Definition, Zweck und Best Practices • BUOM

Das Management-Reporting ist ein Schlüsselfaktor für die Entwicklung eines erfolgreichen Unternehmens, da es Informationen über die Ziele, Entscheidungen und Strategien liefert, die Manager umsetzen. Daher ist es wichtig, den Zweck dieser Berichte und den Kontext, den sie bieten, zu verstehen. Managementberichte sollten vielfältige Daten enthalten und in einem verständlichen Format dargestellt werden. In diesem Artikel definieren wir das Management-Reporting, seinen Zweck und Best Practices für das Reporting.

Was ist Management-Reporting?

Beim Management-Reporting handelt es sich um die Sammlung von Daten, die Manager darüber informieren, wie sie ihre Abteilung effektiv verwalten können. Erfolgreiche Unternehmen implementieren Managementberichte nicht nur, um die Key Performance Indicators (KPIs) der Abteilungen zu verfolgen, sondern auch, um ihren Managern dabei zu helfen, genaue, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Diese Entscheidungen können von Kostensenkungen bis hin zur Festlegung der Anzahl der Mitarbeiter reichen.

Managementberichte können vielfältige Daten umfassen und müssen auf den Empfänger zugeschnitten sein. Obwohl es beispielsweise einige übergreifende Informationen geben kann, sollte ein Bekleidungsgeschäftsleiter andere Daten erhalten als ein Marketingleiter. Der Shopfloor-Manager benötigt Zahlen wie geleistete Arbeitsstunden und Verkaufszahlen, während der Marketingmanager Informationen zu E-Mail- und Social-Media-Abonnements benötigt.

Was sind die Ziele des Management Reportings?

Managementberichte spiegeln die Gesundheit und Gesundheit des Unternehmens wider und machen das Rätselraten bei der Umsetzung von Strategien überflüssig. Anhand konkreter Daten, die speziell für bestimmte Abteilungen gesammelt werden, können Abteilungsleiter bewerten, welche Strategien funktionieren und welche verbessert werden müssen. Managementberichte sind wichtig in:

• Überwachung und Verfolgung von KPIs und anderen Leistungsindikatoren

• Ziele und Meilensteine ​​setzen

• Bestimmung der Rentabilität eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Kunden

• Entscheiden Sie, wo Sie Ihr Geld am besten ausgeben

• Genaue Preisgestaltung für Waren oder Dienstleistungen

• Einstellung der richtigen Art und Anzahl von Mitarbeitern

• Erstellen einer kohärenten Kommunikation bezüglich der gesammelten Daten

Der Zugriff auf diese Art von Daten ermöglicht es Managern, die Zukunft des Unternehmens zu gestalten. Sie können selbstbewusst Entscheidungen treffen, die sich auf das Wachstum ihres Unternehmens auswirken.

Was in einen Managementbericht aufzunehmen ist

Die Zusammensetzung eines Managementberichts hängt von der Führungskraft ab, an die er gesendet wird. Jede Abteilung benötigt wichtige Leistungsindikatoren, die sich direkt auf ihre Abteilung auswirken. Hier sind einige Standards, die in einen Managementbericht aufgenommen werden sollten:

• Titelseite. Professionalität ist wichtig. Platzieren Sie daher unbedingt Ihr Firmenlogo oder Siegel auf dem Deckblatt.

• Werte, Vision und Mission: Dies ist nicht nur eine freundliche Erinnerung an die Identität des Unternehmens, sondern erinnert das Team auch an die Strategie des Unternehmens, die als Inspiration für Entscheidungen für den nächsten Monat oder das nächste Quartal dienen kann.

• Inhalt: Alles in einem Bericht ist wichtig, aber die Möglichkeit, Informationen als Referenz schnell zu finden, ist sehr hilfreich.

• Organisatorische Darstellung der Scorecard: Die Scorecard bietet einen kurzen Überblick über die Abteilung und sollte in der Reihenfolge organisiert sein, in der der Bericht gelesen wird.

• Detailseite: Ein effektiver Managementbericht sollte mindestens eine Seite mit einer detaillierten Aufschlüsselung der strategischen Ziele und Vorgaben der Abteilung enthalten, die Empfehlungen und unterstützende Dateninformationen enthalten sollte.

• Diagramme. Diagramme bieten eine einfache Möglichkeit, Daten zu wichtigen Leistungsindikatoren anzuzeigen. Sie sollten klare Ziele darstellen und im gesamten Bericht konsistent sein.

• Projektrezensionen. Die Abteilung benötigt einen Überblick über Projekte, die ihrer Strategie zugute kommen, einschließlich Budgets und Informationen zum Projektabschluss.

• Online-Version: Wichtig ist eine digitale Kopie des Lageberichts, damit das Team von überall darauf zugreifen kann, empfohlen wird die Nutzung eines cloudbasierten Softwaredienstes.

• Zeitstempel-Fußzeile: Dies ist nützlich, um alle auf dem Laufenden zu halten, wenn Änderungen vorgenommen werden müssen.

• Maßnahmen: Der Hauptzweck von Managementberichten besteht darin, Daten bereitzustellen, die als Grundlage für Strategien und Entscheidungen dienen, die getroffen werden müssen, mit dem Verständnis, dass in Besprechungen besprochene Maßnahmen dazu beitragen können, dass das gesamte Team auf dem richtigen Weg bleibt.

