erleichtern und Schwierigkeiten zu überwinden. Zu den Aufgaben eines Projektmanagers gehören unter anderem:

• Entwickeln Sie einen Projektplan

• Rekrutieren Sie ideale Projektteammitglieder

• Führen und leiten Sie das Projektteam

• Projektergebnisse verwalten

• Definieren Sie Projektmeilensteine ​​und erstellen Sie einen Zeitplan

• Zuweisen von Rollen und Aufgaben an Projektteammitglieder

• Stellen Sie der Geschäftsleitung Berichte über den Projektfortschritt zur Verfügung

Business Analyst

Typischerweise besteht die Aufgabe eines Geschäftsanalysten darin, Unternehmen Empfehlungen zu geben, die zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse beitragen. Wirtschaftsanalysten können bei der allgemeinen Unternehmensentwicklung helfen oder Ratschläge zur Verbesserung des Status eines Projekts für Großkunden geben. Der Input von Geschäftsanalysten trägt dazu bei, die Projektergebnisse zu maximieren, indem Probleme gelöst oder die Produktivität der Mitarbeiter verbessert werden. Zu den Aufgaben eines Business Analysten im Projektmanagement gehören:

• Hilfe bei der Definition des Projekts und seiner Ziele

• Schlagen Sie Prozessverbesserungen vor

• Erkunden Sie die Projektumgebung, um Vermögenswerte und Probleme zu identifizieren

• Entwickeln Sie Aktionspläne, um Chancen zu nutzen und Risiken zu mindern

• Geschäftsanforderungen dokumentieren

• Stellen Sie sicher, dass die Projektergebnisse den gewünschten Anforderungen entsprechen

Metriken zur Überwachung des Projektzustands

Die Überwachung des Projektstatus ist ein wesentlicher Bestandteil des Projekterfolgs und des Beitrags zu den Geschäftszielen. Eine der besten Möglichkeiten, Projektergebnisse zu optimieren, ist die Erfassung von Key Performance Indicator (KPI)-Daten. Diese Metriken liefern statistische Daten über den Zustand eines Projekts anhand messbarer Geschäftsdaten. Gute KPIs zur Verfolgung des Projektzustands erfüllen die folgenden Kriterien:

• Einfachheit: KPIs sollten klar sein, damit alle Projektteammitglieder den Status des Projekts interpretieren können.

• Relevanz: Verwenden Sie Metriken, die sich auf die Projektziele und Aspekte des Projektzustands beziehen, die Sie bewerten möchten.

• Messbar: Nützliche Projektzustandsindikatoren verfügen über klare Datenerfassungs- und Berechnungsprozesse.

Zu den KPIs, mit denen Sie den Projektzustand verfolgen können, gehören:

Geplanter Wert

Geplante Kosten, auch bekannt als geplante Arbeitsplankosten (BCWS), sind die Kosten, die Sie voraussichtlich ausgeben werden, wenn Sie die Fertigstellungsvorgaben erfüllen. Dadurch erhalten Sie in jedem Stadium der Projektentwicklung einen Überblick über die voraussichtlichen Kosten des Projekts, die Sie mit den tatsächlichen Kosten im Projektverlauf vergleichen können. Berücksichtigen Sie bei der Messung der geplanten Kosten die Geschwindigkeit der Fertigstellung des Projekts und das zugewiesene Gesamtbudget. Sie können die geplanten Kosten mithilfe der folgenden Formel messen:

Geplanter Wert = (geplanter Prozentsatz des abgeschlossenen Projekts) x (Budget)

Wenn Sie beispielsweise über ein Gesamtbudget von 200.000 US-Dollar verfügen und die geplanten Kosten während der Projektmitte berechnen möchten, verwenden Sie diese Berechnung:

Voraussichtliche Kosten = 50 % x 200.000 $.