Best Practices für das Verfassen eines Managementberichts

Ein durchdachter, organisierter und methodischer Ansatz ist der beste Weg, um das Verfassen von Managementberichten unter Verwendung der folgenden Best Practices in Angriff zu nehmen:

Ziele setzen

Indem Sie über die Ergebnisse nachdenken, die Sie mit einer bestimmten Abteilung erzielen möchten, können Sie besser verstehen, was in den Bericht aufgenommen werden sollte. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass ein Abteilungsleiter Zeitdiebstahl reduziert, fügen Sie eine Aufschlüsselung der Zeitkarten der Mitarbeiter bei. Bevor Sie mit der Erstellung eines Managementberichts beginnen, stellen Sie sich einige Fragen wie die folgenden:

• Was ist der Hauptzweck des Berichts?

• Wer erhält den Bericht?

• Was ist meine Definition von Erfolg?

• Welche KPIs können meine Ziele veranschaulichen?

• Woher bekomme ich die Daten?

• Wie sind die Daten zu interpretieren?

Wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie entscheiden, welche Informationen mit welchen Abteilungen geteilt werden sollten, und erhalten ein klares, verständliches Verständnis davon, was Sie erreichen möchten.

Wählen Sie die richtigen KPIs

KPIs sind wichtig, um Managern die Leistung ihrer Abteilung zu zeigen. Jede Abteilung benötigt möglicherweise einen anderen Satz von KPIs, und die enthaltenen Daten können ihnen Einblick in die Leistung früherer Entscheidungen und Strategien geben. Um eine effektive Schulung durchführen zu können, muss ein Vertriebsleiter wissen, wie sein Vertriebsteam arbeitet. Daher sind Zeitkartendaten und Provisionssummen für ihre Berichterstattung wichtig. Denken Sie an die Empfänger des Berichts und fragen Sie sich, welche datenbezogenen Fragen sie gerne beantwortet hätten.

Fügen Sie Kundenbewertungen hinzu

Ihre Kunden sind einer der wichtigsten Teile Ihres Unternehmens. Online-Umfragedaten können hilfreich sein, um sowohl Misserfolge als auch Erfolge in bestimmten Abteilungen zu identifizieren. Rückmeldungen können darauf hinweisen, dass die Daten auf einen Erfolg hinweisen. Stellen Sie sich beispielsweise eine Website vor, die nicht viel Verkehr erhält. Die Überprüfung der Bewertungen und Umfrageergebnisse zeigt möglicherweise, dass es nicht sehr mobilfreundlich ist. Wenn Sie diesen Bericht Ihrem Marketingmanager zeigen, kann dieser aufzeigen, wo Verbesserungen erforderlich sind.

Nutzen Sie Daten, um eine Geschichte zu erzählen

Viele Menschen verlassen sich auf Kontext, Inhalt und Bedeutung, um Informationen, insbesondere harte Daten, zu verstehen. Wenn Sie einen Anfang, eine Mitte und ein Ende Ihrer Daten haben, können Sie Ihre Ziele und die zu beantwortenden Fragen besser klären. Dies kann so einfach sein wie der Vergleich der Zielumsatzschätzungen und des tatsächlichen Umsatzes, um die Auswirkungen eines bestimmten Verkaufs darzustellen. Die Verwendung historischer Daten, wie beispielsweise des tatsächlichen Umsatzes des letzten Jahres, kann Kontext für das geschätzte Umsatzziel liefern. Je mehr Sie Daten in beschreibender Form nutzen können, desto besser können Sie Ihre Botschaft in Ihrem Lagebericht vermitteln.

Schaffen Sie Fokus mit Visuals

Versuchen Sie, im Rahmen der Verwendung von drei bis sechs KPIs pro Bericht zu bleiben und die wichtigsten Informationen am sichtbarsten zu machen. Platzieren Sie Kontext- und Zusatzinformationen so neben den Hauptdaten, dass sie den Leser nicht überfordern. Mithilfe einer Online-Dashboard-Software können Sie Ihre Daten beispielsweise ganz einfach in einem Bericht organisieren. Die Priorisierung bestimmter visueller Daten kann beim Geschichtenerzählen hilfreich sein. Denken Sie also unbedingt daran.

Seien Sie ganz klar

Um sicherzustellen, dass jeder Ihren Bericht versteht, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten so klar wie möglich dargestellt werden. Dies kann dazu beitragen, abteilungsübergreifende Diskussionen zu erleichtern und sicherzustellen, dass keine Daten übersehen werden. Hier sind einige Tipps, um Ihren Bericht klar zu gestalten:

• Lassen Sie zwischen den Informationssegmenten Leerzeichen.

• Wählen Sie Farben sorgfältig und gezielt aus.

• Schließen Sie Datumsbereiche ein.

• Beachten Sie, ob der KPI akzeptable Standards nicht erfüllt, akzeptiert oder übertrifft.

• Verwenden Sie allgemeine Indikatoren.

Halten Sie Ihren Bericht scanbar

Obwohl das Ziel darin besteht, dass Manager die Berichte sorgfältig lesen, müssen sie, sobald sie die Informationen aufgenommen haben, möglicherweise auf den Bericht zurückgreifen, um Erinnerungen oder bestimmte Zahlen zu erhalten. Der Einsatz von Bildern und die Klarheit des Berichts können dabei helfen. Um die Lesbarkeit weiter zu verbessern, sollten Sie Überschriften, Zusammenfassungen und Zusammenfassungen platzieren.

Verbessern Sie sich weiter

Möglicherweise müssen Sie im Laufe der Zeit Informationen entfernen oder hinzufügen, um Ihren Bericht aufzupeppen. Wenn sich Ihre Belegschaft verändert und Ihre Technologiemethoden sich verbessern, seien Sie offen für ihre Ideen und Vorschläge, da dies Ihnen und Ihrem Team dabei helfen kann, ihre Leistung bei der zukünftigen Erstellung von Managementberichten zu verbessern.