Berechnungen zufolge belaufen sich die geplanten Kosten des Projekts bei einer Fertigstellung von 50 % auf 100.000 US-Dollar. Anhand dieser Zahl können Sie bestimmen, wie viel von Ihrem Budget Sie für jedes Projektzeitplanziel ausgeben möchten.

Verdienter Wert

Der Earned Value oder die budgetierten Kosten der abgeschlossenen Arbeit (BCWP) ist ein Maßstab, der zeigt, wie viel des Budgets auf dem richtigen Weg ist, um das Projekt abzuschließen. Während die geplanten Kosten die erwarteten Kosten in verschiedenen Phasen eines Projekts verfolgen, bildet der verdiente Wert das angemessene Budget für die durchgeführte Arbeit ab. Formel zur Berechnung des Earned Value:

Verdientes Volumen = (tatsächlicher Prozentsatz des abgeschlossenen Projekts) × (Budget)

Wenn Ihr Projektteam beispielsweise bei einem 100.000-Dollar-Projekt zu 10 % fertig ist, verwenden Sie diese Frage:

Ertragswert = 10 % x 100.000 $.

Die genehmigten Kosten bei 10 % Fertigstellung betragen 10.000 $. Wenn die tatsächlichen Kosten zur Halbzeit 10.000 US-Dollar oder weniger betragen, befindet sich das Projekt finanziell in einer guten Verfassung.

Aktueller Preis

Die tatsächlichen Kosten sind der Geldbetrag, den Sie für das Projekt ausgeben. Dies ist die Summe aller mit einem Projekt verbundenen Transaktionen zum Zeitpunkt ihres Auftretens. Wenn Ihr Budget für ein Projekt 50.000 US-Dollar beträgt, Sie aber nur 45.000 US-Dollar ausgeben, belaufen sich Ihre tatsächlichen Kosten auf 45.000 US-Dollar. Durch Istkostenberechnungen erhalten Sie einen klaren Überblick über die Kosten des Projekts für die bisher abgeschlossenen Arbeiten.

Zeitplan- und Kostenänderungen

Terminabweichung und Kostenabweichung sind zusätzliche Kennzahlen, die erklären, wie sich die tatsächlichen Kosten und Einreichungstermine im Vergleich zum erwarteten Budget und Zeitplan verhalten. Die Terminabweichung (SV) gibt an, ob das Projekt im Zeitplan liegt. Ist der Betrag positiv, ist das Projekt in einem guten Zustand. Eine negative Planabweichung weist auf Probleme mit dem Zeitplan hin. Er verwendet diese Formel:

Abweichung vom Zeitplan = (Ertragswert) – (geplante Kosten)

Die Kostenabweichung bestimmt, ob das Projekt finanziell tragbar ist und den Budgeterwartungen entspricht. Die Formel zur Berechnung der Kostenabweichung lautet wie folgt:

Kostenabweichung = (Ertragswert) – (Tatsächliche Kosten)

Nutzungs- und Umsetzungsindikatoren

Auslastungs- und Implementierungsraten sind zwei Kennzahlen, anhand derer Sie feststellen können, ob Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter effektiv nutzen. Die Auslastung misst die Nutzung von Ressourcen, beispielsweise die Gesamtarbeitszeit. Sie können es mit der folgenden Formel berechnen:

Auslastungsrate = (Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden) ÷ (Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden)

Die Realisierungsrate ist ein prozentuales Format der Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden im Verhältnis zur Gesamtzahl der verfügbaren Stunden als Prozentsatz:

Verkaufsrate = (Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden) ÷ (Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden)

Bruttogewinn

Die Bruttogewinnspanne eines Projekts bestimmt die Rentabilität und das Umsatzpotenzial des Projekts. Dies erklärt, wie viel Gewinn Sie aus jedem Projekt nach Kosten und Aufwendungen verkaufen. Berechnen Sie Ihre Bruttogewinnmarge mit dieser Formel:

Bruttogewinn = (Einnahmen – Kosten) ÷ (Einnahmen) × 100